在 Quire 中設置 GTD 方法，告別壓力生活

最後更新：2026 年 7 月 29 日

在 David Allen 的暢銷書出版將近二十年後，Getting Things Done（GTD）依然是最受歡迎的生產力方法之一，深受無數專案經理的信賴。

不如坦白承認吧——每個人都有拖延的時候！你這一生至少有一次，把某件事推遲到之後再做，然後很快就後悔了這個決定。別擔心，我們都一樣。GTD 方法剛推出時，立刻成為許多人奉為圭臬的驚人生產力技巧。GTD 方法的核心價值在於，與其為自己該做卻沒做的事而煩惱，它鼓勵你真正把事情完成。

r/explainlikeimfive：甚麼是 GTD 方法？

GTD 方法是一套用來組織、分類、規劃並執行任務的方式。許多人都討論並爭論過，考慮到 GTD 方法的複雜性，它究竟是否真的有效。然而，儘管看似複雜，GTD 的設計其實很直接，目的就是幫你回答一個問題：「甚麼時候該做甚麼？」

你要負責決定先處理哪個任務、把哪個任務暫時擱置。透過 GTD 方法，你可以提前規劃好每一步，從而減少不必要的壓力。你的腦袋裡不必再塞滿太多資訊，可以從一片空白開始，專心工作，而不是不斷惦記著自己還有甚麼事沒做。

GTD 方法提出了 5 個步驟，讓你在不讓自己承受壓力的情況下達成目標。

1. 收集：把腦中所有事情都寫下來，包括每一件你要做的事。不要猶豫，把一切列出來就好。
2. 釐清：處理清單，決定哪個任務應該優先完成或需要立即關注。
3. 組織：加上到期日期、委派給他人、建立參考檔案等等。基本上，就是把所有東西放到它們該去的地方。
4. 回顧：經常檢視你的任務清單，看看是否需要更新或修改。
5. 執行：開始動手做！

現在你已經對 GTD 方法的運作方式有了概念，接下來讓我們進入下一步（也是最精彩的一步），看看 Quire 如何幫你擺脫「事情太多卻不知從何下手」的緊張感。

讓 Quire 與 GTD 方法完美結合

作為最佳專案管理軟體中崛起的新星，Quire 讓你能把夢想拆解成一個個可執行的小任務，然後逐步朝目標邁進。聽起來很熟悉吧？Quire 與 GTD 的核心價值不謀而合，都不會用龐大到令人卻步的目標把使用者逼到極限，而是鼓勵你持續處理待辦事項，最終有一天，你會完成自己當初開始的事。

無論你是 Quire 新手，還是已經是 Quire 的忠實粉絲多年，你很可能都還沒想過把 GTD 方法帶入 Quire（如果你已經這麼做了，真是太厲害了！😆）。

雖然 David Allen 最初設計 GTD 方法是用紙筆來執行，但隨著現代社會的發展，每個人都在尋找把 GTD 融入數位生活方式的最佳做法。我們整理了幾項 Quire 功能，能與 GTD 方法的 5 個步驟完美對應。

想要現成的設置方案？GTD 範本指南用同樣的五個步驟，帶你搭配一套可以直接複製到工作區使用的專案結構。

步驟 1 - 收集：巢狀任務清單

GTD 方法的第一條規則，就是先讓頭腦一片空白、清空手上的一切。透過 Quire 的我的任務，你可以把所有雜亂的想法一股腦倒出來，整理成一份清單。Quire 我的任務讓你擁有一份無限延伸的清單，能容納你所有雜亂無序的任務。之後你可以回頭重新檢視個人任務清單，把它們轉移出去或開始著手處理，最終把整份任務清單完成。

步驟 2 - 釐清：新增負責人、描述、轉移、留言

在這一步，GTD 會向你提出一個問題：「這個任務現在就能執行嗎？」如果答案是「是」，接下來的問題就是「完成這個任務需要花不到2 分鐘嗎？」如果是，那就馬上動手做。

如果任務需要超過 2 個動作才能完成，你可能需要把它們轉移到一份新清單中。在 Quire，你只需幾秒鐘，就能輕鬆把一整組任務從一個專案移到另一個。而且如果你把新專案加入書籤，就能輕鬆在各個專案之間切換，掌握所有進度。

如果你不是負責完成任務的人，可以把它們委派給其他人。Quire 讓你可以把任務指派給一位或多位負責人，甚至可以指派給整個團隊！

步驟 3 - 組織：新增標籤、到期日期、優先級、暫緩功能

David Allen 建議在這一步為所有可執行的任務進行分類。這裡的關鍵在於把對的東西放到對的位置。幸運的是，透過 Quire 的暫緩功能、到期日期和標籤功能，你就能輕鬆完成這一步。

