To-do-Liste und Kanban: Was das Projektmanagement falsch gemacht hat

Zuletzt aktualisiert: 3. September 2026

Ob Teams, Agenturen oder Unternehmen: Irgendwann haben sie alle nach Projektmanagement-Tools oder -Software gesucht, jedes einzelne ausprobiert und alle möglichen Fragen dazu gestellt. Ihr Ziel war die beste Projektmanagement-Software für das nächste große, großartige Projekt.

Leider gibt es keine perfekte Lösung für alle. Nur die richtige, die Ihre Produktivität steigert.

Welche Projektmanagement-Software ist die richtige für Sie?

Viele Nutzer haben uns erzählt, sie hätten Dutzende oder sogar Hunderte Apps ausprobiert, die sie finden konnten, ohne Erfolg, bis sie Quire kennengelernt haben. Von einem Nutzer mussten wir uns auch verabschieden: Er kam über die digitale Hürde einfach nicht hinweg und kehrte schließlich zu Stift und Papier zurück.

Was also ist die richtige Projektmanagement-Software? Welcher Ansatz funktioniert für Sie?

Nach Jahren der Entwicklung von Quire und vielen Gesprächen mit unseren Nutzern sind wir überzeugt: Der richtige Ansatz erweckt Ihre Träume zum Leben, indem Sie in der „verschachtelten To-do-Liste“ planen und auf dem „Kanban Board“ umsetzen.

Warum ist die „To-do-Liste“ nur eine flache Liste ohne Struktur?

Eine „To-do-Liste“ ist ein traditioneller, unkomplizierter Weg, sich Ideen, Notizen und Aufgaben zu merken und sie der Reihe nach abzuarbeiten.

Wie früher notieren Sie Aufgaben mit Stift und Papier in einer Liste mit Aufzählungszeichen oder Nummern. Die meisten Nutzer kennen das und finden es ganz natürlich.

Allerdings landen Sie leicht bei einer langen, flachen Liste voller gleich wichtiger Aufgaben, in der sich ihre Zusammenhänge kaum darstellen lassen.

Was ist die „verschachtelte To-do-Liste“ und warum liefert sie Kontext?

Wir haben die „To-do-Liste“ auf die nächste Stufe gehoben und nennen sie die „verschachtelte To-do-Liste“.

Bei großen, anspruchsvollen Projekten können Sie Ideen in Teilstücke zerlegen und diese weiter in kleine, mundgerechte Häppchen aufteilen. Das Ergebnis ist eine gut strukturierte, gut geplante, hierarchische Liste umsetzbarer Aufgaben und Unteraufgaben.

Ein Beispiel: Sie wollen ein tolles Videospiel entwickeln, vielleicht das nächste Lineage M.

Wenn jeder Punkt in immer kleinere Schritte unterteilt ist, haben Sie einen übersichtlichen Plan, der startklar ist.

Warum sind „verschachtelte To-do-Liste“ und „Kanban Board“ das perfekte Duo?

Leider ist die „verschachtelte To-do-Liste“ allein nicht perfekt, besonders für Teams, die an einem anspruchsvollen Projekt zusammenarbeiten, wenn es um die „Umsetzung“ geht. Deshalb haben wir das „Kanban Board“ mit ins Boot geholt, um sie zu ergänzen.

Kanban geht auf die traditionelle Whiteboard-Wand mit Haftnotizen zurück und besteht im Japanischen aus zwei Wörtern: 看 (kan) und 板 (ban). Man kann es mit „ein Brett zum Anschauen“ übersetzen.

Ein Kanban Board ist visuell. Damit lassen sich Aufgaben leicht verwalten, und Sie können sich darauf konzentrieren, sie in einem reibungslosen Workflow abzuschließen. Es deckt also die „Umsetzungsphase“ ab, die der „verschachtelten To-do-Liste“ fehlt.

Laut Harvard Business Review zeigt ein solcher Ansatz nicht nur den Fortschritt der Arbeit jedes Mitglieds, sondern auch, ob jemand Schwierigkeiten hat und ins Hintertreffen gerät.

Wir kombinieren die „verschachtelte To-do-Liste“ und das „Kanban Board“, zwei der beliebtesten Ansätze im heutigen Projektmanagement, und helfen Teams so, ihre Ideen Wirklichkeit werden zu lassen.

Werfen Sie einen Blick auf Quire. Es bietet eine brandneue, revolutionäre agile Brücke zwischen „Kanban Board“ und „To-do-Liste“. Das Beste aus beiden Welten.

