Projektstrukturplan: Was er ist und wie Sie einen PSP (WBS) mit Quire umsetzen

Zuletzt aktualisiert: 14. Oktober 2026

Kanban, Scrum, GTD, Wasserfall … Projektmanagement-Methoden vermehren sich schneller, als man sie lernen kann. Und während Sie noch Frameworks vergleichen, liegt das eigentliche Projekt da – zu groß, um anzufangen.

Was Sie zuerst brauchen, ist einfacher als eine Methodik: eine Möglichkeit, das Ganze in Stücke zu zerlegen, die klein genug sind, um sie abzuschließen. Genau dafür gibt es den Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS).

Kein Grund zur Sorge. Wir zeigen Ihnen, wie Sie einen PSP erstellen, Ihre Projekte einrichten und herausfinden, was hineingehört. Am Ende läuft Ihr Projekt praktisch von selbst. (Praktisch. Die Aufgaben erledigen müssen Sie trotzdem.)

Was ist ein Projektstrukturplan?

Die Idee steckt schon im Namen. Sie beginnen mit einem großen Ziel und zerlegen es in kleinere, besser handhabbare Aufgaben. Wenn Ihnen ein Projekt zu groß erscheint, um überhaupt anzufangen, sind unsere 4 Schritte, um ein überwältigendes Projekt zu zerlegen die informelle Version desselben Instinkts, den ein PSP formalisiert.

Laut dem Project Management Institute (PMI) in seinem Project Management Book of Knowledge (PMBOK) ist ein PSP eine „an Lieferobjekten ausgerichtete, hierarchische Zerlegung der vom Projektteam auszuführenden Arbeit“.

Kommt Ihnen bekannt vor? Genau das ist Quires Ansatz vom ersten Tag an. Wir waren eines der ersten Projektmanagement-Tools, mit denen Sie übergeordnete Aufgaben in unbegrenzt viele Unteraufgaben zerlegen konnten.

Projektmanager nutzen den PSP, damit Teams komplexe Projektumfänge zerlegen, Abhängigkeiten sichtbar machen und allen einen klaren Überblick über das Projekt geben – statt nur einer langen To-do-Liste.

Erstellt wird er meist in der Planungsphase, einer der fünf Phasen des Projektlebenszyklus. Während der Umsetzung bleibt er das Referenzdokument, zu dem Teams immer wieder zurückkehren – dasselbe Rückgrat, das Sie in einer Projektplan-Vorlage festhalten würden.

Welche zwei Arten von Projektstrukturplänen gibt es?

Es gibt zwei Arten von PSP: 1) lieferobjektorientiert und 2) phasenorientiert. Der lieferobjektorientierte Ansatz ist der gängigste und beliebteste.

Der ganze Unterschied liegt in Ebene 1: Was Sie an die Spitze der Hierarchie setzen, bestimmt, wie sich alles darunter aufgliedert. Entscheiden Sie danach, wie klar Ihr Endziel ist – nicht danach, welches Diagramm schöner aussieht.

Typ 1: Lieferobjektorientierter Projektstrukturplan

Ein lieferobjektorientierter Projektstrukturplan zeigt, wie Projektlieferobjekte – etwa Produkte, Dienstleistungen oder Ergebnisse – mit dem zu erledigenden Arbeitsumfang zusammenhängen. Einfach gesagt: Sie nehmen das große Ganze Ihres Projekts und zerlegen es in kleinere, überschaubare Lieferobjekte, die Ihr Hauptziel stützen.

Dieser Ansatz eignet sich besonders für kürzere Projekte mit klaren Ergebnissen, etwa die Erstellung Ihres jährlichen Umsatzberichts.

Ein Konzept im PSP sollten Sie kennen: die 100-%-Regel. Sie besagt, dass der PSP 100 % der Arbeit enthalten soll, die zum Abschluss des Projekts nötig ist – nicht mehr, nicht weniger.
Jede Aufgabe, jedes Lieferobjekt und jede Teilaufgabe sollte direkt zum Erreichen der Projektziele beitragen. So wird nichts vergessen, und keine unnötige Arbeit überfrachtet den Projektplan.

