Freigabe einführen: Autorisierungen für Aufgaben einholen

Zuletzt aktualisiert: 18. Juni 2026

TL;DR: Quires Freigabe-Funktion verwandelt „Sag mir Bescheid, wenn das fertig ist" in einen strukturierten Workflow mit drei Aktionen (Freigeben, Ablehnen, Änderungen anfordern), benutzerdefinierten Kategorien für verschiedene Aufgabentypen und einem echten Prüfpfad direkt bei der Aufgabe. Schluss mit Slack-DMs, die im Thread verschwinden – Freigaben lassen sich auch drei Monate später noch nachvollziehen. Verfügbar ab dem Premium-Plan.

Die meisten Genehmigungen in Unternehmen passieren am denkbar schlechtesten Ort: in einer Slack-DM, einer weitergeleiteten E-Mail oder einem Nicken im Flur. Drei Monate später fragt jemand „Wer hat das eigentlich genehmigt?" – und die Antwort liegt begraben in einem Thread, den niemand mehr findet. Die Entscheidung war real; der Nachweis nicht.

Genau diese Lücke bezeichnen Governance-Teams als das Prüfpfad-Problem, und deshalb schreiben Rahmenwerke wie SOX, ISO 27001 und die meisten internen Compliance-Programme vor, dass Genehmigungen direkt beim betreffenden Objekt erfasst werden müssen – nicht in einem Seitenkanal. Quires Freigabe-Funktion ist der schlanke Workflow, der diese Lücke innerhalb der Aufgabenliste schließt.

Was ist die Freigabe-Funktion in Quire?

Die Freigabe-Funktion in Quire ermöglicht es, Aufgaben, die eine formelle Genehmigung erfordern, einfach zu verwalten. Die neue Funktion fügt sich nahtlos in bestehende Workflows ein und schafft einen klaren, strukturierten Prozess für die Handhabung von Freigaben. Mit Quire Freigabe können Nutzer Aufgaben freigeben, ablehnen oder Änderungen anfordern – so wird sichergestellt, dass alle notwendigen Schritte durchgeführt und protokolliert werden.

Eine ausführliche Anleitung zur Nutzung der Freigabe-Funktion findet sich in unserem Leitfaden.

Kernfunktionen der Freigabe-Funktion

1. Freigeben: Erfüllt eine Aufgabe die erforderlichen Kriterien oder Standards, kann sie freigegeben werden. Diese Aktion signalisiert, dass die Aufgabe abgeschlossen und zufriedenstellend ist.
2. Ablehnen: Entspricht eine Aufgabe nicht den geforderten Standards, kann sie abgelehnt werden. Diese Aktion zeigt an, dass die Aufgabe überarbeitet oder verworfen werden muss.
3. Änderungen anfordern: Sind Anpassungen nötig, bevor eine Aufgabe freigegeben werden kann, lassen sich Änderungen anfordern. Diese Aktion liefert Feedback und gibt an, welche Korrekturen erforderlich sind.

Freigabe ist ausschließlich für Premium- und höhere Abo-Pläne verfügbar. Weitere Informationen finden sich auf unserer Preisseite.

Wie schneidet Quires Freigabe im Vergleich zu anderen Projektmanagement-Tools ab?

Die meisten Projektmanagement-Tools haben irgendwann ein Freigabe-Muster eingeführt. Der Unterschied liegt darin, ob die Freigabe aufgabenbezogen ist, ob Kategorien unterschiedlich weitergeleitet werden und ob ein Prüfpfad eingebaut ist.

Das Muster: Die meisten Projektmanagement-Tools bilden Freigaben als Zusatzverhalten auf ihrem allgemeinen Aufgabenmodell ab. Quire behandelt es als erstklassigen Workflow mit eigenen Aktionen (Freigeben, Ablehnen, Änderungen anfordern) und eigenen Einstellungen (Kategorien, Anfragende, Genehmigende). Die Frage nach dem Prüfpfad entscheidet meist für compliance-sensible Teams.

Warum ist Freigabe für den Workflow so wichtig?

Genehmigungen sind ein zentrales Element vieler Workflows – sie stellen sicher, dass Aufgaben geprüft und validiert werden, bevor sie abgeschlossen werden. Dieser Prozess ist entscheidend für die Qualitätssicherung, Compliance und Verantwortlichkeit einer Organisation.

Durch die Integration der Freigabe-Funktion hilft Quire, diesen Prozess effizienter zu gestalten, Fehler zu reduzieren und sicherzustellen, dass alle Aufgaben die erforderlichen Standards erfüllen.

Wer im Professional-Abo-Plan ist und Freigabe nutzen möchte, kann die Vorteile des Freigabe-Status-Streams nutzen.

