Configure o Método GTD no Quire para Viver uma Vida Sem Estresse

Quase duas décadas após a publicação do best-seller de David Allen, o Getting Things Done (GTD) ainda permanece como um dos métodos de produtividade mais populares, confiado por milhares de gerentes de projeto.

Vamos ser honestos — todo mundo procrastina! Pelo menos uma vez na vida, você adiou algo para depois e logo se arrependeu dessa decisão. Sem preocupações, somos todos iguais aqui. Quando o método GTD foi apresentado ao público, imediatamente se tornou o hack de produtividade fenomenal pelo qual muitas pessoas juram. O valor central do método GTD é que, em vez de se preocupar com as tarefas que você deveria ter feito, ele encoraja você a realmente fazer as coisas.

r/explainlikeimfive: O que é o método GTD?

O método GTD é uma forma de organizar, categorizar, planejar e executar suas tarefas. Muitas pessoas discutiram e debateram se a metodologia GTD é realmente eficiente dado sua complexidade. No entanto, por mais direta que seja, a GTD foi criada para ajudá-lo a responder uma pergunta: "Quando fazer o quê?".

Você é responsável por escolher qual Tarefa deve ser trabalhada primeiro e qual Tarefa deve ser deixada para depois. Com o método GTD, você pode planejar cada etapa com antecedência para reduzir o estresse desnecessário. Você não tem mais informações demais na cabeça — pode começar com uma lousa limpa e trabalhar no que precisa, em vez de ficar pensando no que tem a fazer.

O método GTD apresenta 5 etapas para atingir seu objetivo sem se estressar.

1. Capturar: Anote tudo o que está na sua cabeça, cada Tarefa que você precisa fazer. Não pense duas vezes, apenas liste tudo.
2. Clarificar: Processe a lista e decida qual Tarefa deve ser feita primeiro ou requer atenção imediata.
3. Organizar: Adicione Data limite, delegue para outros, crie um arquivo de referência, etc. Basicamente, você coloca tudo no lugar onde pertence.
4. Revisar: Revise sua lista de Tarefas com frequência para verificar se precisa ser atualizada ou revisada.
5. Engajar: Comece a agir!

Agora que você já tem uma ideia de como o método GTD funciona, vamos ao próximo passo (o melhor deles) para ver como o Quire chega para te salvar da tensão de ter muito a fazer e não saber por onde começar.

Alinhando o Quire com o Método GTD

Sendo uma estrela em ascensão entre os melhores softwares de gestão de projeto, o Quire permite que você realize seus sonhos dividindo-os em pequenas tarefas realizáveis e trabalhando em direção ao seu objetivo. Parece familiar? O Quire compartilha o valor central com o GTD no sentido de não empurrar os usuários ao limite com metas avassaladoras — em vez disso, você deve trabalhar consistentemente nas suas pendências até que, um dia, finalizará o que começou.

Não importa se você é novo no Quire ou já é um fã fervoroso do Quire há anos: as chances são de que você ainda não pensou em implementar o método GTD no Quire (se já fez isso, parabéns! 😆).

Embora David Allen tenha apresentado o método GTD para ser usado com papel e caneta, com o desenvolvimento da sociedade moderna, todos estão tentando encontrar a melhor forma de adaptar o GTD ao estilo de vida digital. Reunimos diversas funcionalidades do Quire que podem ser alinhadas perfeitamente com as 5 etapas do método GTD.

Etapa 1 - Capturar: Lista de tarefas aninhadas

A primeira regra do método GTD é ter a mente em branco e uma folha limpa. Com o As Minhas Tarefas do Quire, você pode despejar todos os seus pensamentos embaralhados e organizá-los em uma lista. O As Minhas Tarefas do Quire oferece uma lista infinita para armazenar suas tarefas acumuladas. Depois você pode voltar e revisitar sua lista pessoal de Tarefas para transferi-las ou começar a trabalhar nelas e concluir a lista de Tarefas por completo.

Etapa 2 - Clarificar: Adicionar responsáveis, descrições, transferências, comentários

O GTD faz uma pergunta aqui: "Esta Tarefa é realizável agora?". Se sim, a próxima pergunta é: "Levaria menos de 2 minutos para concluir a Tarefa?". Se sim, você precisa fazê-la imediatamente.

