GTD-Methode in Quire einrichten und stressfrei leben

Fast zwei Jahrzehnte nach der Erstveröffentlichung des Bestsellers von David Allen zählt Getting Things Done (GTD) noch immer zu den beliebtesten Produktivitätsmethoden – und wird von tausenden von Projektmanagern täglich eingesetzt.

Seien wir ehrlich: Wir alle prokrastinieren! Mindestens einmal im Leben verschiebt man etwas auf später und bereut es hinterher. Keine Sorge, damit stehst du nicht allein. Als die GTD-Methode erstmals der Öffentlichkeit vorgestellt wurde, avancierte sie sofort zum gefeierten Produktivitätshack, auf den viele Menschen schwören. Der Kern von GTD liegt nicht darin, sich über unerledigte Aufgaben Gedanken zu machen, sondern darin, Dinge tatsächlich anzugehen und abzuschließen.

r/explainlikeimfive: Was ist die GTD-Methode?

Die GTD-Methode ist ein Ansatz, um Aufgaben zu organisieren, zu kategorisieren, zu planen und umzusetzen. Viele haben diskutiert, ob die GTD-Methodik angesichts ihrer Komplexität wirklich effizient ist. Aber so unkompliziert sie auch klingt: GTD beantwortet eine einzige Frage – „Wann erledige ich was?".

Du entscheidest selbst, welche Aufgabe zuerst bearbeitet wird und welche auf später verschoben werden kann. Mit der GTD-Methode planst du jeden Schritt im Voraus, um unnötigen Stress zu vermeiden. Dein Kopf ist nicht mehr vollgestopft mit Informationen – du startest mit einer leeren Seite und konzentrierst dich auf die eigentliche Arbeit, statt darüber nachzudenken, was alles noch zu tun ist.

Die GTD-Methode beschreibt 5 Schritte, um deine Ziele ohne unnötigen Stress zu erreichen.

1. Erfassen: Schreib alles auf, was dir durch den Kopf geht – jede Aufgabe, die du erledigen musst. Kein Nachdenken, einfach alles auflisten.
2. Klären: Gehe die Liste durch und entscheide, welche Aufgabe zuerst erledigt werden sollte oder sofortige Aufmerksamkeit erfordert.
3. Organisieren: Fälligkeitsdaten hinzufügen, Aufgaben delegieren, Referenzdateien anlegen usw. Kurz gesagt: Alles an seinen richtigen Platz bringen.
4. Überprüfen: Gehe deine Aufgabenliste regelmäßig durch, um zu prüfen, ob sie aktualisiert oder überarbeitet werden muss.
5. Umsetzen: Leg los!

Jetzt kennst du die Grundzüge der GTD-Methode. Im nächsten Schritt – dem besten Schritt – zeigen wir dir, wie Quire dir hilft, den Druck zu nehmen, wenn du viel zu tun hast und nicht weißt, wo du anfangen sollst.

Quire mit der GTD-Methode in Einklang bringen

Als aufgehender Stern unter der besten Projektmanagement-Software ermöglicht es dir Quire, deine Träume zu verwirklichen, indem du sie in kleine, umsetzbare Aufgaben aufteilst und Schritt für Schritt auf dein Ziel hinarbeitest. Klingt bekannt? Quire teilt den Grundgedanken von GTD: Nutzer sollen nicht von überwältigenden Zielen erdrückt werden, sondern kontinuierlich an ihren To-dos arbeiten – bis sie eines Tages das Begonnene abschließen.

Egal, ob du neu bei Quire bist oder schon seit Jahren ein überzeugter Quire-Fan: Wahrscheinlich hast du noch nie daran gedacht, die GTD-Methode in Quire umzusetzen (falls doch – Hut ab! 😆).

David Allen hat die GTD-Methode ursprünglich für Stift und Papier entwickelt, aber im Zuge der digitalen Transformation suchen alle nach dem besten Weg, GTD im digitalen Alltag anzuwenden. Wir haben mehrere Quire-Funktionen zusammengestellt, die sich perfekt mit den 5 Schritten der GTD-Methode vereinbaren lassen.

Schritt 1 – Erfassen: Verschachtelte Aufgabenliste

Die erste Regel der GTD-Methode lautet: freier Kopf, saubere Ausgangslage. Mit Quire Meine Aufgaben kannst du all deine wirren Gedanken bündeln und in einer Liste festhalten. Quire Meine Aufgaben bietet dir eine unbegrenzte Liste, um deine unsortierten Aufgaben zu speichern. Du kannst jederzeit zurückkehren, deine persönliche Aufgabenliste durchgehen und die Aufgaben entweder übertragen oder direkt damit beginnen und die Aufgabenliste schließlich vollständig abhaken.

Schritt 2 – Klären: Beauftragter hinzufügen, Beschreibungen, Übertragen, Kommentare

GTD stellt hier eine einzige Frage: „Ist diese Aufgabe jetzt umsetzbar?". Wenn ja, lautet die nächste Frage: „Lässt sich die Aufgabe in weniger als 2 Minuten erledigen?". Falls ja, erledige sie sofort.

