workstyle · Jul 8, 2019
ストレスフリーな生活を実現するQuireでのGTD実践法
デビッド・アレン氏のベストセラー書籍が初めて出版されてからおよそ20年が経った今でも、Getting Things Done(GTD)は、何千人ものプロジェクトマネージャーから信頼されている最も人気のある生産性メソッドの一つであり続けています。
正直に認めましょう——誰もが先延ばし屋です!人生で少なくとも一度は、何かを後回しにして、すぐにその決断を後悔したことがあるはずです。心配しないでください、ここにいる私たちはみんな同じです。GTDメソッドが初めて世に紹介されたとき、それはたちまち多くの人々が信奉する画期的な生産性ハックとなりました。GTDメソッドの核となる価値観は、やるべきだったタスクについて悩むのではなく、実際に物事を成し遂げることを促してくれるという点にあります。
r/explainlikeimfive: GTDメソッドとは?
GTDメソッドは、タスクを整理し、分類し、計画し、実行するための手法です。GTDの方法論が複雑さに見合うほど本当に効率的なのかどうか、多くの人々が議論し論争してきました。しかし、シンプルに言えば、GTDは「いつ何をすべきか」という一つの問いに答えるために設計されています。
どのタスクを最初に取り組み、どのタスクを後回しにするかを決めるのはあなたです。GTDメソッドを使えば、不要なストレスを減らすために、各ステップを事前に計画できます。頭の中に情報を抱え込む必要はもうありません。きれいな状態からスタートして、やるべきことを考える代わりに、実際に仕事に取り組めるようになります。
GTDメソッドは、自分自身にストレスを与えることなく目標を達成するための5つのステップを示しています。
- 収集(Capture): 頭の中にあるすべて、やらなければならないすべてのタスクを書き出します。考え込まずに、ただ全部リストアップしましょう。
- 明確化(Clarify): リストを処理して、どのタスクを最初に行うべきか、または即座の対応が必要かを判断します。
- 整理(Organize): 期限の日を追加し、他の人に委任し、参照ファイルを作成するなど、基本的にすべてをそれぞれの場所に振り分けます。
- 振り返り(Review): タスクリストを頻繁に見直し、更新や修正が必要かを確認します。
- 実行(Engage): さあ、始めましょう!
GTDメソッドの仕組みがわかったところで、次のステップ(最高のステップ)に進み、Quireがどのようにしてやることが多すぎてどこから手をつければいいかわからないという緊張状態からあなたを救ってくれるのかを見ていきましょう。
QuireとGTDメソッドを組み合わせる
最高のプロジェクト管理ソフトウェアの中で急成長中のQuireは、大きな目標を実行可能な小さなタスクに分解し、ゴールに向かって進めるようサポートしてくれます。聞き覚えがあるのではないでしょうか?Quireは、過大な目標でユーザーを追い詰めるのではなく、ToDoに地道に取り組むことでいつかきっと始めたことを完遂できる、というGTDと同じ核心的な価値観を共有しています。
あなたがQuireの新規ユーザーであれ、長年の熱狂的なファンであれ、QuireにGTDメソッドを取り入れることを考えたことはおそらくないでしょう(もうすでに実践しているなら、おめでとうございます! 😆)。
デビッド・アレン氏はGTDメソッドをペンと紙で実践するものとして紹介しましたが、現代社会の発展に伴い、誰もがデジタルライフスタイルにGTDを取り入れる最適な方法を模索しています。私たちは、GTDメソッドの5つのステップと完璧に合致するQuireの機能をいくつかまとめました。
ステップ1 - 収集: 階層型タスクリスト
GTDメソッドの第一のルールは、頭を空っぽにして、まっさらな状態を保つことです。Quireの自分のタスクを使えば、絡まった考えをすべて吐き出してリストにまとめられます。Quireの自分のタスクでは、散らかったタスクを無制限に保存できるリストが使えます。あとで個人タスクリストに戻って見直し、移動したり実行を開始したりして、リスト全体を完了させることができます。
ステップ2 - 明確化: 担当者、説明、移動、コメントを追加
GTDはここで一つの問いを投げかけます:「このタスクは 今 実行可能か?」。もしイエスなら、次の問いは「タスクを完了するのに 2分 以下しかかからないか?」です。もしそうなら、すぐにやってしまいましょう。
タスクの完了に2つ以上のアクションが必要な場合、新しいリストに移す必要があるかもしれません。Quireでは、あるプロジェクトから別のプロジェクトへ、一連のタスクを数秒で簡単に移動できます。新しいプロジェクトをブックマークしておけば、プロジェクト間をスムーズに切り替えてすべてを把握できます。
タスクの責任者が自分ではない場合は、他の人に委任できます。Quireでは、タスクを一人または複数の担当者、さらにはチームに割り当てることができます!
