Work Breakdown Structure: Cos'è e come implementare la WBS con Quire

TL;DR: Una Work Breakdown Structure (WBS) è uno schema di progetto che scompone le grandi attività in pezzi più piccoli e gestibili. Immagina di costruire una casa: la WBS elencherebbe tutto ciò che devi fare — gettare le fondamenta, erigere i muri, installare le finestre — così nulla viene tralasciato.
La WBS aiuta i team a vedere l'intera portata del lavoro, a restare organizzati e a monitorare facilmente i progressi. Inoltre, garantisce che tutti siano sulla stessa pagina, così il progetto scorre senza intoppi dall'inizio alla fine.

Con così tanti metodi di project management disponibili, può essere difficile trovare quello giusto. Quando le attività si accumulano e ti senti bloccato, quello di cui hai davvero bisogno è un modo migliore per gestire i tuoi progetti. È qui che entra in gioco la Work Breakdown Structure (WBS) — un metodo visivo per scomporre il tuo progetto in pezzi gestibili.

Non c'è bisogno di preoccuparsi, però: ti guideremo passo dopo passo nella creazione di una WBS, nella configurazione dei tuoi progetti e nella scelta di cosa includere. Al termine, il tuo progetto si gestirà praticamente da solo.

Cos'è la Work Breakdown Structure?

Una work breakdown structure (WBS) è una tecnica per organizzare il tuo progetto scomponendolo in una gerarchia. L'idea alla base della WBS è già nel suo nome: scomporre le cose. Si parte da un grande obiettivo e lo si divide in attività più piccole e gestibili.

Secondo il Project Management Institute (PMI) nel suo Project Management Book of Knowledge (PMBOK), una WBS è una "scomposizione gerarchica orientata ai deliverable del lavoro da eseguire da parte del team di progetto." Ti suona familiare? È l'approccio di Quire fin dal primo giorno. Siamo stati uno dei primi strumenti di project management a permetterti di scomporre le attività padre in sub attività illimitate.

I project manager utilizzano la WBS per aiutare i team a scomporre ambiti di progetto complessi, visualizzare le dipendenze e offrire a tutti una chiara panoramica del progetto, anziché una semplice lista di cose da fare.

Quali Sono i Due Tipi di Work Breakdown Structure?

Esistono due tipi di WBS: 1) Basata sui Deliverable e 2) Basata sulle Fasi. L'approccio basato sui deliverable è il più comune e preferito. La differenza chiave tra questi due approcci riguarda gli elementi identificati al primo livello della WBS. La scelta tra i due dipende dalla natura del settore e del progetto in questione.

Tipo 1: Work Breakdown Structure Basata sui Deliverable

Una Work Breakdown Structure (WBS) basata sui deliverable mostra come i deliverable del progetto — come prodotti, servizi o risultati — si relazionano all'ambito del lavoro da svolgere. In parole semplici, è un modo per prendere il quadro generale del tuo progetto e scomporlo in deliverable più piccoli e gestibili che supportano il tuo obiettivo principale.

Questo approccio è particolarmente utile per i progetti più brevi con risultati ben definiti, come lo sviluppo del tuo report annuale sui ricavi.

Esiste un concetto nella WBS che dovresti conoscere: la regola del 100%. Significa che la WBS deve includere il 100% del lavoro necessario per completare il progetto — né di più, né di meno.
Ogni attività, deliverable e sub-attività dovrebbe contribuire direttamente al raggiungimento degli obiettivi del progetto. Questa regola garantisce che nulla venga tralasciato e che non ci sia lavoro superfluo a intasare il piano di progetto.

Tipo 2: Work Breakdown Structure Basata sulle Fasi

In una Work Breakdown Structure (WBS) basata sulle fasi, organizzi il tuo progetto suddividendolo in fasi distinte. Ogni fase ha il proprio insieme di attività, raggruppate in pacchetti di lavoro. Questi gruppi di attività vengono poi affrontati una fase alla volta, rendendo più facile la gestione di progetti a lungo termine con obiettivi non sempre chiaramente definiti fin dall'inizio.

Questo approccio è ideale per progetti il cui risultato è soggetto a variazioni, come aumentare la fidelizzazione dei clienti del 50% nei prossimi tre anni. Invece di avere un unico deliverable chiaro, lavorerai attraverso fasi — come ricerca, sviluppo della strategia, implementazione e aggiustamenti continui — ciascuna con il proprio insieme di attività che contribuiscono al tuo obiettivo. In questo modo puoi adattarti man mano, assicurando che il progetto rimanga in carreggiata anche quando il traguardo si sposta.

Quali Sono i Tre Livelli della Work Breakdown Structure?

Prima di iniziare a creare una WBS, è fondamentale avere una solida comprensione del tuo progetto. Questo significa capire obiettivi, ambito e requisiti del progetto, così da identificare e definire chiaramente i deliverable da includere.

