Lista de tarefas e Kanban: o que o gerenciamento de projetos fez de errado

Sejam equipes, agências ou empresas, todas já passaram por isso: procuraram ferramentas de gerenciamento de projetos ou softwares, testaram uma por uma e fizeram todo tipo de pergunta, na esperança de escolher o melhor software de gerenciamento de projetos para tirar do papel o próximo grande projeto.

Infelizmente, não existe solução perfeita para todos. Existe apenas a certa para aumentar a sua produtividade.

Qual é o software de gerenciamento de projetos certo para você?

Tivemos muitos usuários que contaram ter testado dezenas, até centenas de aplicativos por aí sem sucesso, até conhecerem o Quire. Também tivemos que nos despedir de um que simplesmente não conseguia superar a barreira digital e acabou voltando ao bom e velho papel e caneta.

Então, qual é exatamente o software de gerenciamento de projetos certo? Qual abordagem funciona para você?

Para nós, depois de anos desenvolvendo o Quire e conversando com os usuários, a abordagem certa é aquela que dá vida aos seus sonhos: planejar na “lista de tarefas aninhada” e fazer no “quadro Kanban”.

Por que o método da “lista de tarefas” é só uma lista plana, sem estrutura?

A “lista de tarefas” é a forma tradicional e direta de lembrar suas ideias, anotações e afazeres, e de cumpri-los em ordem.

É como antigamente, quando você usava papel e caneta para anotar os afazeres em uma lista com marcadores ou numerada. É o que a maioria dos usuários conhece, o que vem naturalmente.

Mesmo assim, é fácil acabar com uma lista longa e plana de tarefas igualmente importantes, o que dificulta mostrar como elas se relacionam.

O que é a “lista de tarefas aninhada” e por que ela acrescenta contexto?

Levamos a “lista de tarefas” para o próximo nível, e a chamamos de “lista de tarefas aninhada”.

Em projetos grandes e desafiadores, você pode dividir as ideias em blocos e depois em pedaços pequenos. O resultado é uma lista hierárquica, bem estruturada e bem planejada, de tarefas e subtarefas prontas para a ação.

Por exemplo, digamos que você quer criar um videogame incrível, quem sabe o próximo Lineage M.

Quando cada item é dividido em etapas cada vez menores, você tem um plano bem organizado e pronto para a ação.

Por que “lista de tarefas aninhada” e “quadro Kanban” formam a dupla perfeita?

Infelizmente, a “lista de tarefas aninhada” sozinha não é perfeita, principalmente para equipes que colaboram em um projeto desafiador, na hora da “execução”. Por isso trouxemos o “quadro Kanban” para complementá-la.

Com origem no tradicional quadro branco com post-its, Kanban vem de duas palavras japonesas: 看 (kan) e 板 (ban). Pode ser traduzido como “um quadro para olhar”.

O quadro Kanban é visual. Ele facilita gerenciar as tarefas e focar em concluí-las em um fluxo contínuo. Em outras palavras, preenche a etapa de “execução” que falta na “lista de tarefas aninhada”.

Segundo a Harvard Business Review, essa abordagem mostra não só o progresso do trabalho de cada membro, mas também se alguém está com dificuldade e ficando para trás.

Ao combinar a “lista de tarefas aninhada” e o “quadro Kanban”, duas das abordagens mais populares de gerenciamento de projetos hoje, ajudamos as equipes a transformar ideias em realidade.

Conheça o Quire. Ele oferece uma ponte Agile totalmente nova e revolucionária entre o “quadro Kanban” e a “lista de tarefas”. O melhor dos dois mundos.

Espere! Os outros já não tinham lista de tarefas e Kanban?

Sim, alguns. Mas nós fazemos de um jeito bem diferente.

Os outros tratam a “lista de tarefas” e o “quadro Kanban” como dois mundos separados (projetos). Veja o Asana e o GitHub, por exemplo.

Na nossa opinião, a “lista de tarefas aninhada” serve para planejar um projeto, e o “quadro Kanban” serve para executar esse mesmo projeto em colaboração. Não faz sentido pegar um projeto e dividi-lo em dois. Além de dar trabalho para gerenciar as tarefas, você ainda perde o controle delas.

Saiba mais sobre o Quadro Kanban aninhado, que mantém um pacote de tarefas inteiro dentro de uma única coluna do quadro.

Então, o que torna o Quire diferente?

No Quire, a “lista de tarefas aninhada” e o “quadro Kanban” têm propósitos bem diferentes: a primeira serve para organizar o projeto e ver o panorama geral, e o segundo, para focar em concluir algumas tarefas cruciais de cada vez, dentro do mesmo projeto.

Faz todo sentido continuar no mesmo mundo, seja qual for o modo em que você estiver.

Por exemplo, em uma reunião semanal de produto, você alterna com facilidade para o “quadro Kanban” e vê quais funcionalidades serão implementadas nesta semana, e volta para a “lista de tarefas aninhada” e vê quais grandes marcos serão alcançados neste ano. (Para cenários mais concretos como esse, veja nosso panorama de casos de uso reais da Sublista do Quire.)

Além disso, faz sentido ter vários quadros Kanban em um projeto, principalmente quando uma equipe grande trabalha nele.

Você pode criar quadros diferentes para equipes diferentes, como P&D e Marketing, para que cada uma foque nas suas tarefas no quadro indicado.

Você ainda pode se aprofundar nas tarefas da sua própria raia dentro do quadro!

Um mundo, duas visões multiplicadas

Essa é a interpretação do Quire para a “lista de tarefas aninhada” e o “quadro Kanban”. É a nossa filosofia sobre a melhor forma de aumentar a eficiência de uma equipe e ajudá-la a realizar seus sonhos.

No “quadro Kanban”, você foca nas tarefas mais cruciais, sem ser afetado nem perturbado pelo resto. Na “lista de tarefas aninhada”, você vê o panorama geral do projeto de que essas tarefas fazem parte, sem sentir a pressão de concluir tudo.

Perguntas frequentes

O que o software de gerenciamento de projetos errou sobre listas de tarefas e Kanban?

A maioria das ferramentas, como Asana e GitHub, trata a lista de tarefas e o quadro Kanban como dois mundos separados. Dividir um projeto em dois lugares facilita perder o controle das tarefas.

Por que uma lista de tarefas plana é um problema para projetos?

Uma lista plana faz todas as tarefas parecerem igualmente importantes e esconde como se relacionam, então um projeto grande vira rapidamente uma bagunça longa e sem estrutura.

O que é uma lista de tarefas aninhada e por que usá-la?

Ela divide grandes ideias em blocos e depois em pedaços pequenos, dando a você um plano estruturado e hierárquico que mostra o panorama geral e deixa as tarefas prontas para a ação. É uma lista em que uma tarefa pode conter as próprias tarefas, tão fundo quanto o trabalho exigir. O Quire é construído sobre essa árvore, e por isso um cartão do quadro pode abrigar subtarefas de verdade, em vez de gerar mais cartões.

Por que combinar uma lista de tarefas aninhada com um quadro Kanban?

A lista aninhada cuida do planejamento, e o quadro Kanban cuida da execução. O Quire mantém os dois no mesmo projeto, então você nunca precisa dividir o trabalho em dois.