Work Breakdown Structure: Was es ist und wie man WBS mit Quire umsetzt

Zuletzt aktualisiert: 24. Juli 2026

Kanban, Scrum, GTD, Wasserfall … Projektmanagement-Methoden vermehren sich schneller, als man sie lernen kann. Und während Sie noch Frameworks vergleichen, liegt das eigentliche Projekt da und ist zu groß, um überhaupt anzufangen. Was Sie zuerst brauchen, ist einfacher als eine Methodik: eine Möglichkeit, die Sache in Teile zu zerlegen, die klein genug sind, um sie fertigzustellen. Genau dafür gibt es den Arbeitsstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS).

Kein Grund zur Sorge. Wir führen Sie durch die Erstellung eines WBS, das Einrichten Ihrer Projekte und die Frage, was hineingehört. Wenn wir fertig sind, läuft Ihr Projekt praktisch von allein. (Praktisch. Die Aufgaben müssen Sie trotzdem noch erledigen.)

Was ist der Arbeitsstrukturplan?

Ein Arbeitsstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS) ist eine Technik, um Ihr Projekt zu organisieren, indem Sie es in eine Hierarchie zerlegen. Die Idee dahinter steckt schon im Namen: Dinge herunterbrechen. Sie starten mit einem großen Ziel und zerlegen es in kleinere, besser handhabbare Aufgaben. Wenn sich ein Projekt zu groß anfühlt, um überhaupt zu beginnen, sind unsere 4 Schritte, um ein überwältigendes Projekt herunterzubrechen die informelle Version desselben Instinkts, den ein WBS formalisiert.

Laut dem Project Management Institute (PMI) in seinem Project Management Book of Knowledge (PMBOK) ist ein WBS eine "ergebnisorientierte hierarchische Zerlegung der vom Projektteam auszuführenden Arbeit." Kommt Ihnen das bekannt vor? Genau das ist Quires Ansatz von Anfang an. Wir waren eines der ersten Projektmanagement-Tools, mit dem Sie Elternaufgaben in unbegrenzt viele Unteraufgaben zerlegen konnten.

Projektmanager nutzen den WBS, um Teams dabei zu helfen, komplexe Projektumfänge herunterzubrechen, Abhängigkeiten sichtbar zu machen und allen einen klaren Überblick über das Projekt zu geben, statt nur einer langen To-do-Liste. Er wird typischerweise während der Planungsphase erstellt, einer der fünf Phasen des Projektlebenszyklus, und bleibt das Referenzdokument, zu dem Teams während der Ausführung immer wieder zurückkehren – dasselbe Rückgrat, das Sie auch in einer Projektplan-Vorlage festhalten würden.

Welche zwei Arten von Arbeitsstrukturplänen gibt es?

Es gibt zwei Arten von WBS: 1) Ergebnisbasiert und 2) Phasenbasiert. Der ergebnisbasierte Ansatz ist der gängigste und wird bevorzugt. Der ganze Unterschied liegt in Ebene 1: Was Sie an die Spitze der Hierarchie stellen, entscheidet, wie sich alles darunter aufgliedert. Wählen Sie danach, wie klar Ihr Endziel ist, nicht danach, welches Diagramm hübscher aussieht.

Typ 1: Ergebnisbasierter Arbeitsstrukturplan

Ein ergebnisbasierter Arbeitsstrukturplan (WBS) zeigt, wie Projektergebnisse – wie Produkte, Dienstleistungen oder Resultate – mit dem zu erledigenden Arbeitsumfang zusammenhängen. Einfach gesagt: Er nimmt das große Ganze Ihres Projekts und zerlegt es in kleinere, handhabbare Ergebnisse, die Ihr Hauptziel unterstützen.

Dieser Ansatz eignet sich besonders für kürzere Projekte mit klaren Ergebnissen, etwa die Erstellung Ihres Jahresumsatzberichts.