ステップ3 - 整理: タグ、期限の日、優先度、あとで表示を追加
デビッド・アレン氏は、このステップで実行可能なすべてのタスクを分類することを提案しています。ここで重要なのは、正しいものを正しい場所に置くことです。幸運なことにQuireには、このステップを実行するためのあとで表示、期限の日、タグの機能があります。
あとで表示でタスクを隠して気が散る要素を片づける方法をもっと読む
このステップの黄金律は、リストをしっかり管理することです。平凡で雑然としたToDoリストが生産性をどれほど破壊するかを軽視してはいけません。GTDメソッドを使えば、リストを見直し、より良い管理のためにリストに文脈を加えていけます。
Quireでは、タグ、期限と開始日、優先度をタスクに割り当てることができます。これらの詳細情報があれば、プロジェクトの全体像を把握し、進捗を楽に追跡できます。
タスクを将来の検討のために後回しにしたい場合や、参照リストとしてのみ残しておきたい場合、Quireのあとで表示機能を使えば、気を散らすものをすべて隠して、今すぐ対応が必要なことだけに集中できます。重要なのは、特定のステップで足止めされるのではなく、タスクリストを前に進めていくことです。
ステップ4 - 振り返り: 概況、レポート
GTD実践者にとって、進捗を振り返り、それに応じて変更を加えることは非常に重要です。目標までどれだけ離れているかを知るために、頻繁にレビューする必要があります。
幸いなことに、Quireは優れた概況レポートにより、振り返りのプロセスをかつてないほど簡単にしました。このビューには、どれだけ完了したか、どれだけ残っているかなどを示すチャート、グラフ、サマリー、アクティビティー履歴が含まれています。
次のアクションリスト(異なるプロジェクト)、待機リスト(あとで表示リスト)、今後のカレンダー(カレンダー連携)を見直す必要があります。もう関連性のなくなったタスクがあれば、削除してタスクリストをすっきりさせましょう。
ステップ5 - 実行: かんばんボード、自分のタスク
もう先延ばしはやめましょう!もう言い訳はなしです!このステップでは、今何をすべきかすでにわかっているはずです!タスクリストに沿って行動を起こし、夢を実現しましょう!
すぐに対応が必要な複数のタスクを選んで、かんばんボードに移すことができます。こうすれば、長いリスト(時に気が散る原因になります)を眺める代わりに、美しく並べられた取り組み準備万端のタスクが見えるフラットなボードだけに集中できます。
Quireのかんばんボードでは、スイムレーンビューも利用できます。タスクをタグ、期限の日、担当者で並べ替えるだけで、スイムレーンが簡単に作成され、すぐに飛び込めるようになります!
複数の担当者と協力者がいるプロジェクトに取り組んでいる場合、Quireの自分のタスクセクションが非常に便利で、異なるプロジェクトや組織にまたがるすべてのタスクを一覧表示できます。
GTDメソッドはあらゆる扉を開くマスターキーなのか?
GTDが最高の生産性メソッドの一つであることは否定できません。実際により多くを成し遂げるには、各ステップに真剣に取り組む必要があります。GTDはリソース配分を最大化し、頭をすっきりさせ、重要なことだけに集中するのを助けてくれます。
しかし、いつも申し上げているように、完璧な解決策などありません。QuireとGTDは生産性を高めて目標達成を支援する強力なコンビになり得ますが、最終的にはあなた次第——タスクリストをどう消化していくかにかかっています。すべてが可能で、夢に向かって歩み出すには適切なツールと良い手法を見つけるだけでいい、というありふれた言葉で締めくくりましょう!
