GTD-Methode in Quire einrichten und stressfrei leben

Zuletzt aktualisiert: 29. Juli 2026

Fast zwei Jahrzehnte nach der Erstveröffentlichung des Bestsellers von David Allen ist Getting Things Done (GTD) noch immer eine der beliebtesten Produktivitätsmethoden, der Tausende von Projektmanagern vertrauen.

Seien wir ehrlich: Jeder ist ein Aufschieber! Mindestens einmal im Leben verschiebt man etwas auf später und bereut die Entscheidung bald darauf. Keine Sorge, uns geht es allen gleich. Als die GTD-Methode zum ersten Mal der Öffentlichkeit vorgestellt wurde, wurde sie sofort zu dem phänomenalen Produktivitäts-Hack, auf den viele Menschen schwören. Der Kerngedanke der GTD-Methode ist: Anstatt sich über die Aufgaben zu sorgen, die man hätte erledigen sollen, ermutigt sie dazu, die Dinge tatsächlich zu erledigen.

r/explainlikeimfive: Was ist die GTD-Methode?

Die GTD-Methode ist eine Möglichkeit, Ihre Aufgaben zu organisieren, zu kategorisieren, zu planen und auszuführen. Viele Menschen haben diskutiert und darüber gestritten, ob die GTD-Methodik angesichts ihrer Komplexität wirklich effizient ist. So einfach sie aber auch ist, GTD hilft Ihnen, eine einzige Frage zu beantworten: „Wann ist was zu tun?"

Sie entscheiden selbst, welche Aufgabe zuerst erledigt wird und welche später drankommt. Mit der GTD-Methode können Sie jeden Schritt im Voraus planen, um unnötigen Stress zu vermeiden. Sie müssen nicht mehr so viele Informationen im Kopf behalten, sondern können mit einem klaren Kopf starten und sich auf Ihre Arbeit konzentrieren, statt ständig darüber nachzudenken, was noch zu tun ist.

Die GTD-Methode legt 5 Schritte fest, mit denen Sie Ihr Ziel erreichen, ohne sich unter Druck zu setzen.

1. Erfassen: Schreiben Sie alles auf, was Ihnen durch den Kopf geht, jede Aufgabe, die Sie erledigen müssen. Denken Sie nicht zweimal nach, listen Sie einfach alles auf.
2. Klären: Bearbeiten Sie die Liste und entscheiden Sie, welche Aufgabe zuerst erledigt werden sollte oder sofortige Aufmerksamkeit erfordert.
3. Organisieren: Fügen Sie Fälligkeitsdaten hinzu, delegieren Sie an andere, erstellen Sie eine Referenzdatei usw. Im Grunde bringen Sie alles dorthin, wo es hingehört.
4. Überprüfen: Überprüfen Sie Ihre Aufgabenliste häufig, um zu sehen, ob sie aktualisiert oder überarbeitet werden muss.
5. Umsetzen: Fangen Sie an!

Jetzt haben Sie schon eine Vorstellung davon, wie die GTD-Methode funktioniert. Gehen wir zum nächsten Schritt (dem besten Schritt) über und sehen wir, wie Quire Ihnen zu Hilfe kommt, wenn Sie unter der Last von zu vielen Aufgaben stehen und nicht wissen, wo Sie anfangen sollen.

Quire an die GTD-Methode anpassen

Als aufstrebender Stern unter der besten Projektmanagement-Software lässt Quire Sie Ihre Träume verwirklichen, indem Sie sie in kleine, machbare Aufgaben zerlegen und dann auf Ihr Ziel hinarbeiten. Klingt vertraut? Quire teilt den Kerngedanken von GTD: Nutzer werden nicht mit überwältigenden Zielen an ihre Grenzen gebracht, sondern arbeiten stetig an ihren To-dos und erledigen so eines Tages, was sie begonnen haben.

Egal, ob Sie neu bei Quire sind oder schon seit Jahren treuer Quire-Fan – die Chancen stehen gut, dass Sie noch nicht daran gedacht haben, die GTD-Methode in Quire umzusetzen (falls Sie das schon getan haben, alle Achtung! 😆).

David Allen hat die GTD-Methode zwar für Stift und Papier entwickelt, doch mit dem Fortschritt der modernen Gesellschaft versucht heute jeder, den besten Weg zu finden, GTD in den digitalen Alltag zu übertragen. Wir haben mehrere Quire-Funktionen zusammengestellt, die sich perfekt mit den 5 Schritten der GTD-Methode kombinieren lassen.

