Configura il metodo GTD in Quire per vivere senza stress

A quasi vent'anni dalla prima pubblicazione del bestseller di David Allen, Getting Things Done (GTD) resta uno dei metodi di produttività più popolari, adottato da migliaia di project manager.

Ammettiamolo: siamo tutti procrastinatori! Almeno una volta nella vita hai rimandato qualcosa a dopo, salvo poi pentirtene. Nessun problema, siamo tutti sulla stessa barca. Quando il metodo GTD è stato presentato al pubblico, è diventato in poco tempo quel trucco di produttività su cui tutti giurano. Il valore fondamentale del metodo GTD sta nel fatto che, invece di farti preoccupare per le attività che avresti dovuto completare, ti incoraggia a portarle davvero a termine.

r/explainlikeimfive: cos'è il metodo GTD?

Il metodo GTD è un modo per organizzare, categorizzare, pianificare ed eseguire le tue attività. In molti hanno discusso se la metodologia GTD sia davvero efficace, data la sua complessità. Tuttavia, per quanto possa sembrare articolata, GTD nasce per aiutarti a rispondere a una sola domanda: "Quando fare cosa?".

Sei tu a decidere quale attività affrontare per prima e quale invece mettere da parte. Con il metodo GTD puoi pianificare in anticipo ogni passaggio per ridurre lo stress inutile. Non hai più troppe informazioni in testa: puoi partire da una mente libera e concentrarti sul lavoro, invece di pensare a tutto ciò che devi fare.

Il metodo GTD propone 5 fasi per raggiungere il tuo obiettivo senza farti travolgere dallo stress.

1. Cattura: annota tutto ciò che hai in mente, ogni attività che devi svolgere. Non pensarci due volte, butta giù tutto.
2. Chiarisci: elabora la lista e decidi quale attività vada fatta per prima o richieda attenzione immediata.
3. Organizza: aggiungi date di scadenza, delega ad altri, crea un archivio di riferimento, e così via. In pratica, metti ogni cosa al suo posto.
4. Rivedi: rivedi spesso la tua lista di attività per capire se va aggiornata o rivista.
5. Agisci: parti all'azione!

Ora che hai un'idea di come funziona il metodo GTD, passiamo al prossimo passaggio (il migliore di tutti): vediamo come Quire può venirti in soccorso quando hai troppo da fare e non sai da dove iniziare.

Allineare Quire al metodo GTD

Come stella emergente tra i migliori software di gestione progetti, Quire ti permette di realizzare i tuoi sogni scomponendoli in piccole attività realizzabili, da affrontare un passo alla volta. Ti suona familiare? Quire condivide con GTD lo stesso valore di fondo: non sovraccaricarti con obiettivi schiaccianti, ma lavorare con costanza alle tue cose da fare finché, un giorno, porterai a termine ciò che hai iniziato.

Che tu sia nuovo a Quire o un fan sfegatato da anni, è probabile che tu non abbia ancora pensato di applicare il metodo GTD in Quire (se l'hai già fatto, complimenti! 😆).

Anche se David Allen ha presentato il metodo GTD per essere usato con carta e penna, con l'evoluzione della società moderna tutti cercano il modo migliore di adattare GTD allo stile di vita digitale. Abbiamo selezionato diverse funzionalità di Quire che si allineano perfettamente con le 5 fasi del metodo GTD.

Fase 1 - Cattura: lista di attività annidate

La prima regola del metodo GTD è avere la mente libera e il piatto pulito. Con Le mie attività di Quire puoi scaricare tutti i pensieri aggrovigliati e raccoglierli in una lista. Le mie attività di Quire ti offrono una lista infinita in cui conservare le attività disordinate. In un secondo momento puoi tornarci, rivedere la tua lista personale, spostare le attività o iniziare a lavorarci, fino a completarla.

Fase 2 - Chiarisci: aggiungi assegnatari, descrizioni, trasferimenti, commenti

A questo punto GTD ti pone una domanda: "Questa attività è realizzabile ora?". Se la risposta è sì, la domanda successiva è: "Servirebbero meno di 2 minuti per completarla?". Se sì, allora devi farla subito.

