Work Breakdown Structure: Was es ist und wie man WBS mit Quire umsetzt

TL;DR: Eine Work Breakdown Structure (WBS) ist ein Projektplan, der große Aufgaben in kleinere, handhabbare Teile zerlegt. Stell dir vor, du baust ein Haus: Die WBS würde alles auflisten, was getan werden muss – das Legen des Fundaments, das Aufstellen der Wände und das Einbauen der Fenster – damit nichts vergessen wird.
Die WBS hilft Teams, den gesamten Arbeitsumfang zu überblicken, organisiert zu bleiben und den Fortschritt einfach zu verfolgen. Außerdem stellt sie sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind, damit das Projekt von Anfang bis Ende reibungslos läuft.

Mit so vielen Projektmanagement-Methoden kann es schnell überwältigend werden, die richtige zu finden. Wenn sich die Aufgaben stapeln und du nicht weiterweißt, braucht du eigentlich eine bessere Möglichkeit, deine Projekte zu verwalten. Genau hier kommt die Work Breakdown Structure (WBS) ins Spiel – eine visuelle Methode, um dein Projekt in handhabbare Teile zu zerlegen.

Keine Sorge – wir führen dich Schritt für Schritt durch die Erstellung einer WBS, das Einrichten deiner Projekte und die Entscheidung, was darin enthalten sein soll. Wenn wir fertig sind, läuft dein Projekt praktisch von selbst.

Was ist die Work Breakdown Structure?

Eine Work Breakdown Structure (WBS) ist eine Technik zur Organisation deines Projekts, indem es in eine Hierarchie zerlegt wird. Die Idee dahinter steckt bereits im Namen – Dinge aufbrechen. Du beginnst mit einem großen Ziel und unterteilst es in kleinere, besser handhabbare Aufgaben.

Laut dem Project Management Institute (PMI) in ihrem Project Management Book of Knowledge (PMBOK) ist eine WBS eine „ergebnisorientierte hierarchische Zerlegung der vom Projektteam auszuführenden Arbeit." Klingt vertraut? Das war Quires Ansatz von Anfang an. Wir waren eines der ersten Projektmanagement-Tools, das es ermöglichte, übergeordnete Aufgaben (Elternteil) in unbegrenzte Unteraufgaben zu unterteilen.

Projektmanager nutzen die WBS, um Teams dabei zu helfen, komplexe Projektumfänge aufzuschlüsseln, Abhängigkeiten zu visualisieren und allen eine klare Übersicht über das Projekt zu geben – statt einer endlosen To-do-Liste.

Welche zwei Arten von Work Breakdown Structures gibt es?

Es gibt zwei Arten von WBS: 1) Ergebnisorientiert und 2) Phasenorientiert. Der ergebnisorientierte Ansatz ist der verbreitetste und bevorzugte. Der wesentliche Unterschied liegt in den Elementen, die auf der ersten Ebene der WBS identifiziert werden. Die Wahl zwischen diesen beiden Typen hängt von der Art der Branche und des jeweiligen Projekts ab.

Typ 1: Ergebnisorientierte Work Breakdown Structure

Eine ergebnisorientierte Work Breakdown Structure (WBS) zeigt, wie Projektergebnisse – wie Produkte, Dienstleistungen oder Resultate – mit dem zu erledigenden Arbeitsumfang zusammenhängen. Vereinfacht gesagt: Sie nimmt das große Bild deines Projekts und zerlegt es in kleinere, handhabbare Liefergegenstände, die dein Hauptziel unterstützen.

Dieser Ansatz eignet sich besonders für kürzere Projekte mit klaren Ergebnissen, wie etwa die Erstellung deines jährlichen Umsatzberichts.

Es gibt ein Konzept in der WBS, das du kennen solltest: die 100%-Regel. Sie bedeutet, dass die WBS 100 % der zur Fertigstellung des Projekts erforderlichen Arbeit umfassen muss – nicht mehr und nicht weniger.
Jede Aufgabe, jeder Liefergegenstand und jede Unteraufgabe sollte direkt zur Erreichung der Projektziele beitragen. Diese Regel stellt sicher, dass nichts ausgelassen wird und kein unnötiger Arbeitsaufwand den Projektplan unübersichtlich macht.

