스트레스 없는 삶을 위한 Quire의 GTD 방법론 설정하기

데이비드 알렌(David Allen)의 베스트셀러가 처음 출간된 지 거의 20년이 지난 지금도, Getting Things Done(GTD)은 수많은 프로젝트 매니저들이 신뢰하는 가장 인기 있는 생산성 방법론 중 하나로 자리 잡고 있습니다.

솔직히 인정합시다 — 누구나 미루는 습관이 있습니다! 살면서 적어도 한 번쯤은 무언가를 나중으로 미루고 곧 후회한 적이 있을 것입니다. 걱정하지 마세요, 모두가 마찬가지입니다. GTD 방법론이 처음 대중에게 소개되었을 때, 이는 많은 사람들이 신봉하는 놀라운 생산성 비법으로 단숨에 자리 잡았습니다. GTD 방법론의 핵심 가치는 해야 했던 업무에 대해 걱정하기보다는, 실제로 일을 끝마치도록 격려한다는 점입니다.

r/explainlikeimfive: GTD 방법론이란 무엇인가요?

GTD 방법론은 업무를 정리하고, 분류하고, 계획하고, 실행하는 방식입니다. 복잡성 때문에 GTD 방법론이 정말로 효율적인지에 대해 많은 사람들이 토론하고 논쟁해 왔습니다. 하지만 단순하게 보자면, GTD는 "언제 무엇을 할 것인가?" 라는 하나의 질문에 답하도록 설계되어 있습니다.

어떤 업무를 먼저 처리하고 어떤 업무를 나중으로 미룰지 결정하는 것은 바로 여러분입니다. GTD 방법론을 활용하면 불필요한 스트레스를 줄이기 위해 각 단계를 미리 계획할 수 있습니다. 더 이상 머릿속에 너무 많은 정보를 담아둘 필요 없이, 무엇을 해야 할지 고민하는 대신 깨끗한 상태에서 일에 집중할 수 있습니다.

GTD 방법론은 스트레스 없이 목표를 달성하기 위한 5단계를 제시합니다.

1. 포착(Capture): 머릿속에 있는 모든 것, 해야 할 모든 업무를 적어두세요. 두 번 생각하지 말고, 그저 모두 나열하세요.
2. 명확화(Clarify): 목록을 처리하고 어떤 업무를 먼저 해야 할지, 또는 즉각적인 주의가 필요한지 결정하세요.
3. 정리(Organize): 마감일을 추가하고, 다른 사람에게 위임하고, 참조 파일을 만드는 등의 작업을 합니다. 기본적으로 모든 것을 제자리에 두는 것입니다.
4. 검토(Review): 업무 목록이 업데이트되거나 수정되어야 하는지 자주 확인하세요.
5. 실행(Engage): 시작하세요!

이제 GTD 방법론이 어떻게 작동하는지 감을 잡으셨다면, 다음 단계(가장 흥미로운 단계)로 넘어가서 Quire가 어떻게 너무 많은 일과 어디서부터 시작해야 할지 모르는 긴장감에서 여러분을 구해주는지 살펴보겠습니다.

Quire와 GTD 방법론 연결하기

최고의 프로젝트 관리 소프트웨어 중 떠오르는 별인 Quire는 큰 꿈을 실행 가능한 작은 업무로 나누어 목표를 향해 나아갈 수 있게 해줍니다. 익숙하게 들리시나요? Quire는 GTD와 동일한 핵심 가치를 공유합니다. 사용자를 압도적인 목표로 몰아세우는 대신, 꾸준히 할 일 목록을 처리해 나가다 보면 결국 어느 날 시작한 일을 마무리하게 된다는 것입니다.

Quire를 처음 접하든, 수년간 Quire의 열렬한 팬이었든 상관없이, GTD 방법론을 Quire에 적용해 볼 생각은 아직 해보지 않으셨을 가능성이 큽니다(이미 해보셨다면, 박수를 보냅니다! 😆).

데이비드 알렌은 GTD 방법론을 종이와 펜으로 실천하도록 제안했지만, 현대 사회의 발전과 함께 모두가 GTD를 디지털 라이프스타일에 적용하는 가장 좋은 방법을 찾고 있습니다. 저희는 GTD 방법론의 5단계와 완벽하게 어울리는 Quire의 여러 기능을 정리해 보았습니다.

1단계 - 포착(Capture): 중첩된 업무 목록

GTD 방법론의 첫 번째 규칙은 빈 마음과 깨끗한 접시를 갖는 것입니다. Quire 내 업무를 사용하면 얽힌 생각들을 모두 쏟아내어 하나의 목록에 담을 수 있습니다. Quire 내 업무는 어수선한 업무를 저장할 무한한 목록을 제공합니다. 나중에 다시 돌아와 개인 업무 목록을 검토하면서, 이를 옮기거나 작업을 시작해 업무 목록을 완성할 수 있습니다.

2단계 - 명확화(Clarify): 담당자, 설명, 이동, 댓글 추가

여기서 GTD는 한 가지 질문을 던집니다. "이 업무는 지금 실행 가능한가?" 만약 그렇다면, 다음 질문은 "이 업무를 완료하는 데 2분 이내가 걸리는가?"입니다. 만약 그렇다면, 바로 처리해야 합니다.