Es gibt ein Konzept im WBS, das Sie kennen sollten: die 100-Prozent-Regel. Sie besagt, dass der WBS 100 Prozent der zur Fertigstellung des Projekts erforderlichen Arbeit abbilden soll – nicht mehr und nicht weniger.
Jede Aufgabe, jedes Ergebnis und jede Unteraufgabe sollte direkt zu den Zielen des Projekts beitragen. Diese Regel stellt sicher, dass nichts vergessen wird und keine unnötige Arbeit den Projektplan überfrachtet.

Typ 2: Phasenbasierter Arbeitsstrukturplan

Bei einem phasenbasierten Arbeitsstrukturplan (WBS) organisieren Sie Ihr Projekt, indem Sie es in verschiedene Phasen unterteilen. Jede Phase hat ihren eigenen Satz an Aufgaben, die zu Arbeitspaketen zusammengefasst werden. Diese Aufgabengruppen werden dann Schritt für Schritt abgearbeitet, was es einfacher macht, langfristige Projekte mit von Anfang an weniger klar definierten Zielen zu managen.

Dieser Ansatz eignet sich perfekt für Projekte, bei denen das Ergebnis eher ein bewegliches Ziel ist, etwa die Steigerung der Kundenbindung um 50 Prozent innerhalb der nächsten drei Jahre. Statt eines einzigen, klaren Ergebnisses arbeiten Sie sich durch Phasen – wie Recherche, Strategieentwicklung, Umsetzung und laufende Anpassungen – jede mit ihrem eigenen Satz an Aufgaben, die auf Ihr Ziel hinarbeiten. So können Sie sich unterwegs anpassen und das Projekt auch dann auf Kurs halten, wenn sich das Ziel verschiebt – dieselbe Flexibilität, die Agilität im täglichen Projektmanagement so wertvoll macht.

Was sind die drei Ebenen des Arbeitsstrukturplans?

Bevor Sie einen WBS erstellen, verschaffen Sie sich ein solides Verständnis Ihres Projekts: seiner Ziele, seines Umfangs und seiner Anforderungen. Sie können keine Ergebnisse herunterbrechen, die Sie noch nicht definiert haben.

Ein WBS dreht sich meist darum, was Sie liefern müssen, um die Ziele des Projekts zu erreichen. Er zerlegt die Dinge in drei Ebenen:

1. Ebene 1: Der Projekttitel oder das finale Ergebnis (denken Sie daran als das Hauptziel oder die Elternaufgabe).
2. Ebene 2: Die wichtigsten Abhängigkeiten, die das finale Ergebnis unterstützen.
3. Ebene 3: Die konkreten Aufgaben, die zur Fertigstellung dieser Hauptergebnisse nötig sind.

Welche Aufgabenhierarchie und Unteraufgaben-Aufteilung bietet Quire?

Quire baut die Aufgabenhierarchie in drei nativen Ebenen auf. Ein Abschnitt enthält Ihr Ebene-1-Ergebnis. Elternaufgaben liegen darunter als Ebene-2-Arbeitsströme. Unteraufgaben verschachteln sich unter jeder Elternaufgabe als Ebene-3-Arbeit, und Quire erlaubt unbegrenzte Verschachtelung, sodass ein komplexes Ergebnis vier oder fünf Ebenen tief gehen kann, ohne sich in separate Projekte aufzuspalten. Das ist für den WBS wichtig, weil die Methode selbst keine Tiefenbegrenzung kennt, viele populäre Tools aber schon: Monday.com bietet nur eine einzige Ebene von Unterelementen, und Asana sowie ClickUp begrenzen, wie viele Ebenen von Unteraufgaben Sie verschachteln können, bevor Sie an eine Wand stoßen. Wenn Ihr WBS tiefer gehen muss, als das Tool erlaubt, wird die Aufgliederung in Workarounds gezwungen. Die unbegrenzte Verschachtelung von Quire bedeutet, dass das Tool niemals vorschreibt, wie granular Ihr WBS sein darf. Das ist das strukturelle Upgrade, das viele wachsende Teams brauchen, sobald ein flaches Board nicht mehr skaliert und eine einzige Liste von Karten das gesamte Projekt nicht mehr fassen kann. Die Listenansicht nummeriert die Hierarchie automatisch (1.1, 1.2), und dieselbe Aufgliederung bleibt erhalten, wenn Sie zu Board-, Tabellen- oder Timeline-Ansicht wechseln. Je tiefer diese Hierarchie wird, desto mehr lohnt es sich, bewusst Abhängigkeiten zwischen den daraus entstehenden Aufgaben zu managen, damit eine Verzögerung bei einer Ebene-3-Aufgabe nicht unbemerkt den darüberliegenden Ebene-2-Arbeitsstrom ins Stocken bringt.

