GTD-Methode in Quire einrichten und stressfrei leben

Zuletzt aktualisiert: 3. September 2026

Fast zwei Jahrzehnte nach dem ersten Erscheinen von David Allens Bestseller zählt Getting Things Done (GTD) noch immer zu den beliebtesten Produktivitätsmethoden, auf die Tausende Projektmanager vertrauen.

Seien wir ehrlich: Jeder schiebt Dinge auf! Mindestens einmal im Leben verschieben Sie etwas auf später und bereuen es schon bald. Keine Sorge, da geht es uns allen gleich.

Als die GTD-Methode erstmals vorgestellt wurde, entwickelte sie sich sofort zum Produktivitäts-Hack, auf den viele schwören.

Der Kernwert von GTD: Statt sich über Aufgaben zu sorgen, die Sie längst hätten erledigen sollen, ermutigt die Methode Sie, die Dinge tatsächlich anzupacken.

r/explainlikeimfive: Was ist die GTD-Methode?

Die GTD-Methode hilft Ihnen, Ihre Aufgaben zu organisieren, zu kategorisieren, zu planen und zu erledigen. Viele haben darüber diskutiert, ob GTD angesichts seiner Komplexität wirklich effizient ist. Im Kern beantwortet GTD jedoch nur eine einzige Frage: „Wann erledige ich was?“.

Sie entscheiden, welche Aufgabe zuerst drankommt und welche Aufgabe vorerst warten kann. Mit GTD planen Sie jeden Schritt im Voraus und vermeiden so unnötigen Stress. Ihr Kopf ist nicht mehr überladen, Sie starten mit einer weißen Weste und arbeiten, statt ständig darüber nachzudenken, was noch zu tun ist.

Die GTD-Methode beschreibt 5 Schritte, mit denen Sie Ihr Ziel erreichen, ohne sich zu stressen.

1. Erfassen: Schreiben Sie alles auf, was Ihnen durch den Kopf geht, jede Aufgabe, die ansteht. Nicht lange überlegen, einfach alles notieren.
2. Klären: Gehen Sie die Liste durch und entscheiden Sie, welche Aufgabe zuerst erledigt werden sollte oder sofortige Aufmerksamkeit braucht.
3. Organisieren: Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, delegieren Sie an andere, legen Sie eine Referenzablage an und so weiter. Kurz gesagt: Alles kommt an seinen Platz.
4. Überprüfen: Prüfen Sie Ihre Aufgabenliste regelmäßig, um zu sehen, ob sie aktualisiert oder überarbeitet werden muss.
5. Handeln: Legen Sie los!

Jetzt wissen Sie, wie die GTD-Methode funktioniert. Kommen wir zum nächsten (und besten) Schritt: Wie Quire Sie rettet, wenn Sie zu viel zu tun haben und nicht wissen, wo Sie anfangen sollen.

Quire und die GTD-Methode in Einklang bringen

Als aufstrebender Stern unter der besten Projektmanagement-Software hilft Quire Ihnen, Ihre Träume zu verwirklichen, indem Sie sie in kleine, machbare Aufgaben zerlegen und Schritt für Schritt auf Ihr Ziel hinarbeiten. Kommt Ihnen bekannt vor? Quire teilt den Kernwert von GTD: Statt Sie mit überwältigenden Zielen an Ihre Grenzen zu bringen, arbeiten Sie kontinuierlich an Ihren To-dos, bis Sie eines Tages vollenden, was Sie begonnen haben.

Ob Sie neu bei Quire sind oder seit Jahren ein eingefleischter Quire-Fan: Wahrscheinlich haben Sie noch nicht daran gedacht, die GTD-Methode in Quire umzusetzen (falls doch, Hut ab! 😆).

David Allen hat GTD ursprünglich für Stift und Papier entwickelt. Doch mit der modernen Gesellschaft sucht jeder nach dem besten Weg, GTD in den digitalen Alltag zu übertragen. Wir haben mehrere Quire-Funktionen zusammengestellt, die perfekt zu den 5 Schritten der GTD-Methode passen.

Lieber eine fertige Vorlage? Der Leitfaden zur GTD-Vorlage führt durch dieselben fünf Schritte, mit einer Projektstruktur, die Sie direkt in Ihren Workspace übernehmen können.

