核准设计的流程：6 个阶段、一份需求清单和一套模板

最后更新：2026 年 10 月 21 日

“能不能顺手帮个小忙”是创意工作中代价最高的一句话。这句话后面通常跟着一个真实的需求和一个真实的截止日期，但它是以一条消息的形式出现的，而不是一份正式请求，所以只要有人忘了，它就不复存在。

再乘以六位需求方，队列就不再是队列了。它变成了一堆私下的默契，每位需求方都认为自己排在下一个。

设计核准流程还得经得起重复。合同签一次就够了；同一件设计稿却要被决定三四次，而每位决策者看到的都是不同版本。

它在两个没人管的环节出问题：需求如何送达，以及从第一次审阅到第四次审阅之间发生了什么。

什么是设计核准流程？

设计核准流程分六个阶段：已提出、设计中、内部审阅、等待核准、需要修改和已交付。需求进入时附带书面说明和日期背后的理由，每次修改都让轮次加一，最后的认可则以指定人员的核准形式记录在需求上。

多数团队把首尾两头都跳过了。

为什么设计核准流程在设计开始之前就会出问题？

问题出在需求受理环节：以消息形式送达的需求没有状态，所以它所属的队列是看不见的。消息不能处于等待中、已接受或排第三，只有未读和已读两种。

于是声音最大的需求方获胜，因为音量是大家唯一能依据的信号，设计师也就悄悄成了那个队列。更糟的是，优先级变得无从争论：“这很急”无法拿任何东西来核对。

最后这一点修起来很便宜。几乎每个需求都有日期，却几乎没有哪个写明理由。

把理由单独作为一个字段放在需求上，两类需求就自然分开了。“印刷厂 7 月 16 日截止，没有余地”是死线，“没有硬性日期，现有模板在手机上会错位”则不是。两者都是真实的工作，但只有一类可以插队。

在 Quire 中，关卡设在分流环节：需求方和该字段中的理由没填，任何事项都不能离开受理清单。这样，“这很急”就变成了可以核对的东西。

设计队列还会在另一种情况下卡住：能评论的人太多，却没有人拍板。RACI、DACI 与 RAPID 对比讲的是下面所有内容之下的那一层：谁决策、谁建议。

开始工作前，设计需求必须说明什么？

六个答案。六项齐备的需求今天就能开工；缺了其中两项，就要花三天时间来沟通。

• 是什么，用一句话说清。“Instagram 轮播图，五张”比“给发布会做点东西”好得多。
• 出现在哪里，尺寸多大。网站横幅、32px 应用图标和两米宽的展位面板，是同一个词背后的三种不同工作。
• 给谁看。是受众，而不是内部相关方。
• 什么时候，以及为什么是这个日期。理由比日期包含更多信息。
• 谁来签核。一个名字。
• 已有什么素材。说明、文案、上一版本。每缺一项输入就会变成一个问题，而问题会把三天拖成两周。

项目经理已经给这件事算过账。

PMI 关于需求的 Pulse of the Profession 研究发现，近一半（47%）失败的项目是因为需求管理不准确而未能达成目标。设计需求就是迷你版的需求，含糊的需求以同样的方式失败，只是更快。

六项中有一项值得单独设一个字段，因为字段能让答案可以排序：日期背后的理由就是Why this date。

旁边还有两个字段：Requested by记录提出需求的人，Review round记录作品被退回了几次。

其余的内容写进任务描述即可，模板把这六项做成一份How to request design work文档，你可以直接发给大家。

十分钟就能试出来。创建一个免费的 Quire 项目，或打开你正在运行的项目，添加一个名为 Why this date 的文本字段，给最早的五个未完成需求填上。很可能有两个根本没有理由，这就证明了这个观点。

设计核准流程的六个阶段是什么？

六个阶段是已提出、设计中、内部审阅、等待核准、需要修改和已交付。这六个阶段追踪的是工作进行到哪里。决定则有自己的记录，即任务上的核准，把两者分开是其中最关键的诀窍。

下面是设计流程模板中每个阶段的运作方式：

内部审阅是团队最常跳过的阶段，却也是最划算的一步。有了它，与核准人的第一轮就能用来讨论创意，而不是纠结圆角半径。

需要修改是唯一往回走的阶段，所以也最值得计数。下文会详细说明。

表格中的每个阶段，都是提需求的团队和做设计的团队之间的一次交接。跨职能项目管理实战手册梳理了其下的职责与交接层面。想先为自己的流程画出这些交接，业务流程图绘制会告诉你方法，包括泳道图。