Moment! Hatten andere nicht auch schon To-do-Liste und Kanban?

Ja, ein paar. Aber wir machen es ganz anders.

Andere behandeln „To-do-Liste“ und „Kanban Board“ als zwei getrennte Welten (Projekte). Nehmen Sie zum Beispiel Asana und GitHub.

Unserer Meinung nach eignet sich die „verschachtelte To-do-Liste“ zum Planen eines Projekts und das „Kanban Board“ zum gemeinsamen Umsetzen desselben Projekts. Es ergibt keinen Sinn, ein Projekt in zwei zu teilen. Das macht nicht nur die Verwaltung der Aufgaben mühsam, Sie verlieren auch den Überblick.

Mehr dazu im Beitrag Nested Kanban Board, in dem ein ganzes Aufgabenpaket in einer einzigen Board-Spalte bleibt.

Was macht Quire also anders?

In Quire haben die „verschachtelte To-do-Liste“ und das „Kanban Board“ ganz unterschiedliche Aufgaben: Erstere organisiert Ihr Projekt und zeigt das große Ganze, Letzteres dient dazu, sich auf einige wenige entscheidende Aufgaben desselben Projekts zu konzentrieren und sie abzuschließen.

Es ist sinnvoll, in derselben Welt zu bleiben, egal in welchem Modus Sie gerade arbeiten.

In einem wöchentlichen Produktmeeting können Sie zum Beispiel mühelos zum „Kanban Board“ wechseln, um zu sehen, welche Funktionen diese Woche umgesetzt werden, und zurück zur „verschachtelten To-do-Liste“, um zu sehen, welche wichtigen Meilensteine dieses Jahr anstehen. (Konkretere Szenarien wie dieses finden Sie in unserer Übersicht praxisnaher Anwendungsfälle für Quire-Unterlisten.)

Außerdem ist es sinnvoll, für ein Projekt mehrere Kanban Boards zu haben, besonders wenn ein großes Team daran arbeitet.

Sie können für verschiedene Teams eigene Boards anlegen, etwa für Entwicklung und Marketing, damit sich jedes Team auf seine Aufgaben im jeweiligen Board konzentriert.

Sie können sogar noch tiefer in die Aufgaben Ihrer eigenen Swimlane im Board eintauchen!

Eine Welt, zwei Ansichten, vielfach nutzbar

So interpretiert Quire die „verschachtelte To-do-Liste“ und das „Kanban Board“. Das ist unsere Philosophie, wie ein Team seine Effizienz am besten steigert und seine Träume verwirklicht.

Im „Kanban Board“ konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben, unbeeinflusst und ungestört vom Rest. In der „verschachtelten To-do-Liste“ sehen Sie das große Ganze Ihres Projekts, zu dem diese Aufgaben gehören, ohne den Druck zu spüren, alles auf einmal erledigen zu müssen.

Häufig gestellte Fragen

Was hat Projektmanagement-Software bei To-do-Listen und Kanban falsch gemacht?

Die meisten Tools, etwa Asana und GitHub, behandeln die To-do-Liste und das Kanban Board als zwei getrennte Welten. Wer ein Projekt auf zwei Orte verteilt, verliert Aufgaben leicht aus den Augen.

Warum ist eine flache To-do-Liste ein Problem für Projekte?

Eine flache Liste lässt jede Aufgabe gleich wichtig aussehen und verbirgt, wie sie zusammenhängen. Ein großes Projekt wird so schnell zu einem langen, unstrukturierten Durcheinander.

Was ist eine verschachtelte To-do-Liste und warum sollte man sie nutzen?

Sie zerlegt große Ideen in Teilstücke und dann in mundgerechte Häppchen. So entsteht ein strukturierter, hierarchischer Plan, der das große Ganze zeigt und Aufgaben startklar bereitlegt. Es ist eine Liste, in der eine Aufgabe eigene Aufgaben enthalten kann, so tief, wie die Arbeit reicht. Quire baut auf diesem Baum auf. Deshalb kann eine Board-Karte echte Teilarbeit enthalten, statt weitere Karten zu erzeugen.

Warum eine verschachtelte To-do-Liste mit einem Kanban Board kombinieren?

Eine verschachtelte Liste übernimmt die Planung, ein Kanban Board die Umsetzung. Quire hält beides im selben Projekt, sodass Sie die Arbeit nie in zwei Hälften teilen müssen.