workstyle · Aug 21, 2024
ワーク・ブレークダウン・ストラクチャー（WBS）とは何か、QuireでWBSを実践する方法
要約：ワーク・ブレークダウン・ストラクチャー（WBS）とは、大きなタスクを扱いやすい小さなピースに分解するプロジェクトの設計図です。家を建てるとしたら、WBSには基礎工事・壁の建設・窓の取り付けなど、すべき作業が漏れなく列挙されます。 WBSを活用すると、チーム全体が作業の全体像を把握し、整理整頓された状態で進捗を追えるようになります。さらに、全員が同じ認識を持てるため、プロジェクトが最初から最後までスムーズに進みます。
プロジェクト管理の手法は数多く存在するため、最適なものを見つけるのに途方に暮れることもあるでしょう。タスクが積み重なって行き詰まりを感じているなら、本当に必要なのはプロジェクトをもっとうまく管理する方法です。そこで登場するのが「ワーク・ブレークダウン・ストラクチャー（WBS）」です。プロジェクトを扱いやすいピースに分解するビジュアルな手法です。
難しく考える必要はありません。WBSの作り方、プロジェクトのセットアップ方法、何を含めるべきかについて、順を追って説明します。読み終える頃には、プロジェクトがほぼ自力で動き出すような感覚になるはずです。
ワーク・ブレークダウン・ストラクチャーとは？
ワーク・ブレークダウン・ストラクチャー（WBS）とは、プロジェクトを階層的に整理するための手法です。WBSの考え方はその名前に凝縮されています。大きなゴールを、より小さく管理しやすいタスクへと分解していくのです。
プロジェクトマネジメント協会（PMI）の『プロジェクトマネジメント知識体系ガイド（PMBOK）』では、WBSを「プロジェクトチームが実行すべき作業を成果物指向で階層的に分解したもの」と定義しています。聞き覚えがありませんか？これはQuireが創業当初から大切にしてきたアプローチです。私たちは、親タスクを無制限の子タスクに分解できる機能を最初に提供したプロジェクト管理ツールのひとつです。
プロジェクトマネージャーはWBSを活用することで、複雑なプロジェクトスコープの分解、依存関係の可視化、そして単なる長いToDoリストではなくプロジェクト全体の概況をチームに共有することができます。
WBSの2つの種類とは？
WBSには2種類あります。1）成果物ベースと2）フェーズベースです。成果物ベースのアプローチがより一般的で、推奨されています。この2つの違いはWBSの第1レベルに何を配置するかにあります。どちらを選ぶかは、業界の性質と対象プロジェクトによって決まります。
種類1：成果物ベースのワーク・ブレークダウン・ストラクチャー
成果物ベースのWBSは、製品・サービス・結果といったプロジェクトの成果物と、実行すべき作業のスコープとの関係を示すものです。プロジェクトの大きな全体像を取り、メインゴールを支える管理しやすい小さな成果物へと分解する方法です。
このアプローチは、年次収益レポートの作成など、成果が明確な短期プロジェクトに特に効果的です。
WBSで知っておくべき概念があります。「100%ルール」です。WBSはプロジェクトを完了するために必要な作業の100%を過不足なく網羅しなければならないというルールです。 すべてのタスク・成果物・子タスクは、プロジェクトの目標達成に直接貢献するものである必要があります。このルールにより、抜け漏れをなくし、不要な作業がプロジェクト計画を煩雑にすることを防ぎます。
種類2：フェーズベースのワーク・ブレークダウン・ストラクチャー
フェーズベースのWBSでは、プロジェクトをさまざまなフェーズに分けて整理します。各フェーズには固有のタスクセットがあり、それらはワークパッケージとしてまとめられます。これらのタスクグループを段階的に進めることで、最初から目標が明確に定義されていない長期プロジェクトをより管理しやすくなります。
このアプローチは、「今後3年間で顧客維持率を50%向上させる」といった、ゴールが変化し続けるプロジェクトに最適です。単一の明確な成果物ではなく、調査・戦略立案・実施・継続的な調整といったフェーズを経ながら、それぞれのフェーズが目標に向けて積み上がっていきます。これにより、目標が進化しても軌道を外れることなく、柔軟に対応できます。
WBSの3つのレベルとは？