Quire 的设计流程模板包含什么？

一个可用的设计队列：上述六个阶段、三个自订字段、两个子清单、一个 Creative sign-off 核准类别、两份文档和一个仪表板。打开 Quire 的设计流程模板，点进 Intake: not triaged 子清单，整个论点就体现在三行里。

招聘海报在 Why this date 中写着“Careers fair is 16 Aug”。合作品牌套件提前一周到期，却写着“Partner launch has no date yet”。同一个队列、同一个字段，只有其中一个是真正的死线。

这些行是靠下面这些做出来的：

• 三个字段，类型很重要。Requested by 是用户字段，所以队列可以按提需求的人筛选。Why this date 是文本。Review round 是数字，不带小数，所以可以排序。把这三个字段在任何地方重建一遍，你就拿到了大部分价值。
• 标签标明用途：web、brand、social、print、email、video，以及真正紧急的 rush。
• Intake: not triaged，一个子清单，存放尚未被接受、估算或排期的需求。它的长度就是产能信号；它的分流规则才是真正的关卡，因为每一项都需要有需求方、理由，以及排期或拒绝。
• Waiting on a decision，一个子清单，存放已完成并交给核准人的作品。看它要看时间长短，而不是数量。
• 一个 Creative sign-off 核准类别，已预先建好，完成的作品交给指定人员，得到记录在案的认可或一份修改清单。
• 两份文档：How to request design work，给需求方的六项答案清单；以及 How to use this template，五步设置指南。
• 一个 Creative Ops 仪表板，含受阻任务小组件和六个状态的分布。

复制它大约需要一分钟。打开模板名称旁的下拉菜单，进入更多，选择拷贝，再选择你的副本要存放的组织。

示例数据要趁早删掉，免得越看越像自己的。在同一件事出过两次问题之前，也不要加第四个字段。三个字段会被填写，六个字段会被忽略，而被忽略的字段比没有更糟，因为它看起来仍然像数据。

设计流程是 Quire 模板库里分阶段流程的首选。项目管理模板汇总把其余模板分成一次性、重复性和分阶段三类工作，方便你一眼找到下一个需要的模板。

为什么设计需求应该放在任务管理软件里，而不是聊天群组里？

因为需求一旦变成任务，流程阶段就能完成消息串做不到的事。任何人打开项目，都能在示例数据中看到：四项在核准人手里，三项尚未分流，不用让设计师逐条复述。

这就是任务管理软件在创意工作中的全部职责：每个需求都有阶段、负责人和排队位置，而聊天记录从来没做到过这一点。

两个子清单承担了大部分工作，子清单就是项目中主清单旁一个保存下来的切片。两者对所有人可见，打开核准栏后，每一行的结论也可见。

在 Waiting on a decision 里停三天，通常意味着有人在回避它。

有一个区别决定了你该看哪里。

等待核准阶段是共用队列，可以排序，周一就审阅它。

核准请求小组件是你自己的收件箱，统计等着你核准的项目和你发出的请求，所以对两者都不是的人显示为零。只有前者能回答团队层面的问题。

已经在专用工具里批注文件，在设计稿上打图钉了？那就继续用它做标注，把审稿链接粘贴到需求里。队列、轮次计数和签核都留在任务上，全团队都看得到。

外部审阅者卡在注册账号上的次数，比卡在设计本身上的更多。只需要查看的客户可以打开链接，无需任何账号，还可以限定在单个子清单范围内：了解如何与客户共用项目而无需他们注册。

设计审阅从第一轮到第四轮之间会发生什么？

预算一次重画一点地流失，而常规设置里没有任何东西记录这件事。第一轮没问题，第四轮才是预算耗尽的地方，而几乎没有流程文档涵盖中间这一段。

所以要计数。Review round 字段把模糊的反复折腾感变成可排序的一列。一轮是正常的，两轮没问题，一堆第三轮则是披着设计问题外衣的受理问题：说明写错了，而重画解决不了说明的问题。

另一半是各轮审阅里到底有什么。在一项针对七家公司 264 名员工的研究中，龚振兴和张娜发现，支持性的反馈环境会通过影响人的情绪，间接促进创意表现。

他们的结论是：“营造支持性的上级反馈环境，对提升创意表现相当重要。”这是问卷数据，应视为相关性而非杠杆，但要点依然成立：反馈是工作的一部分，而不只是对工作的反应。