Typ 2: Phasenorientierte Work Breakdown Structure

Bei einer phasenorientierten Work Breakdown Structure (WBS) gliederst du dein Projekt in verschiedene Phasen. Jede Phase hat ihre eigenen Aufgaben, die in Arbeitspakete zusammengefasst werden. Diese Aufgabengruppen werden dann eine Phase nach der anderen abgearbeitet, was die Verwaltung langfristiger Projekte mit weniger klar definierten Anfangszielen erleichtert.

Dieser Ansatz eignet sich ideal für Projekte, bei denen das Ergebnis eher ein bewegliches Ziel ist – etwa die Steigerung der Kundenbindung um 50 % in den nächsten drei Jahren. Anstatt eines einzelnen, klar definierten Liefergegenstands arbeitest du dich durch Phasen wie Recherche, Strategieentwicklung, Umsetzung und laufende Anpassungen – jede mit ihren eigenen Aufgaben, die auf dein Ziel hinarbeiten. So kannst du dich anpassen, während du voranschreitest, und sicherstellen, dass das Projekt auch dann auf Kurs bleibt, wenn sich das Ziel weiterentwickelt.

Welche drei Ebenen hat die Work Breakdown Structure?

Bevor du mit der Erstellung einer WBS beginnst, solltest du dein Projekt gut verstehen. Das bedeutet, die Ziele, den Umfang und die Anforderungen des Projekts zu kennen, damit du die einzuschließenden Liefergegenstände klar identifizieren und definieren kannst.

Eine WBS dreht sich in der Regel darum, was geliefert werden muss, um die Projektziele zu erreichen. Sie gliedert alles in drei Ebenen:

1. Ebene 1: Der Projekttitel oder das finale Ergebnis (dies ist das Hauptziel oder die übergeordnete Aufgabe als Elternteil).
2. Ebene 2: Die wesentlichen Abhängigkeiten, die das finale Ergebnis unterstützen.
3. Ebene 3: Die spezifischen Aufgaben, die zur Fertigstellung dieser wesentlichen Liefergegenstände erforderlich sind.

Was ist das Work Breakdown Structure Dictionary?

Bevor du in ein neues Konzept eintauchst, solltest du dich mit seinem Vokabular vertraut machen. Da das visuelle Layout einer WBS wenig Platz für detaillierte Beschreibungen lässt, füllt das WBS-Wörterbuch diese Lücken, indem es mehr Kontext für jede Aufgabe liefert. Das ist entscheidend, damit dein Team die benötigten Details schnell findet.

Hier sind einige wichtige Felder, die du in dein WBS-Wörterbuch aufnehmen solltest:

• Aufgabennamen: Kurz und prägnant – nur wenige Wörter.
• Verantwortliche Organisation/Person: Der Beauftragter, inklusive Kontaktdaten.
• Beschreibungen: Etwas mehr Detail, aber bei ein bis zwei Sätzen bleiben.
• Liefergegenstände: Genau festlegen, was fertiggestellt werden muss.
• Budget: Geplante Ausgaben aufschlüsseln – wie viel, wofür und bis wann.
• Meilensteine: Wichtige Punkte auf der Projekt-Timeline hervorheben, an denen wesentliche Aufgaben abgeschlossen sind.
• Genehmigungen: Aufgaben vermerken, die eine Freigabe erfordern.
• Risiken: Bekannte Bedrohungen oder Chancen mit Reaktionsstrategien.
• Zusätzliche Informationen: Verweise, zugehörige Arbeitsdetails usw.

Erfahre, wie du Genehmigungen und Benutzerdefinierte Felder in Quire erstellen kannst, um deine Projekte besser zu verwalten.

Obwohl verschiedene Felder aufgenommen werden können, ist das Ziel, eine Ressource zu schaffen, in der Mitglieder des Teams die Informationen leicht finden können, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.

So nutzt du Quire zum Einrichten der Ebenen in der Work Breakdown Structure

Ansatz 1: Quire-Aufgabenliste für die WBS verwenden

Stell dir zum Beispiel vor, du arbeitest an einem Hausbau und musst das Ziel in kleinere Aufgaben aufteilen. Hier sind einige Liefergegenstände, die du möglicherweise einrichten musst:

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Informationen bei der Erstellung einer WBS zu organisieren und darzustellen.

