Quire-Vorlagen: Projekte im Handumdrehen starten

Zuletzt aktualisiert: 27. August 2026

Bei den meisten neuen Projekten geht der erste Tag für die Einrichtung drauf, nicht für die eigentliche Arbeit: Aufgabenliste anlegen, Phasen festlegen, Ansichten konfigurieren, die Struktur aus dem letzten ähnlichen Projekt übernehmen. Quire-Vorlagen sparen Ihnen diesen Tag. Wählen Sie eine passende Vorlage, duplizieren Sie sie in Ihre Organisation und legen Sie los.

Die Forschung steht klar auf der Seite der Vorlagen.

Der PMBOK Guide des PMI zählt standardisierte Vorlagen zu den zentralen Prozess-Assets jedes reifenden Projektteams. Jahrzehnte der Forschung zum Toyota-Produktionssystem kommen in einem anderen Bereich zum selben Ergebnis: Wer die beste bekannte Arbeitsweise festhält und zum Standard macht, gewinnt Energie für die Arbeit, die echtes Urteilsvermögen erfordert.

Vorlagen sind keine Bequemlichkeit, sie reduzieren kognitive Last. Kahnemans Schnelles Denken, langsames Denken sagt dasselbe aus psychologischer Sicht: Jede Entscheidung, die Ihr Team am Montagmorgen nicht treffen muss, bleibt für die Arbeit, die wirklich zählt.

Was sind Quire-Vorlagen?

Stellen Sie sie sich als fertige Blaupausen für Ihre Projekte vor. Statt alles von Grund auf aufzubauen, wählen Sie einfach eine passende Vorlage, und schon steht ein komplettes Projekt mit Aufgaben, Unteraufgaben, Phasen und einem einsatzbereiten Workflow.

Ob Sie mit Ihrem Entwicklerteam einen Sprint durchziehen, eine neue Marketingkampagne starten oder eine Strategie zur Kundenbindung planen: Wahrscheinlich wartet schon eine passende Vorlage auf Sie.

Unser Team hat einen vollständigen Rundgang durch die Vorlagen für Marketing, Eventplanung und Agile aufgezeichnet, insgesamt etwa eine Stunde.

In dieser Session16:16 Rundgang durch die Vorlage Marketingkampagne25:15 Rundgang durch die Vorlage Eventplanung32:28 Rundgang durch die Vorlage Agile und Scrum43:51 Versteckte Schätze: Smarte Ordner, Dokumente, Diagramme, Wiederkehrende Aufgaben, Peekaboo, Zeiterfassung

Wie setzen Sie Quire-Vorlagen in echten Workflows ein?

Ein Scrum-Team ist das anschaulichste Beispiel. Die Vorlage Agile & Scrum von Quire enthält bereits ein Backlog, Listen für die Sprintplanung und eine fertig eingerichtete Board-Ansicht. Duplizieren Sie sie und starten Sie den ersten Sprint, statt einen Nachmittag lang dieselbe Struktur wie im letzten Projekt nachzubauen. Steht die Vorlage, können Sie die Sprint-Aufgaben per Drag-and-drop in den Kalender ziehen und so die Fälligkeitsdaten vor dem Kickoff festlegen.

Für den Vertrieb verfolgt die Vorlage Customer Relationship Pipeline Kunden vom Erstkontakt bis zum Abschluss, mithilfe von Unterlisten und einem Kanban-Board. Wer neu ins Vertriebsteam kommt, übernimmt die Pipeline-Struktur, statt sie neu zu entwerfen.

Die gängigsten Quire-Vorlagen auf einen Blick:

Jede Vorlage lässt sich nach dem Duplizieren vollständig bearbeiten. Die Tabelle ist also ein Ausgangspunkt, keine feste Speisekarte.

Stöbern Sie in der kompletten Bibliothek der Quire-Vorlagen oder springen Sie direkt zu einer Kategorie: Produktivitätsmethoden, Projektmanagement, Geschäftsabläufe oder Marketing & Kreativ.

