Настройте метод GTD в Quire и живите без стресса

Почти два десятилетия спустя после первой публикации бестселлера Дэвида Аллена метод Getting Things Done (GTD) по-прежнему остаётся одним из самых популярных методов повышения продуктивности, которому доверяют тысячи менеджеров проектов.

Признаем честно — все мы склонны к прокрастинации! Хотя бы раз в жизни вы откладывали что-то на потом и потом жалели об этом. Не беспокойтесь, мы все такие. Когда метод GTD был впервые представлен широкой аудитории, он мгновенно стал феноменальным инструментом продуктивности, на который многие молятся. Суть метода GTD в том, что вместо того, чтобы беспокоиться о задачах, которые нужно было выполнить, он побуждает вас действительно делать дела.

r/explainlikeimfive: Что такое метод GTD?

Метод GTD — это способ организовать, классифицировать, планировать и выполнять свои задачи. Многие обсуждали и спорили, действительно ли методология GTD эффективна с учётом её сложности. Тем не менее GTD создан для того, чтобы помочь вам ответить на один вопрос: «Когда и что делать?».

Вы сами решаете, какую задачу выполнить первой, а какую отложить на потом. С методом GTD вы можете заранее распланировать каждый шаг, чтобы снизить ненужный стресс. В голове больше не накапливается лишняя информация — можно начать с чистого листа и работать, не думая постоянно о том, что ещё нужно сделать.

Метод GTD описывает 5 шагов для достижения цели без лишнего напряжения.

1. Сбор: Запишите всё, что у вас в голове, каждую задачу, которую нужно выполнить. Не раздумывайте — просто выпишите всё подряд.
2. Уточнение: Обработайте список и решите, какую задачу нужно выполнить первой или что требует немедленного внимания.
3. Организация: Добавьте даты выполнения, делегируйте другим, создайте справочный файл и т.д. По сути, вы расставляете всё по своим местам.
4. Пересмотр: Регулярно просматривайте список задач, чтобы при необходимости обновлять или корректировать его.
5. Действие: Начинайте делать!

Теперь у вас есть представление о том, как работает метод GTD. Перейдём к следующему шагу (самому интересному) и посмотрим, как Quire поможет вам избавиться от напряжения, когда дел слишком много, а с чего начать — непонятно.

Совмещение Quire с методом GTD

Будучи восходящей звездой среди лучших программ для управления проектами, Quire помогает вам воплощать мечты в реальность, разбивая их на небольшие выполнимые задачи и последовательно двигаясь к цели. Звучит знакомо? Quire разделяет основную ценность GTD — не давить на пользователей грандиозными целями, а планомерно работать над своими делами, пока однажды вы не завершите начатое.

Неважно, новичок вы в Quire или преданный поклонник уже много лет — скорее всего, вы ещё не думали о том, чтобы совместить метод GTD с Quire (если уже сделали это — снимаем шляпу! 😆).

Хотя Дэвид Аллен представлял метод GTD как работу с бумагой и ручкой, в современном мире все ищут способ адаптировать GTD к цифровому образу жизни. Мы собрали несколько функций Quire, которые идеально совмещаются с 5 шагами метода GTD.

Шаг 1 — Сбор: вложенный список задач

Первое правило метода GTD — очистить голову и начать с чистого листа. С помощью Мои задачи в Quire вы можете выгрузить все запутанные мысли и занести их в список. Quire Мои задачи позволяет создать бесконечный список для хранения всех ваших дел. Позже вы можете вернуться и пересмотреть личный список задач, чтобы перенести их или приступить к работе и выполнить все задачи.

Шаг 2 — Уточнение: добавление исполнителей, описаний, перенос, комментарии

На этом этапе GTD задаёт вам один вопрос: «Эта задача выполнима прямо сейчас?». Если да, следующий вопрос: «Займёт ли выполнение задачи менее 2 минут?». Если да — делайте немедленно.