Se as tarefas exigirem mais de 2 ações para serem concluídas, talvez seja necessário transferi-las para uma nova lista. No Quire, você pode mover facilmente um grupo de tarefas de um projeto para outro em apenas segundos. E se você favoritar o novo projeto, pode alternar facilmente entre projetos para acompanhar tudo.

Se você não for o responsável pelas tarefas, pode delegá-las para outras pessoas. O Quire permite que você atribua a Tarefa a um ou mais responsáveis, até mesmo a uma equipe!

Etapa 3 - Organizar: Adicionar tags, Data limite, Prioridade, Peekaboo

David Allen sugere categorizar todas as tarefas acionáveis nesta etapa. A chave aqui é colocar cada coisa no lugar certo. Por sorte, no Quire temos os recursos Peekaboo, Data limite e Tags para ajudá-lo a cumprir esta etapa.

Leia mais sobre como usar o Peekaboo em uma Tarefa para afastar as distrações

A regra de ouro para esta etapa é gerenciar bem sua lista. Nunca subestime o quanto uma lista de tarefas simples e desorganizada pode destruir sua produtividade — o método GTD permite que você revise sua lista e adicione mais contexto a ela para um gerenciamento melhor.

O Quire permite atribuir Tags, Data limite, Data de início e Prioridade a uma Tarefa. Com todos os detalhes, você tem a visão geral do seu projeto e acompanha o progresso sem esforço.

Se você quiser adiar as tarefas para exploração futura ou simplesmente quiser que essas tarefas sirvam apenas como lista de referência, o recurso Peekaboo do Quire permite que você guarde todas as distrações de lado para que possa se concentrar apenas nas coisas que precisam de atenção imediata. A ideia é avançar com sua lista de Tarefas, em vez de ficar preso em uma etapa específica.

Etapa 4 - Refletir: Visão Geral, Relatórios

É fundamental para um praticante do GTD refletir sobre o progresso e fazer os ajustes necessários. Você precisa revisar com frequência para saber o quanto ainda falta para atingir a meta.

Por sorte, o Quire tornou o processo de reflexão mais fácil do que nunca com os excelentes Relatórios de Visão Geral. Esta visualização inclui Gráficos, tabelas, resumos e Atividades Recentes que mostram o quanto foi feito, o quanto ainda precisa ser feito, entre outros.

Você precisa revisar sua lista de próximas ações (diferentes projetos), lista de espera (lista do Peekaboo), Calendário futuro (integração com o Calendário). Se houver algumas tarefas que não são mais relevantes, exclua-as para manter uma lista de Tarefas mais limpa.

Etapa 5 - Engajar: Quadro Kanban, As Minhas Tarefas

Chega de procrastinação! Chega de desculpas! Esperamos que, nesta etapa, você já saiba o que precisa fazer agora! Coloque em prática sua lista de Tarefas e realize seus sonhos!

Você pode selecionar várias tarefas que precisam de atenção imediata e movê-las para o Quadro Kanban. Fazendo isso, em vez de olhar para uma lista longa (que às vezes pode causar distração), você pode se concentrar em um Quadro simples com todas as tarefas organizadas e prontas para serem trabalhadas.

O Quadro Kanban do Quire também oferece a visualização de swimlane. Basta ordenar todas as suas tarefas por Tags, Data limite ou Responsáveis e pronto — uma swimlane é criada sem esforço e está pronta para ser mergulhada!

Se você estiver trabalhando em um projeto com múltiplos responsáveis e colaboradores, a seção As Minhas Tarefas do Quire será muito útil para visualizar todas as suas tarefas de diferentes projetos e organizações.

O método GTD é uma chave mestra para abrir qualquer porta?

É inegável que o GTD é um dos melhores métodos de produtividade. Você precisa estar comprometido com cada etapa do caminho para realmente fazer mais. O GTD ajuda a maximizar a alocação de recursos, limpar a mente e focar apenas no que é importante.

No entanto, como sempre dizemos, não existe solução perfeita. O Quire e o GTD podem ser uma dupla poderosa para impulsionar sua produtividade e atingir seus objetivos, mas também depende de você e de como quer organizar sua lista de Tarefas. Vamos encerrar com uma frase clichê, mas verdadeira: tudo é possível — você só precisa encontrar a ferramenta certa e um bom método para começar a realizar seus sonhos!