善用 Quire 的狀態變更，簡化專案核准流程

最後更新：2026 年 10 月 1 日

大多數公司的大部分核准，都發生在最糟糕的地方。可能是 Slack 私訊、轉發的電郵，或是走廊上的一個點頭。三個月後有人問「這到底是誰核准的？」，答案早已埋在沒人搜尋得到的對話裏。

根據 SOX 和 ISO 27001 等管治框架，決定必須記錄在相關的工作項目上，而不是旁門渠道。這個審核紀錄的缺口，正是這些框架要填補的。Quire 以狀態為本的核准做法，讓你在任務清單內輕鬆填補這個缺口，毋須使用 Premium 方案的專用核准功能。

相關閱讀：你應該知道的 20 個 Quire 隱藏功能。這個自訂狀態核准技巧，正是進階用戶自行打造的多項功能之一。

Quire 以狀態為本的核准如何運作？

試想你正帶領一個專案，同時處理眾多任務和限期。你的決定左右專案成敗，但要確保所有人都認同，絕非易事。這時，Request for Approval 狀態就能大派用場。

透過 Quire 的 Request for Approval，你可以輕鬆把指定任務或整個專案送交主管或持份者，徵求意見和核准。這就像內置的審閱流程，確保大家在推進之前方向一致。從此告別冗長的電郵串和溝通誤會。Request for Approval 為你帶來清晰的流程和明確的責任。

任務或專案送出審閱後，團隊主管和持份者可以透過核准操作批出綠燈，或提出建設性意見。這個方法簡單高效，既能收集意見，也能確保專案進度令人滿意。

為何核准在專案管理中很重要？

你或許會問，核准為何值得重視。讓我們逐點細看：

1. 決定集中一處：申請、討論和結論都在任務本身，所以六星期後，沒人需要從 Slack 對話中重組當時的理據。
2. 責任一目了然：誰核准了甚麼、何時核准，成為工作本身的屬性，而不是憑記憶。這在跨部門交接時尤其重要，例如法務審批市場部撰寫的內容，再交由工程部門開發。
3. 節省時間：毋須再開例行審閱會議，只為取得一句同意。核准只需點擊幾下，便可跨時區異步完成。
4. 減少代價高昂的錯誤：有條理的把關，能在出貨前揪出遺漏的細節，成本遠低於事後補救。
5. 跨專案一致：同樣的三個狀態在每個專案都代表相同意思，「等待核准」在各處讀起來都一樣，新加入專案的審核人也已熟悉這套慣例。
6. 令持份者滿意：客戶和持份者會欣賞核准流程的透明和高效。客戶滿意，自然帶來更多商機！

如何管理核准請求和核准回覆？

你可以新增一個狀態，命名為「Request for Approval」，進度可設為 100% 以外的任何百分比。

然後再建立另一個狀態，命名為「Approved」，並把進度設為 100%。

你也可以再建立一個狀態，命名為「Rejected」，進度設為 100% 以外的任何百分比。

要授權某個角色核准或拒絕申請，你需要為負責這項操作的角色設定權限。

權限設定僅限 Professional 及以上的訂閲方案使用。詳情請參閱我們的價格頁面。

前往你的組織，在下拉選單選擇 編輯成員，捲動到頁面底部，在權限設定區段選擇 顯示所有角色。

在這份角色權限清單中，你可以決定哪個角色可以核准任務，然後選取 Complete 授權並按下 Save。

此後，每當有成員使用 Request for Approval 狀態，管理員或經理便可把狀態改為 Approved 或 Rejected，以核准該任務。提出核准申請的團隊成員亦會收到通知。

準備好在 Quire 建立第一個核准流程了嗎？

揀選一個設有簽核步驟的專案（例如市場宣傳素材審閱、設計核准、付款發放），建立這三個狀態，為核准人角色設定權限設定，然後讓兩項真實的核准走一遍流程。當你第一次毋須翻查 Slack，就能回答「誰在何時、就哪個版本核准了這項工作」，便會明白審核紀錄的價值。

由設計工作開始？設計核准流程指南涵蓋狀態變更之前的另一半：申請需要說明甚麼，以及如何計算審閱回合。

以狀態為本的核准適用於 Professional 及以上的 Quire 方案。如需專用的核准、拒絕和要求修改操作及核准分類，Premium 方案提供完整的核准功能。方案詳情請參閱價格頁面。

常見問題

如何利用 Quire 的自訂狀態建立核准流程？

建立三個自訂狀態：Request for Approval、Approved 和 Rejected，只把 Approved 的進度設為 100%。然後透過權限設定，授予核准人角色 Complete 授權。

自訂狀態核准與 Quire 專用的核准功能有何分別？

自訂狀態是 Professional 及以下方案的輕量選擇。Premium 及以上方案的專用核准功能，則加入明確的核准、拒絕和要求修改操作，並內置審核紀錄。

哪個 Quire 方案支援以自訂狀態變更處理核准？

自訂狀態在包括免費方案在內的所有方案都適用，但令核准具約束力的權限設定，則需要 Professional 或以上方案。

核准人如何知道有任務正等待他們處理？

任務狀態一改為 Request for Approval，指定的核准人便會收到通知。他們核准或拒絕後，申請人亦會收到跟進通知。

這個做法為何比電郵核准更好？

電郵核准沒有附在工作上的審核紀錄。Quire 把決定連同時間戳記和核准人記錄在任務本身，讓歷史紀錄集中一處，而不是散落在各個電郵串。