深入了解如何使用暫緩功能隱藏任務、排除干擾

這一步的黃金原則就是妥善管理你的清單。千萬不要低估一份雜亂無序的待辦清單能對生產力造成多大的破壞，GTD 方法讓你逐一檢視清單，並為它加上更多背景資訊，以便更好地管理。

Quire 讓你能為任務指定標籤、到期日期、開始日期，以及優先級。有了這些細節，你就能掌握專案的全貌，輕鬆追蹤進度。如果你想要一個簡單的框架來判斷甚麼事情真正緊急、甚麼只是聲音大而已，艾森豪矩陣正好能與優先級欄位自然搭配使用。

如果你想把某些任務延後日後再處理，或只是想讓它們留作參考清單，Quire 的暫緩功能能幫你把所有干擾隱藏起來，讓你只專注於真正需要立即關注的事項。這樣做的重點在於持續推進你的任務清單，而不是卡在某個步驟上動彈不得。

步驟 4 - 回顧：概覽、報告

對 GTD 的實踐者來說，回顧進度並據此做出調整至關重要。你必須經常檢視，才能知道自己離目標還有多遠。

幸運的是，Quire 憑藉出色的概覽報告，讓回顧過程比以往更輕鬆。這個檢視畫面包含圖表、統計圖、摘要以及最近活動，能讓你一目了然完成了多少、還剩多少要做等資訊。

你需要檢視你的下一步行動清單（不同專案）、等待清單（暫緩功能清單）、即將到來的行事曆行程（行事曆整合）。如果有些任務已不再相關，就把它們刪除，讓任務清單保持清爽。

步驟 5 - 執行：看板檢視模式、我的任務

別再拖延了！別再找藉口了！我們希望到這一步，你已經清楚知道現在該做甚麼！立即行動，實現你的夢想！

你可以挑選幾個需要立即關注的任務，把它們移到看板檢視模式上。這樣一來，你就不必再面對一長串清單（有時反而容易分心），而是可以專注在一個扁平的看板上，所有任務都清楚排列，隨時可以著手處理。

Quire 看板檢視模式還為你提供了泳道檢視。只要按標籤、到期日期或負責人排序所有任務，一個泳道就會輕鬆生成，隨時可以投入使用！

如果你正在處理一個有多位負責人和協作者的專案，Quire 的我的任務區段會非常實用，能讓你一次查看來自不同專案和組織的所有任務。

GTD 方法是萬能鑰匙，能打開每一道門嗎？

不可否認，GTD 是最出色的生產力方法之一。你必須全心投入每一個步驟，才能真正完成更多事情。GTD 能幫你最大化資源分配、清空思緒，只專注於真正重要的事情。

沒有一套系統是完美的，GTD 也不例外。它不會替你完成工作，如果你的任務分散在五個不同的應用程式裡，它也撐不過一個星期。它真正提供的，是一個能存放一切的地方，以及一套決定下一步該做甚麼的節奏。Quire 與 GTD 之所以能完美搭配，是因為兩者理念相通：把令人卻步的大事拆成一個個可執行的小步驟，然後真正動手完成它們。只要一次設定好這五個步驟，這套方法就會在背後悄悄運作，而你則能專心做好自己的事。

GTD 的五個步驟如何對應到 Quire？

GTD 有五個步驟，而 Quire 為每一步都提供了對應的落腳處。以下是完整的對照。

常見問題

甚麼是 GTD 方法？

GTD（Getting Things Done）是 David Allen 提出的方法，用於收集、釐清、組織、回顧並執行任務，讓你不必再把一切記在腦中，隨時清楚知道下一步該做甚麼。

GTD 的五個步驟是甚麼？

收集、釐清、組織、回顧和執行。先把一切寫下來，決定哪些事可以立即行動，加上標籤和日期這類背景資訊，定期檢視，然後動手完成工作。

如何在專案管理工具中設置 GTD？

把每個步驟對應到一項功能：在「我的任務」中收集，透過指派和轉移任務來釐清，用標籤和暫緩功能來組織，用概覽報告來回顧，並在看板檢視模式上執行。

GTD 方法適用於團隊嗎？

適用。當任務都存放在共用工具中時，同樣的收集、釐清、組織、回顧、執行循環也能套用在團隊上，負責人和留言能讓每個人清楚看到接下來該做的事。

GTD 方法現在還適用嗎？

仍然適用。將近二十年過去，GTD 依然是最受信賴的生產力方法之一，因為它不受特定工具限制，而其「清空腦袋、專注執行」的核心理念至今依然成立。