Typ 2: Phasenorientierter Projektstrukturplan

In einem phasenorientierten Projektstrukturplan gliedern Sie Ihr Projekt nach verschiedenen Phasen. Jede Phase hat ihre eigenen Aufgaben, die zu Arbeitspaketen gebündelt werden.

Diese Aufgabengruppen werden dann Phase für Phase abgearbeitet. Das erleichtert die Steuerung langfristiger Projekte, deren Ziele zu Beginn noch nicht ganz klar definiert sind.

Der Ansatz passt zu Projekten, deren Ergebnis ein bewegliches Ziel ist, etwa die Kundenbindung in den nächsten drei Jahren um 50 % zu steigern. Es gibt kein einzelnes klares Lieferobjekt, also arbeiten Sie stattdessen in Phasen:

• Recherche: herausfinden, was die Kennzahl tatsächlich antreibt.
• Strategieentwicklung: entscheiden, an welchen Hebeln Sie ansetzen.
• Umsetzung: die Arbeit ausliefern.
• Laufende Anpassungen: den Kurs korrigieren, sobald Ergebnisse vorliegen.

Jede Phase enthält eigene Aufgaben, die auf das Ziel hinarbeiten. So können Sie sich unterwegs anpassen und das Projekt auf Kurs halten, selbst wenn sich das Ziel verschiebt. Das ist genau die Flexibilität, die Agilität im täglichen Projektmanagement so wertvoll macht.

Welche drei Ebenen hat ein Projektstrukturplan?

Bevor Sie einen PSP erstellen, sollten Sie Ihr Projekt gut verstehen: Ziele, Umfang und Anforderungen. Lieferobjekte, die Sie noch nicht definiert haben, können Sie auch nicht zerlegen.

Ein PSP dreht sich meist darum, was Sie liefern müssen, um die Projektziele zu erreichen. Er gliedert sich in drei Ebenen:

1. Ebene 1: Der Projekttitel oder das finale Lieferobjekt (das Hauptziel bzw. die übergeordnete Aufgabe).
2. Ebene 2: Die wichtigsten Abhängigkeiten, die das finale Lieferobjekt stützen.
3. Ebene 3: Die konkreten Aufgaben, die zum Abschluss dieser Hauptlieferobjekte nötig sind.

Welche Aufgabenhierarchie und Unteraufgaben-Struktur bietet Quire?

Quire bildet die Aufgabenhierarchie in drei nativen Ebenen ab:

• Abschnitt: Ihr Lieferobjekt der Ebene 1.
• Übergeordnete Aufgabe: ein Arbeitsstrang der Ebene 2 darunter.
• Unteraufgabe: Arbeit der Ebene 3, verschachtelt unter jeder übergeordneten Aufgabe.

Die Verschachtelung ist unbegrenzt, sodass ein komplexes Lieferobjekt vier oder fünf Ebenen tief gehen kann, ohne in separate Projekte aufgeteilt zu werden.

Das ist wichtig, denn der PSP selbst kennt keine Tiefenbegrenzung – viele beliebte Tools aber schon:

• Monday.com bietet eine einzige Ebene von Subitems.
• Asana und ClickUp begrenzen, wie viele Ebenen von Unteraufgaben Sie verschachteln können.

Wenn Ihr PSP tiefer gehen muss, als das Tool erlaubt, landet die Zerlegung in Behelfslösungen. Dank unbegrenzter Verschachtelung in Quire bestimmt nie das Tool, wie detailliert Ihr PSP sein darf.

Genau dieses strukturelle Upgrade brauchen viele wachsende Teams, sobald ein flaches Board nicht mehr skaliert und eine einzelne Kartenliste das ganze Projekt nicht mehr fassen kann.