Was ist das WBS-Wörterbuch?

Ein WBS-Diagramm besteht nur aus Kästen und Linien, ohne Platz für Details. Das WBS-Wörterbuch schließt diese Lücke: Es gibt jeder Aufgabe den Kontext, den das Diagramm nicht fassen kann, damit niemand um 16 Uhr anrufen muss und fragt, was „Ergebnis 2.3" eigentlich bedeutet.

Hier sind einige wichtige Felder, die Sie in Ihr WBS-Wörterbuch aufnehmen sollten:

• Aufgabennamen: Kurz und klar halten, nur wenige Wörter.
• Verantwortliche Organisation/Person: Die Beauftragten, samt Kontaktdaten.
• Beschreibungen: Etwas mehr Detail hinzufügen, aber bei ein bis zwei Sätzen bleiben.
• Ergebnisse: Konkret angeben, was genau fertiggestellt werden muss.
• Budget: Geplante Ausgaben skizzieren, inklusive wie viel, wofür und bis wann.
• Meilensteine: Wichtige Punkte auf der Projekt-Timeline hervorheben, an denen zentrale Aufgaben abgeschlossen werden.
• Freigaben: Aufgaben notieren, die eine Freigabe erfordern.
• Risiken: Bekannte Bedrohungen oder Chancen mit Reaktionsstrategien.
• Zusätzliche Informationen: Referenzen, Details zu verwandten Arbeiten usw.

Sie können lernen, wie Sie Freigaben und Benutzerdefinierte Felder in Quire erstellen, um Ihre Projekte besser zu verwalten.

Sie können verschiedenste Felder aufnehmen, aber das Ziel ist, eine Ressource zu schaffen, in der Teammitglieder leicht die Informationen finden, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben brauchen.

Wie Sie Quire nutzen, um die Ebenen im Arbeitsstrukturplan einzurichten

Sie möchten die Hierarchie nicht von Grund auf aufbauen? Quires Vorlagenbibliothek liefert eine fertige WBS-Projektvorlage mit bereits angelegten Phasen und Ergebnisebenen. Kopieren Sie sie in Ihren Workspace und tauschen Sie Ihre eigenen Ergebnisse ein.

Ansatz 1: Die Quire-Aufgabenliste nutzen, um den WBS einzurichten

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie arbeiten an einem Hausbau und müssen das Ziel in kleinere Aufgaben zerlegen. Hier sind einige Ergebnisse, die Sie einrichten könnten:

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Informationen bei der Erstellung eines WBS zu organisieren und darzustellen.

Eines der einfachsten und beliebtesten Formate ist die Gliederungsstruktur. Sie zeigt die Hierarchie der Ergebnisse mittels Einrückungen und Nummerierung. Wenn Ihr Ebene-2-Ergebnis also die Nummer 1 trägt, werden die darunterliegenden Ebene-3-Ergebnisse mit 1.1, 1.2, 1.3 und so weiter bezeichnet.

In Quire können Sie damit beginnen, Ihre WBS-Ebene 1 mithilfe von Quire-Abschnitten einzurichten, dann Ihre Ziele in Ebene 2 mit Quire-Elternaufgaben herunterbrechen und Ebene 3 mit so vielen Unteraufgaben wie nötig abbilden.

