Peekaboo di Quire e metodologia GTD: un miracolo per la tua produttività

È lunedì mattina, sei seduto alla scrivania cercando di riprenderti dal weekend mentre aspetti che la caffeina del mattino faccia effetto. Scorri la lista delle attività della settimana e all'improvviso ti senti sconfitto e scoraggiato da un elenco che non finisce mai. Beh, il problema non è il lunedì: semplicemente non sai ancora come organizzare il tuo lavoro. E noi siamo qui per salvarti dalla malinconia del lunedì.

I ricercatori hanno osservato che le attività incomplete possono generare stress, soprattutto sul posto di lavoro. Il meccanismo ha un nome in psicologia: l'effetto Zeigarnik. Bluma Zeigarnik scoprì che la mente tiene attive nella memoria di lavoro le attività incomplete finché non vengono portate a termine o affidate a un sistema esterno di cui ci si fida. Getting Things Done di David Allen nasce dalla stessa osservazione, ed è per questo che il cestino Someday/Maybe è così centrale nel metodo. Peekaboo di Quire è Someday/Maybe con un timer di ricomparsa.

Combattere un elenco travolgente di mille cose da fare prosciuga le energie, fa perdere la motivazione e stanca in fretta. A volte mettere per iscritto tutto ciò che devi fare fa più male che bene. Invece di provare a essere un supereroe iperproduttivo, che ne dici di essere una persona normale con un metodo di lavoro efficace?

Anni fa, quando David Allen presentò per la prima volta la metodologia Getting Things Done (GTD) nel suo libro, il successo fu immediato in tutto il mondo. In sostanza, GTD è un metodo di produttività che ti aiuta a organizzarti, a ottimizzare il rendimento, a ridurre lo stress e a risparmiare tempo prezioso. La chiave del GTD è un circuito aperto che comprende tutto.

Contrariamente a quanto si crede, il GTD non punta a completare subito le attività. L'obiettivo è piuttosto lavorare con continuità per raggiungere gli obiettivi quotidiani finché, un giorno, spunterai tutte le attività della lista.

Dove finiscono tutte le attività incomplete?

L'idea della metodologia GTD è avere un posto dove custodire tutte le attività che non richiedono attenzione e azione immediate. David Allen usava l'espressione "Someday/Maybe" per tutte le attività che al momento non si possono portare avanti ma che non puoi nemmeno ignorare del tutto. Mentre scorri l'elenco delle attività, puoi decidere quali rimandare e riprendere in futuro.

In Quire sappiamo quanto conti andare avanti verso il proprio obiettivo senza farsi distrarre o mettere sotto pressione da attività che non c'entrano. Di recente abbiamo introdotto una funzione potente dal nome più tenero di sempre: Peekaboo. Quando la lista diventa un po' troppo pesante, puoi scegliere alcune attività non ancora realizzabili o rimandabili al prossimo futuro e metterle in Peekaboo, cioè spostarle in una cartella separata che non ti disturberà più.

La cartella Peekaboo resta inattiva finché non la apri per riprendere le attività messe in Peekaboo su cui vuoi iniziare a lavorare. Ti permettiamo anche di impostare un'ora precisa in cui le attività devono ricomparire nella lista attiva, così non ne dimenticherai l'esistenza. La filosofia è semplice: prima o poi dovrai comunque completarle, solo non adesso, e intanto guadagni tempo per dedicarti a qualcosa di più importante. All'estremo opposto, per le attività così rapide che richiedono meno tempo a farle che ad archiviarle, esiste la regola dei 2 minuti.

Tutto ruota intorno a te e a come preferisci digerire la tua lista di attività. Scegli quali attività tenere e quali attività mettere in Peekaboo per esplorarle in futuro. Decidi tu quando riprendere ciò che hai lasciato in sospeso. Riceverai un promemoria per le attività messe in Peekaboo, così non te ne dimenticherai davvero e non mancherai le scadenze.

