Иерархическая структура работ: что это такое и как внедрить WBS с помощью Quire

Коротко о главном: Иерархическая структура работ (WBS) — это план проекта, который разбивает крупные Задачи на небольшие, управляемые части. Представьте, что вы строите дом: WBS перечислит всё, что нужно сделать — залить фундамент, возвести стены, установить окна — чтобы ничего не упустить.
WBS помогает командам видеть полный объём работ, оставаться организованными и легко отслеживать прогресс. Кроме того, она гарантирует, что все работают по единому плану, и проект движется гладко от начала до конца.

Среди множества методов управления проектами легко растеряться и не знать, с чего начать. Когда Задачи накапливаются и вы чувствуете, что зашли в тупик, вам нужен более эффективный способ управлять своими проектами. Именно здесь на помощь приходит иерархическая структура работ (WBS) — наглядный метод разбивки проекта на управляемые части.

Не волнуйтесь — мы проведём вас через создание WBS, настройку ваших проектов и понимание того, что в них включить. К концу этой статьи ваш проект будет практически управлять сам собой.

Что такое иерархическая структура работ?

Иерархическая структура работ (WBS) — это метод организации проекта путём его разбивки на иерархию. Идея WBS заложена прямо в названии — разбить на части. Вы начинаете с большой цели и делите её на более мелкие, управляемые Задачи.

Согласно определению Института управления проектами (PMI) из Руководства по управлению проектами (PMBOK), WBS — это «ориентированная на результат иерархическая декомпозиция работ, выполняемых командой проекта». Звучит знакомо? Это был подход Quire с первого дня. Мы одними из первых создали инструмент управления проектами, позволяющий разбивать родительские Задачи на неограниченное количество Подзадач.

Менеджеры проектов используют WBS, чтобы помочь командам декомпозировать сложные объёмы работ, визуализировать зависимости и дать всем чёткий Обзор проекта — вместо бесконечного списка дел.

Какие существуют два типа иерархической структуры работ?

Существует два типа WBS: 1) на основе результатов и 2) на основе фаз. Подход на основе результатов является наиболее распространённым и предпочтительным. Ключевое различие между этими подходами — в элементах первого уровня WBS. Выбор между ними зависит от специфики отрасли и конкретного проекта.

Тип 1: WBS на основе результатов

WBS на основе результатов показывает, как результаты проекта — продукты, услуги или итоги — соотносятся с объёмом необходимых работ. Проще говоря, это способ взять общую картину вашего проекта и разбить её на меньшие, управляемые результаты, которые работают на достижение главной цели.

Такой подход особенно полезен для краткосрочных проектов с чёткими результатами, например при подготовке годового отчёта о доходах.

В WBS есть важная концепция, которую стоит знать: правило 100%. Оно означает, что WBS должна включать 100% работ, необходимых для завершения проекта, — не больше и не меньше.
Каждая Задача, результат и подзадача должны напрямую способствовать достижению целей проекта. Это правило гарантирует, что ничего не упущено и никакая лишняя работа не засоряет план проекта.

Тип 2: WBS на основе фаз

В WBS на основе фаз проект организуется путём разбивки на отдельные этапы. Каждая фаза имеет собственный набор Задач, объединённых в рабочие пакеты. Эти группы Задач выполняются поочерёдно, что упрощает управление долгосрочными проектами с не вполне определёнными с самого начала целями.

Такой подход идеально подходит для проектов, где результат — движущаяся мишень: например, увеличение удержания клиентов на 50% за три года. Вместо единственного чёткого результата вы будете работать через фазы — исследование, разработку стратегии, реализацию и постоянные корректировки — каждая со своим набором Задач, ведущих к цели. Так вы сможете адаптироваться на ходу, удерживая проект на верном курсе даже при изменении целей.

Каковы три уровня иерархической структуры работ?

Прежде чем приступить к созданию WBS, необходимо чётко понимать свой проект: его цели, объём и требования, чтобы правильно определить и описать результаты, которые должны быть включены.