Ansatz 2: Das Quire-Kanban-Board nutzen, um das WBS-Diagramm einzurichten

Ein weiteres Format, das Sie in Quire nutzen können, um Ihren WBS einzurichten, ist die Kanban-Board-Ansicht, in der sich die Hierarchie in Spalten und Karten verwandelt statt in eine eingerückte Gliederung. Denken Sie daran, die Option Aufgabenpaket einzuschalten und Ihr Board vor dem Start nach Abschnitt zu sortieren.

Ihre Spalten werden nun nach den Abschnitten visualisiert und gruppiert (die Sie zuvor genutzt haben, um Ihre WBS-Ebene 1 zu definieren). Jeder Abschnitt steht für eine Phase Ihres Projekts. Mit dem Aufgabenpaket werden alle Unteraufgaben unter ihren Elternaufgaben verschachtelt, was Ihnen hilft, deren Hierarchie besser zu erfassen.

Ein Kanban Board kann Ihnen helfen, den Fortschritt gegen Ihren WBS zu verfolgen, Aufgaben bei Engpässen anzupassen, mit Ihren Teammitgliedern auf einer einzigen Fläche zu kommunizieren und die Roadmaps für Ihr Projekt zu planen.

Hinweis: Das WBS-Diagramm in Quire ist vollständig aktionsfähig – es dient nicht nur der Visualisierung Ihrer Aufgaben. Quire ist die einzige Projektmanagement-Software, die diese Funktionstiefe bietet.

Ansatz 3: Die Quire-Tabellenansicht nutzen, um den WBS zu verwalten

Eine weitere Möglichkeit, Ihren WBS einzurichten und zu verwalten, ist eine tabellarische Struktur, die alles im Tabellenformat organisiert. Quires Tabellenansicht macht das einfach, indem sie Ihnen erlaubt, alle Details jedes Elements Ihres WBS in einer übersichtlichen Tabelle zu sehen. Die linke Spalte listet die Hauptergebnisse auf, während die Spalten rechts davon die nachfolgenden Ergebnisebenen aufgliedern.

In Quire können Sie von der Listenansicht zur Tabellenansicht wechseln und weitere benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um Ihren Aufgaben mehr Details zu geben. In dieser Tabellenansicht sehen Sie, dass wir außerdem Beauftragte, Meilensteine, Risiken, Kosten, Budget und Aufwand mithilfe einiger einfacher Formeln eingebunden haben.

Tipps: So erstellen Sie Formeln und Benutzerdefinierte Felder in Quire.

Ansatz 4: Die Quire-Timeline nutzen, um Ihr WBS-Projekt zu verfolgen

Die Quire-Timeline hilft Ihnen, Ihre Projekte in einer horizontalen Ansicht zu visualisieren. Sie sehen sofort, wie Aufgaben voneinander abhängen, verfolgen deren Fristen und Fortschritt, passen die Timeline an und filtern und sortieren Aufgaben in einer Reihenfolge, die zu Ihrem Ziel passt.

Neu dabei, Arbeit auf einer horizontalen Zeitachse abzubilden? Sehen Sie sich unseren Leitfaden zur Projekt-Timeline an – mit den vier gängigen Typen, sechs Beispielen und wie Sie die richtige auswählen.

Der Arbeitsstrukturplan ist die Antwort auf Ihr Projektmanagement

Einen Arbeitsstrukturplan (WBS) zu erstellen ist einfacher, als es klingt. Sobald Sie den Dreh raushaben, wird Ihr Team die Klarheit und Organisation lieben, die durch das visuelle Herunterbrechen von Projektaufgaben entsteht. Wenn der WBS Ihr erster Schritt in strukturierte Planung ist, ist ein Projektmanagement-Kurs eine solide Grundlage, um darauf aufzubauen.