Se le attività richiedono più di 2 azioni per essere portate a termine, è meglio spostarle in una nuova lista. Con Quire puoi trasferire un gruppo di attività da un progetto a un altro in pochi secondi. E se aggiungi il nuovo progetto ai segnalibri, puoi passare facilmente da un progetto all'altro per tenere tutto sotto controllo.

Se non sei tu il responsabile delle attività, puoi delegarle ad altri. Quire ti permette di assegnare un'attività a uno o più assegnatari, persino a un team!

Fase 3 - Organizza: aggiungi etichette, date di scadenza, priorità, Peekaboo

David Allen suggerisce di categorizzare in questa fase tutte le attività realizzabili. La regola è semplice: ogni cosa al suo posto. Per fortuna Quire mette a disposizione le funzionalità Peekaboo, date di scadenza ed etichette per completare questa fase.

Scopri di più su come usare Peekaboo per nascondere un'attività e mettere via le distrazioni

La regola d'oro di questa fase è gestire bene la propria lista. Non sottovalutare quanto una lista di cose da fare piatta e disordinata possa distruggere la tua produttività: il metodo GTD ti porta a scorrere la lista e ad aggiungere contesto a ogni voce per una gestione più efficace.

Quire ti permette di assegnare a un'attività etichette, date di scadenza, date d'inizio e priorità. Con tutti questi dettagli, puoi avere una visione d'insieme del progetto e monitorarne i progressi senza sforzo.

Se vuoi rimandare delle attività a un'esplorazione futura, o desideri usarle solo come lista di riferimento, la funzionalità Peekaboo di Quire ti permette di mettere via tutte le distrazioni, così puoi concentrarti soltanto su ciò che richiede attenzione immediata. L'idea è andare avanti con la lista, invece di restare bloccato su un singolo passaggio.

Fase 4 - Rivedi: Panoramica, report

Per chi pratica GTD è fondamentale riflettere sui progressi e apportare le modifiche del caso. Devi rivedere spesso la situazione per capire quanto sei lontano dall'obiettivo.

Per fortuna Quire ha reso il processo di revisione più semplice che mai con gli straordinari report di panoramica. Questa vista include grafici, diagrammi, riepiloghi e attività recenti che ti mostrano quanto è stato fatto, quanto resta da fare, e così via.

Devi rivedere la lista delle azioni successive (i vari progetti), la lista di attesa (la lista Peekaboo) e il calendario imminente (integrazione con Calendario). Se ci sono attività non più rilevanti, eliminale per avere una lista più pulita.

Fase 5 - Agisci: Bacheca Kanban, Le mie attività

Niente più procrastinazione! Niente più scuse! Speriamo che, arrivato a questo punto, tu sappia già cosa devi fare! Passa all'azione sulla tua lista di attività e realizza i tuoi sogni!

Puoi selezionare le attività che richiedono attenzione immediata e spostarle nella Bacheca Kanban. Così, invece di guardare una lista lunghissima (che a volte distrae), ti basta concentrarti su una bacheca lineare, con tutte le attività ordinate e pronte per essere svolte.

La Bacheca Kanban di Quire offre anche la vista swimlane. Basta ordinare le attività per etichette, date di scadenza o assegnatari ed ecco creata senza sforzo una swimlane, pronta per essere usata!

Se stai lavorando a un progetto con assegnatari multipli e diversi collaboratori, la sezione Le mie attività di Quire ti sarà molto utile per visualizzare tutte le tue attività provenienti da diversi progetti e diverse organizzazioni.

Il metodo GTD è la chiave per aprire qualsiasi porta?

È innegabile che GTD sia uno dei migliori metodi di produttività. Devi però impegnarti in ogni singola fase per ottenere risultati concreti. GTD ti aiuta a ottimizzare l'allocazione delle risorse, a liberare la mente e a concentrarti solo sulle cose importanti.

Tuttavia, come diciamo sempre, non esiste la soluzione perfetta. Quire e GTD possono formare una coppia potente per aumentare la tua produttività e raggiungere i tuoi obiettivi, ma molto dipende da te e da come decidi di organizzare la tua lista di attività. Chiudiamo con un detto un po' scontato: tutto è possibile, basta trovare lo strumento giusto e un buon metodo per partire alla conquista del tuo sogno!