Configure o Método GTD no Quire para Viver Sem Stress

Quase duas décadas após a publicação do livro best-seller de David Allen, o Getting Things Done (GTD) continua a ser um dos métodos de produtividade mais populares e no qual confiam milhares de gestores de projetos.

Sejamos honestos: somos todos procrastinadores! Pelo menos uma vez na vida, adiou algo para mais tarde e arrependeu-se rapidamente dessa decisão. Não se preocupe, estamos todos no mesmo barco. Quando o método GTD foi apresentado ao público, tornou-se imediatamente o truque fenomenal de produtividade que muitas pessoas adotaram com convicção. O valor central do método GTD é que, em vez de se preocupar com as Tarefas que deveria ter feito, encoraja-o a efetivamente fazer as coisas.

r/explainlikeimfive: O que é o método GTD?

O método GTD é uma forma de organizar, categorizar, planear e executar as suas Tarefas. Muitos discutiram e debateram se a metodologia GTD é realmente eficiente, dada a sua complexidade. No entanto, por mais simples que seja, o GTD foi pensado para o ajudar a responder a uma única questão: "Quando fazer o quê?".

É você quem decide qual a Tarefa a abordar primeiro e qual deixar para mais tarde. Com o método GTD, pode planear cada passo com antecedência para reduzir o stress desnecessário. Já não tem demasiada informação na cabeça: pode começar com a mente limpa e dedicar-se ao trabalho em vez de pensar no que tem para fazer.

O método GTD apresenta 5 passos para alcançar o seu objetivo sem stress.

1. Capturar: Escreva tudo o que tem em mente, cada Tarefa que tem de fazer. Não pense duas vezes, basta listar tudo.
2. Clarificar: Processe a lista e decida que Tarefa deve ser feita primeiro ou exige atenção imediata.
3. Organizar: Adicione datas limite, delegue a outros, construa um ficheiro de referência, etc. Basicamente, coloque cada coisa onde pertence.
4. Rever: Reveja a sua lista de Tarefas frequentemente para ver se precisa de ser atualizada ou revista.
5. Executar: Comece a fazer!

Agora que já tem uma ideia de como funciona o método GTD, passemos ao próximo passo (o melhor passo) para ver como o Quire entra em ação para o salvar da tensão de ter demasiado para fazer e não saber por onde começar.

Alinhar o Quire com o Método GTD

Sendo uma estrela em ascensão entre os melhores softwares de gestão de projetos, o Quire permite-lhe alcançar os seus sonhos dividindo-os em pequenas Tarefas executáveis e trabalhando em direção ao seu objetivo. Soa familiar? O Quire partilha o valor central do GTD ao não empurrar os utilizadores para o limite com objetivos esmagadores; em vez disso, deve trabalhar consistentemente nas suas tarefas pendentes e, eventualmente, um dia, irá terminar aquilo que começou.

Quer seja novo no Quire ou um fã incondicional do Quire há anos, é provável que nunca tenha pensado em implementar o método GTD no Quire (se já o fez, parabéns! 😆).

Embora David Allen tenha apresentado o método GTD para ser usado com papel e caneta, com a evolução da sociedade moderna, todos procuram a melhor forma de implementar o GTD num estilo de vida digital. Reunimos várias funcionalidades do Quire que se alinham perfeitamente com os 5 passos do método GTD.

Passo 1 - Capturar: Lista de Tarefas aninhada

A primeira regra do método GTD é ter a mente em branco e o prato limpo. Com As Minhas Tarefas do Quire, pode descarregar todos os seus pensamentos emaranhados e colocá-los numa lista. As Minhas Tarefas do Quire dão-lhe uma lista infinita para armazenar as suas Tarefas desordenadas. Mais tarde, pode voltar e rever a sua lista pessoal de Tarefas para as transferir ou começar a trabalhar nelas e concluir tudo de uma vez.

Passo 2 - Clarificar: Adicionar Colaboradores, descrições, transferir, comentários

O GTD coloca-lhe aqui uma questão: "Esta Tarefa pode ser executada agora?". Se sim, a próxima pergunta seria: "Demoraria menos de 2 minutos a concluir a Tarefa?". Se demorar, então tem de a fazer imediatamente.