Zu welchen Quire-Vorlagen greifen verschiedene Teams zuerst?

Ein kurzer Überblick nach Rolle: Diese Vorlagen nutzen Teams, die neu bei Quire sind, unserer Erfahrung nach als Erstes.

Marketingleitung: Starten Sie mit der Vorlage Marketingkampagne. Sie bringt Aufgabenhierarchien für die üblichen Kampagnenphasen mit (Recherche, Asset-Produktion, Kanal-Rollout, Performance-Review). Aus der Einrichtung einer Quartalskampagne wird so ein einstündiger Kickoff statt eines halben Tages. Die meisten Marketingteams klonen sie einmal pro Quartal und benennen sie um, statt bei null anzufangen.

Vertriebsleitung: Die Vorlage Customer Relationship Pipeline enthält die üblichen Funnel-Unterlisten bereits fertig verknüpft. Neue Vertriebsmitarbeitende übernehmen dieselbe Pipeline-Struktur. Das erleichtert das Coaching (alle arbeiten in denselben fünf Listen), und das Onboarding wird zum Duplizieren und Zuweisen statt zur Systemdesign-Übung.

Engineering-Leads: Die Vorlage Agile und Scrum ist der naheliegende Startpunkt. Spannender ist es aber, sie einmal für die spezifischen Rituale Ihres Teams anzupassen (Ihren Backlog-Grooming-Rhythmus, Ihre Sprintlänge, Ihre Story-Point-Skala oder wie Sie ein Daily Standup durchführen) und diese Version als interne Vorlage zu speichern. Künftige Sprints starten dann mit Ihrer Version statt mit der allgemeinen von Quire.

Customer-Success-Leads: Die Vorlage Kundenbindung erfasst die Kontaktpunkte über den gesamten Kundenlebenszyklus. Teams, die sie einsetzen, stellen meist fest, dass sich die Lücke zwischen „was wir für Kunden zu tun behaupten“ und „was tatsächlich passiert“ um ein paar Wochen verkleinert, einfach weil die Kontaktpunkte sichtbar werden, statt nur in den Köpfen zu existieren.

Operations-Leads: Weniger offensichtlich, aber einen Versuch wert. Operations-Arbeit wiederholt sich oft (Lieferanten-Onboarding, interne Audits, quartalsweise Compliance), weshalb sich Vorlagen hier schneller auszahlen als fast überall sonst. Der Einrichtungsaufwand für einen wiederkehrenden Prozess fällt einmal an und zahlt sich dann jedes Quartal aus. Viele Operations-Teams nutzen Vorlagen zu wenig, weil sie ihre Arbeit nicht als Projekt sehen. Dabei ist ein quartalsweises Compliance-Audit mit 15 festen Aufgaben genau das, wofür Vorlagen gemacht sind.

Allen fünf Rollen gemeinsam: Vorlagen lohnen sich, wenn die Arbeit eine feste Form hat. Hat Ihr Operations-Team ein wiederholbares Audit mit 15 Schritten, Ihr Marketing einen Quartalsrhythmus für Kampagnen und Ihr Vertrieb eine stabile Pipeline, sind Vorlagen keine Option mehr, sondern die Basis. Ist Ihre Arbeit jedes Mal wirklich neu, ist eine Vorlage das falsche Werkzeug und ein leeres Projekt das richtige.

Warum Vorlagen nutzen, statt bei null anzufangen?

Über die gesparte Einrichtungszeit hinaus liegt der größere Nutzen in der Einheitlichkeit. Starten alle Projekte mit derselben Struktur, finden alle Beteiligten schneller, was sie suchen, Übergaben werden planbar, und die Vorlage hält den Workflow fest, sodass ihn niemand bei jedem Kickoff neu erfindet. Für wachsende Teams potenziert sich dieser Effekt: Jede neue Person übernimmt die Struktur, statt eine eigene zu erfinden.

Jede Vorlage ist nach dem Duplizieren vollständig anpassbar. Benennen Sie Aufgaben um, fügen Sie Unteraufgaben hinzu, ändern Sie Phasen. Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt, keine Einschränkung.