Bevorzugen Sie ein fertiges Setup? Der GTD-Vorlagenleitfaden führt durch dieselben fünf Schritte mit einer Projektstruktur, die Sie direkt in Ihren Arbeitsbereich übernehmen können.

Schritt 1 – Erfassen: Verschachtelte Aufgabenliste

Die erste Regel der GTD-Methode ist ein leerer Kopf und ein sauberer Tisch. Mit Quire Meine Aufgaben können Sie all Ihre verworrenen Gedanken loswerden und sie in eine Liste packen. Quire Meine Aufgaben bietet Ihnen eine unendliche Liste, um Ihre unübersichtlichen Aufgaben zu speichern. Später können Sie zurückkehren und Ihre persönliche Aufgabenliste durchsehen, sie übertragen oder direkt daran arbeiten und die Liste dann vollständig abschließen.

Schritt 2 – Klären: Beauftragte, Beschreibungen, Übertragung, Kommentare hinzufügen

GTD stellt Ihnen an dieser Stelle eine Frage: „Ist diese Aufgabe jetzt umsetzbar?". Wenn ja, lautet die nächste Frage: „Würde die Erledigung der Aufgabe weniger als 2 Minuten dauern?". Wenn ja, dann sollten Sie sie sofort erledigen.

Erfordern die Aufgaben mehr als 2 Handlungsschritte, müssen Sie sie eventuell in eine neue Liste übertragen. Bei Quire können Sie ganz einfach eine Gruppe von Aufgaben in Sekundenschnelle von einem Projekt in ein anderes verschieben. Und wenn Sie das neue Projekt mit einem Lesezeichen versehen, können Sie mühelos zwischen Projekten wechseln, um den Überblick über alles zu behalten.

Wenn Sie nicht selbst für die Aufgaben verantwortlich sein werden, können Sie sie an andere delegieren. Quire lässt Sie die Aufgabe einem oder mehreren Beauftragten zuweisen, sogar einem ganzen Team!

Schritt 3 – Organisieren: Tags, Fälligkeitsdaten, Priorität, Peekaboo hinzufügen

David Allen schlägt vor, alle umsetzbaren Aufgaben in diesem Schritt zu kategorisieren. Der Schlüssel liegt darin, die richtige Sache an den richtigen Ort zu bringen. Zum Glück haben wir bei Quire die Funktionen Peekaboo, Fälligkeitsdaten und Tags, mit denen Sie diesen Schritt erfüllen können.

Lesen Sie mehr darüber, wie Sie eine Aufgabe peekaboo-en, um Ablenkungen zu verstecken

Die goldene Regel für diesen Schritt lautet: Verwalten Sie Ihre Liste gut. Unterschätzen Sie nie, wie sehr eine einfache und unorganisierte To-do-Liste Ihre Produktivität zerstören kann. Die GTD-Methode lässt Sie Ihre Liste durchgehen und ihr für eine bessere Verwaltung mehr Kontext hinzufügen.

Quire lässt Sie einer Aufgabe Tags, Fälligkeits- und Startdaten sowie Priorität zuweisen. Mit all diesen Details erhalten Sie das große Ganze Ihres Projekts und können den Fortschritt mühelos verfolgen. Wenn Sie ein einfaches Framework suchen, um zu entscheiden, was wirklich dringend und was nur lautstark ist, passt die Eisenhower-Matrix hervorragend zu diesem Prioritätsfeld.

Wenn Sie Aufgaben für zukünftige Betrachtung verschieben möchten oder sie nur als Referenzliste dienen sollen, lässt Sie die Quire-Peekaboo-Funktion alle Ablenkungen aus dem Blickfeld räumen, damit Sie sich nur auf die Dinge konzentrieren können, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Die Idee ist, mit Ihrer Aufgabenliste voranzukommen, statt an einem einzelnen Schritt hängen zu bleiben.

Schritt 4 – Reflektieren: Übersicht, Bericht

Für jeden GTD-Anwender ist es entscheidend, den Fortschritt zu reflektieren und entsprechende Änderungen vorzunehmen. Sie müssen häufig überprüfen, wie weit Sie von Ihrem Ziel entfernt sind.

Zum Glück hat Quire den Reflexionsprozess mit den hervorragenden Übersicht-Berichten einfacher denn je gemacht. Diese Ansicht enthält Diagramme, Grafiken, Zusammenfassungen und aktuelle Aktivitäten, die zeigen, wie viel bereits erledigt wurde, wie viel noch zu tun ist usw.

