Estrutura Analítica do Projeto: O Que É e Como Implementar a EAP com o Quire

Com tantos métodos de gestão de projetos disponíveis, pode ser difícil encontrar o mais adequado. Quando as suas Tarefas se acumulam e se sente bloqueado, o que realmente precisa é de uma forma melhor de gerir os seus projetos. É aí que entra a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) — um método visual para decompor o seu projeto em partes geríveis.

Não há razão para stress — vamos guiá-lo pela criação de uma EAP, pela configuração dos seus projetos e pela definição do que incluir. Quando terminarmos, o seu projeto praticamente se gerirá sozinho.

O Que É a Estrutura Analítica do Projeto?

Uma estrutura analítica do projeto (EAP) é uma técnica para organizar o seu projeto através da sua decomposição em hierarquia. A ideia por detrás da EAP está no próprio nome — decompor. Começa-se com um grande objetivo e divide-se em Tarefas menores e mais geríveis.

De acordo com o Project Management Institute (PMI) no seu Project Management Book of Knowledge (PMBOK), uma EAP é uma "decomposição hierárquica orientada a entregas do trabalho a ser executado pela equipa do projeto." Soa familiar? É a abordagem do Quire desde o primeiro dia. Fomos uma das primeiras ferramentas de gestão de projetos a permitir decompor Tarefas de Classe Mãe em Sub-tarefas ilimitadas.

Os gestores de projeto utilizam a EAP para ajudar as equipas a decompor âmbitos de projeto complexos, visualizar dependências e dar a todos uma Visão Geral clara do projeto, em vez de uma simples lista de tarefas interminável.

Quais São os Dois Tipos de Estrutura Analítica do Projeto?

Existem dois tipos de EAP: 1) Baseada em Entregas e 2) Baseada em Fases. A abordagem baseada em entregas é a mais comum e preferida. A principal diferença entre estas abordagens reside nos elementos identificados no primeiro nível da EAP. A escolha entre os dois tipos depende da natureza do setor e do projeto em causa.

Tipo 1: Estrutura Analítica do Projeto Baseada em Entregas

Uma Estrutura Analítica do Projeto baseada em entregas mostra como as entregas do projeto — produtos, serviços ou resultados — se relacionam com o âmbito do trabalho a realizar. Em termos simples, é uma forma de pegar na visão global do seu projeto e dividi-la em entregas menores e geríveis que suportam o objetivo principal.

Esta abordagem é especialmente útil para projetos mais curtos com resultados bem definidos, como o desenvolvimento do relatório de receitas anual.

Existe um conceito na EAP que deve conhecer: a regra dos 100%. Significa que a EAP deve incluir 100% do trabalho necessário para concluir o projeto — nem mais, nem menos.
Cada Tarefa, entrega e Sub-tarefa deve contribuir diretamente para atingir os objetivos do projeto. Esta regra garante que nada é omitido e que não existe trabalho desnecessário a sobrecarregar o plano do projeto.

Tipo 2: Estrutura Analítica do Projeto Baseada em Fases

Numa Estrutura Analítica do Projeto baseada em fases, organiza o seu projeto dividindo-o em diferentes fases. Cada fase tem o seu próprio conjunto de Tarefas, agrupadas em pacotes de trabalho. Estes grupos de Tarefas são depois abordados uma etapa de cada vez, facilitando a gestão de projetos de longo prazo com objetivos menos definidos desde o início.

Esta abordagem é ideal para projetos cujo resultado é mais variável, como aumentar a retenção de clientes em 50% nos próximos três anos. Em vez de ter uma única entrega clara, trabalhará por fases — como investigação, desenvolvimento de estratégia, implementação e ajustes contínuos — cada uma com o seu próprio conjunto de Tarefas que contribuem para o objetivo final. Desta forma, pode adaptar-se ao longo do caminho, garantindo que o projeto se mantém no rumo certo mesmo quando o alvo evolui.

Quais São os Três Níveis da Estrutura Analítica do Projeto?

Antes de começar a criar uma EAP, é fundamental ter um sólido conhecimento do seu projeto. Isto significa compreender os objetivos, o âmbito e os requisitos do projeto, para poder identificar e definir claramente as entregas que precisam de ser incluídas.

Uma EAP centra-se normalmente no que precisa de entregar para atingir os objetivos do projeto. Decompõe tudo em três níveis:

1. Nível 1: O título do projeto ou a entrega final (pense nisto como o objetivo principal ou a Tarefa de Classe Mãe).
2. Nível 2: As principais dependências que suportam a entrega final.
3. Nível 3: As Tarefas específicas necessárias para concluir estas principais entregas.

