Zeit, den Mythos von „Aufgaben gemeinsam bearbeiten" im Task-Management zu entlarven

Zuletzt aktualisiert: 20. Juli 2026

„Kann ich eine Aufgabe mehr als einer Person zuweisen?" Das werden wir oft gefragt. Vielleicht fragen Sie sich das auch. Die Antwort ist ja, das können Sie.

Warum warnen manche Tools vor Aufgaben gemeinsam bearbeiten?

Viele Task-Tools erlauben bewusst nur einen Beauftragten, und das nicht aus Prinzipienreiterei. Die Sorge ist berechtigt.

Psychologen nennen das Verantwortungsdiffusion, und die klassischen Latané-und-Darley-Studien zeigten: Je mehr Menschen sich eine Pflicht teilen, desto weniger fühlt sich der Einzelne persönlich dafür verantwortlich. „Irgendjemand wird sich schon darum kümmern" ist genau der Grund, warum Dinge durchs Raster fallen.

Wir nehmen diese Sorge also ernst. Wir glauben nur nicht, dass das bedeutet, jedes Mal genau eine Person für jede Aufgabe benennen zu müssen.

Manche Arbeit gehört einfach einer Gruppe, und so zu tun, als wäre das nicht so, erzeugt eigene Reibung: Entweder grübeln Sie endlos, wen Sie auswählen sollen, oder Sie zerlegen eine Aufgabe in Unteraufgaben, die gar nicht geteilt werden mussten, nur um sie zuweisen zu können.

Hier sind drei Fälle, in denen eine gemeinsame Zuweisung die ehrlichere Lösung ist.

Wann hilft es tatsächlich, mehrere Personen zuzuweisen?

Fall 1: Jeder kann die Aufgabe übernehmen

Angenommen, Ihr Vertriebsteam erhält Kundenanfragen, und drei Personen kümmern sich um die Antworten. Weisen Sie die Aufgabe allen dreien zu, und jeder wird benachrichtigt, sobald eine neue Anfrage eintrifft. Jeder von ihnen kann sie übernehmen. (Diese Benachrichtigung geht an alle, sobald die Aufgabe eintrifft, sodass niemand danach suchen muss.)

Sie wollen keinen Aufwand betreiben, um zu prüfen, wer gerade frei ist, zu entscheiden, wer es übernehmen soll, oder Ihre Art der Delegation umzustellen, solange das Team sich darum kümmert. Eine gemeinsame Zuweisung passt genau zu diesem Arbeitsablauf. Wenn sich diese Anfragen in Kategorien aufzuteilen beginnen, lassen sich mit Abschnitten die Listen unterteilen, ohne die gemeinsame Zuweisung aufzubrechen.

Fall 2: Die Aufgabe sollte nicht aufgeteilt werden

Sie produzieren ein Animationsvideo, und zwei Grafikdesigner sind für die Charakterkonzepte zuständig. Die Aufgabe ist noch unscharf: Wie viele Charaktere, welche Art, wie stehen sie zueinander in Beziehung. Sie ist nicht klar genug definiert, um sie sauber aufzuteilen.

Sie in Unteraufgaben zu zerlegen, nur um sie zuzuweisen, wäre reine Beschäftigungstherapie. Weisen Sie sie beiden Designern zu, dann klären sie es untereinander. Genau das ist Teamarbeit. Es lohnt sich zu wissen, welchen Kollaborationsstil Ihr Team standardmäßig bevorzugt, bevor Sie entscheiden, wie Sie gemeinsame Arbeit aufteilen (oder eben nicht).

Fall 3: Mehr Hände machen es besser

Das hier haben Sie wahrscheinlich schon erlebt. Ihr Entwicklungsteam stellt ein Produkt fertig, und es ist bereit zur Bewertung, also erstellen Sie eine Aufgabe namens „Review".

Sie könnten sie einer Person zuweisen. Aber bei einem Review bedeuten mehr Augen mehr Feedback, und je mehr, desto besser. Weisen Sie sie mehreren Personen zu, und Sie erhalten eine differenziertere Rückmeldung, als ein einzelner Prüfer geben könnte.

Wann sollten Sie bei einem einzelnen Beauftragten bleiben?

Flexibilität ist keine Ausrede, um alles zur Gruppenaufgabe zu machen. Verantwortungsdiffusion ist real, denken Sie daran, also greifen Sie zu einem einzelnen Verantwortlichen, wenn die Zuständigkeit unmissverständlich sein muss. Wenn Sie eine formalere Methode suchen, um zu entscheiden, wem was gehört, sind RACI, DACI und RAPID Verantwortlichkeitsmodelle, die genau für diese Frage entwickelt wurden.

Wenn ein Kunde auf einen Liefergegenstand wartet oder eine andere Aufgabe vom Abschluss dieser abhängt, benennen Sie eine Person. Wenn „wer ist dafür zuständig" wichtiger ist als „kommt es voran", schlägt ein klarer Name eine Menge Beauftragte. Heben Sie Aufgaben gemeinsam bearbeiten für gemeinsame Posteingänge, wirklich kollaborative Arbeit und Reviews auf, bei denen zusätzliche Augen helfen.

Bereit, so zuzuweisen, wie Ihr Team wirklich arbeitet?

Probieren Sie es an einer echten Aufgabe aus. Wählen Sie etwas, bei dem Sie normalerweise lange über die eine beste Person grübeln würden, und weisen Sie es den zwei oder drei Personen zu, die es alle übernehmen könnten. Behalten Sie dann bei Ihrem nächsten Kunden-Liefergegenstand einen klaren Verantwortlichen bei.

Es geht nicht darum, überall Aufgaben gemeinsam bearbeiten einzusetzen, sondern um die Freiheit, die Zuweisung an die Arbeit anzupassen, ohne Ihre Gewohnheiten oder unsere einfache Benutzeroberfläche zu beeinträchtigen.

Häufig gestellte Fragen

Können Sie in Quire eine Aufgabe mehreren Personen zuweisen?

Ja. Eine einzelne Aufgabe kann mehrere Beauftragte haben, jeder wird benachrichtigt, und jeder von ihnen kann sie übernehmen.

Warum warnen manche Tools davor?

Verantwortungsdiffusion: Wenn eine Pflicht geteilt wird, kann sich jede Person weniger verantwortlich fühlen. Das ist ein reales Risiko, das man ernst nehmen sollte.

Wann hilft es tatsächlich?

Bei gemeinsamen Posteingängen, die jeder übernehmen kann, bei kollaborativen Aufgaben, deren Aufteilung sich nicht lohnt, und bei Reviews, bei denen mehr Feedback besser ist.

Wann sollten Sie einen einzelnen Beauftragten verwenden?

Wenn die Verantwortlichkeit klar sein muss, etwa bei einem Kunden-Liefergegenstand oder einer Aufgabe, von der andere abhängen. Dort schlägt ein einzelner Verantwortlicher eine Menge Beauftragte.

Ist es in jedem Plan verfügbar?

Ja. Die Zuweisung an eine oder mehrere Personen funktioniert in jedem Quire-Plan, einschließlich des kostenlosen.