Stressiz Bir Yaşam İçin Quire'da GTD Yöntemi Nasıl Kurulur

David Allen'ın çok satan kitabının yayımlanmasından yaklaşık yirmi yıl sonra bile, Getting Things Done (GTD) binlerce proje yöneticisinin güvendiği en popüler verimlilik yöntemlerinden biri olmayı sürdürüyor.

Kabul edelim — hepimiz biraz erteleyiciyiz! Hayatınızda en az bir kez bir şeyi sonraya bırakmış ve pişman olmuşsunuzdur. Merak etmeyin, bu konuda yalnız değilsiniz. GTD yöntemi ilk kez kamuoyuyla tanıştığında, pek çok kişinin yemin ettiği olağanüstü bir verimlilik formülüne dönüştü. GTD yönteminin temel değeri şudur: yapmanız gerekip de yapmadığınız Görevler için endişelenmek yerine, sizi gerçekten işleri bitirmeye yönlendirmesidir.

r/explainlikeimfive: GTD yöntemi nedir?

GTD yöntemi, görevlerinizi düzenlemenizi, sınıflandırmanızı, planlamanızı ve hayata geçirmenizi sağlayan bir yaklaşımdır. GTD metodolojisinin karmaşıklığı göz önünde bulundurulduğunda gerçekten verimli olup olmadığı pek çok kişi tarafından tartışılmıştır. Ancak özünde son derece yalın olan GTD, size tek bir soruyu yanıtlamak için tasarlanmıştır: "Ne zaman ne yapmalıyım?".

Hangi Görev üzerinde önce çalışacağınıza ve hangisini sonraya bırakacağınıza siz karar verirsiniz. GTD yöntemiyle her adımı önceden planlayarak gereksiz stresi azaltabilirsiniz. Artık aklınızda taşımanız gereken çok fazla bilgi yok; ne yapmanız gerektiğini düşünmek yerine temiz bir sayfa açıp doğrudan işinize odaklanabilirsiniz.

GTD yöntemi, kendinizi yormadan hedefinize ulaşmanız için 5 adım sunar.

1. Yakala: Aklınızdaki her şeyi, yapmanız gereken her Görevi yazın. İki kez düşünmeyin, her şeyi listeleyin.
2. Netleştir: Listeyi gözden geçirin ve hangi Görevin önce yapılması gerektiğine ya da acil ilgi gerektirdiğine karar verin.
3. Düzenle: Bitiş tarihleri ekleyin, başkalarına devredin, referans dosyası oluşturun vb. Kısaca her şeyi yerli yerine koyun.
4. Gözden Geçir: Güncellenmesi veya revize edilmesi gerekip gerekmediğini görmek için Görev listenizi sık sık inceleyin.
5. Harekete Geç: Yapmaya başlayın!

GTD yönteminin nasıl işlediğine dair bir fikriniz oluştu; şimdi en iyi adıma geçelim ve Quire'ın sizi ne yapacağını bilmediğiniz o gergin anlardan nasıl kurtardığını görelim.

Quire'ı GTD Yöntemiyle Hizalamak

En iyi proje yönetim yazılımları arasında hızla yükselen Quire, hayallerinizi küçük ve uygulanabilir Görevlere bölerek hedefinize adım adım ilerlemenizi sağlar. Tanıdık geldi mi? Quire, GTD ile aynı temel değeri paylaşır: kullanıcıları bunaltıcı hedeflerle köşeye sıkıştırmak yerine, yapılacaklar listenizde tutarlı biçimde ilerlemenizi ve bir gün başladığınız her şeyi tamamlamanızı hedefler.

Quire'a yeni başlıyor olsanız da yıllardır tutkulu bir Quire kullanıcısı olsanız da GTD yöntemini Quire'a entegre etmeyi muhtemelen düşünmemişsinizdir (eğer düşündüyseniz, tebrikler! 😆).

David Allen, GTD yöntemini kağıt kalem ile çalışmak üzere tasarlamış olsa da modern dünyanın gelişimiyle birlikte herkes GTD'yi dijital yaşama en iyi şekilde uyarlamanın yollarını arıyor. Quire'ın GTD yönteminin 5 adımıyla mükemmel biçimde örtüşen çeşitli özelliklerini bir araya getirdik.

Adım 1 - Yakala: İç içe Görev listesi

GTD yönteminin ilk kuralı, zihninizi boşaltmak ve temiz bir sayfa açmaktır. Quire Görevlerim ile karmaşık düşüncelerinizi bir listeye döküp oraya aktarabilirsiniz. Quire Görevlerim, dağınık Görevlerinizi depolamanız için sonsuz bir liste sunar. Daha sonra kişisel Görev listenize dönüp inceleyebilir, Görevleri aktarabilir ya da üzerinde çalışmaya başlayarak Görev listesini tamamen tamamlayabilirsiniz.

Adım 2 - Netleştir: Sorumlu ekle, açıklamalar, aktarım, yorumlar

GTD burada size tek bir soru sorar: "Bu Görev şu an yapılabilir mi?". Yanıt evet ise bir sonraki soru şudur: "Görevi tamamlamak 2 dakikadan az mı sürer?". Evet ise hemen yapın.