WBSを作成する前に、プロジェクトをしっかりと把握することが重要です。プロジェクトの目標・スコープ・要件を理解し、含めるべき成果物を明確に特定・定義できるようにしておきましょう。
WBSは通常、プロジェクトの目標達成に必要な成果物を中心に構成されます。3つのレベルに分解されます：
- レベル1： プロジェクトのタイトルまたは最終成果物（メインゴールまたは親タスクと考えてください）。
- レベル2： 最終成果物を支える主要な成果物。
- レベル3： 主要成果物を完成させるために必要な具体的なタスク。
WBS辞書とは何か？
新しい概念に取り組む前に、その専門用語に慣れておくことが大切です。WBSの視覚的なレイアウトは詳細な説明を記載するスペースが限られているため、WBS辞書が各タスクにより多くのコンテキストを提供することで、その不足を補います。チームが必要な詳細を簡単に見つけられるようにするために不可欠です。
WBS辞書に含めるべき主なフィールドは次のとおりです：
- タスクの名前： 簡潔でわかりやすく、数語程度に収めます。
- 担当組織/担当者： 連絡先情報を含む担当者名。
- 説明： 少し詳しく記述しますが、1〜2文程度に留めます。
- 成果物： 何を完成させる必要があるかを具体的に記述します。
- 予算： 金額・用途・期日を含む予想経費の概要。
- マイルストーン： プロジェクトのタイムライン上で主要なタスクが完了する重要なポイントを強調します。
- 承認： 承認が必要なタスクを記録します。
- リスク： 対応戦略を含む既知の脅威や機会。
- 追加情報： 参考資料、関連作業の詳細など。
Quireで承認とカスタムフィールドを作成してプロジェクトをより効果的に管理する方法をご確認ください。
さまざまなフィールドを含めることができますが、目標はチームのメンバーがタスクを完了するために必要な情報を簡単に見つけられるリソースを作ることです。
QuireでWBSのレベルを設定する方法
アプローチ1：QuireのタスクリストでWBSを設定する
例えば、家の建設プロジェクトを担当していて、ゴールを小さなタスクに分解しなければならない場合を考えてみましょう。設定が必要な成果物の例を以下に示します：
WBSを作成する際には、情報を整理して表示するさまざまな方法があります。
最もシンプルで人気のある形式のひとつがアウトライン構造です。インデントと番号付けを使って成果物の階層を示します。レベル2の成果物が「1」と番号付けされていれば、その下のレベル3の成果物は「1.1、1.2、1.3」のように表示されます。
Quireでは、QuireのセクションでWBSレベル1を設定し、Quireの親タスクでレベル2に分解し、必要な数の子タスクでレベル3を作成することができます。
アプローチ2：QuireのかんばんボードでWBSチャートを設定する
QuireでWBSを設定するもうひとつのフォーマットは、かんばんボード表示です。このビューは、ブランチとノードを使ってタスク間の関係を視覚的に表現します。横一列に並ぶのではなく、ボードのように表示されます。始める前に、タスクをまとめるオプションをオンにして、ボードをセクションでシャッフルすることを忘れずに。
これで、（以前にWBSレベル1を定義するために使用した）セクションごとに列が可視化・グループ化されます。各セクションはプロジェクトのステージまたはフェーズを表します。タスクをまとめるにより、すべての子タスクが親タスクの下にネストされ、階層関係をより視覚的に把握しやすくなります。
かんばんボードを使えば、プロジェクトの進捗を追跡し、ボトルネックがあればタスクを調整し、チームのメンバーとひとつのキャンバスでコミュニケーションを取り、プロジェクトのロードマップを計画することができます。
注意：QuireのWBSチャートは完全に操作可能です。タスクを可視化するためだけのものではありません。Quireは、このレベルの機能を提供する唯一のプロジェクト管理ソフトウェアです。
アプローチ3：Quireのテーブル表示でWBSを管理する
WBSを設定・管理するもうひとつの方法は、表形式の構造を使うことです。すべてをテーブル形式で整理します。Quireのテーブル表示を使えば、WBSの各要素の詳細を明確で包括的なテーブルで確認できます。最左の列に主要な成果物が表示され、右側の列にそれ以降のレベルの成果物が展開されます。
