Mettre en place la méthode GTD dans Quire pour vivre sans stress

Près de deux décennies après la première publication du best-seller de David Allen, Getting Things Done (GTD) reste l'une des méthodes de productivité les plus populaires, plébiscitée par des milliers de chefs de projet.

Soyons honnêtes — nous sommes tous des procrastinateurs ! Au moins une fois dans votre vie, vous avez remis quelque chose à plus tard pour le regretter aussitôt. Pas d'inquiétude, nous sommes tous pareils. Lorsque la méthode GTD a été présentée au grand public, elle est immédiatement devenue le hack de productivité phénoménal que beaucoup de gens ne jurent plus que par elle. Le principe fondateur de la méthode GTD, c'est qu'au lieu de se ronger les sangs pour les tâches qu'on aurait dû faire, elle vous pousse à réellement passer à l'action.

r/explainlikeimfive : qu'est-ce que la méthode GTD ?

La méthode GTD est une façon d'organiser, de catégoriser, de planifier et d'exécuter vos tâches. Beaucoup de personnes ont débattu de l'efficacité réelle de la méthodologie GTD compte tenu de sa complexité. Pourtant, aussi simple qu'elle soit, la méthode GTD est conçue pour vous aider à répondre à une seule question : « Quand faire quoi ? ».

C'est vous qui décidez quelle tâche traiter en premier et quelle tâche remettre à plus tard. Avec la méthode GTD, vous planifiez chaque étape à l'avance pour réduire le stress inutile. Votre esprit n'est plus encombré d'informations — vous pouvez repartir sur une ardoise vierge et vous concentrer sur votre travail plutôt que de penser à ce qu'il vous reste à faire.

La méthode GTD définit 5 étapes pour atteindre vos objectifs sans vous épuiser.

1. Capturer : Notez tout ce qui vous passe par la tête, chaque tâche que vous devez accomplir. Sans réfléchir, listez tout.
2. Clarifier : Passez la liste en revue et décidez quelle tâche doit être traitée en premier ou nécessite une attention immédiate.
3. Organiser : Ajoutez des dates d'échéance, déléguez, créez un fichier de référence, etc. En résumé, chaque chose à sa place.
4. Réviser : Consultez régulièrement votre liste de tâches pour voir si elle doit être mise à jour ou révisée.
5. Agir : Passez à l'action !

Maintenant que vous savez comment fonctionne la méthode GTD, passons à l'étape suivante (la meilleure !) pour voir comment Quire peut vous sauver de la tension que génère une longue liste de choses à faire sans savoir par où commencer.

Aligner Quire avec la méthode GTD

Étoile montante parmi les meilleurs logiciels de gestion de projet, Quire vous permet de concrétiser vos ambitions en les décomposant en petites tâches réalisables, puis en avançant pas à pas vers votre objectif. Ça vous rappelle quelque chose ? Quire partage la même valeur fondamentale que GTD : plutôt que de vous noyer sous des objectifs écrasants, l'idée est de travailler régulièrement sur votre liste de choses à faire — et un jour, vous aurez tout terminé.

Que vous soyez nouveau sur Quire ou un fan de longue date de Quire, il y a de fortes chances que vous n'ayez pas encore pensé à intégrer la méthode GTD dans Quire (si c'est déjà le cas, chapeau ! 😆).

Bien que David Allen ait conçu la méthode GTD pour fonctionner avec du papier et un stylo, avec l'évolution de la société moderne, chacun cherche la meilleure façon d'adapter le GTD à un mode de vie numérique. Nous avons rassemblé plusieurs fonctionnalités de Quire qui s'alignent parfaitement avec les 5 étapes de la méthode GTD.

Étape 1 - Capturer : liste de tâches imbriquées

La première règle de la méthode GTD est d'avoir l'esprit libre et une ardoise vierge. Avec Mes tâches de Quire, vous pouvez vider tout le fouillis de vos pensées et les consigner dans une liste. Quire Mes tâches vous offre une liste infinie pour stocker toutes vos tâches éparpillées. Vous pouvez y revenir plus tard pour les passer en revue, les transférer, commencer à les traiter et finaliser la liste de tâches dans son ensemble.

Étape 2 - Clarifier : ajouter des attributions, des descriptions, transférer, commenter

GTD vous pose une seule question ici : « Cette tâche est-elle réalisable maintenant ? ». Si oui, la question suivante est : « Faut-il moins de 2 minutes pour accomplir cette tâche ? ». Si c'est le cas, faites-le immédiatement.