Görevler tamamlanmak için 2'den fazla eylem gerektiriyorsa yeni bir listeye aktarmanız gerekebilir. Quire'da, bir Görev grubunu saniyeler içinde bir projeden diğerine kolayca taşıyabilirsiniz. Yeni projeyi yer imlerine eklerseniz projeler arasında geçiş yaparak her şeyi takip etmek de son derece kolay olur.

Görevlerden sorumlu olacak kişi siz değilseniz, bunları başkalarına devredebilirsiniz. Quire, Görevi bir veya daha fazla Sorumluya, hatta bir ekibe atamanıza olanak tanır!

Adım 3 - Düzenle: Etiket ekle, Bitiş tarihleri, Öncelik, Mahzen

David Allen, bu adımda tüm uygulanabilir Görevleri sınıflandırmanızı önerir. Buradaki anahtar nokta, doğru şeyi doğru yere koymaktır. Neyse ki Quire'da bu adımı yerine getirmeniz için Mahzen, Bitiş tarihleri ve Etiketler özellikleri mevcuttur.

Bir Görevi dikkati dağıtan unsurlardan uzaklaştırmak için Mahzen'i nasıl kullanacağınız hakkında daha fazla bilgi edinin

Bu adımın altın kuralı, listenizi iyi yönetmektir. Sıradan ve düzensiz bir yapılacaklar listesinin verimliliğinizi nasıl sekteye uğratabileceğini asla küçümsemeyin. GTD yöntemi, listenizi baştan sona gözden geçirmenize ve daha iyi yönetim için bağlam eklemenize olanak tanır.

Quire, bir Göreve Etiketler, bitiş ve Başlangıç tarihleri ile Öncelik atamanıza imkân verir. Tüm bu ayrıntılarla projenizin büyük resmini görebilir ve ilerlemeyi zahmetsizce takip edebilirsiniz.

Görevleri ilerleyen tarihlere ertelemek veya yalnızca referans listesi olarak kullanmak istiyorsanız, Quire Mahzen özelliği dikkat dağıtıcı unsurları göz önünden uzaklaştırarak yalnızca acil ilgi gerektiren Görevlere odaklanmanızı sağlar. Ertelemek istediğiniz Görevler için de bu özelliği kullanabilirsiniz. Amaç, belirli bir adımda takılıp kalmak yerine Görev listenizde ilerlemeye devam etmektir.

Adım 4 - Yansıt: Genel Bakış, Raporlar

GTD uygulayıcısı için ilerlemeyi değerlendirmek ve gerekli değişiklikleri yapmak son derece kritiktir. Hedefinizden ne kadar uzakta olduğunuzu bilmek için sık sık gözden geçirmeniz şarttır.

Neyse ki Quire, olağanüstü Genel Bakış Raporlarıyla yansıtma sürecini hiç olmadığı kadar kolaylaştırdı. Bu görünüm; ne kadarının tamamlandığını, ne kadarının yapılması gerektiğini ve daha fazlasını gösteren Grafikler, tablolar, özetler ve Son Aktiviteleri içerir.

Sonraki eylem listenizi (farklı projeler), bekleme listenizi (Mahzen listesi), yaklaşan takviminizi (Takvim entegrasyonu) gözden geçirmeniz gerekir. Artık geçerliliğini yitirmiş Görevler varsa daha temiz bir Görev listesi için bunları silin.

Adım 5 - Harekete Geç: Kanban Panosu, Görevlerim

Erteleme yok! Bahane yok! Umarız bu adımda artık ne yapmanız gerektiğini biliyorsunuzdur! Görev listenize geçin ve hayallerinize ulaşın!

Acil ilgi gerektiren birkaç Görevi seçerek Kanban Panosuna taşıyabilirsiniz. Böylece bazen dikkat dağıtıcı olabilen uzun bir listeye bakmak yerine, üzerinde çalışmaya hazır tüm Görevlerin güzelce sıralandığı düz bir Panoya odaklanabilirsiniz.

Quire Kanban Panosu, size swimlane görünümü de sunar. Tüm Görevlerinizi Etiketlere, Bitiş tarihlerine veya Sorumlulara göre sıralayın; swimlane zahmetsizce oluşturulur ve hemen kullanıma hazır!

Birden fazla Sorumlu ve katkıda bulunanla bir proje üzerinde çalışıyorsanız, Quire Görevlerim bölümü farklı projelerden ve organizasyonlardan tüm Görevlerinizi tek bir yerden görüntülemeniz için son derece kullanışlı olacaktır.

GTD yöntemi her kapıyı açan bir anahtar mı?

GTD'nin en iyi verimlilik yöntemlerinden biri olduğu tartışılmaz. Daha fazlasını gerçekten başarabilmek için her adımda kararlı olmanız gerekir. GTD, kaynaklarınızı en verimli şekilde kullanmanıza, zihninizi boşaltmanıza ve yalnızca önemli olanlara odaklanmanıza yardımcı olur.

Ancak her zaman söylediğimiz gibi, mükemmel bir çözüm yoktur. Quire ve GTD, verimliliğinizi artırmanız ve hedeflerinize ulaşmanız için güçlü bir ikili olabilir; ama her şey sonunda size ve Görev listenizi nasıl değerlendirmek istediğinize bağlıdır. Sözü şu klişe ama doğru bir sözle bağlayalım: Her şey mümkündür, yalnızca hayal ettiğiniz şeye başlamanızı sağlayacak doğru aracı ve iyi bir yöntemi bulmanız yeterli!