Se as Tarefas exigirem mais de 2 ações para serem concluídas, talvez tenha de as transferir para uma nova lista. No Quire, pode facilmente mover um grupo de Tarefas de um projeto para outro em apenas segundos. E se adicionar o novo projeto aos favoritos, pode alternar facilmente entre projetos para acompanhar tudo.

Se não for você o responsável pelas Tarefas, pode delegá-las a outros. O Quire permite-lhe atribuir a Tarefa a um ou mais Colaboradores, até a uma equipa!

Passo 3 - Organizar: Adicionar tags, Datas limite, Prioridade, Peekaboo

David Allen sugere categorizar todas as Tarefas executáveis nesta fase. A chave aqui é colocar a coisa certa no lugar certo. Felizmente, com o Quire, dispomos das funcionalidades Peekaboo, Datas limite e Tags para que possa cumprir este passo.

Saiba mais sobre como fazer peekaboo a uma Tarefa para afastar as distrações

A regra de ouro deste passo é gerir bem a sua lista. Nunca subestime o quanto uma lista de tarefas simples e desorganizada pode destruir a sua produtividade; o método GTD permite-lhe percorrer a sua lista e dar mais contexto às entradas para uma melhor gestão.

O Quire permite-lhe atribuir tags, datas limite e de início, e Prioridade a uma Tarefa. Com todos esses detalhes, pode ter a visão global do seu projeto e acompanhar o progresso sem esforço.

Se quiser adiar as Tarefas para exploração futura ou se apenas pretender que essas Tarefas sirvam como lista de referência, a funcionalidade Peekaboo do Quire deixa-o esconder todas as distrações para que possa concentrar-se apenas nas coisas que exigem a sua atenção imediata. A ideia é avançar com a sua lista de Tarefas, em vez de ficar preso num passo em particular.

Passo 4 - Refletir: Visão Geral, Relatório

É essencial que um praticante de GTD reflita sobre o progresso e faça os ajustes necessários. Tem de rever frequentemente para saber a que distância está do objetivo.

Felizmente, o Quire tornou o processo de reflexão mais fácil do que nunca com os excecionais Relatórios de Visão Geral. Esta vista inclui Gráficos, diagramas, resumos e Atividades Recentes que mostram quanto foi feito, quanto falta fazer, etc.

Precisa de rever a sua lista de próximas ações (diferentes projetos), a lista de espera (lista Peekaboo) e o Calendário das próximas atividades (integração com o Calendário). Se houver Tarefas que já não sejam relevantes, elimine-as para ter uma lista de Tarefas mais limpa.

Passo 5 - Executar: Quadro Kanban, As Minhas Tarefas

Acabou-se a procrastinação! Acabaram-se as desculpas! Esperamos que, nesta fase, já saiba o que tem de fazer agora! Aja sobre a sua lista de Tarefas e alcance os seus sonhos!

Pode selecionar várias Tarefas que precisam da sua atenção imediata e movê-las para o Quadro Kanban. Ao fazer isto, em vez de olhar para uma lista longa (que por vezes pode causar distração), pode concentrar-se num Quadro plano com todas as Tarefas bem dispostas e prontas a serem trabalhadas.

O Quadro Kanban do Quire também lhe oferece a vista swimlane. Basta ordenar todas as suas Tarefas por tags, datas limite ou Colaboradores e voilà, uma swimlane é criada sem esforço e está pronta a ser explorada!

Se estiver a trabalhar num projeto com múltiplos colaboradores e contribuintes, a secção As Minhas Tarefas do Quire ser-lhe-á muito útil para ver todas as suas Tarefas de diferentes projetos e organizações.

Será o método GTD uma chave-mestra para abrir qualquer porta?

É inegável que o GTD é um dos melhores métodos de produtividade. Tem de se comprometer com cada etapa do processo para realmente fazer mais. O GTD ajuda-o a maximizar a alocação dos seus recursos, a clarear a mente e a focar-se apenas no que é importante.

No entanto, como sempre dizemos, não há solução perfeita. O Quire e o GTD podem ser um duo poderoso para o ajudar a impulsionar a sua produtividade e a alcançar os seus objetivos, mas também depende de si e de como quer digerir a sua lista de Tarefas. Terminemos com a frase já batida de que tudo é possível: basta encontrar a ferramenta certa e um bom método para começar a perseguir o seu sonho!