
Zuletzt aktualisiert: 10. August 2026
Sechs echte Unterlisten-Setups. Eine Quire Unterliste ist eine gespeicherte, über Berechtigungen gesteuerte Ansicht von Aufgaben, die bereits in einem Projekt liegen, keine Kopie und kein Filter. Dieser Beitrag zeigt sechs Live-Beispiele aus Quires eigenen Workspaces Marketing Campaign Launch und Agile, darunter ein Anwendungsfall, den man besser auslässt, plus die Kniffe, die jede Unterliste dauerhaft nützlich halten.
Sie haben heute Morgen das Projekt geöffnet, und die Hauptliste zählt 287 Aufgaben. Etwa vierzig davon gehören Ihnen. Die anderen 247 gehören Menschen, die Sie an einem Montag lieber nicht im Augenwinkel hätten. Irgendwie leben sie alle im selben scrollenden Rechteck, und das Mausrad fühlt sich an, als arbeite es gegen Sie.
Das ist der Moment, in dem die meisten Quire Nutzer die Unterliste entdecken und sich fragen, warum sie es nicht schon am ersten Tag versucht haben. Die offizielle Antwort lautet „personalisierte oder gefilterte Ansicht desselben Projekts". Die ehrliche Antwort: Die Unterliste macht aus einem geteilten Projekt mit 300 Aufgaben etwas, das man nicht nur erträgt, sondern ohne Zucken öffnet.
Der Beitrag von 2020, der die Unterliste vorstellte, drehte sich um die Philosophie. Dieser hier macht das Gegenteil. Sechs konkrete Workflows, die Konfiguration, die wir jeweils selbst wählen würden, die Kompromisse, die man kennen sollte, und ein Anwendungsfall, den wir ausdrücklich auslassen. Jedes Beispiel unten ist ein echtes laufendes Projekt in unseren Workspaces Marketing Campaign Launch und Agile, Sie können also hineinklicken und die Struktur ansehen, statt sie sich vorzustellen.
Eine Unterliste ist eine gespeicherte, benannte, teilbare Ansicht einer Teilmenge von Aufgaben aus demselben Projekt, mit eigener URL und eigenen Berechtigungen. Die Aufgaben selbst existieren genau einmal, auf der Hauptliste. Eine Unterliste zeigt lediglich auf sie. Bearbeiten Sie eine Aufgabe in einer Unterliste, bearbeiten Sie das Original, denn es gibt keine Kopie.
Drei Dinge unterscheiden Quires Unterliste von ähnlich klingenden Funktionen in anderen Tools.
Die vollständige Mechanik steht im Unterlisten-Leitfaden. Der Rest dieses Beitrags handelt davon, was man damit tatsächlich anstellt.
Ein Kampagnenprojekt wächst schnell. Sehen Sie sich unseren echten Workspace Marketing Campaign Launch an: Läuft die Kampagne erst einmal, umfasst die Hauptliste sieben Abschnitte (Website, Blog Posts, Social Media Contents, Social Media Platforms, Newsletters, Webinars, Translations) mit benutzerdefinierten Feldern für Plattform, Budget, Stundensatz und KPI-Punkte. Die Marketingleitung braucht dieses Gesamtbild. Die Person, die den Blog schreibt, nicht.

So richten wir das ein: eine Unterliste pro Funktion oder pro Prüfstatus. Zunächst manuell, dann filterbasiert, sobald sich die Tag-Systematik gefestigt hat (meist um Tag 5 herum).
Die Unterliste Design Reviews ist das sauberste Beispiel. Die Filterlogik lautet status = Reviewing und tag = design. Designer sehen nur die Aufgaben, die auf ihren Blick warten; die Unterliste leert sich von selbst, sobald die Arbeit rausgeht. Niemand durchsucht 33 Aufgaben in sieben Abschnitten nach den dreien, die eine Prüfrunde brauchen.

Eine Unterliste „Content" funktioniert genauso: tag = content, assignee in [die Autoren], alles Neue, das passt, kommt automatisch dazu. Dieselben Daten, eine andere Linse.