Una WBS si articola tipicamente attorno a ciò che è necessario consegnare per raggiungere gli obiettivi del progetto. Le cose vengono suddivise in tre livelli:

1. Livello 1: Il titolo del progetto o il deliverable finale (consideralo come l'obiettivo principale o l'attività padre).
2. Livello 2: Le principali dipendenze che supportano il deliverable finale.
3. Livello 3: Le specifiche attività necessarie per completare questi principali deliverable.

Cos'è il Dizionario della Work Breakdown Structure?

Prima di addentrarsi in qualsiasi nuovo concetto, è bene familiarizzare con il suo vocabolario. Poiché il layout visivo di una WBS non lascia molto spazio a descrizioni dettagliate, il dizionario WBS colma le lacune fornendo più contesto per ogni attività. Questo è fondamentale per aiutare il tuo team a trovare facilmente i dettagli di cui ha bisogno.

Ecco alcuni campi chiave da includere nel tuo dizionario WBS:

• Nomi delle attività: Mantienili brevi e chiari, solo poche parole.
• Organizzazione/Individuo responsabile: Gli assegnatari, con le informazioni di contatto.
• Descrizioni: Aggiungi qualche dettaglio in più, ma limitati a una o due frasi.
• Deliverable: Sii specifico su cosa deve essere completato esattamente.
• Budget: Delinea le spese previste, inclusi importo, destinazione e scadenza.
• Pietre miliari: Evidenzia i punti chiave nella sequenza temporale del progetto in cui vengono completate le attività principali.
• Approvazioni: Annota le attività che richiedono approvazione.
• Rischi: Eventuali minacce o opportunità note con le relative strategie di risposta.
• Informazioni aggiuntive: Riferimenti, dettagli su lavori correlati, ecc.

Puoi imparare come creare Approvazioni e Campi personalizzati in Quire per gestire meglio i tuoi progetti.

Pur potendo includere vari campi, l'obiettivo è creare una risorsa in cui i membri del team possano trovare facilmente le informazioni di cui hanno bisogno per completare le proprie attività.

Come Usare Quire per Configurare i Livelli nella Work Breakdown Structure

Approccio 1: Usare la Lista Attività di Quire per Impostare la WBS

Ad esempio, immagina di lavorare alla costruzione di una casa e di dover scomporre l'obiettivo in attività più piccole. Ecco alcuni deliverable che potresti dover configurare:

Esistono diversi modi per organizzare e presentare le informazioni quando si crea una WBS.

Uno dei formati più semplici e diffusi è la struttura a schema. Mostra la gerarchia dei deliverable tramite rientri e numerazione. Quindi, se il tuo deliverable di livello 2 è numerato come 1, i deliverable di livello 3 sottostanti saranno etichettati 1.1, 1.2, 1.3 e così via.

In Quire, puoi iniziare configurando il tuo WBS Livello 1 usando le Sezioni di Quire, poi scomporre i tuoi obiettivi nel Livello 2 usando le attività padre di Quire e nel Livello 3 usando tutte le sub attività di cui hai bisogno.

Approccio 2: Usare la Bacheca Kanban di Quire per Impostare il Grafico WBS

Il terzo formato che puoi usare in Quire per configurare la tua WBS è la vista Bacheca Kanban. Questa vista rappresenta visivamente le relazioni tra le attività usando rami e nodi. Invece di essere organizzate in una linea orizzontale, sono progettate per assomigliare a bacheche. Ricorda di attivare l'opzione Task Bundle e di mescolare la tua bacheca per sezione prima di iniziare.

Le tue colonne sono ora visualizzate e raggruppate per sezioni (che hai precedentemente usato per definire il tuo WBS Livello 1). Ogni sezione rappresenta una fase del tuo progetto. Con il Pacchetto attività, tutte le sub attività sono annidate sotto le rispettive attività padre, aiutandoti a visualizzare meglio la loro gerarchia.

Una Bacheca Kanban può aiutarti a monitorare l'avanzamento del tuo progetto, ad adeguare le attività in caso di colli di bottiglia, a comunicare con i membri del team in un'unica area di lavoro e a pianificare le roadmap del tuo progetto.

Nota: Il Grafico WBS in Quire è completamente operativo — non serve solo a visualizzare le tue attività. Quire è l'unico software di project management che offre questo livello di funzionalità.

Approccio 3: Usare la Vista Tabella di Quire per Gestire la WBS

Un altro modo per configurare e gestire la tua WBS è utilizzare una struttura tabulare, che organizza tutto in formato tabella. La Vista tabella di Quire semplifica questo processo permettendoti di vedere tutti i dettagli di ogni elemento della tua WBS in una tabella chiara e completa. La colonna più a sinistra elenca i principali deliverable, mentre le colonne a destra scompongono i livelli successivi dei deliverable.