Welche Freigabe-Kategorien lassen sich in Quire erstellen?

Eine der herausragenden Eigenschaften von Quire Freigabe ist die Möglichkeit, verschiedene Kategorien für Genehmigungen zu erstellen. Diese Flexibilität ermöglicht es, den Freigabeprozess auf die spezifischen Anforderungen unterschiedlicher Aufgabentypen zuzuschneiden.

So lässt sich beispielsweise eine Kategorie für Abrechnungsfragen und eine weitere für Urlaubsanträge einrichten. Diese Kategorisierung hilft dabei, Genehmigungen übersichtlicher zu verwalten und sicherzustellen, dass jeder Aufgabentyp angemessen bearbeitet wird.

In den Projekteinstellungen können verschiedene Freigabe-Kategorien erstellt und festgelegt werden, wer als Anfragender und wer als Genehmigender fungiert.

Eine ausführliche Anleitung zur Nutzung von Freigabe-Kategorien findet sich in unserem Leitfaden.

Vorteile von Freigabe-Kategorien

1. Organisation: Durch die Kategorisierung von Genehmigungen bleiben Aufgaben übersichtlich und leicht auffindbar. Diese Struktur erleichtert die Verfolgung des Status verschiedener Freigabetypen und stellt sicher, dass nichts übersehen wird.
2. Maßgeschneiderter Workflow: Verschiedene Aufgaben können unterschiedliche Freigabeprozesse erfordern. Mit Freigabe-Kategorien lässt sich der Workflow für jeden Aufgabentyp individuell gestalten und sicherstellen, dass die richtigen Personen einbezogen werden.
3. Effizienz: Die Kategorisierung von Genehmigungen kann den Workflow optimieren und effizienter gestalten. Durch vordefinierte Kategorien lassen sich Aufgaben schnell an die zuständigen Genehmigenden weiterleiten, ohne den Prozess jedes Mal manuell festlegen zu müssen.

Freigabe mit mehreren Kategorien ist ausschließlich für den Enterprise-Abo-Plan verfügbar. Weitere Informationen finden sich auf unserer Preisseite.

Wie nutzt man Quires Freigabe-Funktion Schritt für Schritt?

Die Freigabe-Funktion in Quire ist unkompliziert. Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einstieg:

1. Aufgabe erstellen: Zunächst eine Aufgabe anlegen, die eine Genehmigung erfordert – das kann alles sein, von einer Abrechnungsfrage bis zu einem Urlaubsantrag.
2. Freigabe-Kategorie festlegen: Die Aufgabe einer Freigabe-Kategorie zuordnen. Vorhandene Kategorien können gewählt oder eine neue erstellt werden, die den spezifischen Anforderungen entspricht.
3. Zur Freigabe einreichen: Sobald die Aufgabe zur Prüfung bereit ist, zur Freigabe einreichen. Die Aufgabe wird automatisch an die zuständigen Genehmigenden der Kategorie weitergeleitet.
4. Prüfen und handeln: Die Genehmigenden erhalten eine Benachrichtigung und können die Aufgabe prüfen. Anschließend können sie die Aufgabe freigeben, ablehnen oder Änderungen anfordern.
5. Status verfolgen: Den Status der Genehmigungen im Quire-Benachrichtigungsbereich im Blick behalten. Dort ist ersichtlich, welche Aufgaben freigegeben, abgelehnt wurden oder Änderungen benötigen, und es können weitere Maßnahmen ergriffen werden.

Wie verhindert man, dass eine Aufgabe vor der Freigabe abgeschlossen wird?

Hier liegt eine Lücke, die all das still zunichte machen kann. Standardmäßig ist eine Freigabe eine Anfrage – kein Sperrschloss. Jemand kann die Aufgabe trotzdem als erledigt markieren, obwohl die genehmigende Person noch nichts angeklickt hat. Die Zustimmung sollte zuerst kommen. Sie kam nicht, und die Arbeit ging trotzdem weiter.

Quire schließt diese Lücke mit einer einzigen Checkbox. Die Projekteinstellungen öffnen, zum Abschnitt Status scrollen und „Aufgabenabschluss blockieren, wenn die Aufgabe oder eine Unteraufgabe eine ausstehende Freigabe hat" aktivieren. Damit wird die Freigabe zu einem echten Tor – niemand kann die Aufgabe abhaken, bevor die genehmigende Person tatsächlich freigegeben hat.

Der Teil „oder eine Unteraufgabe" ist das, was wirklich rettet. Eine übergeordnete Aufgabe kann nicht als erledigt markiert werden, solange eine untergeordnete Aufgabe noch auf eine Entscheidung wartet. So wird die Design-Prüfung, die drei Ebenen tiefer liegt, nicht übergangen, weil jemand die übergeordnete Aufgabe geschlossen hat. Jede ausstehende Freigabe im Zweig muss zuerst abgeschlossen werden.