Was das trägt: Die Marketingleitung arbeitet für die funktionsübergreifende Planung weiterhin aus der Hauptliste, und jede Fachleitung arbeitet für die Umsetzung aus ihrer Unterliste. Dieselben Daten. Kein Abgleich. Keine Slack-Nachricht „welche Version des Trackers ist aktuell?" am Freitag um 16 Uhr.
Wie sich das in ein Betriebsmodell für Kampagnenstarts einfügt, zeigt unser Beitrag zum funktionsübergreifenden Projektmanagement.
Das Muster, bei dem die meisten Entwicklungsteams landen, sieht so aus. Die Hauptliste ist das Backlog. Alle zwei Wochen entsteht in der Sprint-Planung eine Unterliste mit den Aufgaben, die für den Zyklus zugesagt sind.
Unser Agile Workspace ist das laufende Beispiel. Das Backlog ist nach Bereichen organisiert (Customer Feedback / User stories, Websites, Desktop app, Android app, iOS app), mit Story Points als benutzerdefiniertem Feld. In der Sprint-Planung markiert das Team die ausgewählten Aufgaben und nutzt Rechtsklick → Unterliste festlegen → Sprint 47. So ist die Unterliste Sprint 47 entstanden, die Sie sofort öffnen können: Sie umfasst aktuell zwei echte Bug-Tickets („Emojis cannot show correctly", „Home button doesn't work") aus dem Kundenfeedback, mit Platz für den Rest der Sprint-Zusage.

Die filterbasierte Variante desselben Musters nutzt ein Tag wie sprint-47 und eine Filter-Unterliste, die alles so Getaggte automatisch aufnimmt. Etwas mehr Einrichtung, null Pflege.
Die URL der Unterliste landet im Standup-Kanal des Teams. Die nächsten zwei Wochen arbeitet das Entwicklungsteam aus dieser Unterliste. Die Kanban-Ansicht der Unterliste wird zum Sprint-Board. Die Produktleitung schaut für Backlog-Pflege und Roadmap-Gespräche auf die Hauptliste. Die Entwickler schauen auf die Unterliste, um zu sehen, was gerade läuft.
Ein schöner Nebeneffekt: Zur Retro ist die Unterliste das Artefakt. Sie hält exakt fest, was im Umfang war, was rausging und was verschoben wurde. Kein Screenshot eines Jira-Boards in Confluence. Die URL der Unterliste ist das Protokoll.
Das ist der wertvollste Einsatz der Unterliste für Agenturen und derjenige, von dem die meisten Agenturen gar nicht wissen, dass er möglich ist. Dasselbe Muster gilt für interne Teams, die mit externen Kreativpartnern arbeiten (freie Designer, Videoschnitt, Übersetzungsdienstleister). Für alle außerhalb Ihrer Organisation, die ein Fenster in die Arbeit brauchen, aber nur in ihren Teil davon.
So richten wir das ein: ein Projekt pro Kundenmandat (oder pro externem Partnerstrang). Die Hauptliste enthält die gesamte Arbeit, auch rein interne Aufgaben: kommerzielle Gespräche, internes QA, Rentabilitätsmarker. Eine nach dem Kunden benannte Unterliste wird mit der Berechtigung Externes Team angelegt und nur mit den Ergebnissen und Entscheidungen befüllt, die der Kunde sehen soll.
Die Struktur sehen Sie in der Unterliste External Team — Client View, die wir im Workspace Marketing Campaign Launch angelegt haben. In einem echten Mandat würden Sie sie mit den Ergebnissen füllen, die den Kunden betreffen: Blogbeiträge in der Prüfung, Design-Assets, Webinar-Skripte, Übersetzungslieferungen. Interne Margenvermerke, privates QA-Geplauder, das Protokoll der Umfangsänderungen für die Abrechnung? Die bleiben in der Hauptliste, unsichtbar für die URL des Externen Teams.