Si les tâches nécessitent plus de 2 actions pour être terminées, vous devrez peut-être les transférer dans une nouvelle liste. Dans Quire, vous pouvez facilement déplacer un groupe de tâches d'un projet à un autre en quelques secondes. Et si vous mettez le nouveau projet en favori, vous pouvez passer facilement d'un projet à l'autre pour tout suivre de près.

Si vous n'êtes pas la personne responsable des tâches, vous pouvez les déléguer à d'autres. Quire vous permet d'attribuer la tâche à une ou plusieurs attributions, voire à toute une équipe !

Étape 3 - Organiser : ajouter des étiquettes, des dates d'échéance, une priorité, Peekaboo

David Allen suggère de catégoriser toutes les tâches réalisables à cette étape. L'essentiel est de mettre chaque chose à la bonne place. Heureusement, avec Quire, nous disposons des fonctionnalités Peekaboo, Dates d'échéance et Étiquettes pour vous aider à accomplir cette étape.

En savoir plus sur comment utiliser Peekaboo sur une tâche pour écarter les distractions

La règle d'or de cette étape est de bien gérer votre liste. Ne sous-estimez jamais l'impact qu'une liste de choses à faire brouillonne et désorganisée peut avoir sur votre productivité — la méthode GTD vous invite à passer votre liste en revue et à y ajouter du contexte pour une meilleure gestion.

Quire vous permet d'attribuer des étiquettes, des dates d'échéance, des dates de début et une priorité à une tâche. Grâce à tous ces détails, vous avez une vue d'ensemble de votre projet et vous pouvez suivre l'avancement sans effort.

Si vous souhaitez reporter des tâches pour les explorer plus tard, ou si vous voulez simplement que ces tâches servent de liste de référence, la fonctionnalité Peekaboo de Quire vous permet de mettre de côté toutes les distractions pour vous concentrer uniquement sur ce qui nécessite votre attention immédiate. L'idée est d'avancer dans votre liste de tâches plutôt que de rester bloqué à une étape particulière.

Étape 4 - Réviser : Vue d'ensemble, Rapports

Il est essentiel pour tout praticien du GTD de faire le point sur l'avancement et d'apporter les ajustements nécessaires. Vous devez réviser régulièrement pour savoir où vous en êtes par rapport à votre objectif.

Heureusement, Quire a rendu ce processus de révision plus simple que jamais grâce à d'excellents rapports de vue d'ensemble. Cette vue comprend des graphiques, des diagrammes, des résumés et les activités récentes qui vous montrent ce qui a été accompli, ce qu'il reste à faire, et bien plus encore.

Vous devez passer en revue votre liste d'actions suivantes (différents projets), votre liste d'attente (liste Peekaboo), votre agenda à venir (intégration Agenda). Si certaines tâches ne sont plus pertinentes, supprimez-les pour garder une liste de tâches plus claire.

Étape 5 - Agir : Tableau Kanban, Mes tâches

Plus de procrastination ! Plus d'excuses ! Nous espérons qu'à cette étape, vous savez déjà ce que vous devez faire maintenant ! Passez à l'action sur votre liste de tâches et réalisez vos rêves !

Vous pouvez sélectionner plusieurs tâches qui nécessitent votre attention immédiate et les déplacer vers le Tableau Kanban. Ainsi, au lieu de parcourir une longue liste (qui peut parfois être source de distraction), vous pouvez vous concentrer sur un tableau simple avec toutes les tâches clairement présentées et prêtes à être traitées.

Le Tableau Kanban de Quire propose également une vue en couloirs de nage. Il vous suffit de trier toutes vos tâches par étiquettes, dates d'échéance ou attributions — et voilà, un couloir de nage est créé sans effort, prêt à être exploré !

Si vous travaillez sur un projet avec plusieurs attributions et contributeurs, la section Mes tâches de Quire sera très pratique pour visualiser l'ensemble de vos tâches provenant de différents projets et organisations.

La méthode GTD est-elle un passe-partout universel ?

Il est indéniable que le GTD est l'une des meilleures méthodes de productivité. Pour en tirer pleinement parti, vous devez vous engager à chaque étape du processus. Le GTD vous aide à optimiser l'allocation de vos ressources, à clarifier votre esprit et à vous concentrer uniquement sur l'essentiel.

Cependant, comme nous le disons toujours, il n'existe pas de solution parfaite. Quire et le GTD forment peut-être un duo puissant pour booster votre productivité et atteindre vos objectifs, mais tout dépend aussi de vous et de la façon dont vous souhaitez gérer votre liste de tâches. Terminons sur ce constat bien connu : tout est possible, il vous suffit de trouver le bon outil et la bonne méthode pour vous lancer dans la réalisation de vos rêves !