Estrutura Analítica do Projeto: O Que É e Como Implementar a EAP com Quire

TL;DR: Uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é um blueprint de projeto que divide grandes tarefas em partes menores e gerenciáveis. Imagine que você está construindo uma casa: a EAP listaria tudo o que precisa ser feito — lançar a fundação, erguer as paredes e instalar as janelas — para que nada seja esquecido.
A EAP ajuda as equipes a enxergar o escopo completo do trabalho, manter a organização e acompanhar o progresso com facilidade. Além disso, garante que todos estejam alinhados, para que o projeto corra tranquilamente do início ao fim.

Com tantos métodos de gestão de projetos disponíveis, pode ser difícil encontrar o ideal para você. Quando as Tarefas se acumulam e você se sente travado, o que realmente precisa é de uma maneira melhor de gerenciar seus projetos. É aí que entra a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) — um método visual para dividir seu projeto em partes gerenciáveis.

Sem motivo para estresse, porém — vamos guiar você na criação de uma EAP, na configuração dos seus projetos e em como definir o que incluir. Quando terminarmos, seu projeto praticamente vai se gerenciar sozinho.

O Que É a Estrutura Analítica do Projeto?

Uma estrutura analítica do projeto (EAP) é uma técnica para organizar seu projeto desmembrando-o em uma hierarquia. A ideia por trás da EAP está no próprio nome — dividir as coisas. Você começa com um grande objetivo e o divide em Tarefas menores e mais gerenciáveis.

De acordo com o Project Management Institute (PMI) em seu Project Management Book of Knowledge (PMBOK), uma EAP é uma "decomposição hierárquica orientada a entregas do trabalho a ser executado pela equipe do projeto." Familiar? Essa tem sido a abordagem do Quire desde o primeiro dia. Fomos uma das primeiras ferramentas de gestão de projetos a permitir que você desmembrasse tarefas de Classe Mãe em Subtarefas ilimitadas.

Gerentes de projeto usam a EAP para ajudar as equipes a decompor escopos de projetos complexos, visualizar dependências e oferecer a todos uma Visão Geral clara do projeto, em vez de apenas uma longa lista de tarefas.

Quais São os Dois Tipos de Estrutura Analítica do Projeto?

Existem dois tipos de EAP: 1) Baseada em Entregas e 2) Baseada em Fases. A abordagem baseada em entregas é a mais comum e recomendada. A principal diferença entre essas abordagens está nos elementos identificados no primeiro nível da EAP. A escolha entre os dois tipos depende da natureza do setor e do projeto em questão.

Tipo 1: Estrutura Analítica do Projeto Baseada em Entregas

Uma EAP Baseada em Entregas mostra como as entregas do projeto — como produtos, serviços ou resultados — se relacionam com o escopo do trabalho a ser realizado. Em termos simples, é uma forma de pegar a visão macro do seu projeto e dividi-la em entregas menores e gerenciáveis que sustentam seu objetivo principal.

Essa abordagem é especialmente útil para projetos menores com resultados bem definidos, como o desenvolvimento do seu relatório anual de receitas.

Há um conceito na EAP que você precisa conhecer: a regra dos 100%. Ela determina que a EAP deve incluir 100% do trabalho necessário para concluir o projeto — nada mais, nada menos.
Cada Tarefa, entrega e subtarefa deve contribuir diretamente para o alcance dos objetivos do projeto. Essa regra garante que nada seja deixado de fora e que não haja trabalho desnecessário poluindo o plano do projeto.

Tipo 2: Estrutura Analítica do Projeto Baseada em Fases

Em uma EAP Baseada em Fases, você organiza seu projeto desmembrando-o em diferentes fases. Cada fase tem seu próprio conjunto de tarefas, que são agrupadas em pacotes de trabalho. Esses grupos de tarefas são então abordados uma etapa de cada vez, facilitando o gerenciamento de projetos de longo prazo com objetivos menos claramente definidos desde o início.

Essa abordagem é ideal para projetos em que o resultado é mais fluido, como aumentar a retenção de clientes em 50% ao longo dos próximos três anos. Em vez de ter uma única entrega bem definida, você trabalhará por fases — como pesquisa, desenvolvimento de estratégia, implementação e ajustes contínuos — cada uma com seu próprio conjunto de tarefas que avança em direção ao objetivo. Assim, você pode se adaptar conforme avança, garantindo que o projeto permaneça no caminho certo mesmo quando a meta evolui.

Quais São os Três Níveis da Estrutura Analítica do Projeto?

Antes de criar uma EAP, é fundamental ter um entendimento sólido do seu projeto. Isso significa compreender os objetivos, o escopo e os requisitos do projeto para identificar e definir claramente as entregas que precisam ser incluídas.