Der Kunde bekommt diese URL. Er öffnet sie mit seinem Platz im Externen Team. Er sieht Ergebnisse, Fälligkeitsdaten, Status und die Kommentare, die ihn betreffen. Sonst nichts.
Für eine Agentur mit 8 bis 15 parallelen Kundenmandaten ersetzt dieses eine Muster das wöchentliche PDF, die parallele Notion-Seite, die Status-Mail voller Screenshots und einen guten Teil des Hin und Her, das entsteht, wenn ein Kunde fragt „woran arbeitet ihr gerade?", weil er es sonst nirgends sehen kann.
Die ausführliche Fassung dieses Workflows steht in unserem Beitrag zum Projektmanagement in Agenturen. Kurz gesagt: Mit Unterlisten für das Externe Team hören Sie auf, einen parallelen Tracker für Kunden zu pflegen, weil die Berechtigungsgrenze vom Tool durchgesetzt wird und nicht von Ihrer Disziplin.
Eine Teamleitung mit acht direkt Berichtenden und vier laufenden Projekten hat ein wiederkehrendes Problem: Jeden Freitag muss sie wissen, was rausging, was liegen blieb und was ansteht. Das aus vier Hauptlisten zusammenzutragen, ist eine 90-Minuten-Arbeit, die niemandem Spaß macht und die die meisten auslassen.
So richten wir das ein: eine filterbasierte Unterliste pro Projekt, alle benannt „Diese Woche". Wir haben das Muster in Marketing Campaign Launch angelegt, damit Sie die Form der URL sehen. Die Filterbedingungen, die Sie einstellen würden:
due-date in this week ODER completed in this weekassignee in [direkt Berichtende]Das ist der Anwendungsfall, in dem sich filterbasierte Unterlisten bezahlt machen. Neue Aufgaben, die mitten in der Woche entstehen und die Kriterien treffen, erscheinen automatisch. Erledigte Aufgaben fallen nach dem Wochenwechsel heraus. Kein Pflegeaufwand. Die Unterliste bleibt aktuell, weil sie eine Abfrage ist und keine kuratierte Liste.
Wenn Sie nicht eine Unterliste pro Projekt pflegen möchten: Mit dem Unterlisten-2.0-Update können Sie eine Unterliste stattdessen auf Ebene des Ordners, des Smarten Ordners, der Organisation oder von Meine Aufgaben anlegen. Legen Sie eine einzige Unterliste „Diese Woche" auf den Ordner mit allen vier Projekten, wenden Sie den Filter einmal an, und diese eine URL zieht passende Aufgaben aus jedem Projekt darunter. Sie setzen ein Lesezeichen statt vier, und der Freitagsreview öffnet sich in einem einzigen Tab.
Kombinieren Sie das mit Quires MCP-Integration, wenn KI-Workflows zu Ihrem Stack gehören: Lassen Sie Claude jede Unterliste „Diese Woche" lesen und die Freitagszusammenfassung fürs Team entwerfen. Die KI hat damit eine präzise abgegrenzte Datenquelle statt des gesamten Backlogs.
Wenn jemand neu dazukommt, legen Sie eine Unterliste pro Person an (z. B. „Onboarding — Elizabeth") und ziehen nur die Aufgaben hinein, die zu ihrer Rolle passen. Die Berechtigung ist Ausgewählte Mitglieder: Elizabeth, ihre Führungskraft, der Buddy, die Ansprechperson aus dem People-Team. Die Marketingleitung und die Engineering-Leitung müssen das nie sehen. Elizabeths Führungskraft sieht es täglich.

Was das leistet, was ein Dokument nicht leistet: Fälligkeitsdaten, Beauftragte, Kommentare und sichtbarer Fortschritt. Elizabeth weiß, was als Nächstes kommt, ohne zu fragen. Ihre Führungskraft wirft freitags einen Blick auf die Unterliste und sieht, wo es hakt. Der Buddy bekommt eine Benachrichtigung, wenn seine Aufgabe ansteht. Ist Elizabeths Onboarding abgeschlossen, wird die Unterliste archiviert, nicht gelöscht. Sie wird zum Protokoll darüber, wie ihr Onboarding tatsächlich gelaufen ist, und genau das möchte man lesen, bevor man das der nächsten Person entwirft.