In Quire, puoi passare dalla Visualizzazione Lista alla Vista tabella e aggiungere altri campi personalizzati per fornire maggiori dettagli alle tue attività. In questa Vista tabella, puoi vedere che abbiamo incluso anche gli Assegnatari, le Pietre miliari, i Rischi, i Costi, il Budget e l'Impegno usando semplici formule.

Consigli: Ecco come creare Formule e Campi personalizzati in Quire.

Approccio 4: Usare la Sequenza Temporale di Quire per Monitorare il Tuo Progetto WBS

La Sequenza Temporale di Quire ti aiuta a visualizzare i tuoi progetti in un panorama orizzontale. Puoi vedere immediatamente le dipendenze tra le attività, monitorare scadenze e progressi, modificare la sequenza temporale, filtrare e ordinare le attività in un ordine che corrisponde al tuo obiettivo.

La Work Breakdown Structure è la Risposta alla Tua Gestione dei Progetti

Creare una work breakdown structure (WBS) è più semplice di quanto sembri. Una volta presa la mano, il tuo team apprezzerà la chiarezza e l'organizzazione che derivano dal scomporre visivamente le attività del progetto.

Che tu sia più portato per l'apprendimento visivo o verbale, il giusto strumento di gestione del lavoro può fare la differenza. E se stai cercando un software progettato fin dall'inizio pensando al metodo WBS, Quire è la scelta perfetta. Fin dal primo giorno, Quire si è concentrato nel rendere semplice la scomposizione delle attività e nel mantenere tutto organizzato. Ti aiutiamo a gestire il tuo progetto nel modo più logico possibile, fino al giorno in cui il tuo progetto inizierà a gestirsi da solo.

Domande Frequenti

Cos'è una work breakdown structure (WBS)?

Una work breakdown structure è una scomposizione gerarchica orientata ai deliverable del lavoro che il team di un progetto deve eseguire — la definizione proviene direttamente dalla PMBOK Guide del Project Management Institute. Si parte da un unico deliverable finale e lo si scompone in pezzi progressivamente più piccoli e gestibili, così nulla dell'ambito del progetto viene tralasciato.

Quali sono i tre livelli di una work breakdown structure?

Il Livello 1 è il deliverable finale o il titolo del progetto. Il Livello 2 comprende i principali deliverable che lo supportano. Il Livello 3 elenca le specifiche attività necessarie per completare ciascun deliverable di Livello 2. In Quire, puoi mappare questi livelli sulle Sezioni (Livello 1), le attività padre (Livello 2) e le sub attività (Livello 3) — con annidamento illimitato quando un progetto necessita di approfondimenti ulteriori.

Cos'è la regola del 100% in una WBS?

La regola del 100% stabilisce che una WBS deve catturare il 100% del lavoro necessario per completare il progetto — né di più, né di meno. Ogni deliverable e ogni attività devono essere direttamente collegati agli obiettivi del progetto, il che mantiene fuori lo scope creep e impedisce che il lavoro superfluo intasi il piano.

Qual è la differenza tra una WBS basata sui deliverable e una basata sulle fasi?

Le due tipologie si distinguono per ciò che occupa il Livello 1. Una WBS basata sui deliverable organizza il primo livello attorno a prodotti, servizi o risultati concreti, ed è più indicata per progetti più brevi con risultati ben definiti. Una WBS basata sulle fasi organizza il primo livello attorno alle fasi — ricerca, strategia, implementazione e così via — e si adatta meglio a progetti più lunghi il cui obiettivo finale continua a evolversi.

Come si costruisce una work breakdown structure in Quire?

Crea il tuo deliverable di Livello 1 come Sezione di Quire, scomponilo in attività padre di Livello 2, quindi aggiungi sub attività di Livello 3 sotto ciascuna. Da lì, puoi visualizzare la stessa WBS come Lista numerata, una Bacheca Kanban raggruppata per sezione con il Pacchetto attività, una Vista tabella con campi personalizzati come budget e rischio, o una Sequenza Temporale per dipendenze e scadenze. A differenza di un diagramma statico, il Grafico WBS di Quire è completamente operativo — ogni nodo è una vera attività che puoi assegnare e monitorare.

Cos'è un dizionario WBS?

Un dizionario WBS è un documento di supporto che raccoglie i dettagli che un diagramma non può mostrare — nomi delle attività, responsabile, descrizioni, deliverable, budget, pietre miliari, approvazioni e rischi noti. Offre al tuo team un unico punto di riferimento per trovare tutto ciò di cui hanno bisogno per completare un'attività. In Quire, puoi registrare questi dati direttamente sulle attività con i Campi personalizzati.

Pronto a scomporre il tuo prossimo progetto nel modo giusto?

Inizia la tua prova gratuita su quire.io/signup — nessuna carta di credito richiesta, accesso completo.