在 Quire 設定 GTD 方法，過無壓力生活

最後更新：2026 年 9 月 3 日

距離 David Allen 的暢銷著作首次出版已將近二十年，Getting Things Done（GTD）依然是最受歡迎的生產力方法之一，深受成千上萬的專案經理信賴。

坦白說，人人都愛拖延！你一定試過把事情留待之後才做，隨即又後悔。不用擔心，我們都一樣。

GTD 方法剛推出時，隨即成為現象級的生產力妙法，不少人奉為圭臬。

GTD 方法的核心價值在於：與其擔心自己本該完成的任務，不如鼓勵你真正把事情做好。

r/explainlikeimfive：甚麼是 GTD 方法？

GTD 方法是一套整理、分類、規劃及執行任務的方式。不少人曾討論和爭論，GTD 方法如此複雜，是否真的有效率。不過，儘管概念簡單直接，GTD 的設計目的只有一個：幫你回答 「何時做甚麼？」。

由你決定哪項任務先做，哪項任務押後處理。透過 GTD 方法，你可以預先規劃每一步，減少不必要的壓力。腦海中不再塞滿資訊，你可以從零開始，專心處理工作，而不是苦思要做甚麼。

GTD 方法列出 5 個步驟，讓你毫無壓力地達成目標。

1. 擷取： 寫下腦海中的所有事情，包括每項要做的任務。不用多想，全部列出來。
2. 釐清： 處理清單，決定哪項任務應先做，或需要即時處理。
3. 整理： 加入到期日期、委派給其他人、建立參考檔案等。簡單來說，就是讓所有事情各歸其位。
4. 回顧： 經常檢視任務清單，看看是否需要更新或修訂。
5. 執行： 動手去做！

現在你已大致了解 GTD 方法如何運作，就讓我們進入下一步（最精彩的一步），看看 Quire 如何幫你擺脫事情太多、不知從何入手的焦慮。

讓 Quire 配合 GTD 方法

作為最佳專案管理軟件中的後起之秀，Quire 讓你把夢想拆解成一個個可完成的小任務，再朝目標邁進。聽起來很熟悉嗎？Quire 與 GTD 的核心價值一致：不會用壓倒性的目標把用戶逼到絕境，而是讓你持續處理待辦事項，總有一天，你會完成自己開始的事。

無論你是 Quire 新手，還是多年的 Quire 忠實粉絲，你很可能從未想過把 GTD 方法應用在 Quire 上（如果你已經做到，給你拍掌！😆）。

雖然 David Allen 當初是以紙筆來實行 GTD 方法，但隨着社會發展，人人都在尋找將 GTD 融入數碼生活的最佳方式。我們整理了 Quire 的幾項功能，可以完美配合 GTD 方法的 5 個步驟。

想要現成的設定？GTD 範本指南會帶你走過同樣的五個步驟，附有可直接複製到工作區的專案結構。

步驟 1 - 擷取：巢狀任務清單

GTD 方法的第一條規則，是讓腦袋放空、桌面清爽。透過 Quire 我的任務，你可以把纏繞不清的想法全部倒出來，整理成清單。Quire 我的任務提供無限長的清單，用來存放雜亂的任務。之後你可以回來檢視個人任務清單，轉移任務或開始處理，最後完成整份清單。

步驟 2 - 釐清：加入負責人、描述、轉移、留言

GTD 在這一步問你一個問題：「這項任務現在可以行動嗎？」如果可以，下一個問題是「完成這項任務是否需要不到 2 分鐘？」如果是，就要馬上去做。

如果任務需要超過 2 個動作才能完成，你可能需要把它們轉移到新清單。在 Quire，你可以在幾秒內把一組任務由一個專案移到另一個專案。而且只要把新專案加上書籤，就能輕鬆在各專案之間切換，掌握所有進度。

如果任務不是由你負責，可以委派給其他人。Quire 讓你把任務指派給一位或多位負責人，甚至指派給整個團隊！

步驟 3 - 整理：加入標籤、到期日期、優先級、暫緩功能

David Allen 建議在這一步為所有可行動的任務分類。重點是把對的東西放在對的位置。幸好 Quire 有暫緩功能、到期日期和標籤等功能，讓你完成這一步。

延伸閱讀：如何利用暫緩功能收起任務，擺脫干擾

這一步的黃金法則，是好好管理你的清單。千萬別小看一份平淡而雜亂的待辦清單，它足以摧毀你的生產力。GTD 方法讓你逐項檢視清單，並加入更多脈絡，方便管理。

Quire 讓你為任務加入標籤、到期日期、開始日期和優先級。有了這些詳細資料，你就能掌握專案全貌，輕鬆追蹤進度。如果你想要一個簡單的框架來分辨甚麼才是真正緊急、甚麼只是聲勢大，艾森豪威爾矩陣與優先級欄位是天生一對。

