打破「多重負責人」的迷思：任務管理該怎麼做

最後更新：2026 年 10 月 21 日

「可以把任務指派給不只一個人嗎？」這是我們常被問到的問題，也許你也正想問。答案是：可以。

為什麼一項任務只有一位負責人？

只有一位負責人，代表有一個人要扛起責任，這也是許多任務工具止步於此的原因。責任由大家分擔時，每個人的責任感都會下降。客戶交付項目，以及其他工作所依賴的任務，最好維持單一負責人。Quire 讓你自己選擇：需要明確問責時指定一個人，任何成員都能接手時則指定多人。

為什麼有些工具不建議多位負責人？

許多任務工具刻意只允許一位負責人，並不是故意刁難，這份擔憂確實有道理。

心理學家稱之為責任分散。經典的 Latané 與 Darley 研究發現，分擔一件責任的人越多，每個人就越不覺得自己非扛不可。「應該會有人處理吧」，正是事情被遺漏的原因。

所以我們尊重這個顧慮。只是我們不認為，每項任務都必須硬性只指定一個人。

有些工作本來就屬於一個團體，硬要說不是，反而會帶來新的麻煩：你不是為了該選誰而苦惱，就是把不需要拆的任務拆成子任務，只為了能分別指派。

以下三種情況，共同指派才是最貼切的做法。

什麼時候指派多人真的有幫助？

情況 1：任何人都能接手

假設你的業務團隊會收到客戶詢問，由三個人負責回覆。把任務指派給這三個人，有新詢問進來時，每個人都會收到通知，誰都可以接手。(這則通知會在任務出現的當下發送給所有人，不必自己去找。)

只要團隊能處理好，你就不必花力氣確認誰有空、決定誰該接手，或重新調整委派方式。共同指派正好符合這類工作原本的流動方式。如果詢問開始分成不同類別，可以用區段來劃分清單，同時保留共同指派。

情況 2：任務不該被切分

你正在製作一支動畫影片，兩位平面設計師負責角色概念。任務仍然模糊：要幾個角色、什麼類型、彼此是什麼關係。它還沒明確到可以乾淨地切開。

為了指派而拆成子任務，只是白費功夫。把任務同時指派給兩位設計師，他們自會彼此協調，這正是團隊合作的樣子。在決定如何拆分（或不拆分）共同工作之前，不妨先了解團隊習慣哪種協作風格。

情況 3：人多更好

這種情況你大概也遇過。工程團隊完成了產品，準備進行評估，於是你建立了一項名為「Review」的任務。

你可以只指派一個人。但評審這件事，多一雙眼睛就多一份回饋，越多越好。指派給多位成員，得到的意見會比單一評審者更豐富。

什麼時候該堅持單一負責人？

彈性不代表可以把所有任務都變成團體任務。別忘了責任分散確實存在，當問責必須明確時，就指定單一負責人。若想用更正式的方式決定誰負責什麼，RACI、DACI 與 RAPID 就是為這個問題設計的權責框架。

如果客戶正在等待交付成果，或其他任務要等這項任務完成，就指定一個人。當「誰負責」比「有沒有在進行」更重要時，一個明確的名字勝過一群人。多位負責人適合用在共用收件匣、真正需要協作的工作，以及多一雙眼睛有幫助的評審。

準備好用團隊實際的工作方式來指派了嗎？

拿一項真實的任務試試看。挑一件你通常會苦惱該找誰的工作，指派給兩三位都能勝任的人。接著，下一個客戶交付項目仍維持單一明確的負責人。

重點不是處處都用多位負責人，而是能依工作性質選擇指派方式，不必改變你的習慣，也不必面對複雜的介面。

常見問題

可以在 Quire 中把一項任務指派給多人嗎？

可以。一項任務可以有多位負責人，每個人都會收到通知，任何一位都可以接手處理。

為什麼有些工具不建議這麼做？

因為責任分散：責任由大家分擔時，每個人可能覺得自己負的責任變少。這是值得重視的真實風險。

什麼時候真的有幫助？

任何人都能接手的共用收件匣、不必切分的協作任務，以及回饋越多越好的評審。

什麼時候該使用單一負責人？

當問責必須明確時，例如客戶交付項目，或其他任務所依賴的任務。這時一位負責人勝過一群人。

每個方案都能使用嗎？

可以。指派一人或多人在每個 Quire 方案都適用，包括免費方案。