Sie sollten Ihre Liste der nächsten Handlungen (verschiedene Projekte), Ihre Warteliste (Peekaboo-Liste) und Ihren bevorstehenden Kalender (Kalenderintegration) überprüfen. Gibt es Aufgaben, die nicht mehr relevant sind, löschen Sie sie für eine übersichtlichere Aufgabenliste.

Schritt 5 – Umsetzen: Kanban Board, Meine Aufgaben

Kein Aufschieben mehr! Keine Ausreden mehr! Wir hoffen, Sie wissen an dieser Stelle bereits, was jetzt zu tun ist! Handeln Sie bei Ihrer Aufgabenliste und verwirklichen Sie Ihre Träume!

Sie können mehrere Aufgaben auswählen, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit benötigen, und sie auf das Kanban Board verschieben. So können Sie sich, statt eine lange Liste zu betrachten (die manchmal ablenken kann), einfach auf ein flaches Board mit allen schön angeordneten Aufgaben konzentrieren, die bereit sind, angegangen zu werden.

Das Quire-Kanban-Board bietet Ihnen auch eine Swimlane-Ansicht. Sortieren Sie einfach alle Ihre Aufgaben nach Tags, Fälligkeitsdaten oder Beauftragten, und schon ist mühelos eine Swimlane erstellt, bereit zum Eintauchen!

Wenn Sie an einem Projekt mit mehreren Beauftragten und Mitwirkenden arbeiten, wird Ihnen der Bereich Meine Aufgaben von Quire sehr nützlich sein, um alle Ihre Aufgaben aus verschiedenen Projekten und Organisationen auf einen Blick zu sehen.

Ist die GTD-Methode ein Generalschlüssel für jede Tür?

Es ist unbestreitbar, dass GTD eine der besten Produktivitätsmethoden ist. Sie müssen sich zu jedem Schritt des Weges verpflichten, um tatsächlich mehr zu erledigen. GTD hilft Ihnen, Ihre Ressourcen optimal einzusetzen, Ihren Kopf freizumachen und sich nur auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren.

Es gibt kein perfektes System, und GTD bildet da keine Ausnahme. Es erledigt die Arbeit nicht für Sie, und es hält keine Woche durch, wenn Ihre Aufgaben über fünf Apps verstreut sind. Was es Ihnen aber gibt, ist ein einziger Ort für alles und ein Rhythmus, um zu entscheiden, was als Nächstes zählt. Quire und GTD passen gut zusammen, weil sie sich in derselben Idee einig sind: Zerlegen Sie das Überwältigende in kleine, machbare Schritte und erledigen Sie sie dann tatsächlich. Richten Sie die fünf Schritte einmal ein, und die Methode erledigt still im Hintergrund ihre Aufgabe, während Sie sich um Ihre kümmern.

Wie lassen sich die fünf GTD-Schritte auf Quire abbilden?

GTD besteht aus fünf Schritten, und Quire bietet für jeden davon eine Heimat. Hier ist die Zuordnung.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die GTD-Methode?

GTD (Getting Things Done) ist David Allens Methode zum Erfassen, Klären, Organisieren, Reflektieren und Umsetzen von Aufgaben, damit Sie sie nicht mehr im Kopf behalten müssen und immer wissen, was als Nächstes zu tun ist.

Was sind die fünf Schritte der GTD-Methode?

Erfassen, Klären, Organisieren, Reflektieren und Umsetzen. Schreiben Sie alles auf, entscheiden Sie, was umsetzbar ist, fügen Sie Kontext wie Tags und Termine hinzu, überprüfen Sie regelmäßig und erledigen Sie dann die Arbeit.

Wie richtet man GTD in einem Projektmanagement-Tool ein?

Bilden Sie jeden Schritt auf eine Funktion ab: Erfassen in Meine Aufgaben, Klären durch Zuweisen und Übertragen von Aufgaben, Organisieren mit Tags und Peekaboo, Reflektieren mit Übersicht-Berichten und Umsetzen auf dem Kanban Board.

Funktioniert die GTD-Methode auch für Teams?

Ja. Derselbe Kreislauf aus Erfassen, Klären, Organisieren, Reflektieren und Umsetzen funktioniert auch für Teams, wenn Aufgaben in einem gemeinsamen Tool liegen. Beauftragte und Kommentare sorgen dafür, dass die nächsten Schritte für alle sichtbar bleiben.

Ist die GTD-Methode noch relevant?

Ja. Fast zwei Jahrzehnte später ist GTD immer noch eine der vertrauenswürdigsten Produktivitätsmethoden, weil sie toolunabhängig ist und ihr Kerngedanke, den Kopf freizumachen, um sich auf das Tun zu konzentrieren, nach wie vor gilt.