Configura el método GTD en Quire para vivir sin estrés

Casi dos décadas después de la primera publicación del best-seller de David Allen, Getting Things Done (GTD) sigue siendo uno de los métodos de productividad más populares y en el que confían miles de gestores de proyectos.

Seamos sinceros: ¡todos somos procrastinadores! Al menos una vez en la vida has aplazado algo y te has arrepentido poco después. Tranquilo, nos pasa a todos. Cuando el método GTD salió a la luz, se convirtió rápidamente en ese truco de productividad por el que mucha gente daría la vida. El valor central del método GTD es que, en lugar de preocuparte por las tareas que deberías haber hecho, te anima a hacerlas de verdad.

r/explainlikeimfive: ¿qué es el método GTD?

El método GTD es una forma de organizar, categorizar, planificar y ejecutar tus tareas. Mucha gente ha debatido si la metodología GTD es realmente eficiente dada su complejidad. Sin embargo, por sencillo que parezca, GTD está pensado para ayudarte a responder a una sola pregunta: «¿Cuándo hacer qué?».

Tú decides qué tarea abordar primero y cuál dejar para más tarde. Con el método GTD puedes planificar cada paso por adelantado y reducir el estrés innecesario. Ya no tienes que cargar con tanta información en la cabeza: empiezas con la mente despejada y te centras en trabajar, en lugar de pensar en lo que tienes que hacer.

El método GTD plantea 5 pasos para alcanzar tu objetivo sin agobiarte.

1. Capturar: anota todo lo que tengas en mente, cada tarea que debas hacer. No lo pienses dos veces, simplemente apúntalo todo.
2. Aclarar: procesa la lista y decide qué tarea debe hacerse primero o requiere atención inmediata.
3. Organizar: añade fechas de vencimiento, delega en otros, crea un archivo de referencia, etc. En resumen, coloca cada cosa en su sitio.
4. Revisar: revisa tu lista de tareas con frecuencia para ver si necesita actualizarse o modificarse.
5. Ejecutar: ¡a ponerse en marcha!

Ahora que ya tienes una idea de cómo funciona el método GTD, vamos al siguiente paso (el mejor) para ver cómo Quire entra en escena y te libera de la tensión de tener demasiado por hacer y no saber por dónde empezar.

Alinear Quire con el método GTD

Como estrella en ascenso entre los mejores software de gestión de proyectos, Quire te permite alcanzar tus sueños descomponiéndolos en pequeñas tareas factibles y trabajando poco a poco hacia tu meta. ¿Te suena? Quire comparte el valor central de GTD: no llevarte al límite con objetivos abrumadores, sino animarte a avanzar de forma constante en tus pendientes para que, un día, termines lo que empezaste.

Tanto si eres nuevo en Quire como si llevas años siendo un fan incondicional, lo más probable es que no hayas pensado en implementar el método GTD dentro de Quire (y si ya lo has hecho, ¡chapó! 😆).

Aunque David Allen ideó GTD para aplicarse con papel y bolígrafo, con la evolución de la sociedad moderna todos buscamos la mejor forma de adaptarlo a un estilo de vida digital. Hemos reunido varias funciones de Quire que encajan a la perfección con los 5 pasos del método GTD.

Paso 1 - Capturar: lista de tareas anidada

La primera regla del método GTD es tener la mente en blanco y la mesa despejada. Con Mis Tareas de Quire, puedes volcar todos esos pensamientos enredados y ponerlos en una lista. Mis Tareas de Quire te ofrece una lista infinita para guardar tus tareas dispersas. Más tarde puedes volver a ella, revisar tu lista personal y transferir o empezar a trabajar en cada tarea hasta completarla por completo.

Paso 2 - Aclarar: añadir asignados, descripciones, transferir, comentarios

Aquí GTD te plantea una pregunta: «¿Es esta tarea accionable ahora?». Si la respuesta es sí, la siguiente pregunta es: «¿Se podría completar en menos de 2 minutos?». Si es así, hazla de inmediato.