Eines der einfachsten und beliebtesten Formate ist die Gliederungsstruktur. Sie zeigt die Hierarchie der Liefergegenstände mithilfe von Einrückungen und Nummerierungen. Wenn dein Liefergegenstand der Ebene 2 also mit 1 nummeriert ist, werden die darunter liegenden Liefergegenstände der Ebene 3 mit 1.1, 1.2, 1.3 usw. bezeichnet.

In Quire kannst du deine WBS-Ebene 1 mit Quire-Abschnitten einrichten, deine Ziele dann mit übergeordneten Quire-Aufgaben (Elternteil) in Ebene 2 und mit beliebig vielen Unteraufgaben in Ebene 3 unterteilen.

Ansatz 2: Quire Kanban Board für das WBS-Diagramm verwenden

Das dritte Format, das du in Quire für deine WBS nutzen kannst, ist die Kanban Board-Ansicht. Diese Ansicht stellt die Beziehungen zwischen Aufgaben visuell mithilfe von Verzweigungen und Knoten dar. Anstatt in einer horizontalen Linie angeordnet zu sein, sind sie als Boards gestaltet. Denke daran, die Option Aufgabenpaket zu aktivieren und dein Board nach Abschnitt zu sortieren, bevor du anfängst.

Deine Spalten werden nun nach den Abschnitten visualisiert und gruppiert (die du zuvor zur Definition deiner WBS-Ebene 1 verwendet hast). Jeder Abschnitt repräsentiert eine Phase deines Projekts. Mit dem Aufgabenpaket sind alle Unteraufgaben unter ihren übergeordneten Aufgaben (Elternteil) verschachtelt, was dir hilft, ihre Hierarchie besser zu visualisieren.

Ein Kanban Board kann dir helfen, den Fortschritt deines Projekts zu verfolgen, Aufgaben bei Engpässen anzupassen, mit deinen Mitgliedern des Teams auf einer einzigen Oberfläche zu kommunizieren und die Roadmaps für dein Projekt zu planen.

Hinweis: Das WBS-Diagramm in Quire ist vollständig handlungsfähig – es dient nicht nur zur Visualisierung deiner Aufgaben. Quire ist die einzige Projektmanagement-Software, die dieses Funktionsniveau bietet.

Ansatz 3: Quire Tabellenansicht für das WBS-Management verwenden

Eine weitere Möglichkeit, deine WBS einzurichten und zu verwalten, ist die Tabellenstruktur, die alles in einem Tabellenformat organisiert. Quires Tabellenansicht macht dies einfach, indem sie alle Details jedes Elements deiner WBS in einer übersichtlichen, umfassenden Tabelle darstellt. Die ganz linke Spalte listet die wesentlichen Liefergegenstände auf, während die Spalten rechts davon die nachfolgenden Liefergegenstandsebenen aufschlüsseln.

In Quire kannst du von der Listenansicht zur Tabellenansicht wechseln und weitere Benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um deinen Aufgaben mehr Details zu geben. In dieser Tabellenansicht siehst du, dass wir auch den Beauftragter, Meilensteine, Risiken, Kosten, Budget und Aufwand mithilfe einiger einfacher Formeln eingebunden haben.

Tipps: So erstellst du Formeln und Benutzerdefinierte Felder in Quire.

Ansatz 4: Quire Timeline zur Verfolgung deines WBS-Projekts verwenden

Die Timeline hilft dir, deine Projekte in einer horizontalen Ansicht zu visualisieren. Du siehst sofort die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben, kannst ihre Fristen und den Fortschritt verfolgen, die Timeline anpassen sowie Aufgaben in einer Reihenfolge filtern und sortieren, die deinem Ziel entspricht.

Work Breakdown Structure – die Antwort auf dein Projektmanagement

Die Erstellung einer Work Breakdown Structure (WBS) ist einfacher, als es klingt. Sobald du den Dreh raus hast, wird dein Team die Klarheit und Organisation lieben, die das visuelle Aufschlüsseln von Projektaufgaben mit sich bringt.