Ist in der Organisation Quire MCP verbunden, ist die Unterliste pro Neueinstellung aus einer HR-Vorlage oder einem Kickoff-Protokoll eine Sache von einem einzigen Prompt. Diesen Workflow haben wir in 5 KI-Workflows fürs Projektmanagement beschrieben.
Der Anwendungsfall für die persönliche Produktivität. Neu ist er nicht, aber es ist der, den die meisten Nutzer zuerst übernehmen und am häufigsten verwenden.
So richten wir das ein: eine private, filterbasierte Unterliste namens „Heute" mit den Bedingungen assignee = me, due-date = today OR overdue, status != done. Wir haben eine Unterliste Heute in Marketing Campaign Launch angelegt, damit Sie das Muster in Aktion sehen. Setzen Sie bei sich die Berechtigung auf Privat, damit sie in der Reiterleiste keines Teammitglieds auftaucht.

Die Unterliste sitzt angeheftet ganz oben in der Reiterleiste des Projekts. Die erste Handlung des Tages ist, sie zu öffnen. Die letzte ist, sie zu schließen. Alles andere, auch die 247 Aufgaben, die nicht Ihre sind, bleibt während der Arbeitszeit unsichtbar.
Ehrlich bleiben sollte man dabei: Eine Unterliste „Heute" allein ist kein Produktivitätssystem. Sie ist ein Fokuswerkzeug, das innerhalb eines Systems wirkt. Ohne Gewohnheiten dafür, was auf die Liste kommt und wie über Priorität entschieden wird, wird auch die Unterliste „Heute" zu einer weiteren Liste, die Sie ignorieren. Über dieses Muster haben wir im Beitrag zur Koordinationssteuer geschrieben.
Die Unterliste wird in dem Moment zum falschen Werkzeug, in dem Sie sie als Zaun zwischen Teams verwenden, die von vornherein kein gemeinsames Projekt haben sollten.
Das Muster: Zwei Funktionen betreiben Arbeit mit unterschiedlichen Stakeholdern, unterschiedlichen Timelines, unterschiedlichem Takt und unterschiedlichen Definitionen von „fertig". Jemand entscheidet: „Lassen wir es in einem Projekt und geben jedem Team einfach eine Unterliste." Sechs Wochen später hat keines der beiden Teams ein schlüssiges Bild, die Hauptliste ist ein Chaos, und die Unterlisten driften in entgegengesetzte Richtungen.
Wenn zwei Arbeitsstränge wirklich getrennte Verantwortung haben, gehören sie in zwei Projekte und nicht in zwei Unterlisten. Die Unterliste ist ein Fokuswerkzeug innerhalb eines gemeinsamen Umfangs. Sie ersetzt keine echten Projektgrenzen.
Der ehrliche Test: Wenn es nie einen Nutzen hätte, die beiden Unterlisten gemeinsam zu betrachten (die Hauptliste also sinnlos oder verwirrend ist), dann haben Sie nicht ein Projekt mit zwei Ansichten. Sie haben zwei Projekte, die sich ein Etikett teilen.
Wenn Sie abwägen, ob Sie ein Projekt aufteilen oder eine Unterliste nutzen sollen, hier die Faustregel: Würden Sie die Hauptliste jemals lesen? Wenn ja, Unterliste. Wenn nein, aufteilen.
Alle Optionen finden Sie in unserem Leitfaden zum Anlegen von Unterlisten.
Hier die Fassung, die die meisten brauchen:
L.Das Kontextmenü per Rechtsklick auf eine Aufgabe bietet Unterliste festlegen, was schneller geht als Ziehen, sobald Sie es zweimal genutzt haben.
