設計核准流程：6 個階段、請求檢查清單與範本

最後更新：2026 年 10 月 21 日

「能不能順便幫我快速做一下」是創意工作中代價最高的一句話。接在後面的，通常是真實的需求與真實的期限，只是它以訊息的形式出現，而不是正式的請求，也就是說，它只存在於有人還記得的時候。

再乘上六位提出需求的人，佇列就不再是佇列了。它變成一堆私下的默契，每個人都以為輪到自己的案子。

設計核准流程還得經得起重複。合約只簽一次；同一份設計稿卻要被決定三、四次，而且每位決策者看到的還是不同版本。

流程會在兩個沒人建立結構的地方出問題：請求如何進來，以及第一次審查到第四次審查之間發生了什麼事。

什麼是設計核准流程？

設計核准流程分為六個階段：已請求、設計中、內部審查、等待核准、需要修改、已交付。請求進來時附有書面簡報與日期背後的理由，每次修改都讓輪次加一，最後的同意則以一位指定人員的核准記錄在請求上。

多數團隊兩端都略過了。

為什麼設計核准流程在設計開始前就出問題？

問題出在受理階段：以訊息形式進來的請求沒有狀態，所以它所屬的佇列根本看不見。訊息不能「等待中」、「已受理」或「排第三」，只有已讀或未讀。

於是聲音最大的人獲勝，因為音量是大家唯一的訊號，設計師也就默默成了那個佇列。更糟的是，優先級再也無從討論：「這很急」無法拿任何東西來查證。

這個問題很容易解決。幾乎每個請求都有日期，卻幾乎沒有人寫理由。

把理由當成獨立欄位放進請求，兩種請求就會自己分開。「印刷廠截止日是 7 月 16 日，沒有彈性」是期限；「沒有硬性日期，目前的範本在手機上會跑版」則不是。兩者都是真實的工作，但只有一種可以插隊。

在 Quire 中，關卡就設在分流環節：沒有請求者與該欄位中的理由，任何項目都不能離開受理清單。這樣一來，「這很急」就成了可以查證的事。

設計佇列也會卡在能留言的人太多、卻沒人拍板：RACI、DACI 與 RAPID 比較談的是誰決定、誰提供意見這一層，也是以下所有內容的基礎。

設計請求在開工前必須說清楚什麼？

六個答案。六項齊全的請求今天就能開工；缺了其中兩項，就得花三天來談。

• 是什麼，用一句話說明。「Instagram 輪播貼文，五張」勝過「為上市做點東西」。
• 出現在哪裡，尺寸多大。網站橫幅、32px 的 App 圖示與兩公尺的展位看板，是同一個詞背後的三種工作。
• 給誰看。指的是目標受眾，不是公司內部的利害關係人。
• 何時完成，以及為什麼是那天。理由比日期包含更多資訊。
• 誰簽核。只寫一個名字。
• 現有哪些資料。簡報、文案、前一版本。每一項缺漏都會變成問題，而問題會把三天拖成兩週。

專案管理者已經替這件事算出了數字。

PMI 針對需求所做的 Pulse of the Profession 研究發現，近半數（47%）失敗的專案，是因為需求管理不精確而未達成目標。設計請求就是縮小版的需求，含糊的請求會以同樣的方式失敗，只是更快。

六項中有一項值得獨立成欄位，因為欄位能讓答案可排序：日期背後的理由，就成了日期原因。

旁邊還有兩個欄位：請求者記錄是誰提出的，審查輪次記錄作品被退回幾次。

其餘的內容以文字寫進任務說明，而範本把六項全都做成一份如何提出設計請求文件，可以直接請大家參考。

十分鐘就能測試。建立一個免費的 Quire 專案，或打開你正在使用的專案，新增一個名為「日期原因」的文字欄位，並為最舊的五筆未完成請求填上內容。很可能有兩筆完全沒有理由，這場說服就贏了。

設計核准流程的六個階段是什麼？

六個階段分別是已請求、設計中、內部審查、等待核准、需要修改與已交付。這六個階段追蹤的是作品進行到哪裡。決定則有自己的紀錄，也就是任務上的核准，把兩者分開，是整個做法的關鍵。

以下是 Design Pipeline 範本中每個階段的運作方式：

內部審查是團隊最常略過、卻最划算的階段。有了它，與核准人的第一輪就能專注談想法，而不是談圓角半徑。

需要修改是唯一會往回走的階段，所以最值得計數。後面會再談。

表格中的每個階段，都是提出需求與負責設計的兩個團隊之間的交接。跨部門專案管理實戰手冊說明了底層的責任歸屬與交接機制。若想先為自己的流程畫出這些交接，業務流程圖會教你怎麼做，包含泳道圖。