由此得出一条值得执行的规则：反馈要说明改什么，而不是什么感觉。

“感觉不对”不是修改请求。“徽章在 375px 宽度下跑到卡片外面了”才是。说不出要改什么的审阅者还没准备好审阅，尽早说出来，比猜三轮要好。

在 Quire 中，这些反馈和文件一起放在任务上，所以第二轮面对的仍是第一轮评审的同一份设计稿，审阅者在提出新要求之前，还能看到自己上次提了什么。

模板在案例研究单页上有一个实际例子，就是上面清单里两行显示 Creative sign-off: Request changes 中的一行。

它处于第二轮，评论里指出了两处修改：客户引言缺少职位，以及一项指标与正文不一致。

随后评论明确保护了第一轮已经签核的内容。这一点比听起来重要得多，因为重新翻开已定的决定，正是第二轮变成第五轮的原因。

客户工作就是把音量调大的这个问题，因为修改意见来自团队之外：没有混乱的代理机构项目管理讲的是在审阅者就是付费方时如何限制轮次。

谁来签核，决定记录在哪里？

每个决定对应一个指定的人，决定记录在需求本身上。有两位核准人的设计稿等于没有核准人。模板使用 Creative sign-off 类别，使决定归属于一位指定核准人，而不是一屋子的人。

也要在任务里写明哪个决定归他们。“你要核准的是字标组合，不是配色方案”能避免最常见的审阅跑偏，也就是审阅者回答了一个没人问的问题。

路径很短。打开需求，在 Creative sign-off 下发起核准，它就送到那位人员手中。对方选择核准，或者要求修改。

无论哪种，答案都会留在需求上。要求修改会让作品退回一轮，所以 Review round 加一。

有一项设置能让签核成为真正的关卡。在项目设置的状态下，打开“核准尚未完成时阻止完成任务”的选项，这样在核准人点头之前，没有任何任务能进入已交付。

拷贝之后要立刻改一处：示例中的 Creative sign-off 配有两位核准人。请在项目设置中设为你真正的审阅者，并减为一位，因为有两位核准人的设计稿又回到了没有核准人的状态。

核准适用于 Premium 及更高等级的 Quire 方案。承载六阶段流程的自订状态，所有方案都有，包括免费方案。详情请见价格页面。

具体机制另有专文介绍：用自订状态搭建的核准流程，以及专门的核准功能。本文讲的是两者都默认已有的那一层，也就是为它们供给需求的队列。

重点回顾

如果只带走一件事，那就带走轮次计数器。处于第三轮的设计稿几乎从来不是设计问题，每多花一小时重画，都是在治标。

在任务管理软件中给轮次计数，证据自己就会指向上游，指向那个太含糊、无法据以开工的需求。其余的自然水到渠成。

设计流程模板已经备好计数器、受理清单和六项答案的需求文档，所以下一步很小。把需求文档贴到你现在收需求的任何渠道里，看看这周有多少需求能回答全部六项。

注册Quire，拷贝这个流程，然后让你的下一个设计需求走一遍。

常见问题

什么是设计核准流程？

创意工作从有人提出需求，到由一位指定人员签核的路径，分为从已提出到已交付的六个阶段。Quire 的设计流程模板把这些阶段做成状态，前端有需求文档，后端有记录在案的核准。

如何避免设计需求以随手消息的形式送达？

给大家一个更好的去处，并让它成为更快的途径。模板附带一份列出需求所需六个答案的需求文档，还有一个受理子清单，新需求会以状态“已提出”进入其中。

设计修改几轮算正常？

一轮是正常的，两轮没问题，三轮通常说明问题出在说明上，而不是作品。Review round 字段让这件事变成可排序的一列，而不是一种感觉。

谁应该核准设计作品？

每个决定对应一位指定人员，而且他清楚哪个决定归自己。Quire 的核准类别把决定归属于某个人，而不是某个频道。

外部客户如何在 Quire 中审阅设计作品？

只需要查看的客户打开无需注册的共用链接即可，必要时可限定在单个子清单范围内。需要拍板的客户则作为指定核准人加入项目，签核就会记录在需求上。

任务管理软件能运行设计核准流程吗？

可以。在 Quire 中，每个需求是一个任务，每个阶段是一个状态，签核是任务上的核准，所以队列、轮次和决定都在同一条记录里。

完善的设计核准流程如何帮助团队提高工作效率？

减少重画。在 Quire 中给审阅轮次计数，能让你看到第三轮集中在哪里。修正这些说明，就不用再为同一份设计稿付两次钱，设计师也能拿回被重画占用的时间。