Sie möchten lieber den Katalog statt der Feature-Tour? Alle Vorlagen finden Sie in 20+ Projektmanagement-Vorlagen, die Ihr Team wirklich nutzen wird, inklusive Inhalt und passendem Einsatzzweck.

Passend dazu: Die Projektplan-Vorlage, die nicht schon in Woche zwei auseinanderfällt – für die Planungsstruktur (Umfang, Meilensteine, Verantwortliche, Abhängigkeiten), die stehen sollte, bevor Sie eine Projektvorlage duplizieren.

Wie duplizieren Sie eine Quire-Vorlage?

Besuchen Sie unsere Seite mit den Quire-Vorlagen und sehen Sie sich um. Es gibt jede Menge Vorlagen zu entdecken, und wir fügen ständig neue hinzu.

1. Wählen Sie ein Projekt aus, das Sie verwenden möchten.

2. Klicken Sie oben auf das Dropdown-Symbol neben dem Projektnamen und wählen Sie Duplicate .

   

3. Geben Sie Ihrem neuen Projekt einen Namen, wählen Sie die Organisation, zu der die Projektvorlage hinzugefügt werden soll, und klicken Sie dann auf Create.

   

Was unterscheidet eine gute Vorlage von einer überladenen?

Wenn man Teams beim Erstellen eigener Vorlagen in Quire beobachtet, zeigen sich einige Muster, die wiederverwendete Vorlagen von jenen unterscheiden, die still in Vergessenheit geraten.

Gute Vorlagen haben eine klar verantwortliche Person. Jemand im Team hält die Masterversion aktuell. Ohne diese Person driftet die Vorlage vom gelebten Prozess ab, und das Team verliert das Vertrauen in sie. Eine verantwortliche Person mit einem quartalsweisen Review im Kalender genügt.

Gute Vorlagen sind schlank. Eine Vorlage mit 200 Aufgaben schreckt mehr ab, als sie hilft. Die am häufigsten wiederverwendeten Vorlagen haben meist 20 bis 40 Aufgaben, verteilt auf drei bis fünf Unterlisten. Alles darüber fühlt sich schon am ersten Tag wie Hausaufgaben an.

Gute Vorlagen lassen Raum für projektspezifische Arbeit. Eine Kampagnenvorlage, die jede einzelne Aufgabe vorschreibt, verdrängt genau die Arbeit, die eine Kampagne von der anderen unterscheidet. Die Vorlage sollte die wiederkehrenden 80 % abdecken, das Projekt selbst ergänzt die 20 %, die für diesen Durchlauf spezifisch sind.

Gute Vorlagen dokumentieren ihre Annahmen, kurz und knapp. Eine Notiz aus zwei Sätzen ganz oben (wofür die Vorlage gedacht ist, wann sie nicht passt, wo man Fragen stellt) spart jedes Mal eine Stunde verwirrter Teambesprechung, wenn jemand Neues sie nutzt. Schreiben Sie sie in die Projektbeschreibung oder in die erste Aufgabe.

Die langlebigsten Vorlagen in einem Quire-Workspace haben meist alle vier Eigenschaften. Die, die verschwinden, scheitern meist an einer davon: keine verantwortliche Person, zu groß, zu starr oder ohne Kontext.

Wann Quire-Vorlagen nicht die richtige Wahl sind

Vorlagen lohnen sich, wenn die Arbeit eine wiederholbare Form hat. Nicht in jedem Fall zahlen sie sich aus:

• Wirklich neuartige Einzelprojekte. Hat die Arbeit kein Vorbild und erfinden Sie die Struktur von Grund auf, dauert es meist länger, eine Vorlage zurechtzubiegen, als mit einem leeren Projekt zu beginnen.
• Winzige Ein-Personen-Workflows. Eine persönliche To-do-Liste mit fünf Aufgaben hat nicht genug Einrichtungsaufwand, als dass sich eine Vorlage lohnt. Legen Sie die Aufgaben einfach an.
• Stark regulierte Prozesse. Compliance-, klinische oder juristische Workflows brauchen oft bestimmte Felder, Audit-Trails oder Freigabeschritte, die eine allgemeine Vorlage nicht vorhersehen kann. Bauen Sie eine eigene Blaupause und speichern Sie diese als interne Vorlage Ihres Teams.