Quire 的 Design Pipeline 範本包含什麼？

一套可直接運作的設計佇列：上述六個階段、三個自訂欄位、兩個子清單、一個創意簽核核准類別、兩份文件，以及一個儀表板。打開 Quire 的 Design Pipeline 範本，點進 Intake: not triaged 子清單，整個論點就在這三列裡。

招募海報的「日期原因」寫著「就業博覽會在 8 月 16 日」。合作夥伴聯名套件早一週到期，卻寫著「合作夥伴發表尚未訂日期」。同一個佇列、同一個欄位，只有其中一個是真正的期限。

讓這些列成為可能的是：

• 三個欄位，而且類型很重要。請求者是使用者欄位，所以佇列可以依提出者篩選。日期原因是文字欄位。審查輪次是數字欄位，不含小數，所以可以排序。在任何地方重建這三個欄位，你就已經拿到大部分價值。
• 依介面分類的標籤：web、brand、social、print、email、video，以及真正緊急才用的 rush。
• Intake: not triaged，收納尚未受理、評估規模或排程的請求的子清單。它的長度就是產能訊號；它的分流規則才是真正的關卡，因為每個項目都需要請求者、理由，以及檔期或拒絕。
• Waiting on a decision，收納已完成、停在核准人手上的作品的子清單。要看它的存放時間，而不是長度。
• 創意簽核核准類別，已預先建好，完成的作品會交給指定人員，得到記錄在案的同意或一份修改清單。
• 兩份文件：給請求者的六問檢查表「如何提出設計請求」，以及五步驟設定指南「如何使用此範本」。
• Creative Ops 儀表板，附有受阻任務小工具，並顯示六個狀態的分布。

複製大約只要一分鐘。打開範本名稱旁的下拉選單，進入 More，選擇 Duplicate，再選擇副本要存放的組織。

在範例資料開始讓你覺得是自己的之前就刪掉它，而且在同一件事出錯兩次之前，別急著加第四個欄位。三個欄位會被填寫，六個欄位會被忽略，而被忽略的欄位比沒有更糟，因為它看起來仍像資料。

Design Pipeline 是 Quire 範本庫中的階段式流程之選。專案管理範本總整理把其餘範本分成有限型、重複型與階段型工作，方便你找到下一個需要的範本。

為什麼設計請求該放在任務管理軟體，而不是聊天群組？

因為一旦請求變成任務，流程階段就能做到訊息串做不到的事。任何人打開專案，就能從範例資料看出有四件在核准人手上、三件尚未分流，不必請設計師逐項背誦。

這正是任務管理軟體在創意工作中的全部任務：每個請求都有階段、負責人與排隊順位，這是聊天捲動畫面從來沒做到過的。

這兩個子清單承擔了大部分工作，子清單就是專案主清單旁一份儲存好的切片。兩者所有人都看得到，開啟核准欄後，每一列的結論也都看得到。

在「等待決定」放了三天，通常代表有人在逃避。

有個區別決定你該看哪裡。

等待核准階段是共用佇列，可以排序，也是你週一要檢視的對象。

審核與請求小工具是你自己的收件匣，統計等你處理的核准與你送出的請求，所以兩者都不是的人看到的是零。只有前者能回答團隊層級的問題。

已經在專用工具裡用標記針校稿了嗎？那個工具留著做標記，再把校稿連結貼到請求裡。佇列、輪次計數與簽核都留在任務上，讓整個團隊都看得到。

外部審查者卡關的原因，往往是建立帳號，而不是設計本身。只需要看的客戶可以不用帳號直接開啟連結，必要時還能限定在單一子清單：以下說明如何不需註冊就與客戶共用專案。

設計審查的第一輪到第四輪之間發生了什麼事？

預算一次重畫就漏掉一點，而一般的設定完全不會記錄。第一輪沒問題，第四輪才是預算消耗殆盡的地方，而幾乎沒有流程文件涵蓋這中間的階段。

所以要計數。審查輪次欄位把模糊的反覆感，變成可排序的欄位。一輪很正常，兩輪也還好，一群三輪則是披著設計問題外衣的受理問題：簡報本身有誤，重畫解決不了簡報的問題。

另一半是輪次裡包含的內容。在一項涵蓋七家公司 264 名員工的研究中，Zhenxing Gong 與 Na Zhang 發現，支持性的回饋環境會透過員工的情緒，間接促進創意表現。