Peekaboo copre uno dei cestini del GTD. Per impostare l'intero metodo, la guida al modello GTD mostra come progetti, sottoliste, etichette e Peekaboo si incastrano lungo tutti e cinque i passaggi.

Come lavorano insieme Peekaboo, Bacheca Kanban e lista di attività annidate?

Diversi anni fa abbiamo introdotto la bacheca Kanban e l'avete adorata. All'epoca vi avevamo spiegato che la bacheca Kanban aiuta a concentrarsi ed eseguire gli incarichi che contano di più in quel momento, mentre la lista di attività annidate è perfetta per pianificare e fare brainstorming. Ti chiederai: qual è allora la differenza tra una bacheca Kanban e la cartella Peekaboo?

Beh, tutto quello che sai sulla bacheca Kanban è corretto! In sostanza, la bacheca Kanban è pensata per le attività che richiedono un'azione immediata (la stessa distinzione tra urgente e non urgente che sta dietro alla matrice di Eisenhower), mentre la cartella Peekaboo è per le attività rimandate. Pensa a un'attività da fare un giorno, non oggi. Prima o poi dovrai lavorare sulle attività messe in Peekaboo, ma non adesso, non in questo momento.

David Allen ha spiegato perché a volte mettere un'attività in stato di sospensione può liberare il flusso del pensiero creativo. Non devi preoccuparti di troppe cose insieme. La tua mente non si sovraccarica. Puoi occuparti di tutto ciò che procede senza intoppi e lasciare che gli ostacoli spariscano per un po', così da non darti fastidio.

Immagina di avere una lista di tutto ciò che devi fare per una campagna di beneficenza.

Alcune attività vanno affrontate nelle prossime settimane, quindi le sposti in una bacheca.

Altre attività dovrai svolgerle prima o poi, ma non adesso, e non vuoi che ti distraggano dal tuo flusso di lavoro.

Puoi quindi selezionare quelle attività e metterle in Peekaboo.

Puoi impostare l'ora in cui queste attività devono ricomparire nella lista per riportarci la tua attenzione. Oppure, se servono solo come riferimento, puoi semplicemente lasciarle nella cartella Peekaboo.

Peekaboo! Lavora sodo, ma non dimenticare di divertirti!

Speriamo sempre che Quire non sia solo una piattaforma per organizzare il lavoro e aumentare la produttività: Quire dovrebbe anche essere uno strumento capace di ispirarti ogni giorno!

Segui la tua passione, ama il tuo lavoro e non dovrai lavorare un solo giorno in vita tua! Ci auguriamo che vi divertiate tutti con Quire!

Se hai ancora domande o dubbi, scrivici a feedback@quire.io

Domande frequenti

Che cos'è Peekaboo in Quire?

Peekaboo ti permette di nascondere temporaneamente le attività dalla lista attiva senza eliminarle. Restano in una cartella separata finché non le riporti indietro manualmente o a una data pianificata: la versione Quire del cestino Someday/Maybe del GTD.

Che cos'è la metodologia GTD (Getting Things Done)?

GTD è il sistema di produttività di David Allen: raccogliere ogni impegno in un sistema esterno, ordinarlo in categorie chiare e rivederlo con cadenza regolare. L'obiettivo è liberare la mente per concentrarsi sul lavoro che hai davanti.

Come si inserisce Peekaboo nel flusso di lavoro GTD?

Peekaboo rispecchia il cestino Someday/Maybe del GTD. Le attività su cui non puoi agire adesso escono dalla lista attiva, eventualmente con una data di ricomparsa, così restano tracciate senza appesantirti mentalmente.

In cosa differisce Peekaboo dall'archiviazione o dall'eliminazione delle attività?

Archiviare ed eliminare sono stati finali; Peekaboo è una pausa. Un'attività messa in Peekaboo resta tua e ricomparirà, quando controlli la cartella oppure quando scatta la sua data di ricomparsa.

Peekaboo è disponibile nel piano Free di Quire?

Sì. Peekaboo è incluso in ogni piano Quire, Free compreso, senza bisogno di alcun upgrade.