O Que É o Dicionário da Estrutura Analítica do Projeto?

Antes de mergulhar em qualquer novo conceito, é melhor familiarizar-se com o seu vocabulário. Como o layout visual de uma EAP não deixa muito espaço para descrições detalhadas, o dicionário EAP preenche as lacunas fornecendo mais contexto para cada Tarefa. Isto é fundamental para ajudar a sua equipa a encontrar facilmente os detalhes de que necessita.

Eis alguns campos essenciais a incluir no seu dicionário EAP:

• Nomes das Tarefas: Mantenha-os curtos e claros, apenas algumas palavras.
• Organização/Indivíduo Responsável: Os Colaboradores, incluindo informações de contacto.
• Descrições: Acrescente um pouco mais de detalhe, mas limite-se a uma ou duas frases.
• Entregas: Seja específico sobre o que exatamente precisa de ser concluído.
• Orçamento: Detalhe as despesas previstas, incluindo quanto, para quê e até quando.
• Marcos: Destaque pontos-chave no Cronograma do projeto onde as principais Tarefas são concluídas.
• Aprovações: Assinale as Tarefas que requerem aprovação.
• Riscos: Quaisquer ameaças ou oportunidades conhecidas com estratégias de resposta.
• Informações adicionais: Referências, detalhes de trabalho relacionado, etc.

Pode aprender a criar Aprovações e Campos Personalizados no Quire para gerir melhor os seus projetos.

Embora possa incluir vários campos, o objetivo é criar um recurso onde os Membros da equipa possam encontrar facilmente as informações de que necessitam para concluir as suas Tarefas.

Como Utilizar o Quire para Configurar os Níveis na Estrutura Analítica do Projeto

Abordagem 1: Utilizar a Lista de Tarefas do Quire para Configurar a EAP

Por exemplo, imagine que está a trabalhar na construção de uma casa e precisa de decompor o objetivo em Tarefas menores. Eis algumas entregas que poderá precisar de configurar:

Existem diferentes formas de organizar e apresentar a informação ao criar uma EAP.

Um dos formatos mais fáceis e populares é a estrutura de esquema. Mostra a hierarquia de entregas através de recuos e numeração. Assim, se a sua entrega do nível 2 estiver numerada como 1, as entregas do nível 3 abaixo dela serão identificadas como 1.1, 1.2, 1.3, e assim por diante.

No Quire, pode começar por configurar o Nível 1 da EAP usando as Secções do Quire, depois decompor os seus objetivos no Nível 2 usando Tarefas de Classe Mãe e no Nível 3 usando tantas Sub-tarefas quantas as necessárias.

Abordagem 2: Utilizar o Quadro Kanban do Quire para Configurar o Gráfico EAP

O terceiro formato que pode utilizar no Quire para configurar a sua EAP é a vista de Quadro Kanban. Esta vista representa visualmente as relações entre Tarefas usando ramificações e nós. Em vez de estarem organizadas numa linha horizontal, estão concebidas para parecer quadros. Lembre-se de ativar a opção Task Bundle e de reorganizar o seu quadro por section antes de começar.

As suas colunas estão agora visualizadas e agrupadas pelas Secções (que utilizou anteriormente para definir o Nível 1 da EAP). Cada Secção representa uma etapa ou fase do seu projeto. Com o Pacote de tarefas, todas as Sub-tarefas estão aninhadas sob as suas Tarefas de Classe Mãe, o que ajuda a visualizar melhor a hierarquia.

Um Quadro Kanban pode ajudá-lo a acompanhar o progresso do seu projeto, a ajustar Tarefas em caso de constrangimentos, a comunicar com os Membros da sua equipa numa única tela e a planear os roteiros do seu projeto.

Nota: O Gráfico EAP no Quire é totalmente acionável — não serve apenas para visualizar as suas Tarefas. O Quire é o único software de gestão de projetos que oferece este nível de funcionalidade.

Abordagem 3: Utilizar a Vista de Tabela do Quire para Gerir a EAP

Outra forma de configurar e gerir a sua EAP é através de uma estrutura tabular, que organiza tudo em formato de tabela. A Vista de tabela do Quire facilita esta tarefa, permitindo-lhe ver todos os detalhes de cada elemento da sua EAP numa tabela clara e abrangente. A coluna mais à esquerda lista as principais entregas, enquanto as colunas à direita decompõem os níveis subsequentes de entregas.