Die Listenansicht nummeriert die Hierarchie automatisch (1.1, 1.2), und dieselbe Zerlegung bleibt erhalten, wenn Sie zur Board-, Tabellen- oder Timeline-Ansicht wechseln.

Je tiefer die Hierarchie, desto mehr lohnt es sich, die Abhängigkeiten zwischen den entstehenden Aufgaben bewusst zu steuern, damit eine Verzögerung bei einer Aufgabe der Ebene 3 nicht unbemerkt den darüberliegenden Arbeitsstrang der Ebene 2 ausbremst.

Was ist das PSP-Wörterbuch?

Ein PSP-Diagramm besteht nur aus Kästchen und Linien, ohne Platz für Details. Das PSP-Wörterbuch schließt diese Lücke: Es gibt jeder Aufgabe den Kontext, den das Diagramm nicht fassen kann – damit Sie niemand um 16 Uhr anschreibt und fragt, was „Lieferobjekt 2.3“ eigentlich bedeutet.

Diese wichtigen Felder gehören in Ihr PSP-Wörterbuch:

• Aufgabennamen: Kurz und klar, nur ein paar Wörter.
• Verantwortliche Organisation/Person: Der Beauftragte, inklusive Kontaktdaten.
• Beschreibungen: Etwas mehr Details, aber bei ein bis zwei Sätzen bleiben.
• Lieferobjekte: Genau benennen, was abgeschlossen werden muss.
• Budget: Geplante Ausgaben skizzieren – wie viel, wofür und bis wann.
• Meilensteine: Wichtige Punkte auf der Projekt-Timeline markieren, an denen große Aufgaben abgeschlossen werden.
• Freigaben: Aufgaben kennzeichnen, die eine Freigabe erfordern.
• Risiken: Bekannte Bedrohungen oder Chancen samt Reaktionsstrategien.
• Zusätzliche Informationen: Referenzen, Details zu verwandten Arbeiten usw.

Erfahren Sie, wie Sie in Quire Freigaben und Benutzerdefinierte Felder anlegen, um Ihre Projekte noch besser zu steuern.

Sie können viele verschiedene Felder aufnehmen – Ziel ist eine Quelle, in der Teammitglieder schnell alle Informationen finden, die sie für ihre Aufgaben brauchen.

So richten Sie die Ebenen des Projektstrukturplans in Quire ein

Sie möchten die Hierarchie nicht bei null aufbauen? Die Vorlagenbibliothek von Quire enthält eine fertige Projektvorlage für den Projektstrukturplan, in der Phasen und Lieferobjekt-Ebenen bereits angelegt sind. Kopieren Sie sie in Ihren Workspace und tragen Sie Ihre eigenen Lieferobjekte ein.

Ansatz 1: Den PSP mit der Quire-Aufgabenliste einrichten

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie arbeiten an einem Hausbau und müssen das Ziel in kleinere Aufgaben zerlegen. Diese Lieferobjekte könnten Sie anlegen:

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Informationen beim Erstellen eines PSP zu ordnen und darzustellen.

Eines der einfachsten und beliebtesten Formate ist die Gliederungsstruktur. Sie zeigt die Hierarchie der Lieferobjekte über Einrückungen und Nummerierung. Ist Ihr Lieferobjekt der Ebene 2 also mit 1 nummeriert, erhalten die darunterliegenden Lieferobjekte der Ebene 3 die Nummern 1.1, 1.2, 1.3 und so weiter.

In Quire legen Sie zunächst die Ebene 1 Ihres PSP mit Abschnitten an. Danach zerlegen Sie Ihre Ziele mit übergeordneten Aufgaben in Ebene 2 und mit beliebig vielen Unteraufgaben in Ebene 3.