Ob Sie eher visuell oder verbal lernen: Das richtige Arbeitsmanagement-Tool kann den entscheidenden Unterschied machen. Und wenn Sie eine Software suchen, die mit Blick auf die WBS-Methode entwickelt wurde, ist Quire die perfekte Wahl. Von Anfang an hat sich Quire darauf konzentriert, das Herunterbrechen von Aufgaben und die Organisation so einfach wie möglich zu machen. Wir helfen Ihnen, Ihr Projekt auf die logischste Weise zu managen, bis zu dem Tag, an dem Ihr Projekt sich selbst managt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Arbeitsstrukturplan (WBS)?

Ein Arbeitsstrukturplan ist eine ergebnisorientierte hierarchische Zerlegung der Arbeit, die ein Projektteam ausführen muss – die Definition stammt direkt aus dem PMBOK Guide des Project Management Institute. Sie beginnen mit einem finalen Ergebnis und zerlegen es in zunehmend kleinere, handhabbare Teile, damit nichts im Projektumfang übersehen wird.

Was sind die drei Ebenen eines Arbeitsstrukturplans?

Ebene 1 ist das finale Ergebnis oder der Titel des Projekts. Ebene 2 enthält die Hauptergebnisse, die es unterstützen. Ebene 3 listet die konkreten Aufgaben auf, die zur Fertigstellung jedes Ebene-2-Ergebnisses nötig sind. In Quire bilden Sie diese auf Abschnitte (Ebene 1), Elternaufgaben (Ebene 2) und Unteraufgaben (Ebene 3) ab – mit unbegrenzter Verschachtelung, wenn ein Projekt tiefer gehen muss.

Was ist die 100-Prozent-Regel in einem WBS?

Die 100-Prozent-Regel besagt, dass ein WBS 100 Prozent der zur Fertigstellung des Projekts erforderlichen Arbeit erfassen muss – nicht mehr, nicht weniger. Jedes Ergebnis und jede Aufgabe sollte sich direkt den Zielen des Projekts zuordnen lassen, was Scope Creep verhindert und unnötige Arbeit aus dem Plan heraushält.

Was ist der Unterschied zwischen einem ergebnisbasierten und einem phasenbasierten WBS?

Die beiden unterscheiden sich darin, was auf Ebene 1 steht. Ein ergebnisbasierter WBS organisiert die erste Ebene um konkrete Produkte, Dienstleistungen oder Resultate und eignet sich am besten für kürzere Projekte mit klaren Ergebnissen. Ein phasenbasierter WBS organisiert die erste Ebene um Phasen – Recherche, Strategie, Umsetzung und so weiter –, was zu längeren Projekten passt, deren Endziel sich weiterentwickelt.

Wie erstellen Sie einen Arbeitsstrukturplan in Quire?

Erstellen Sie Ihr Ebene-1-Ergebnis als Quire-Abschnitt, zerlegen Sie es in Ebene-2-Elternaufgaben und fügen Sie dann jeweils Ebene-3-Unteraufgaben hinzu. Von dort aus können Sie denselben WBS als nummerierte Liste, ein nach Abschnitt gruppiertes Kanban Board mit Aufgabenpaket, eine Tabelle mit benutzerdefinierten Feldern wie Budget und Risiko oder eine Timeline für Abhängigkeiten und Fristen anzeigen. Anders als ein statisches Diagramm ist Quires WBS-Diagramm vollständig aktionsfähig – jeder Knoten ist eine echte Aufgabe, die Sie zuweisen und verfolgen können.

Was ist ein WBS-Wörterbuch?

Ein WBS-Wörterbuch ist ein Begleitdokument, das die Details erfasst, die ein Diagramm nicht zeigen kann – Aufgabennamen, die verantwortliche Person, Beschreibungen, Ergebnisse, Budget, Meilensteine, Freigaben und bekannte Risiken. Es gibt Ihrem Team einen einzigen Ort, an dem sie alles finden, was sie zur Fertigstellung einer Aufgabe brauchen. In Quire können Sie diese direkt an Aufgaben mit Benutzerdefinierten Feldern erfassen.

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