他們的結論是：「塑造支持性的主管回饋環境，對提升創意表現相當重要。」這是問卷資料，應視為相關性而非槓桿，但重點依然成立：回饋是工作的一部分，而不是對工作的反應。

這帶出一條值得落實的規則：回饋要指出改動，而不是感受。

「沒有 feel」不算修改請求；「徽章在 375px 時跑到卡片外面」才算。說不出要改什麼的審查者還沒準備好審查，及早說清楚，比猜上三輪來得厚道。

在 Quire 中，這些回饋與檔案一起放在任務上，所以第二輪打開的是第一輪談的同一份稿件，審查者在提出新要求之前，也能看到自己上次要求了什麼。

範本在案例研究一頁式文件上有個實際範例，就是上方清單中顯示創意簽核：變更請求回應的兩列之一。

它停在第二輪，留言指出兩處修改：客戶引言缺少職稱，以及某項指標與內文不符。

接著留言明確保護第一輪已經簽核的部分。這一點比聽起來重要，因為重新翻開已定案的決定，正是第二輪變成第五輪的原因。

客戶案件就是把音量調大的這個問題，因為修改意見來自你的團隊之外：代理商專案管理，告別混亂談的是審查者就是付費者時，如何限制輪次。

誰來簽核，決定又記錄在哪裡？

每個決定一位指定人員，而且決定要記錄在請求本身。有兩位核准人的設計，等於沒有核准人。範本使用創意簽核類別，讓決定歸屬於一位指定的核准人，而不是一個房間的人。

也要在任務中說明哪個決定是他們的。「你要核准的是字標組合，不是色盤」，能避免最常見的審查脫軌：審查者回答了沒人問的問題。

流程很短。打開請求，在創意簽核下要求核准，請求就會送到那個人手上。他們選擇核准，或要求修改。

不論哪種，答案都會留在請求上。要求修改會讓作品退回一輪，所以審查輪次加一。

有一項設定能讓簽核成為真正的關卡。在專案設定的狀態之下，開啟「核准尚未完成時禁止完成」的選項，在核准人說同意之前，任何東西都到不了已交付。

複製之後要立刻改一件事：範例中的創意簽核附有兩位核准人。請在專案設定中設為你真正的審查者，並減為一位，因為有兩位核准人的設計，又回到沒有核准人的狀態。

核准功能適用於 Premium 及更高等級的 Quire 方案。支援六階段流程的自訂狀態，所有方案都有，包含免費方案。詳細資訊請見價格頁面。

這些機制各有專文介紹：用自訂狀態建立的核准流程，以及專用的核准功能。本文談的是兩者都預設存在的那一層，也就是為它們供應請求的佇列。

重點整理

如果只帶走一件事，就帶走輪次計數器。停在第三輪的設計，幾乎從來不是設計問題，而每多花一小時重畫，都是在治療症狀。

在任務管理軟體中計算輪次，證據自然會指向上游：那個含糊到無法動工的請求。其餘的就水到渠成。

Design Pipeline 範本已備妥計數器、受理清單與六問請求文件，所以下一步很小。把請求文件貼到你們目前接收請求的任何管道，看看本週有幾個需求能回答全部六個問題。

註冊新帳號，複製這條流程，並把你的下一個設計請求交給它處理。

常見問題

什麼是設計核准流程？

創意作品從有人提出需求，到由一位指定人員簽核的路徑，分六個階段，從已請求到已交付。Quire 的 Design Pipeline 範本把這些階段做成狀態，前端有請求文件，後端有記錄在案的核准。

如何避免設計請求以零散訊息的形式進來？

給大家一個更好的地方，並讓它成為更快的途徑。範本附有一份列出請求所需六個答案的請求文件，還有一個受理子清單，新請求會以「已請求」狀態進入其中。

設計修改幾輪算正常？

一輪很正常，兩輪也還好，三輪通常代表簡報有誤，而不是作品有問題。審查輪次欄位讓這件事從感覺變成可排序的欄位。

誰應該核准設計作品？

每個決定一位指定人員，而且他們知道哪個決定是自己的。Quire 的核准類別把決定歸屬於一個人，而不是一個頻道。

外部客戶如何在 Quire 中審查設計作品？

只需要看的客戶可以開啟免註冊的共用連結，必要時限定在單一子清單。需要做決定的客戶則以指定核准人的身分加入專案，簽核就會留在請求上。

任務管理軟體能執行設計核准流程嗎？

可以。在 Quire 中，每個請求是一個任務，每個階段是一個狀態，簽核是任務上的核准，所以佇列、輪次與決定都在同一筆紀錄中。

完善的設計核准流程如何幫助團隊提高工作效率？

減少重畫。在 Quire 中計算審查輪次，能讓你看出三輪集中在哪裡。修正那些簡報，就不必為同一份稿件付兩次錢，設計師也能拿回原本耗在重畫上的時數。