Schritt 1 – Erfassen: Verschachtelte Aufgabenliste

Die erste Regel der GTD-Methode lautet: freier Kopf, leerer Teller. Mit Quire Meine Aufgaben laden Sie all Ihre wirren Gedanken ab und bringen sie in eine Liste. Quire Meine Aufgaben bietet Ihnen eine unendliche Liste für all Ihre ungeordneten Aufgaben. Später kehren Sie zu Ihrer persönlichen Aufgabenliste zurück, um Aufgaben zu verschieben oder mit ihnen zu beginnen, bis die ganze Liste erledigt ist.

Schritt 2 – Klären: Beauftragter, Beschreibungen, Verschieben, Kommentare

GTD stellt Ihnen hier eine Frage: „Ist diese Aufgabe jetzt umsetzbar?“. Wenn ja, lautet die nächste Frage: „Dauert die Erledigung weniger als 2 Minuten?“. Falls ja, erledigen Sie sie sofort.

Erfordern die Aufgaben mehr als 2 Handgriffe, verschieben Sie sie am besten in eine neue Liste. In Quire verschieben Sie eine ganze Gruppe von Aufgaben in Sekunden von einem Projekt in ein anderes. Und wenn Sie das neue Projekt als Lesezeichen speichern, wechseln Sie mühelos zwischen Projekten und behalten alles im Blick.

Sind Sie nicht selbst für die Aufgaben verantwortlich, delegieren Sie sie an andere. In Quire weisen Sie eine Aufgabe über das Feld Beauftragter einer oder mehreren Personen zu, sogar einem ganzen Team!

Schritt 3 – Organisieren: Tags, Fälligkeitsdatum, Priorität, Peekaboo

David Allen empfiehlt, in diesem Schritt alle umsetzbaren Aufgaben zu kategorisieren. Entscheidend ist, das Richtige an den richtigen Platz zu bringen. Mit Quire gelingt das dank der Funktionen Peekaboo, Fälligkeitsdatum und Tags ganz leicht.

Mehr dazu, wie Sie eine Aufgabe mit Peekaboo ausblenden und Ablenkungen beiseiteschieben

Die goldene Regel in diesem Schritt: Pflegen Sie Ihre Liste gut. Unterschätzen Sie nie, wie sehr eine schlichte, ungeordnete To-do-Liste Ihre Produktivität ausbremsen kann. Mit GTD gehen Sie Ihre Liste durch und ergänzen mehr Kontext für eine bessere Verwaltung.

In Quire vergeben Sie Tags, Fälligkeitsdatum, Startdatum und Priorität für jede Aufgabe. Mit all diesen Details behalten Sie das Gesamtbild Ihres Projekts im Blick und verfolgen den Fortschritt mühelos. Wenn Sie ein einfaches Raster suchen, um wirklich Dringendes von bloß Lautem zu unterscheiden, passt die Eisenhower-Matrix ideal zum Prioritätsfeld.

Möchten Sie Aufgaben für später zurückstellen oder nur als Referenzliste nutzen, blendet die Quire-Funktion Peekaboo alle Ablenkungen aus, damit Sie sich auf das konzentrieren, was sofortige Aufmerksamkeit braucht. Es geht darum, mit Ihrer Aufgabenliste voranzukommen, statt an einem Schritt hängen zu bleiben.

Schritt 4 – Reflektieren: Übersicht, Berichte

Für alle, die GTD praktizieren, ist es entscheidend, den Fortschritt zu reflektieren und entsprechend nachzusteuern. Prüfen Sie regelmäßig, wie weit Sie noch von Ihrem Ziel entfernt sind.

Quire macht das Reflektieren einfacher denn je – mit den hervorragenden Berichten der Übersicht. Diese Ansicht enthält Diagramme, Grafiken, Zusammenfassungen und Aktivitäten, die zeigen, wie viel bereits erledigt ist und wie viel noch ansteht.

Prüfen Sie Ihre Liste der nächsten Schritte (verschiedene Projekte), Ihre Warteliste (Peekaboo-Liste) und Ihre anstehenden Termine (Kalender-Integration). Sind manche Aufgaben nicht mehr relevant, löschen Sie sie für eine aufgeräumte Aufgabenliste.

Schritt 5 – Handeln: Kanban Board, Meine Aufgaben

Schluss mit dem Aufschieben! Keine Ausreden mehr! Spätestens jetzt wissen Sie hoffentlich, was zu tun ist. Packen Sie Ihre Aufgabenliste an und verwirklichen Sie Ihre Träume!