Uma EAP geralmente gira em torno do que você precisa entregar para atingir os objetivos do projeto. Ela divide tudo em três níveis:

1. Nível 1: O título do projeto ou a entrega final (pense nisso como o objetivo principal ou a tarefa de Classe Mãe).
2. Nível 2: As principais dependências que sustentam a entrega final.
3. Nível 3: As Tarefas específicas necessárias para concluir essas principais entregas.

O Que É o Dicionário da Estrutura Analítica do Projeto?

Antes de mergulhar em qualquer novo conceito, é melhor se familiarizar com seu vocabulário. Como o layout visual de uma EAP não oferece muito espaço para descrições detalhadas, o dicionário da EAP preenche essas lacunas fornecendo mais contexto para cada Tarefa. Isso é essencial para ajudar sua equipe a encontrar facilmente os detalhes de que precisa.

Veja alguns campos importantes para incluir no seu dicionário de EAP:

• Nomes das Tarefas: Mantenha curto e claro, com apenas algumas palavras.
• Organização/Indivíduo Responsável: Os Responsáveis, incluindo informações de contato.
• Descrições: Adicione um pouco mais de detalhe, mas limite-se a uma ou duas frases.
• Entregas: Seja específico sobre o que exatamente precisa ser concluído.
• Orçamento: Detalhe as despesas previstas, incluindo quanto, para quê e até quando.
• Marcos: Destaque pontos-chave no cronograma do projeto em que as principais Tarefas são concluídas.
• Aprovações: Anote quaisquer Tarefas que exijam aprovação.
• Riscos: Quaisquer ameaças ou oportunidades conhecidas com estratégias de resposta.
• Informações adicionais: Referências, detalhes de trabalhos relacionados, etc.

Você pode aprender como criar Aprovações e Campos Personalizados no Quire para gerenciar melhor seus projetos.

Embora você possa incluir diversos campos, o objetivo é criar um recurso onde os Membros da equipe possam encontrar facilmente as informações de que precisam para concluir suas Tarefas.

Como Usar o Quire para Configurar os Níveis na Estrutura Analítica do Projeto

Abordagem 1: Use a Lista de Tarefas do Quire para Configurar a EAP

Por exemplo, imagine que você está trabalhando na construção de uma casa e precisa desmembrar o objetivo em tarefas menores. Veja algumas entregas que você pode precisar configurar:

Existem diferentes formas de organizar e apresentar suas informações ao criar uma EAP.

Um dos formatos mais fáceis e populares é a estrutura de esboço. Ela mostra a hierarquia das entregas usando recuos e numeração. Assim, se sua entrega de nível 2 está numerada como 1, as entregas de nível 3 abaixo dela serão rotuladas como 1.1, 1.2, 1.3 e assim por diante.

No Quire, você pode começar configurando o Nível 1 da sua EAP usando Seções do Quire, depois desmembrar seus objetivos no Nível 2 usando tarefas de Classe Mãe do Quire e no Nível 3 usando quantas Subtarefas forem necessárias.

Abordagem 2: Use o Quadro Kanban do Quire para Configurar o Gráfico de EAP

O terceiro formato que você pode usar no Quire para configurar sua EAP é a exibição de Quadro Kanban. Essa exibição representa visualmente as relações entre tarefas usando ramificações e nós. Em vez de serem organizadas em linha horizontal, elas são projetadas para parecer quadros. Lembre-se de ativar a opção Task Bundle e reorganizar seu quadro por section antes de começar.

Suas colunas agora estão visualizadas e agrupadas pelas seções (que você usou anteriormente para definir o Nível 1 da sua EAP). Cada seção representa um estágio ou uma fase do seu projeto. Com o Pacote de tarefas, todas as Subtarefas ficam aninhadas sob suas tarefas de Classe Mãe, o que ajuda a visualizar melhor a hierarquia delas.

Um Quadro Kanban pode ajudá-lo a acompanhar o progresso do seu projeto, ajustar Tarefas quando houver gargalos, comunicar-se com os Membros da equipe em uma única tela e planejar os roadmaps do seu projeto.

Nota: O Gráfico de EAP no Quire é totalmente funcional — não serve apenas para visualizar suas Tarefas. O Quire é o único software de gestão de projetos que oferece esse nível de funcionalidade.

Abordagem 3: Use a Exibição de Tabela do Quire para Gerenciar a EAP

Outra forma de configurar e gerenciar sua EAP é usando uma estrutura tabular, que organiza tudo em formato de tabela. A Exibição de tabela do Quire facilita isso ao permitir que você veja todos os detalhes de cada elemento da sua EAP em uma tabela clara e abrangente. A coluna mais à esquerda lista as principais entregas, enquanto as colunas à direita detalham os níveis subsequentes de entregas.