WBS обычно строится вокруг того, что нужно получить для достижения целей проекта, и разбивает всё на три уровня:

1. Уровень 1: Название проекта или конечный результат (главная цель или родительская Задача).
2. Уровень 2: Основные зависимости, обеспечивающие достижение конечного результата.
3. Уровень 3: Конкретные Задачи, необходимые для завершения этих основных результатов.

Что такое словарь иерархической структуры работ?

Прежде чем осваивать любую новую концепцию, стоит познакомиться с её терминологией. Поскольку визуальная структура WBS не оставляет много места для подробных описаний, словарь WBS восполняет этот пробел, предоставляя дополнительный контекст для каждой Задачи. Это критически важно для того, чтобы команда могла легко находить нужные детали.

Вот ключевые поля, которые стоит включить в словарь WBS:

• Названия задач: Коротко и чётко — несколько слов.
• Ответственная организация/лицо: Исполнители, включая контактную информацию.
• Описания: Немного деталей, но не более одного-двух предложений.
• Результаты: Конкретно укажите, что именно должно быть выполнено.
• Бюджет: Опишите планируемые расходы: сколько, на что и к какому сроку.
• Вехи: Отметьте ключевые точки на временной шкале проекта, где завершаются важные Задачи.
• Одобрения: Укажите Задачи, требующие утверждения.
• Риски: Известные угрозы или возможности со стратегиями реагирования.
• Дополнительная информация: Ссылки, связанные детали работ и т. д.

Узнайте, как создавать Одобрения и Пользовательские поля в Quire для более эффективного управления проектами.

Несмотря на то что вы можете включить различные поля, цель — создать ресурс, где Участники команды смогут легко найти всю информацию, необходимую для выполнения своих Задач.

Как использовать Quire для настройки уровней иерархической структуры работ

Подход 1: Используйте список Задач Quire для настройки WBS

Например, представьте, что вы работаете над строительством дома и вам нужно разбить цель на более мелкие Задачи. Вот некоторые результаты, которые вам может потребоваться настроить:

При создании WBS существуют разные способы организации и представления информации.

Один из самых простых и популярных форматов — структура плана. Она показывает иерархию результатов с помощью отступов и нумерации. Таким образом, если результат уровня 2 пронумерован как 1, результаты уровня 3 под ним будут обозначены 1.1, 1.2, 1.3 и так далее.

В Quire вы можете начать с настройки WBS уровня 1 с помощью Секций Quire, затем детализировать цели до уровня 2 с помощью родительских Задач Quire и до уровня 3, используя столько Подзадач, сколько необходимо.

Подход 2: Используйте Доску Канбан Quire для настройки диаграммы WBS

Третий формат, который можно использовать в Quire для настройки WBS, — это вид Доски Канбан. Этот вид наглядно представляет взаимосвязи между Задачами с помощью веток и узлов. Вместо горизонтальной линии они выглядят как Доски. Не забудьте включить опцию Task Bundle и сгруппировать Доску по section перед началом работы.

Теперь ваши колонки визуализированы и сгруппированы по секциям (которые вы ранее использовали для определения WBS уровня 1). Каждая Секция представляет этап или фазу вашего проекта. С пакетом задач все Подзадачи вложены в родительские Задачи, что помогает лучше визуализировать их иерархию.

Доска Канбан поможет вам отслеживать прогресс проекта, корректировать Задачи при возникновении узких мест, общаться с Участниками команды на едином холсте и планировать дорожные карты проекта.

Примечание: Диаграмма WBS в Quire полностью функциональна — она не просто для визуализации ваших Задач. Quire — единственное программное обеспечение для управления проектами, предлагающее такой уровень функциональности.

Подход 3: Используйте Табличный вид Quire для управления WBS

Ещё один способ настройки и управления WBS — табличная структура, которая организует всё в формате таблицы. Табличный вид Quire упрощает эту задачу: вы видите все детали каждого элемента WBS в чёткой, исчерпывающей таблице. В крайнем левом столбце перечислены основные результаты, а столбцы справа детализируют последующие уровни.

В Quire вы можете переключиться с Вид списка на Табличный вид и добавить Пользовательские поля для более подробного описания Задач. В этом Табличном виде видно, что мы также включили Исполнителей, Вехи, Риски, Затраты, Бюджет и Усилия с помощью простых формул.