Es gibt einen zweiten Weg hinein, und der ist schneller, wenn Sie schon wissen, wie das Ergebnis aussehen soll. Filtern Sie zuerst die Liste, öffnen Sie dann das Sternmenü in der Filterleiste und wählen Sie Unterliste anlegen.

Wonach Sie gefiltert haben, wird zu den dauerhaften Bedingungen der Unterliste, und Sie haben eine filterbasierte Unterliste, ohne sie von Grund auf konfiguriert zu haben. Das ist der Weg für die vier Unterlisten „Diese Woche" aus Anwendungsfall 4 und für alles, wo sich die Regel leichter beschreiben lässt als die Liste.
Ein paar Muster, die Teams, die die Unterliste nutzen, von Teams unterscheiden, die sie ausprobieren und nach einer Woche liegen lassen.
Benennen Sie Unterlisten nach der Arbeit, nicht nach der Person. „Saras Aufgaben" verfällt. „Q3 Brand Refresh" bleibt nützlich, auch wenn Sara im Urlaub ist. Namen, die den Ausschnitt der Arbeit beschreiben, überleben Personalwechsel.
Nutzen Sie filterbasiert, wo immer es geht. Manuelle Unterlisten brauchen Pflege. Filterbasierte Unterlisten aktualisieren sich selbst, und eine über das Sternmenü der Filterleiste zu speichern dauert etwa so lange wie das Anwenden des Filters selbst. Die Einrichtung kostet vorab etwas mehr Nachdenken; sie zahlt sich jede Woche danach aus.
Heften Sie an, was Sie wirklich nutzen; archivieren Sie den Rest. Eine Wand aus angehefteten Unterlisten wird selbst zur Unordnung. Drei bis fünf angeheftete Unterlisten sind für die meisten Teams das richtige Maß. Archivieren (nicht löschen) Sie die, die Sie nicht mehr nutzen; die Aufgaben bleiben in der Hauptliste, und Sie können die Unterliste wiederbeleben, wenn der Workflow zurückkommt.
Teilen Sie die URL, keine Screenshots. Die URL der Unterliste ist die lebende Wahrheitsquelle. Ein Screenshot in Slack erzeugt ein paralleles Artefakt, das in dem Moment veraltet, in dem jemand eine Aufgabe aktualisiert.
Zweigen Sie die Reihenfolge der Hauptliste nicht in einer Unterliste ab. Umsortieren in einer Unterliste sortiert die Hauptliste um. Brauchen Sie eine andere Reihenfolge, ohne die Hauptliste zu verändern, wollten Sie vermutlich einen eigenen Smarten Ordner und keine Unterliste.
Die Unterliste ist der Mechanismus, der ein geteiltes Quire Projekt jenseits von 50 Aufgaben für alle erträglich macht. Der Filter selbst ist nicht der Punkt; entscheidend ist, dass die Ansicht benannt, gespeichert, über Berechtigungen gesteuert und auf dieselbe Wahrheitsquelle gerichtet ist. Die sechs Praxis-Workflows oben (funktionsspezifische Marketingansichten, Sprint-Zuschnitt, Kundenfenster fürs Externe Team, wöchentliche Reviews von Führungskräften, Onboarding-Strecken für Neueinstellungen und persönliche Fokuslisten) decken das meiste ab, wo sich die Unterliste bezahlt macht.
Falsch ist es, eine Unterliste an die Stelle einer Projektgrenze zu setzen, die es geben sollte. Richtig ist es, jeder Person innerhalb eines gemeinsamen Projekts die kleinste, relevanteste Ansicht davon zu geben. Die meisten Teams, die sagen „die Hauptliste ist nicht mehr zu bändigen", meinen eigentlich „ich habe noch keine Unterlisten eingerichtet".