No Quire, você pode alternar da Exibição em Lista para a Exibição de tabela e adicionar mais Campos personalizados para fornecer mais detalhes às suas Tarefas. Nesta Exibição de tabela, você pode ver que também incluímos os Responsáveis, Marcos, Riscos, Custos, Orçamento e Esforço usando algumas fórmulas simples.

Dicas: Veja como criar Fórmulas e Campos Personalizados no Quire.

Abordagem 4: Use o Cronograma do Quire para Acompanhar seu Projeto de EAP

O Cronograma do Quire pode ajudá-lo a visualizar seus projetos em uma paisagem horizontal. Você pode ver imediatamente as dependências entre as Tarefas, acompanhar seus prazos e progresso, ajustar o cronograma, filtrar e ordenar as Tarefas em uma sequência que corresponda ao seu objetivo.

A Estrutura Analítica do Projeto é a Resposta para a Sua Gestão de Projetos

Criar uma estrutura analítica do projeto (EAP) é mais fácil do que parece. Uma vez que você pega o jeito, sua equipe vai adorar a clareza e a organização que vêm com a decomposição visual das tarefas do projeto.

Seja você mais visual ou verbal em seu estilo de aprendizado, a ferramenta certa de gestão de trabalho pode fazer toda a diferença. E se você está em busca de um software desenvolvido com o método de EAP em mente, o Quire é a escolha perfeita. Desde o primeiro dia, o Quire focou em tornar fácil o desmembramento de tarefas e a manutenção de tudo organizado. Ajudamos você a gerenciar seu projeto da maneira mais lógica possível, até o dia em que seu projeto começa a se gerenciar sozinho.

Perguntas Frequentes

O que é uma estrutura analítica do projeto (EAP)?

Uma estrutura analítica do projeto é uma decomposição hierárquica orientada a entregas do trabalho que uma equipe de projeto deve executar — a definição vem diretamente do Guia PMBOK do Project Management Institute. Você começa com uma entrega final e a divide em partes progressivamente menores e gerenciáveis, para que nada no escopo do projeto seja ignorado.

Quais são os três níveis de uma estrutura analítica do projeto?

O Nível 1 é a entrega final ou o título do projeto. O Nível 2 contém as principais entregas que sustentam o objetivo central. O Nível 3 lista as Tarefas específicas necessárias para concluir cada entrega do Nível 2. No Quire, você mapeia esses níveis para Seções (Nível 1), tarefas de Classe Mãe (Nível 2) e Subtarefas (Nível 3) — com aninhamento ilimitado quando um projeto precisa aprofundar ainda mais.

O que é a regra dos 100% em uma EAP?

A regra dos 100% estabelece que uma EAP deve capturar 100% do trabalho necessário para concluir o projeto — nada mais e nada menos. Cada entrega e Tarefa deve ser mapeada diretamente para os objetivos do projeto, o que mantém o escopo sob controle e impede que trabalhos desnecessários poluam o plano.

Qual é a diferença entre uma EAP baseada em entregas e uma EAP baseada em fases?

Os dois tipos diferem no que está no Nível 1. Uma EAP baseada em entregas organiza o primeiro nível em torno de produtos, serviços ou resultados concretos, sendo mais indicada para projetos menores com resultados bem definidos. Uma EAP baseada em fases organiza o primeiro nível em torno de fases — pesquisa, estratégia, implementação e assim por diante — sendo mais adequada para projetos de longa duração cujo objetivo final continua evoluindo.

Como criar uma estrutura analítica do projeto no Quire?

Crie sua entrega de Nível 1 como uma Seção do Quire, divida-a em tarefas de Classe Mãe no Nível 2 e adicione Subtarefas de Nível 3 em cada uma delas. A partir daí, visualize a mesma EAP como uma Lista numerada, um Quadro Kanban agrupado por seção com Pacote de tarefas, uma Exibição de tabela com Campos personalizados como orçamento e risco, ou um Cronograma para dependências e prazos. Ao contrário de um diagrama estático, o Gráfico de EAP do Quire é totalmente funcional — cada nó é uma Tarefa real que você pode atribuir e acompanhar.

O que é um dicionário de EAP?

Um dicionário de EAP é um Documento complementar que captura os detalhes que um diagrama não consegue mostrar — nomes de Tarefas, o responsável, descrições, entregas, orçamento, Marcos, Aprovações e riscos conhecidos. Ele oferece à sua equipe um único lugar para encontrar tudo o que precisam para concluir uma Tarefa. No Quire, você pode registrar esses campos diretamente nas Tarefas com Campos Personalizados.

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