No Quire, pode mudar da Exibição em Lista para a Vista de tabela e adicionar mais Campos personalizados para fornecer mais detalhes às suas Tarefas. Nesta Vista de tabela, pode ver que também incluímos os Colaboradores, Marcos, Riscos, Custos, Orçamento e Esforço usando algumas Fórmulas simples.

Dica: Veja como criar Fórmulas e Campos Personalizados no Quire.

Abordagem 4: Utilizar o Cronograma do Quire para Acompanhar o Projeto EAP

O Cronograma do Quire ajuda-o a visualizar os seus projetos numa paisagem horizontal. Pode imediatamente ver as dependências entre Tarefas, acompanhar os seus prazos e progresso, ajustar o cronograma, filtrar e ordenar as Tarefas por uma ordem que corresponda ao seu objetivo.

A Estrutura Analítica do Projeto É a Resposta para a Sua Gestão de Projetos

Criar uma estrutura analítica do projeto (EAP) é mais simples do que parece. Quando pegar no jeito, a sua equipa vai adorar a clareza e a organização que advêm de decompor visualmente as Tarefas do projeto.

Seja um aprendiz mais visual ou verbal, a ferramenta certa de gestão de trabalho pode fazer toda a diferença. E se procura um software concebido com o método EAP em mente, o Quire é a escolha perfeita. Desde o primeiro dia, o Quire focou-se em facilitar a decomposição de Tarefas e manter tudo organizado. Ajudamo-lo a gerir o seu projeto da forma mais lógica possível, até ao dia em que o projeto começar a gerir-se a si próprio.

Perguntas Frequentes

O que é uma estrutura analítica do projeto (EAP)?

Uma estrutura analítica do projeto é uma decomposição hierárquica orientada a entregas do trabalho que a equipa de projeto deve executar — a definição vem diretamente do Guia PMBOK do Project Management Institute. Parte-se de uma entrega final e divide-se progressivamente em partes menores e mais geríveis, para que nada no âmbito do projeto seja esquecido.

Quais são os três níveis de uma estrutura analítica do projeto?

O Nível 1 é a entrega final ou o título do projeto. O Nível 2 agrupa as principais entregas que o suportam. O Nível 3 lista as Tarefas específicas necessárias para concluir cada entrega do Nível 2. No Quire, estes níveis correspondem a Secções (Nível 1), Tarefas de Classe Mãe (Nível 2) e Sub-tarefas (Nível 3) — com aninhamento ilimitado quando o projeto precisa de ir mais fundo.

O que é a regra dos 100% numa EAP?

A regra dos 100% estabelece que uma EAP deve capturar 100% do trabalho necessário para concluir o projeto — nem mais, nem menos. Cada entrega e Tarefa deve corresponder diretamente aos objetivos do projeto, o que mantém o desvio de âmbito sob controlo e impede que trabalho supérfluo sobrecarregue o plano.

Qual é a diferença entre uma EAP baseada em entregas e uma EAP baseada em fases?

As duas diferem no que está no Nível 1. Uma EAP baseada em entregas organiza o primeiro nível em torno de produtos, serviços ou resultados concretos, sendo mais adequada a projetos mais curtos com resultados bem definidos. Uma EAP baseada em fases organiza o primeiro nível em torno de fases — investigação, estratégia, implementação, entre outras — sendo mais indicada para projetos mais longos cujo objetivo final continua a evoluir.

Como se constrói uma estrutura analítica do projeto no Quire?

Crie a entrega do Nível 1 como uma Secção do Quire, divida-a em Tarefas de Classe Mãe do Nível 2 e adicione Sub-tarefas do Nível 3 a cada uma. A partir daí, visualize a mesma EAP como uma Lista numerada, um Quadro Kanban agrupado por secção com Pacote de tarefas, uma Vista de tabela com Campos personalizados como orçamento e risco, ou um Cronograma para dependências e prazos. Ao contrário de um diagrama estático, o Gráfico EAP do Quire é totalmente acionável — cada nó é uma Tarefa real que pode atribuir e acompanhar.

O que é um dicionário EAP?

Um dicionário EAP é um Documento complementar que captura o detalhe que um diagrama não consegue mostrar — Nomes das Tarefas, o responsável, descrições, entregas, orçamento, Marcos, Aprovações e riscos conhecidos. Dá à sua equipa um único local onde encontrar tudo o que precisam para concluir uma Tarefa. No Quire, pode registar estes dados diretamente nas Tarefas com Campos Personalizados.

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