Egal ob du eher visuell oder verbal lernst – das richtige Arbeitsverwaltungstool macht den entscheidenden Unterschied. Und wenn du nach einer Software suchst, die von Grund auf für die WBS-Methode entwickelt wurde, ist Quire die perfekte Wahl. Von Anfang an hat Quire darauf gesetzt, das Aufschlüsseln von Aufgaben und die Organisation einfach zu gestalten. Wir helfen dir, dein Projekt auf die logischste Art und Weise zu verwalten – bis zu dem Tag, an dem dein Projekt sich praktisch selbst verwaltet.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Work Breakdown Structure (WBS)?

Eine Work Breakdown Structure ist eine ergebnisorientierte hierarchische Zerlegung der Arbeit, die ein Projektteam ausführen muss – die Definition stammt direkt aus dem PMBOK Guide des Project Management Institute. Du beginnst mit einem einzigen Endergebnis und zerlegst es in immer kleinere, handhabbare Teile, damit nichts im Projektumfang übersehen wird.

Welche drei Ebenen hat eine Work Breakdown Structure?

Ebene 1 ist das finale Ergebnis oder der Titel des Projekts. Ebene 2 enthält die wesentlichen Liefergegenstände, die dieses Ergebnis unterstützen. Ebene 3 listet die spezifischen Aufgaben auf, die zur Fertigstellung jedes Liefergegenstands auf Ebene 2 erforderlich sind. In Quire werden diese Ebenen auf Abschnitte (Ebene 1), übergeordnete Aufgaben als Elternteil (Ebene 2) und Unteraufgaben (Ebene 3) abgebildet – mit unbegrenzter Verschachtelung, wenn ein Projekt noch tiefer gehen muss.

Was ist die 100%-Regel in einer WBS?

Die 100%-Regel besagt, dass eine WBS 100 % der Arbeit erfassen muss, die zur Fertigstellung des Projekts erforderlich ist – nicht mehr und nicht weniger. Jeder Liefergegenstand und jede Aufgabe sollte direkt den Zielen des Projekts zugeordnet sein. Das hält Scope Creep fern und verhindert, dass unnötige Arbeit den Plan unübersichtlich macht.

Was ist der Unterschied zwischen einer ergebnisorientierten und einer phasenorientierten WBS?

Die beiden Typen unterscheiden sich darin, was auf Ebene 1 steht. Eine ergebnisorientierte WBS gliedert die erste Ebene nach konkreten Produkten, Dienstleistungen oder Ergebnissen und eignet sich am besten für kürzere Projekte mit klar definierten Resultaten. Eine phasenorientierte WBS gliedert die erste Ebene nach Phasen – Recherche, Strategie, Umsetzung und so weiter – und passt besser zu längeren Projekten, deren Endziel sich kontinuierlich weiterentwickelt.

Wie erstellt man eine Work Breakdown Structure in Quire?

Erstelle deinen Liefergegenstand der Ebene 1 als Quire-Abschnitt, zerlege ihn in übergeordnete Aufgaben (Elternteil) der Ebene 2 und füge darunter Unteraufgaben der Ebene 3 hinzu. Danach kannst du dieselbe WBS als nummerierte Listenansicht, als Kanban Board gruppiert nach Abschnitt mit Aufgabenpaket, als Tabellenansicht mit Benutzerdefinierten Feldern wie Budget und Risiko oder als Timeline für Abhängigkeiten und Fristen anzeigen. Im Gegensatz zu einem statischen Diagramm ist Quires WBS-Diagramm vollständig handlungsfähig – jeder Knoten ist eine echte Aufgabe, die du zuweisen und verfolgen kannst.

Was ist ein WBS-Wörterbuch?

Ein WBS-Wörterbuch ist ein ergänzendes Dokument, das die Details erfasst, die ein Diagramm nicht zeigen kann – Aufgabennamen, die verantwortliche Person, Beschreibungen, Liefergegenstände, Budget, Meilensteine, Genehmigungen und bekannte Risiken. Es gibt deinem Team einen zentralen Ort, an dem alle alles finden, was sie zur Erledigung einer Aufgabe benötigen. In Quire kannst du diese Informationen direkt auf Aufgaben mit Benutzerdefinierten Feldern erfassen.

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