Ansatz 2: Das PSP-Diagramm mit dem Quire Kanban Board einrichten

Ein weiteres Format für Ihren PSP in Quire ist die Kanban Board-Ansicht: Hier wird die Hierarchie zu Spalten und Karten statt zu einer eingerückten Gliederung. Aktivieren Sie vorher die Option Task Bundle und ordnen Sie Ihr Board nach section.

Ihre Spalten sind nun nach den Abschnitten gruppiert, mit denen Sie zuvor die Ebene 1 Ihres PSP definiert haben. Jeder Abschnitt steht für eine Stufe oder Phase Ihres Projekts. Mit dem Aufgabenpaket sind alle Unteraufgaben unter ihren übergeordneten Aufgaben verschachtelt, sodass Sie die Hierarchie besser sehen.

Mit einem Kanban Board können Sie den Fortschritt anhand Ihres PSP verfolgen, Aufgaben bei Engpässen anpassen, mit Ihren Teammitgliedern auf einer gemeinsamen Fläche kommunizieren und die Roadmaps für Ihr Projekt planen.

Hinweis: Das PSP-Diagramm in Quire ist vollständig nutzbar – es dient nicht nur zur Visualisierung Ihrer Aufgaben. Quire ist die einzige Projektmanagement-Software, die diesen Funktionsumfang bietet.

Ansatz 3: Den PSP mit der Quire-Tabellenansicht verwalten

Sie können Ihren PSP auch in einer tabellarischen Struktur einrichten und verwalten, die alles in Tabellenform ordnet.

Die Tabellenansicht von Quire macht das einfach: Sie sehen alle Details jedes PSP-Elements übersichtlich in einer Tabelle. Die Spalte ganz links listet die Hauptlieferobjekte, die Spalten rechts davon gliedern die nachfolgenden Ebenen auf.

In Quire wechseln Sie von der Listenansicht zur Tabellenansicht und fügen weitere benutzerdefinierte Felder hinzu, um Ihre Aufgaben mit mehr Details zu versehen. In dieser Tabellenansicht haben wir mit einigen einfachen Formeln auch Beauftragte, Meilensteine, Risiken, Kosten, Budget und Aufwand ergänzt.

Tipp: So erstellen Sie Formeln und Benutzerdefinierte Felder in Quire.

Budget- und Risikofelder in einem PSP möchte in der Regel die Projektleitung selbst verantworten. Sperren Sie sie, damit das Team die Werte nur lesen kann und nur Admins oder ausgewählte Mitglieder sie ändern. Hier erfahren Sie, wie Sie ein Benutzerdefiniertes Feld sperren.

Ansatz 4: Ihr PSP-Projekt mit der Quire Timeline verfolgen

Mit der Timeline von Quire visualisieren Sie Ihre Projekte auf einer horizontalen Zeitachse. Sie sehen sofort, wie Aufgaben voneinander abhängen, verfolgen Deadlines und Fortschritt, passen die Timeline an und filtern und sortieren Aufgaben in der Reihenfolge, die zu Ihrem Ziel passt.

Die PSP-Vorlage ist nur eine von vielen: 20+ Projektmanagement-Vorlagen, die Ihr Team wirklich nutzen wird listet den Rest auf und hilft Ihnen, nach der Art der Arbeit zu wählen.

Zum ersten Mal Arbeit auf einer horizontalen Zeitachse planen? In unserem Leitfaden zur Projekt-Timeline finden Sie die vier gängigen Typen, sechs Beispiele und wie Sie den richtigen wählen.

Der Projektstrukturplan ist die Antwort für Ihr Projektmanagement

Einen Projektstrukturplan zu erstellen ist einfacher, als es klingt. Sobald Sie den Dreh raushaben, wird Ihr Team die Klarheit und Ordnung lieben, die das visuelle Zerlegen von Projektaufgaben mit sich bringt. Ist der PSP Ihr erster Schritt in die strukturierte Planung, ist ein Projektmanagement-Kurs eine solide Möglichkeit, darauf aufzubauen.

Ob Sie eher visuell oder sprachlich lernen: Das richtige Work-Management-Tool macht den Unterschied.