Wählen Sie die Aufgaben aus, die sofortige Aufmerksamkeit brauchen, und verschieben Sie sie auf das Kanban Board. So blicken Sie nicht auf eine lange Liste (die manchmal ablenken kann), sondern konzentrieren sich auf ein übersichtliches Board, auf dem alle Aufgaben schön angeordnet und startklar sind.

Das Quire Kanban Board bietet außerdem eine Swimlane-Ansicht. Sortieren Sie Ihre Aufgaben einfach nach Tags, Fälligkeitsdatum oder Beauftragter – und schon ist eine Swimlane erstellt, in die Sie direkt eintauchen können!

Arbeiten Sie an einem Projekt mit mehreren Beteiligten, ist der Bereich Meine Aufgaben in Quire besonders praktisch: Dort sehen Sie all Ihre Aufgaben aus verschiedenen Projekten und Organisationen auf einen Blick.

Ist die GTD-Methode der Generalschlüssel für jede Tür?

Unbestreitbar zählt GTD zu den besten Produktivitätsmethoden. Um wirklich mehr zu schaffen, müssen Sie jeden Schritt konsequent gehen. GTD hilft Ihnen, Ihre Ressourcen optimal einzusetzen, den Kopf freizubekommen und sich nur auf das Wichtige zu konzentrieren.

Kein System ist perfekt, und GTD bildet da keine Ausnahme. Die Methode nimmt Ihnen die Arbeit nicht ab und hält keine Woche durch, wenn Ihre Aufgaben über fünf Apps verstreut sind.

Was sie Ihnen gibt, ist ein zentraler Ort für alles und ein Rhythmus, um zu entscheiden, was als Nächstes zählt. Quire und GTD passen gut zusammen, weil beide auf dieselbe Idee setzen: das Überwältigende in kleine, machbare Schritte zerlegen und diese dann tatsächlich erledigen.

Richten Sie die fünf Schritte einmal ein, und die Methode erledigt still im Hintergrund ihren Job, während Sie sich um Ihren kümmern.

GTD ist ein Weg, nicht der einzige: Im Vergleich der Methoden für das Aufgabenmanagement sehen Sie, wie GTD gegenüber Kanban und Time-Blocking abschneidet und wie Sie die passende Methode wählen.

Wie lassen sich die fünf GTD-Schritte auf Quire übertragen?

GTD besteht aus fünf Schritten, und Quire hat für jeden ein Zuhause. So sieht die Zuordnung aus.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die GTD-Methode?

GTD (Getting Things Done) ist David Allens Methode, um Aufgaben zu erfassen, zu klären, zu organisieren, zu reflektieren und zu erledigen. So müssen Sie sie nicht länger im Kopf behalten und wissen immer, was als Nächstes zu tun ist.

Was sind die fünf Schritte von GTD?

Erfassen, Klären, Organisieren, Reflektieren und Handeln. Schreiben Sie alles auf, entscheiden Sie, was umsetzbar ist, ergänzen Sie Kontext wie Tags und Termine, prüfen Sie regelmäßig und erledigen Sie dann die Arbeit.

Wie richtet man GTD in einem Projektmanagement-Tool ein?

Ordnen Sie jedem Schritt eine Funktion zu: Erfassen in Meine Aufgaben, Klären durch Zuweisen und Verschieben von Aufgaben, Organisieren mit Tags und Peekaboo, Reflektieren mit den Berichten der Übersicht und Handeln auf dem Kanban Board.

Funktioniert die GTD-Methode auch für Teams?

Ja. Derselbe Kreislauf aus Erfassen, Klären, Organisieren, Reflektieren und Handeln funktioniert auch für Teams, sobald die Aufgaben in einem gemeinsamen Tool liegen. Das Feld „Beauftragter“ und Kommentare machen die nächsten Schritte aller sichtbar. Die Methode lässt sich übertragen, solange jeder gemeinsame nächste Schritt eine verantwortliche Person hat. In Quire ist jeder nächste Schritt eine Aufgabe mit genau einem Beauftragter, sodass ein gemeinsamer Eingang nicht zu einem Stapel wird, um den sich niemand kümmert.

Ist die GTD-Methode noch zeitgemäß?

Ja. Fast zwei Jahrzehnte später zählt GTD noch immer zu den angesehensten Produktivitätsmethoden, weil sie unabhängig von bestimmten Tools ist und ihr Kerngedanke, den Kopf freizubekommen, um sich aufs Handeln zu konzentrieren, nach wie vor gültig ist.