Zeit, den Mythos von „Aufgaben gemeinsam bearbeiten" im Task-Management zu entlarven

Zuletzt aktualisiert: 21. Oktober 2026

„Kann ich eine Aufgabe mehr als einer Person zuweisen?" Diese Frage hören wir oft. Vielleicht stellen Sie sie sich auch gerade. Die Antwort lautet: Ja, das geht.

Warum nur ein Beauftragter pro Aufgabe?

Ein Beauftragter bedeutet: Eine Person steht in der Verantwortung. Deshalb hören viele Aufgaben-Tools an dieser Stelle auf. Teilt man eine Pflicht, fühlt sich jeder weniger dafür zuständig. Behalten Sie daher bei Kundenlieferungen und allem, wovon andere Arbeit abhängt, einen einzelnen Verantwortlichen. Quire lässt Ihnen die Wahl: einen Namen, wenn es auf Verantwortlichkeit ankommt, mehrere, wenn jedes Teammitglied die Aufgabe übernehmen kann.

Warum warnen manche Tools vor mehreren Beauftragten?

Viele Aufgaben-Tools erlauben bewusst nur einen Beauftragten, und das ist keine Schikane. Die Sorge ist berechtigt.

Psychologen nennen es Verantwortungsdiffusion. Die klassischen Studien von Latané und Darley zeigten: Je mehr Menschen sich eine Pflicht teilen, desto weniger fühlt sich der Einzelne persönlich dafür zuständig. „Irgendjemand kümmert sich schon darum" ist genau der Satz, mit dem Dinge durchs Raster fallen.

Wir nehmen diese Bedenken ernst. Wir glauben nur nicht, dass man deshalb bei jeder Aufgabe immer genau eine Person benennen müssen sollte.

Manche Arbeit gehört wirklich einer Gruppe, und etwas anderes vorzutäuschen erzeugt eigene Reibung: Entweder grübeln Sie, wen Sie wählen sollen, oder Sie zerlegen eine Aufgabe in Unteraufgaben, die gar nicht nötig waren, nur um sie zuzuweisen.

Hier sind drei Fälle, in denen eine gemeinsame Zuweisung die ehrliche Lösung ist.

Wann hilft es wirklich, mehrere Personen zuzuweisen?

Fall 1: Jeder kann sie übernehmen

Angenommen, Ihr Vertriebsteam erhält Kundenanfragen, und drei Personen beantworten sie. Weisen Sie die Aufgabe allen dreien zu, und jeder wird benachrichtigt, sobald eine neue Anfrage eingeht. Jeder von ihnen kann sie sich schnappen. (Diese Benachrichtigung geht in dem Moment an alle, in dem die Aufgabe eintrifft, niemand muss sie also suchen.)

Sie wollen keine Energie darauf verwenden, zu prüfen, wer gerade Zeit hat, zu entscheiden, wer sie übernimmt, oder Ihre Delegation umzubauen, solange das Team es regelt. Eine gemeinsame Zuweisung entspricht dem, wie diese Arbeit ohnehin abläuft. Wenn sich die Anfragen in Kategorien aufteilen, können Sie die Liste mit Abschnitten gliedern, ohne die gemeinsame Zuweisung aufzulösen.

Fall 2: Die Aufgabe sollte nicht aufgeteilt werden

Sie produzieren ein Animationsvideo, und zwei Grafikdesigner verantworten die Figurenkonzepte. Die Aufgabe ist noch unscharf: wie viele Figuren, welcher Art, in welchem Verhältnis zueinander. Sie ist nicht klar genug definiert, um sie sauber zu teilen.

Sie nur für die Zuweisung in Unteraufgaben zu zerlegen, wäre Beschäftigungstherapie. Weisen Sie sie beiden Designern zu, und sie klären das untereinander. So sieht Teamarbeit aus. Es lohnt sich zu wissen, welchen Kollaborationsstil Ihr Team von Haus aus pflegt, bevor Sie entscheiden, wie Sie gemeinsame Arbeit aufteilen (oder eben nicht).

Fall 3: Mehr Hände machen es besser

Diesen Fall kennen Sie vermutlich selbst. Ihr Entwicklungsteam hat ein Produkt fertiggestellt, es ist bereit zur Bewertung, und Sie legen eine Aufgabe namens „Review" an.

Sie könnten eine Person zuweisen. Doch bei einem Review bedeuten mehr Augen mehr Feedback, und je mehr, desto besser. Weisen Sie mehrere Personen zu, erhalten Sie ein umfassenderes Bild, als ein einzelner Prüfer es liefern könnte.

Wann sollten Sie bei einem einzelnen Beauftragten bleiben?

Flexibilität ist keine Ausrede, alles zur Gruppenaufgabe zu machen. Verantwortungsdiffusion ist real, wie gesagt. Greifen Sie also zu einem einzelnen Verantwortlichen, wenn die Zuständigkeit unmissverständlich sein muss. Wenn Sie die Zuständigkeit formeller klären möchten, sind RACI, DACI und RAPID Frameworks für Zuständigkeiten, die genau für diese Frage gebaut sind.

Wartet ein Kunde auf eine Lieferung oder hängt eine andere Aufgabe vom Abschluss dieser ab, benennen Sie eine Person. Wenn „Wer ist dafür zuständig?" wichtiger ist als „Kommt es voran?", schlägt ein klarer Name jede Menge. Heben Sie sich mehrere Beauftragte für gemeinsame Posteingänge, wirklich kollaborative Arbeit und Reviews auf, bei denen zusätzliche Augen helfen.

Bereit, so zuzuweisen, wie Ihr Team wirklich arbeitet?

Probieren Sie es an einer echten Aufgabe aus. Wählen Sie etwas, bei dem Sie sonst lange über die eine beste Person grübeln würden, und weisen Sie die zwei oder drei zu, die es alle könnten. Lassen Sie dann Ihre nächste Kundenlieferung bei einem klaren Verantwortlichen.

Es geht nicht darum, überall mehrere Beauftragte einzusetzen, sondern um die Freiheit, die Zuweisung an die Arbeit anzupassen, ohne Ihre Gewohnheiten oder unsere schlichte Oberfläche zu verbiegen.

Häufig gestellte Fragen

Kann man in Quire eine Aufgabe mehreren Personen zuweisen?

Ja. Eine Aufgabe kann mehrere Beauftragte haben, die alle benachrichtigt werden und von denen jeder sie übernehmen kann.

Warum warnen manche Tools davor?

Verantwortungsdiffusion: Wird eine Pflicht geteilt, kann sich jeder weniger zuständig fühlen. Das ist ein reales Risiko, das man ernst nehmen sollte.

Wann hilft es wirklich?

Bei gemeinsamen Posteingängen, die jeder bearbeiten kann, bei kollaborativen Aufgaben, die sich nicht aufzuteilen lohnen, und bei Reviews, in denen mehr Feedback besser ist.

Wann sollte man einen einzelnen Beauftragten wählen?

Wenn die Verantwortlichkeit klar sein muss, etwa bei einer Kundenlieferung oder einer Aufgabe, von der andere abhängen. Dort schlägt ein einzelner Verantwortlicher jede Menge.

Ist es in jedem Plan verfügbar?

Ja. Die Zuweisung an eine oder mehrere Personen funktioniert in jedem Quire-Plan, auch in Free.