Typische Fehler beim Einsatz von Projektvorlagen

Eine Vorlage spart nur dann Zeit, wenn Sie sie als Ausgangspunkt nutzen. Diese Fehler verspielen den Vorteil unbemerkt:

• Zu viel anpassen, bevor man testet. Wer die Vorlage stark umbaut, bevor ein einziges Projekt damit gelaufen ist, optimiert auf Annahmen statt auf echte Reibungspunkte.
• Die falsche Vorlage erzwingen. Eine Sprint-Vorlage für ein langes, laufendes Programm oder eine CRM-Pipeline für interne Projekte verursacht mehr Nacharbeit, als sie spart. Wählen Sie nach Anwendungsfall, nicht danach, welche Vorlage Sie zuletzt genutzt haben.
• Dieselbe Vorlage fünfmal duplizieren. Wenn sich drei Projekte immer wieder vom Original entfernen, ist die Lösung meist, die Mastervorlage einmal zu aktualisieren, statt drei Abwandlungen zu pflegen.
• Die Vorlage als Einschränkung behandeln. Aufgaben umbenennen, irrelevante Listen streichen und projektspezifische Unteraufgaben hinzufügen ist genau der Sinn der Sache. Die Vorlage ist die Basis, nicht die Obergrenze.

Wie geht es mit Quire-Vorlagen weiter?

Wählen Sie die Vorlage, die Ihrem nächsten Projekt am nächsten kommt. Duplizieren Sie sie in Ihre Organisation, benennen Sie die Aufgaben passend um und überspringen Sie den Schritt mit der leeren Aufgabenliste komplett. Der Vorlagen-Hub ist Ihr Startpunkt.

Haben Sie eine Vorlage, die Sie mit der Quire-Community teilen möchten? Schreiben Sie an feedback@quire.io.

Häufig gestellte Fragen

Was sind Quire-Vorlagen?

Quire-Vorlagen sind fertige Projekt-Blaupausen mit bereits eingerichteten Aufgaben, Unteraufgaben und Workflows. Duplizieren Sie eine und legen Sie los, statt bei null anzufangen.

Warum eine Vorlage nutzen, statt neu anzufangen?

Vorlagen sparen Zeit und geben jedem Projekt dieselbe Struktur. So finden Teams schneller, was sie suchen, und sparen sich bei jedem Kickoff die Einrichtungsdiskussion.

Welche Arten von Vorlagen gibt es?

Zu den gängigen zählen Agile und Scrum, eine Customer Relationship Pipeline, Marketingkampagnen und Kundenbindung, und laufend kommen neue hinzu.

Wie verwende ich eine Quire-Vorlage?

Besuchen Sie die Seite mit den Quire-Vorlagen, klicken Sie auf das Dropdown neben dem Projektnamen einer Vorlage, wählen Sie „Duplizieren“, bestimmen Sie Ihre Organisation und benennen Sie das Projekt um. Fertig.

Sind Vorlagen kostenlos?

Ja. Durchstöbern und Duplizieren funktionieren beide im Free-Plan. Eine duplizierte Vorlage wird zu einem Ihrer Projekte, daher ist das einzige Limit, auf das Sie achten müssen, die Projektanzahl Ihres Plans.

Bereit, bei Ihrem nächsten Projekt den Einrichtungstag zu überspringen?

Stöbern Sie in der Bibliothek der Quire-Vorlagen, duplizieren Sie die Vorlage, die Ihrer Arbeit am nächsten kommt, benennen Sie die Aufgaben um und starten Sie am ersten Tag direkt, statt mit einem leeren Projekt zu beginnen.

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