Das ist der Unterschied zwischen einer Freigabe, die höflich ist, und einer, die durchgesetzt wird. Eine Zustimmung, an der man vorbeiklicken kann, ist keine Kontrolle – sondern ein Vorschlag. Wer Freigabe für den Prüfpfad aktiviert hat, braucht genau diese Einstellung, damit der Pfad auch wirklich etwas bedeutet.

Wie nutzt das Quire-Team Freigabe in der täglichen Arbeit?

Die Freigabe-Funktion ist vielseitig und lässt sich in verschiedenen Szenarien und Branchen einsetzen. Hier einige Beispiele, wie die Funktion angewendet werden kann:

Finanzabteilung nutzt die Freigabe-Funktion für Abrechnungsfragen

In der Finanzabteilung sind Genehmigungen unverzichtbar für die Verwaltung von Abrechnungsfragen, Spesenberichten und Budgetzuweisungen. Mit Quire Genehmigungen lassen sich spezifische Kategorien für jeden Typ von Finanzaufgaben erstellen, sodass alle Genehmigungen effizient und korrekt abgewickelt werden.

Personalabteilung nutzt die Freigabe-Funktion für Urlaubsanträge

HR-Teams profitieren von Quire Genehmigungen bei der Verwaltung von Urlaubsanträgen, Mitarbeiterbeurteilungen und Richtlinienänderungen. Durch die Kategorisierung dieser Genehmigungen stellt die HR sicher, dass jede Anfrage von den zuständigen Personen geprüft wird und alle erforderlichen Schritte eingehalten werden.

Projektmanager nutzen die Freigabe-Funktion für das Aufgabenmanagement

Projektmanager können Quire Genehmigungen einsetzen, um Aufgabenabschlüsse, Projektmeilensteine und Ressourcenzuweisungen zu steuern. Die Funktion stellt sicher, dass alle Projektbestandteile die erforderlichen Standards erfüllen, bevor es weitergeht – und reduziert so das Risiko von Fehlern und Verzögerungen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die Freigabe-Funktion in Quire?

Ein eingebauter Workflow, mit dem eine Aufgabe eine formelle Entscheidung – Freigeben, Ablehnen oder Änderungen anfordern – erfordert, bevor sie als abgeschlossen gilt. Die Entscheidung wird bei der Aufgabe protokolliert, nicht in einer Slack-DM.

Welche Arten von Genehmigungen unterstützt Quire?

Jeden Aufgabentyp. Freigabe-Kategorien werden pro Projekt definiert (Abrechnung, Urlaub, Marketingmaterial, Änderungsanträge in der Entwicklung) – für jede Kategorie wird festgelegt, wer anfragen und wer freigeben darf.

Welcher Quire-Plan enthält Freigabe?

Der Premium-Plan und höhere Pläne erhalten die Kernfunktion. Mehrere Freigabe-Kategorien erfordern Enterprise. Der einfachere Freigabe-Status-Stream ist im Professional-Plan verfügbar.

Wie unterscheidet sich Quire Freigabe von einer Slack-DM?

Eine Slack-DM hinterlässt keinen Prüfpfad bei der Aufgabe. Quire Freigabe hängt die Entscheidung, die genehmigende Person und den Zeitstempel direkt an die Aufgabe – genau das, was drei Monate später gebraucht wird.

Wie richtet man einen Freigabe-Workflow ein?

In den Projekteinstellungen eine Kategorie erstellen, Anfragende und Genehmigende definieren, dann geeignete Aufgaben über die Freigabe-Aktion einreichen. Die genehmigende Person erhält eine Benachrichtigung, prüft die Aufgabe und gibt sie frei, lehnt sie ab oder fordert Änderungen an.

Bereit, Genehmigungen nicht mehr per Slack zu jagen?

Ein Projekt in Quire öffnen, zu den Projekteinstellungen gehen und die erste Freigabe-Kategorie erstellen. Am besten mit der naheliegendsten Kategorie für das Team beginnen (Freigabe von Marketingmaterial, Design-Review, Abrechnungsgenehmigung) und zwei echte Genehmigungen damit durchlaufen, bevor weiteres konfiguriert wird. Wenn zum ersten Mal die Frage „Wer hat das genehmigt, wann und in welcher Version?" ohne langes Slack-Scrollen beantwortet werden kann, wird klar, warum der Prüfpfad so wichtig ist.

Freigabe ist ab dem Premium-Plan und höher in Quire verfügbar. Alle Details auf der Preisseite.