如果你想把任務押後留待日後研究，或只想把它們當作參考清單，Quire 的暫緩功能讓你收起所有干擾，只專注處理需要即時關注的事情。重點是讓任務清單不斷向前，而不是卡在某一步。

步驟 4 - 回顧：概覽、報告

對 GTD 實踐者來說，回顧進度並作出相應調整至關重要。你必須經常檢視，才知道距離目標還有多遠。

幸好，Quire 憑藉出色的概覽報告，讓回顧比以往更輕鬆。這個檢視模式包含圖表、圖形、摘要和最近活動，讓你了解已完成多少、還有多少待辦等。

你需要檢視下一步行動清單（不同專案）、等待清單（暫緩功能清單）、即將到來的行事曆（行事曆整合）。如果有些任務已不再相關，就刪除它們，讓任務清單更整潔。

步驟 5 - 執行：看板檢視模式、我的任務

不再拖延！不再找藉口！希望你在這一步已清楚知道現在要做甚麼！對任務清單採取行動，實現你的夢想吧！

你可以挑選幾項需要即時處理的任務，移到看板檢視模式。這樣一來，你不用面對冗長的清單（有時會令人分心），只需專注於一個平面看板，所有任務井然有序，隨時可以開工。

Quire 看板檢視模式也提供泳道檢視。只要按標籤、到期日期或負責人排序所有任務，泳道就會輕鬆建立，隨即可以投入處理！

如果你參與的專案有多位負責人和貢獻者，Quire 的我的任務區段會非常好用，讓你查看來自不同專案和組織的所有任務。

GTD 方法是萬能鑰匙嗎？

不可否認，GTD 是最出色的生產力方法之一。你必須全程投入每個步驟，才能真正提高效率。GTD 幫你充分運用資源、清空腦袋，只專注於重要的事情。

世上沒有完美的系統，GTD 也不例外。它不會替你做事，如果你的任務散落在五個應用程式，它也撐不過一星期。

它能給你的，是一個放置所有事情的地方，以及一套決定下一步重點的節奏。Quire 與 GTD 相配，因為兩者理念一致：把令人不知所措的大事拆成可完成的小步驟，然後真正去做。

五個步驟設定好一次，這套方法就會在背景默默運作，讓你專心處理自己的事。

GTD 只是其中一條路，並非唯一：想知道它與看板和時間分塊法相比如何，以及怎樣選擇，請看任務管理方法比較。

GTD 的五個步驟如何對應 Quire？

GTD 有五個步驟，Quire 為每一步都準備了對應的功能。對應如下。

常見問題

甚麼是 GTD 方法？

GTD（Getting Things Done）是 David Allen 提出的方法，用來擷取、釐清、整理、回顧並執行任務，讓你不再把事情記在腦裏，隨時知道下一步該做甚麼。

GTD 的五個步驟是甚麼？

擷取、釐清、整理、回顧和執行。寫下所有事情，判斷哪些可以立即行動，以標籤和日期加入脈絡，定期檢視，然後動手完成工作。

如何在專案管理工具設定 GTD？

把每個步驟對應到一項功能：在我的任務擷取、透過指派和轉移任務來釐清、以標籤和暫緩功能整理、用概覽報告回顧，並在看板檢視模式執行。

GTD 方法適用於團隊嗎？

適用。只要任務放在共用工具內，同一套擷取、釐清、整理、回顧、執行的循環同樣適用於團隊，負責人和留言讓每個人的下一步行動一目了然。前提是共用的下一步行動都有負責人。在 Quire，每項下一步行動都是一個任務，並只有一位負責人，所以共用收件匣不會變成沒人認領的雜物堆。

GTD 方法現在仍然適用嗎？

適用。將近二十年後，GTD 仍然是最受信賴的生產力方法之一，因為它不限定工具，而且「清空腦袋、專注行動」的核心理念至今依然有效。