使用 Quire 的狀態變更，簡化專案核准流程

最後更新：2026 年 10 月 1 日

多數公司的大部分核准，都發生在最糟的地方。一則 Slack 私訊、一封轉寄的電子郵件、走廊上的一個點頭。三個月後有人問「這到底是誰核准的？」，答案卻埋在沒人搜尋得到的對話串裡。

根據 SOX 與 ISO 27001 等治理框架，決策必須記錄在它所對應的成果上，而不是旁支的溝通管道。這個稽核紀錄的缺口，正是這些框架想要補上的。Quire 以狀態為基礎的核准做法，讓你直接在任務清單裡輕鬆補上這個缺口，不需要 Premium 方案的專屬核准功能。

相關閱讀：20 個你應該知道的 Quire 隱藏功能：這個自訂狀態核准技巧，只是進階使用者為自己打造的眾多功能之一。

Quire 以狀態為基礎的核准如何運作？

想像你正在帶領一個專案，同時處理許多任務與期限。你的決策左右專案成敗，但要確保每個人都同意，往往不輕鬆。這時就輪到核准請求狀態登場了。

透過 Quire 的核准請求，你可以輕鬆把特定任務或整個專案，送交主管或利害關係人審閱並核准。這就像內建了一套審查流程，確保大家在繼續推進前步調一致。告別沒完沒了的電子郵件往返與溝通誤會，核准請求帶來的是清晰與責任歸屬。

任務或專案送出審閱後，團隊主管與利害關係人就能透過核准操作點頭放行，或提出具建設性的意見。這是一種直接又有效率的方式，既能蒐集意見，也能確保專案進度令人滿意。

為什麼核准在專案管理中很重要？

你可能會好奇，核准為什麼值得關注。我們來逐項拆解：

1. 決定集中在同一處： 請求、討論與結論都放在任務本身，沒有人需要在六週後，從 Slack 對話串裡重建當時的思路。
2. 看得見的責任歸屬： 誰核准了什麼、何時核准，成為工作本身的屬性，而不是誰的記憶。在跨部門交接時最有感，例如法務審核行銷撰寫的內容，再交由工程團隊實作。
3. 節省時間： 不再需要只為了取得一句「同意」而召開固定的審查會議。核准只要點幾下，就能跨時區非同步完成。
4. 減少代價高昂的錯誤： 結構化的關卡能在上線前抓出遺漏的細節，比事後補救便宜得多。
5. 跨專案保持一致： 當同樣三個狀態在每個專案中代表相同意義，「等待核准」在各處的意思都一樣，新加入專案的審核者也已經熟悉這套慣例。
6. 讓利害關係人滿意： 你的客戶與利害關係人會喜歡核准流程帶來的透明與效率。客戶滿意，自然帶來更多商機！

如何管理核准請求與核准回覆？

你可以新增一個狀態，命名為「核准請求」，進度可設為 100% 以外的任何百分比。

接著再建立另一個狀態，命名為「已核准」，並將進度設為 100%。

你也可以再建立一個狀態，命名為「已駁回」，進度設為 100% 以外的任何百分比。

若要授權某個角色核准或駁回請求，你需要為負責此操作的指定角色設定權限。

權限設定僅提供給 Professional 以上的訂閱方案。更多資訊請見我們的定價頁面。

前往你的組織，在下拉選單中選擇 編輯成員，捲動到頁面底部，然後在權限設定區段選擇 顯示所有角色。

在這份角色權限清單中，你可以決定哪個角色能核准任務，勾選 Complete 授權，然後點選 Save。

之後只要有成員使用 Request for Approval 狀態，管理員或主管就能把任務狀態變更為 Approved 或 Rejected 來核准任務。提出核准請求的成員也會收到通知。

準備好在 Quire 建立第一個核准流程了嗎？

挑一個有簽核環節的專案（例如行銷素材審查、設計核准、付款放行），建立這三個狀態，為核准人角色設定權限設定，再讓兩件真實的核准走過一遍。當你第一次不用翻 Slack，就能回答「誰在何時、針對哪個版本核准了這件事」，就會明白稽核紀錄為什麼重要。

正在處理設計工作嗎？設計核准流程指南談的是任何狀態變更之前的那一半：請求該寫些什麼，以及如何計算審查回合數。

以狀態為基礎的核准適用於 Professional 以上的 Quire 方案。若需要含核准分類的專屬核准、駁回與要求修改操作，Premium 方案提供完整的核准功能。完整方案說明請見定價頁面。

常見問題

如何使用 Quire 的自訂狀態建立核准流程？

建立三個自訂狀態：「核准請求」、「已核准」與「已駁回」，其中只有「已核准」的進度設為 100%。接著透過權限設定，授予核准人角色 Complete 授權。

自訂狀態核准與 Quire 專屬的核准功能有什麼差別？

自訂狀態是 Professional 以下方案較輕量的選擇。Premium 以上方案的專屬核准功能，則另外提供明確的核准、駁回與要求修改操作，並內建稽核紀錄。

哪些 Quire 方案支援以自訂狀態變更進行核准？

所有方案（包含免費方案）都能使用自訂狀態，但要讓核准具有約束力的權限設定，需要 Professional 以上方案。

核准人如何得知有任務正在等待他們處理？

任務狀態一變更為「核准請求」，指定的核准人就會立刻收到通知。他們核准或駁回之後，申請人也會收到後續通知。

這個做法比透過電子郵件核准好在哪裡？

電子郵件核准不會留下附在工作本身的稽核紀錄。Quire 則把決定連同時間戳記與核准人記錄在任務上，歷史紀錄因此集中在同一處，而不是散落在各個郵件串。