Si las tareas requieren más de 2 acciones para terminarse, quizás tengas que pasarlas a una nueva lista. En Quire puedes mover un grupo de tareas de un proyecto a otro en segundos. Y si marcas el nuevo proyecto como favorito, podrás alternar entre proyectos con facilidad para no perderte nada.

Si no vas a ser tú quien se encargue de las tareas, puedes delegarlas. Quire te permite asignar la tarea a uno o varios asignados, ¡incluso a un equipo!

Paso 3 - Organizar: añadir etiquetas, fechas de vencimiento, prioridad, Peekaboo

David Allen sugiere categorizar en este paso todas las tareas accionables. La clave es poner cada cosa en su sitio. Por suerte, en Quire contamos con Peekaboo, fechas de vencimiento y etiquetas para ayudarte a completar este paso.

Lee más sobre cómo usar Peekaboo en una tarea para apartar las distracciones

La regla de oro de este paso es gestionar bien tu lista. Nunca subestimes el daño que una lista de pendientes plana y desordenada puede hacer a tu productividad. El método GTD te invita a recorrer tu lista y añadir más contexto a cada elemento para gestionarlos mejor.

Quire te permite asignar etiquetas, fechas de inicio y vencimiento, y prioridad a una tarea. Con todos estos detalles, tendrás una visión global de tu proyecto y podrás seguir el progreso sin esfuerzo.

Si quieres aplazar las tareas para explorarlas en el futuro o simplemente quieres que sirvan como lista de referencia, la función Peekaboo de Quire te permite ocultar todas las distracciones para que te centres únicamente en lo que requiere tu atención inmediata. La idea es seguir avanzando con tu lista de tareas en lugar de atascarte en un paso concreto.

Paso 4 - Reflexionar: Visión General, informe

Para un practicante de GTD es fundamental reflexionar sobre el progreso y hacer los ajustes necesarios. Tienes que revisar con frecuencia para saber cuánto te falta para alcanzar la meta.

Por suerte, Quire ha hecho que el proceso de reflexión sea más sencillo que nunca con sus excepcionales informes de visión general. Esta vista incluye gráficos, diagramas, resúmenes y actividad reciente que te muestran cuánto se ha hecho, cuánto queda por hacer, etc.

Necesitas revisar tu lista de próximas acciones (diferentes proyectos), tu lista de espera (lista Peekaboo) y el calendario próximo (integración con Calendario). Si hay tareas que ya no son relevantes, elimínalas para tener una lista más limpia.

Paso 5 - Ejecutar: Tablero Kanban, Mis Tareas

¡Se acabó procrastinar! ¡No más excusas! Esperamos que, en este punto, ya sepas lo que tienes que hacer. ¡Pasa a la acción con tu lista de tareas y alcanza tus sueños!

Puedes seleccionar varias tareas que requieran tu atención inmediata y moverlas al Tablero Kanban. Así, en lugar de mirar una lista interminable (que a veces puede distraerte), te centras en un tablero plano con todas las tareas perfectamente organizadas y listas para abordarse.

El Tablero Kanban de Quire también te ofrece la vista de swimlane. Solo tienes que ordenar tus tareas por etiquetas, fechas de vencimiento o asignados y, ¡voilà!, se crea un swimlane sin esfuerzo, listo para ponerse manos a la obra.

Si trabajas en un proyecto con múltiples asignatarios y colaboradores, la sección Mis Tareas de Quire te resultará muy útil para ver todas tus tareas de los distintos proyectos y organizaciones.

¿Es el método GTD una llave maestra que abre cualquier puerta?

Es innegable que GTD es uno de los mejores métodos de productividad. Tienes que comprometerte con cada paso del proceso para conseguir hacer más. GTD te ayuda a maximizar la asignación de recursos, despejar la mente y centrarte solo en lo importante.

Sin embargo, como siempre decimos, no existe la solución perfecta. Quire y GTD pueden formar un dúo potente para impulsar tu productividad y alcanzar tus metas, pero también depende de ti y de cómo quieras gestionar tu lista de tareas. Cerramos con una frase muy manida: todo es posible, solo necesitas encontrar la herramienta adecuada y un buen método para empezar a perseguir tu sueño.