Sechs Teams, sechs Arten, ein Projekt zu zerschneiden. Finden Sie den Fall, der Ihrem am nächsten kommt.
| Anwendungsfall | Was die Unterliste leistet |
|---|---|
| Start einer Marketingkampagne | Bündelt die Launch-Aufgaben in einer gemeinsamen Ansicht |
| Sprint-Planung für Software | Schneidet die Aufgaben des Sprints aus dem Backlog |
| Kundeneinblick in Agenturen | Teilt nur die Aufgaben des Kunden über eine Unterliste fürs Externe Team |
| Wöchentlicher Review der Führungskraft | Eine filterbasierte Ansicht dessen, was Aufmerksamkeit braucht |
| Onboarding neuer Mitarbeitender | Eine fokussierte Checkliste für die ersten Wochen |
| Persönlicher Fokus „Heute" | Ihre eigenen Aufgaben aus dem ganzen Projekt auf einem Bildschirm |
Eine Unterliste ist eine personalisierte oder gefilterte Ansicht desselben Projekts in Quire. Die Aufgaben existieren genau einmal auf der Hauptliste und erscheinen in beliebig vielen Unterlisten, die Sie anlegen. Bearbeiten Sie eine Aufgabe in einer Unterliste, aktualisiert das die Hauptliste, denn es ist dieselbe Aufgabe und keine Kopie.
Ein Tag ist Metadaten an einer Aufgabe. Ein Filter ist eine temporäre Suche. Ein eigenes Projekt ist ein eigener Datenbestand. Eine Unterliste ist eine gespeicherte, benannte, über Berechtigungen gesteuerte Ansicht derselben Daten, mit eigener URL. Sie bekommen den Fokus eines Filters, die Beständigkeit eines Projekts und das feingranulare Teilen eines externen Links, ohne eine einzige Aufgabe zu duplizieren.
Zwei pro Projekt im Free Plan. Bezahlte Pläne heben dieses Limit an. Die meisten Teams, die an die Grenze stoßen, sind im Free Plan und entdecken die Unterliste nach einigen Wochen mit Quire, also genau dann, wenn ein Upgrade sinnvoll zu werden beginnt. Die vollständige Aufschlüsselung finden Sie auf der Preisseite.
Ja. Beim Anlegen einer Unterliste wählen Sie zwischen Alle Mitglieder, Admins, Ausgewählte Mitglieder, Externes Team oder Privat. Die Option Externes Team nutzen Agenturen und Beratungen, um Kunden ein Lesefenster auf genau den Teil der Arbeit zu geben, der sie betrifft, ohne interne Aufgaben offenzulegen.
Entfernen Sie eine Aufgabe aus einer Unterliste, verschwindet sie nur aus dieser Ansicht. Die Aufgabe bleibt auf der Hauptliste. Löschen Sie die Unterliste selbst, bleiben alle ihre Aufgaben in der Hauptliste. Umsortieren innerhalb einer Unterliste ändert die Reihenfolge in der Hauptliste. Das sollte man wissen, bevor man jemanden seine persönliche Unterliste „aufräumen" lässt.
Immer dann, wenn die Arbeit tatsächlich in ein anderes Projekt gehört und nicht nur in eine andere Ansicht. Haben zwei Arbeitsstränge eigene Stakeholder, eigene Timelines und eigene Definitionen von „fertig", dann sind das zwei Projekte und nicht zwei Unterlisten. Die Unterliste ist ein Fokuswerkzeug, kein Zaun zwischen Teams.
Bereit, Ihrem Team die kleinste und nützlichste Ansicht des Projekts zu geben, an dem es tatsächlich arbeitet?
Die Unterliste ist in jedem Quire Plan enthalten, auch im Free Tarif (zwei Unterlisten pro Projekt). Die Anwendungsfälle oben brauchen jeweils fünf Minuten zum Einrichten. Halten sie eine Woche stand, wird das Team sie verteidigen; tun sie es nicht, haben Sie fünf Minuten verloren.
Kostenlos starten unter quire.io/signup. Keine Kreditkarte, voller Funktionsumfang, 30 Tage. Öffnen Sie den Unterlisten-Leitfaden in einem zweiten Tab und probieren Sie zuerst die Unterliste „Heute".