Советы: Узнайте, как создавать Формулы и Пользовательские поля в Quire.

Подход 4: Используйте Временную шкалу Quire для отслеживания WBS проекта

Quire позволяет визуализировать проекты в горизонтальной плоскости. Вы сразу видите зависимости между Задачами, отслеживаете сроки и прогресс, корректируете временну́ю шкалу, фильтруете и сортируете Задачи в порядке, соответствующем вашей цели.

Иерархическая структура работ — ответ на вопросы управления проектами

Создать иерархическую структуру работ (WBS) проще, чем кажется. Как только вы освоите этот метод, ваша команда оценит ясность и организованность, которые приходят с наглядной декомпозицией задач проекта.

Независимо от того, воспринимаете ли вы информацию лучше визуально или через текст, правильный инструмент управления работой может изменить всё. А если вы ищете программу, изначально разработанную с учётом метода WBS, Quire — идеальный выбор. С первого дня Quire сосредоточен на том, чтобы упростить декомпозицию Задач и поддерживать порядок во всём. Мы помогаем управлять проектом самым логичным способом — до тех пор, пока однажды ваш проект не начнёт управлять собой сам.

Часто задаваемые вопросы

Что такое иерархическая структура работ (WBS)?

Иерархическая структура работ — это ориентированная на результат иерархическая декомпозиция работ, которые должна выполнить команда проекта. Определение взято непосредственно из Руководства PMBOK Института управления проектами. Вы начинаете с одного конечного результата и разбиваете его на всё более мелкие, управляемые части, чтобы ничего в рамках проекта не было упущено.

Каковы три уровня иерархической структуры работ?

Уровень 1 — это конечный результат или название проекта. Уровень 2 содержит основные результаты, которые его обеспечивают. Уровень 3 перечисляет конкретные Задачи, необходимые для завершения каждого результата уровня 2. В Quire они соответствуют Секциям (уровень 1), родительским Задачам (уровень 2) и Подзадачам (уровень 3) — с неограниченной вложенностью, когда проект требует более глубокой детализации.

Что такое правило 100% в WBS?

Правило 100% гласит, что WBS должна охватывать 100% работ, необходимых для завершения проекта, — не больше и не меньше. Каждый результат и каждая Задача должны напрямую соответствовать целям проекта: это исключает расширение рамок и не позволяет лишней работе засорять план.

В чём разница между WBS на основе результатов и WBS на основе фаз?

Различие — в том, что стоит на уровне 1. WBS на основе результатов организует первый уровень вокруг конкретных продуктов, услуг или итогов и лучше подходит для краткосрочных проектов с чёткими результатами. WBS на основе фаз организует первый уровень вокруг фаз — исследования, стратегии, реализации и так далее — и подходит для долгосрочных проектов, конечная цель которых постоянно меняется.

Как создать иерархическую структуру работ в Quire?

Создайте результат уровня 1 в виде Секции Quire, разбейте его на родительские Задачи уровня 2, затем добавьте Подзадачи уровня 3 под каждой из них. После этого можно просматривать ту же WBS как нумерованный список, Доску Канбан, сгруппированную по секции с пакетом задач, Табличный вид с пользовательскими полями, такими как бюджет и риски, или Временную шкалу для отслеживания зависимостей и сроков. В отличие от статичной диаграммы, Диаграмма WBS в Quire полностью функциональна — каждый узел является реальной Задачей, которую можно назначить и отслеживать.

Что такое словарь WBS?

Словарь WBS — это сопроводительный Документ, который фиксирует детали, которые не может отразить диаграмма: названия задач, ответственное лицо, описания, результаты, бюджет, Вехи, Одобрения и известные риски. Он даёт команде единое место, где можно найти всё необходимое для выполнения Задачи. В Quire вы можете фиксировать эти данные прямо в Задачах с помощью Пользовательских полей.

Готовы правильно декомпозировать свой следующий проект?

Начните бесплатный пробный период на quire.io/signup — без кредитной карты, полный доступ.