Если задачи требуют более 2 действий для завершения, возможно, их придётся перенести в новый список. В Quire вы можете легко переместить группу задач из одного проекта в другой всего за несколько секунд. А добавив новый проект в закладки, вы легко переключаетесь между проектами и отслеживаете всё.

Если вы не тот, кто будет отвечать за задачи, вы можете делегировать их другим. Quire позволяет назначить задачу одному или нескольким исполнителям, и даже целой команде!

Шаг 3 — Организация: добавление меток, дат выполнения, приоритета, Скрытие

Дэвид Аллен рекомендует на этом этапе классифицировать все выполнимые задачи. Главное — поставить каждое дело на своё место. К счастью, в Quire есть функции Скрытие, Даты выполнения и Метки, которые помогут вам выполнить этот шаг.

Подробнее о том, как использовать Скрытие для задачи, чтобы убрать отвлекающие факторы

Золотое правило этого шага — хорошо управлять своим списком. Не стоит недооценивать, как простой и неорганизованный список дел может разрушить вашу продуктивность. Метод GTD позволяет просмотреть список и добавить больше контекста для удобного управления.

Quire позволяет назначать метки, даты выполнения и даты начала, а также приоритет для задачи. Имея все детали, вы видите общую картину своего проекта и без труда отслеживаете прогресс.

Если вы хотите отложить задачи для изучения в будущем или просто хотите, чтобы эти задачи служили лишь справочным списком, функция Quire Скрытие позволяет убрать все отвлекающие факторы, чтобы вы могли сосредоточиться только на том, что требует немедленного внимания. Идея состоит в том, чтобы двигаться вперёд по списку задач, а не застревать на конкретном шаге.

Шаг 4 — Пересмотр: Обзор, Отчёт

Для практикующего GTD крайне важно анализировать прогресс и вносить соответствующие изменения. Нужно регулярно пересматривать список, чтобы понимать, насколько далеко вы от цели.

К счастью, Quire сделал процесс пересмотра проще, чем когда-либо, благодаря превосходным отчётам Обзор. Это представление включает диаграммы, графики, сводки и недавнюю активность, которые показывают, сколько сделано, сколько ещё предстоит и т.д.

Вам нужно просмотреть список следующих действий (разные проекты), список ожидания (список Скрытия), предстоящий календарь (интеграция с Календарём). Если есть задачи, которые больше не актуальны, удалите их для более чистого списка задач.

Шаг 5 — Действие: Доска Канбан, Мои задачи

Никакой прокрастинации! Никаких отговорок! Надеемся, что на этом шаге вы уже знаете, что нужно делать прямо сейчас! Приступайте к выполнению списка задач и воплощайте мечты в жизнь!

Вы можете выбрать несколько задач, требующих немедленного внимания, и перенести их на Доску Канбан. Вместо того чтобы смотреть на длинный список (который иногда может отвлекать), вы сосредотачиваетесь на плоской доске со всеми задачами, красиво разложенными и готовыми к выполнению.

Доска Канбан в Quire также предоставляет представление swimlane. Просто отсортируйте все задачи по меткам, датам выполнения или исполнителям — и swimlane создаётся автоматически, готовый к работе!

Если вы работаете над проектом с несколькими исполнителями и участниками, раздел Мои задачи в Quire будет очень удобен для просмотра всех ваших задач из разных проектов и организаций.

Является ли метод GTD универсальным ключом ко всем дверям?

Нельзя отрицать, что GTD — один из лучших методов повышения продуктивности. Чтобы действительно сделать больше, нужно быть преданным каждому шагу. GTD помогает максимально эффективно использовать ресурсы, очистить голову и сосредоточиться только на важном.

Тем не менее, как мы всегда говорим, идеального решения не существует. Quire и GTD могут стать мощным дуэтом для повышения вашей продуктивности и достижения целей, но многое зависит от вас и от того, как вы хотите работать со своим списком задач. Завершим банальной, но верной фразой: всё возможно — нужно лишь найти подходящий инструмент и хороший метод, чтобы начать воплощать свою мечту!