是時候打破任務管理中「多位負責人」的迷思了

最後更新：2026 年 7 月 20 日

「可唔可以將一項任務指派畀多過一個人？」呢個問題我哋成日俾人問，或者您自己都有呢個疑問。答案係：可以嘅。

點解有啲工具會警告唔好用多位負責人？

好多任務管理工具刻意只容許一位負責人，佢哋咁樣做並唔係故意刁難，呢個顧慮係真實存在嘅。

心理學家將呢個現象稱為「責任分散」，經典嘅 Latané 同 Darley 研究發現，共同承擔一項職責嘅人越多，每個人就越唔覺得自己有個人責任。「總有人會處理」就係事情容易被漏底嘅原因。

所以我哋好尊重呢個顧慮，只不過我哋唔認為咁樣就一定要每次都硬性規定每項任務只可以指派一個人。

有啲工作本身就係屬於一個團隊嘅，如果硬要假裝唔係咁，反而會製造麻煩：您要麼為揀邊個人而煩惱好耐，要麼將一項任務拆成幾個本來唔需要拆嘅子任務，純粹為咗方便指派。

以下係三種真正適合共同指派嘅情況。

幾時將任務指派畀多個人先真正有幫助？

情況一：任何人都可以接手處理

假設您嘅銷售團隊會收到客戶查詢，由三個人負責回覆。將任務同時指派畀呢三個人，每次有新查詢入嚟，佢哋三個都會收到通知，邊個得閒邊個就可以接手。（呢個通知會喺任務出現嘅一刻即時發送畀所有相關人士，唔使特登去搵。）

只要團隊會處理好呢件事，您就唔使花時間去查邊個得閒、決定邊個負責，或者重新安排指派方式。共同指派正正配合呢類工作原本嘅運作模式。如果啲查詢開始要分門別類，區段功能可以幫您將清單細分，同時唔會影響共同指派嘅設定。

情況二：呢項任務唔應該拆開

假設您哋喺製作一條動畫短片，由兩位平面設計師負責角色概念。呢項任務本身仍然幾模糊：要幾多個角色、係咩類型、佢哋之間有咩關係，全部都未清晰到可以乾淨俐落咁拆分。

單純為咗方便指派而將佢拆成子任務，只會係無謂嘅瑣碎工作。將任務同時指派畀兩位設計師，等佢哋自己商量點做，呢個先係真正嘅團隊合作。喺決定拆定唔拆分共享工作之前，了解清楚您嘅團隊慣用邊種協作風格都幾有用。

情況三：多人參與效果更好

呢個情況您可能都經歷過。您嘅工程團隊完成咗一項產品，準備要評估，於是您建立咗一項名為「審核」嘅任務。

您當然可以只指派一個人，但係做審核呢種事，人多眼利，意見自然更多，越多人參與越好。將任務指派畀幾個人，收集到嘅意見會比單一審核者更全面、更豐富。

幾時應該堅持只指派一位負責人？

靈活性唔代表凡事都應該變成團體任務，記住，「責任分散」呢個風險係真實存在嘅，所以喺責任歸屬必須清清楚楚嘅時候，就應該指定單一負責人。如果您想用更正式嘅方法去決定邊個負責邊樣嘢，RACI、DACI 同 RAPID 呢啲責任歸屬框架就正正係為咗解答呢個問題而設。

如果有客戶等緊某項交付成果，或者另一項任務要等呢一項完成先可以繼續，就應該指定一個人負責。當「邊個負責」比「有冇進度」更重要嘅時候，一個明確嘅名字好過一大班人。共用收件匣、真正需要協作嘅工作，同埋需要多啲人參與意見嘅審核，就留返俾多位負責人。

準備好按照團隊實際運作方式嚟指派任務未？

不妨喺一項真實嘅任務度試吓：揀一件您平時會為咗揀邊個人負責而煩惱嘅事，將可以勝任嘅兩三個人一齊指派落去。然後，下次有客戶交付項目，就繼續維持單一明確嘅負責人。

重點唔係要喺任何地方都用多位負責人，而係喺唔使改變您嘅工作習慣、亦唔使犧牲我哋簡單易用嘅介面下，仍然可以自由咁配合工作嘅實際需要嚟指派任務。

常見問題

喺 Quire 入面，可唔可以將一個任務同時指派畀多個人？

可以。一項任務可以有多位負責人，每位都會收到通知，任何一位都可以接手處理。

點解有啲工具會警告唔好用多位負責人？

呢個係「責任分散」現象：當一項職責由多人共同承擔時，每個人都會覺得自己嘅責任變輕咗，呢個係值得重視嘅真實風險。

幾時共同指派先真正有幫助？

任何人都可以接手嘅共用收件匣、唔值得拆分嘅協作性任務，以及越多人提供意見越好嘅審核工作。

幾時應該只用單一負責人？

當責任歸屬必須清清楚楚嘅時候，例如客戶交付項目，或者其他任務要依賴嘅步驟。喺呢啲情況下，一個負責人好過一大班人。

所有方案都支援呢個功能嗎？

係。無論指派一個人定係多個人，喺所有 Quire 方案（包括免費方案）都適用。