업무를 완료하는 데 두 가지 이상의 작업이 필요하다면, 새로운 목록으로 옮겨야 할 수도 있습니다. Quire에서는 한 프로젝트에서 다른 프로젝트로 업무 그룹을 단 몇 초 만에 쉽게 옮길 수 있습니다. 그리고 새 프로젝트를 즐겨찾기에 추가하면, 프로젝트 사이를 손쉽게 전환하면서 모든 것을 추적할 수 있습니다.

해당 업무를 책임질 사람이 본인이 아니라면, 다른 사람에게 위임할 수 있습니다. Quire에서는 업무를 한 명 또는 여러 명의 담당자, 심지어 팀 단위로도 할당할 수 있습니다!

3단계 - 정리(Organize): 태그, 마감일, 우선순위, 잠시 숨기기 추가

데이비드 알렌은 이 단계에서 실행 가능한 모든 업무를 분류할 것을 제안합니다. 핵심은 올바른 것을 올바른 곳에 두는 것입니다. 다행히도 Quire에는 잠시 숨기기, 마감일, 태그 기능이 있어 이 단계를 충실히 수행할 수 있습니다.

잠시 숨기기로 업무를 가려 방해 요소를 치우는 방법에 대해 더 읽어보세요

이 단계의 황금률은 목록을 잘 관리하는 것입니다. 평범하고 정리되지 않은 할 일 목록이 생산성을 얼마나 망칠 수 있는지 절대 과소평가하지 마세요. GTD 방법론은 목록을 검토하고 더 나은 관리를 위해 맥락을 추가할 수 있게 해줍니다.

Quire에서는 업무에 태그, 마감일과 시작일, 우선순위를 지정할 수 있습니다. 모든 세부 사항을 통해 프로젝트의 큰 그림을 파악하고 진행 상황을 손쉽게 추적할 수 있습니다.

업무를 나중에 살펴보기 위해 미루고 싶거나, 단순히 참조 목록으로만 두고 싶다면, Quire 잠시 숨기기 기능을 활용해 모든 방해 요소를 가려두고 즉각적인 주의가 필요한 일에만 집중할 수 있습니다. 핵심은 특정 단계에서 멈추는 것이 아니라, 업무 목록을 따라 앞으로 나아가는 것입니다.

4단계 - 검토(Reflect): 개요, 보고서

GTD 실천자에게는 진행 상황을 검토하고 그에 맞게 변경하는 것이 매우 중요합니다. 목표에서 얼마나 떨어져 있는지 알기 위해 자주 검토해야 합니다.

다행히 Quire는 탁월한 개요 업무 보고를 통해 검토 과정을 그 어느 때보다 쉽게 만들어 주었습니다. 이 화면에는 차트, 그래프, 요약, 그리고 얼마나 많이 완료되었고 얼마나 남았는지 등을 보여주는 최근 활동이 포함되어 있습니다.

다음 행동 목록(서로 다른 프로젝트), 대기 목록(잠시 숨기기 목록), 다가오는 캘린더(캘린더 연동)를 검토해야 합니다. 더 이상 관련 없는 업무가 있다면, 더 깔끔한 업무 목록을 위해 삭제하세요.

5단계 - 실행(Engage): 칸반 보드, 내 업무

더 이상의 미루기는 없습니다! 더 이상의 핑계도 없습니다! 이 단계에서는 이미 지금 무엇을 해야 하는지 알고 계시리라 믿습니다! 업무 목록에 따라 행동하고 꿈을 이루세요!

즉각적인 주의가 필요한 여러 업무를 선택해 칸반 보드로 옮길 수 있습니다. 이렇게 하면 (때로는 산만함을 유발할 수 있는) 긴 목록을 바라보는 대신, 모든 업무가 아름답게 펼쳐진 평평한 보드에 집중해 바로 작업을 시작할 수 있습니다.

Quire 칸반 보드는 스윔레인 뷰도 제공합니다. 업무를 태그, 마감일, 또는 담당자별로 정렬하기만 하면, 짠! 스윔레인이 손쉽게 만들어져 바로 활용할 수 있습니다!

여러 담당자와 기여자가 함께하는 프로젝트라면, Quire 내 업무 섹션이 다양한 프로젝트와 조직에 걸친 모든 업무를 한눈에 보는 데 매우 유용할 것입니다.

GTD 방법론은 모든 문을 여는 만능 열쇠일까요?

GTD가 최고의 생산성 방법론 중 하나라는 사실은 부인할 수 없습니다. 실제로 더 많은 일을 끝내려면 모든 단계에 헌신해야 합니다. GTD는 자원 배분을 극대화하고, 머릿속을 비우고, 중요한 일에만 집중할 수 있도록 도와줍니다.

하지만 늘 말하듯, 완벽한 해결책은 없습니다. Quire와 GTD는 생산성을 높이고 목표를 달성하는 데 강력한 듀오가 될 수 있지만, 결국에는 본인이 업무 목록을 어떻게 소화하느냐에 달려 있습니다. 모든 것이 가능하며, 단지 꿈을 시작할 적합한 도구와 좋은 방법을 찾기만 하면 된다는 다소 진부한 말로 마무리하겠습니다!