Quireでは、リスト表示からテーブル表示に切り替えて、カスタムフィールドを追加することでタスクにより多くの詳細を付加できます。このテーブル表示では、担当者・マイルストーン・リスク・コスト・予算・工数も、シンプルなカスタムフィールドでの数式の種類を使って表示しています。
ヒント：Quireでカスタムフィールドでの数式の種類とカスタムフィールドを作成する方法をご確認ください。
アプローチ4：QuireタイムラインでWBSプロジェクトを追跡する
Quireタイムラインを使うと、プロジェクトを水平方向の全体像で可視化できます。タスク間の依存関係を即座に確認し、期日や進捗を追跡し、タイムラインを調整し、目標に合った順序でタスクをフィルタリング・並べ替えることができます。
WBSはプロジェクト管理の悩みを解決する
ワーク・ブレークダウン・ストラクチャー（WBS）の作成は、聞こえるほど難しくはありません。コツをつかんでしまえば、プロジェクトタスクを視覚的に分解することで生まれる明確さと整理整頓をチームが気に入るはずです。
視覚的に学ぶタイプでも言語的に学ぶタイプでも、適切な作業管理ツールが大きな違いをもたらします。WBSメソッドを念頭に置いて設計されたソフトウェアをお探しなら、Quireが最適です。Quireは創業当初から、タスクを簡単に分解して整理整頓できることに注力してきました。最終的にプロジェクト自体が自走し始める日まで、最も論理的な方法でプロジェクト管理をサポートします。
よくある質問
ワーク・ブレークダウン・ストラクチャー（WBS）とは何ですか？
ワーク・ブレークダウン・ストラクチャーとは、プロジェクトチームが実行すべき作業を成果物指向で階層的に分解したものです。この定義はプロジェクトマネジメント協会のPMBOKガイドから来ています。最終的な成果物ひとつからスタートし、プロジェクトのスコープを漏らさず把握できるよう、段階的により小さく管理しやすいピースへと分解していきます。
WBSの3つのレベルとは何ですか？
レベル1はプロジェクトの最終成果物またはタイトルです。レベル2はそれを支える主要な成果物です。レベル3は各レベル2の成果物を完成させるために必要な具体的なタスクです。Quireでは、これらをセクション（レベル1）・親タスク（レベル2）・子タスク（レベル3）にマッピングでき、プロジェクトがさらに深い分解を必要とする場合は無制限のネストも可能です。
WBSにおける「100%ルール」とは何ですか？
100%ルールとは、WBSがプロジェクトを完了するために必要な作業の100%を過不足なく網羅しなければならないというルールです。すべての成果物とタスクはプロジェクトの目標に直接紐づいている必要があり、これによってスコープクリープを防ぎ、無駄な作業が計画を煩雑にすることを防げます。
成果物ベースのWBSとフェーズベースのWBSの違いは何ですか？
2つの違いはレベル1に何を置くかにあります。成果物ベースのWBSは、具体的な製品・サービス・結果をレベル1に配置し、成果が明確な短期プロジェクトに向いています。フェーズベースのWBSは、調査・戦略・実装といったフェーズをレベル1に配置し、最終目標が変化し続ける長期プロジェクトに適しています。
QuireでWBSを作成するにはどうすればよいですか？
レベル1の成果物をQuireのセクションとして作成し、レベル2の親タスクに分解してから、各タスクの下にレベル3の子タスクを追加します。同じWBSを番号付きリスト（1.1、1.2形式）・タスクをまとめるを使ったセクション別グループのかんばんボード・予算やリスクなどのカスタムフィールドを持つテーブル表示・依存関係や期日を追跡するタイムラインとして表示できます。静的な図とは異なり、QuireのWBSチャートは完全に操作可能で、すべてのノードが担当者を割り当てて追跡できる実際のタスクです。
WBS辞書とは何ですか？
WBS辞書は、図では表しきれない詳細情報を補完するドキュメントです。タスクの名前・担当者・説明・成果物・予算・マイルストーン・承認・既知のリスクなどが含まれます。チームのメンバーがタスクを完了するために必要な情報をひとつの場所で確認できるようになります。Quireでは、カスタムフィールドを使ってタスクに直接これらの情報を記録できます。
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