Quire wurde rund um das Zerlegen von Arbeit gebaut: verschachtelte Aufgaben vom ersten Tag an und dieselbe Zerlegung als Liste, Board, Tabelle oder Timeline lesbar. Wenn Sie Software suchen, die mit der PSP-Methode im Blick entwickelt wurde, fangen Sie hier an.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Projektstrukturplan (WBS)?

Ein Projektstrukturplan ist eine an Lieferobjekten ausgerichtete, hierarchische Zerlegung der Arbeit, die ein Projektteam ausführen muss – die Definition stammt direkt aus dem PMBOK Guide des Project Management Institute. Sie beginnen mit einem finalen Lieferobjekt und zerlegen es in immer kleinere, überschaubare Teile, damit nichts im Projektumfang verloren geht.

Welche drei Ebenen hat ein Projektstrukturplan?

Ebene 1 ist das finale Lieferobjekt oder der Titel des Projekts. Ebene 2 enthält die wichtigsten Lieferobjekte, die es stützen. Ebene 3 listet die konkreten Aufgaben auf, die zum Abschluss jedes Lieferobjekts der Ebene 2 nötig sind.

In Quire bilden Sie diese als Abschnitte (Ebene 1), übergeordnete Aufgaben (Ebene 2) und Unteraufgaben (Ebene 3) ab – mit unbegrenzter Verschachtelung, wenn ein Projekt tiefer gehen muss.

Was ist die 100-%-Regel in einem PSP?

Die 100-%-Regel besagt, dass ein PSP 100 % der Arbeit erfassen muss, die zum Abschluss des Projekts nötig ist – nicht mehr, nicht weniger. Jedes Lieferobjekt und jede Aufgabe sollte direkt auf die Projektziele einzahlen. So bleibt Scope Creep draußen, und Beschäftigungstherapie überfrachtet den Plan nicht.

Was ist der Unterschied zwischen einem lieferobjektorientierten und einem phasenorientierten PSP?

Die beiden unterscheiden sich darin, was auf Ebene 1 steht. Ein lieferobjektorientierter PSP gliedert die erste Ebene nach konkreten Produkten, Dienstleistungen oder Ergebnissen und eignet sich am besten für kürzere Projekte mit klaren Ergebnissen.

Ein phasenorientierter PSP gliedert die erste Ebene nach Phasen wie Recherche, Strategie, Umsetzung usw. – passend für längere Projekte, deren Endziel sich weiterentwickelt.

Wie erstellt man einen Projektstrukturplan in Quire?

Legen Sie Ihr Lieferobjekt der Ebene 1 als Abschnitt in Quire an, zerlegen Sie es in übergeordnete Aufgaben der Ebene 2 und fügen Sie darunter jeweils Unteraufgaben der Ebene 3 hinzu. Danach lässt sich derselbe PSP auf vier Arten lesen:

• Liste: die Hierarchie, automatisch nummeriert.
• Board: nach Abschnitt gruppiert mit Aufgabenpaket.
• Tabelle: benutzerdefinierte Felder wie Budget und Risiko.
• Timeline: Abhängigkeiten und Deadlines.

Anders als ein statisches Diagramm ist das PSP-Diagramm in Quire vollständig nutzbar. Jeder Knoten ist eine echte Aufgabe, die Sie zuweisen und verfolgen können.

Was ist ein PSP-Wörterbuch?

Ein PSP-Wörterbuch ist ein begleitendes Dokument, das die Details erfasst, die ein Diagramm nicht zeigen kann – Aufgabennamen, verantwortliche Person, Beschreibungen, Lieferobjekte, Budget, Meilensteine, Freigaben und bekannte Risiken. So findet Ihr Team an einem Ort alles, was es zum Abschluss einer Aufgabe braucht. In Quire erfassen Sie diese Angaben direkt an den Aufgaben mit Benutzerdefinierten Feldern.

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