Wenn die Aufgaben mehr als 2 Schritte erfordern, müssen sie möglicherweise in eine neue Liste übertragen werden. In Quire kannst du eine Gruppe von Aufgaben ganz einfach von einem Projekt in ein anderes verschieben – in wenigen Sekunden. Wenn du das neue Projekt mit einem Lesezeichen versiehst, kannst du mühelos zwischen Projekten wechseln und den Überblick behalten.

Bist du nicht die Person, die für die Aufgaben verantwortlich ist, kannst du sie an andere delegieren. Quire ermöglicht es dir, die Aufgabe einem oder mehreren Beauftragter zuzuweisen – sogar einem ganzen Team!

Schritt 3 – Organisieren: Tags hinzufügen, Fälligkeitsdaten, Priorität, Peekaboo

David Allen empfiehlt, in diesem Schritt alle umsetzbaren Aufgaben zu kategorisieren. Der Schlüssel liegt darin, jedem Element seinen richtigen Platz zuzuweisen. Zum Glück bietet Quire dafür Peekaboo, Fälligkeitsdaten und Tags, mit denen du diesen Schritt perfekt umsetzen kannst.

Weiterlesen: Wie du eine Aufgabe mit Peekaboo versteckst, um Ablenkungen aus dem Weg zu räumen

Die goldene Regel in diesem Schritt lautet: Deine Liste gut zu pflegen. Unterschätze nie, wie sehr eine unstrukturierte To-do-Liste deine Produktivität zerstören kann. Die GTD-Methode lässt dich deine Liste durchgehen und mit mehr Kontext anreichern, um sie besser handhabbar zu machen.

Quire ermöglicht es dir, Tags, Fälligkeits- und Startdatum sowie Priorität einer Aufgabe zuzuweisen. Mit all diesen Details behältst du das große Ganze deines Projekts im Blick und kannst den Fortschritt mühelos verfolgen.

Möchtest du Aufgaben verschieben und für die spätere Bearbeitung zurückstellen, oder sollen Aufgaben nur als Referenzliste dienen, hilft dir die Quire Peekaboo-Funktion, alle Ablenkungen beiseitezuschieben – damit du dich ausschließlich auf das konzentrieren kannst, was jetzt sofortige Aufmerksamkeit erfordert. Der Gedanke dahinter: mit deiner Aufgabenliste vorankommen, statt an einem bestimmten Schritt festzustecken.

Schritt 4 – Reflektieren: Übersicht, Bericht

Für jeden GTD-Anwender ist es entscheidend, den Fortschritt zu reflektieren und entsprechende Anpassungen vorzunehmen. Regelmäßige Überprüfungen zeigen dir, wie weit du noch von deinem Ziel entfernt bist.

Zum Glück hat Quire den Reflexionsprozess mit den ausgezeichneten Übersicht-Berichten so einfach wie nie gemacht. Diese Ansicht enthält Diagramme, Grafiken, Zusammenfassungen und Aktivitäten, die zeigen, wie viel bereits erledigt wurde, wie viel noch aussteht und vieles mehr.

Du solltest deine nächste Aktionsliste (verschiedene Projekte), die Warteliste (Peekaboo-Liste) und den anstehenden Kalender (Kalender-Integration) regelmäßig durchgehen. Aufgaben, die nicht mehr relevant sind, einfach löschen – für eine übersichtlichere Aufgabenliste.

Schritt 5 – Umsetzen: Kanban Board, Meine Aufgabe

Schluss mit dem Aufschieben! Keine Ausreden mehr! Wir hoffen, dass du in diesem Schritt bereits weißt, was jetzt zu tun ist! Pack deine Aufgabenliste an und verwirkliche deine Träume!

Du kannst mehrere Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, auswählen und sie auf das Kanban Board verschieben. Statt in einer langen Liste zu versinken (die manchmal ablenken kann), fokussierst du dich auf ein übersichtliches Board mit allen Aufgaben, die ordentlich angeordnet und bereit zur Bearbeitung sind.

Das Quire Kanban Board bietet dir auch eine Swimlane-Ansicht. Sortiere einfach alle deine Aufgaben nach Tags, Fälligkeitsdaten oder Beauftragter – und schon ist die Swimlane mühelos erstellt und kann direkt in Angriff genommen werden!

Wenn du an einem Projekt mit mehreren Beauftragter und Mitwirkenden arbeitest, ist der Quire Meine Aufgaben-Bereich äußerst praktisch: Er zeigt dir alle deine Aufgaben aus verschiedenen Projekten und Organisationen auf einen Blick.

Ist die GTD-Methode ein Universalschlüssel für jeden Erfolg?

Unbestreitbar gehört GTD zu den besten Produktivitätsmethoden überhaupt. Um wirklich mehr zu schaffen, musst du dich konsequent an jeden Schritt halten. GTD hilft dir, deine Ressourcen optimal einzusetzen, deinen Kopf freizuhalten und dich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Wie wir aber immer sagen: Es gibt keine perfekte Lösung. Quire und GTD können zwar ein kraftvolles Duo sein, um deine Produktivität zu steigern und deine Ziele zu erreichen – aber letztendlich liegt es auch an dir, wie du deine Aufgabenliste angehst. Zum Abschluss ein bewährter Satz, der trotzdem stimmt: Alles ist möglich – du musst nur das passende Werkzeug und die richtige Methode finden, um deinen Traum in Angriff zu nehmen!