Quire 報表功能：從單一任務到整個組織的每一層

最後更新日期：2026 年 8 月 4 日

大多數團隊將任務管理與報表功能分散在兩套工具中,這代表狀態簡報是根據昨天的資料拼湊而成,無法反映專案實際發生的狀況。於是總有人得花掉週四下午,重新拼湊一幅任務本身早已呈現的畫面。

Quire 的報表功能正是為了解決這個問題:讓報表留在工作本身之中,而非成為工作的下游產物。報表共分四層,而人們一開始之所以會覺得混亂,老實說是因為 Quire 並沒有把這四層全部塞進同一個「報表」選單裡。每一層都座落在其問題自然浮現的地方,而你所站的層級,決定了你看到的內容。

因此,這篇文章就是一張地圖:哪一層回答什麼問題、哪個小工具出現在哪個層級,以及即使不花一毛錢,你在 Free 方案下還能做到哪些事。

概覽與文件功能在每個 Quire 方案（包含 Free）都已內建提供。儀表板檢視模式、圖表與洞察檢視模式則需要 Professional 或更高方案。完整方案比較請見 Quire 定價頁面。

Quire 的報表功能各層是如何運作的？

Quire 的每個報表小工具分別對應哪個範疇？

這正是最容易讓人搞混的地方,值得在你到錯誤的地方尋找小工具之前先搞清楚。Quire 的概覽分頁會依範疇自動調整,因此顯示內容會依你開啟的位置而改變。專案的概覽會回答關於該專案的問題,組織的概覽則一次回答關於所有專案的問題,兩者都不需要任何人手動設定。

Quire 的報表功能涵蓋五種範疇,從單一任務一路到整個組織。

從這張表中,有兩件事值得特別提出來說。

第一,跨專案報表功能並非獨立產品或付費附加模組。你只需要在資料夾或組織上開啟概覽,而非在專案上開啟,系統就會自動切換小工具組合。一位同時關注九項計畫的部門主管,只要看專案集健康度與專案集動態,就能知道哪些專案正在推進、哪些已經停滯,完全不需要逐一開啟每個專案。

第二,洞察檢視模式之所以刻意設計在專案範疇運作,是因為它的公式讀取的是該專案自訂的欄位,而這些欄位很少能原封不動套用到別的專案。一個針對產品發布調校過的完成度分數,一旦拿去和客戶導入專案的平均值比較,幾乎沒有任何參考價值。想要廣泛掌握,用儀表板與概覽;想要深入分析,用洞察檢視模式。

延伸閱讀：智慧資料夾說明了唯一不那麼直覺的範疇:一種能跨組織彙整專案的資料夾。至於小工具資料庫本身,可參閱儀表板檢視模式介紹。

Free 方案的團隊如何在 Quire 中打造輕量級儀表板？

如果你使用的是 Quire 的 Free 方案,這個版本很值得設定。只需要幾分鐘,而且不需要用到方案內容以外的任何東西。

在 Quire 中,每個任務都會隨身攜帶資訊。到期日、負責人、標籤、自訂欄位,這些全都直接附著在任務上。舉例來說,如果你在管理銷售管道,每個任務都可能代表一個潛在客戶,並帶有客戶年度合約金額、目前狀態、上次聯絡時間,以及熱度（熱、溫、冷）等欄位。你的任務清單就會變成一張結構化的資料表,而正是這種結構,讓手動打造的儀表板讀起來清晰易懂,而不是一堆雜亂無章的票券。

如果你還不太確定該如何在 Quire 中組織第一個專案,可以參考我們的範本頁面。

接著,開啟你專案上的概覽分頁。它最近經過改版,改用與儀表板檢視模式相同的小工具,因此不需要任何設定,你就能在每個方案（包含 Free）中取得像是專案健康度、任務狀態分佈,以及截止行事曆這類圖表。它不會讓你建立可依任意欄位分組的自訂環圈圖或長條圖（那種特定的圖表建立工具是 Professional 及更高方案的功能,下面會再說明）,但這已經是一層真正的圖表層,取代了過去單純的狀態清單。

把這些內容帶進文件中。文件功能在每個 Quire 方案都可使用,且就位於你的工作區內,而非另一個獨立的應用程式。建立一份文件,連結重要的任務或檢視畫面,再加上幾句文字說明,解釋這些數字代表什麼、團隊該把焦點放在哪裡。這種文字脈絡的重要性,往往超乎大家的預期:概覽面板告訴你「發生了什麼」,而一兩句解讀則告訴你的團隊「這代表什麼意義」。

同時管理多個專案？智慧資料夾同樣在每個 Quire 方案都可使用,能讓你在同一個地方跨專案分組與篩選任務,如果你的輕量級儀表板需要涵蓋不只一個工作區,這項功能會很實用。

以我們自己針對較小型工作進行的內部檢討為例,我們會建立一份名為類似「每週狀態」的文件,裡面包含:

• 一段簡短的文字摘要,說明哪些已完成、哪些已逾期,並對照概覽面板參照
• 連結到需要關注的特定任務或子清單
• 幾個要點,說明團隊接下來該把焦點放在哪裡

這是手動做法,你必須自己動手更新,而不是看著圖表自動重新繪製。但對小型團隊或單一專案而言,這樣的取捨往往是合理的,尤其當替代方案是完全沒有儀表板時,更是如此。

如何將圖表嵌入文件中，打造更深入的儀表板？

本節內容涵蓋 Professional 及更高方案的功能,Free 方案無法使用。詳細資訊請參閱我們的定價頁面。

如果你已經超出手動版本的範圍,或本來就使用 Professional 或更高方案,Quire 的圖表建立工具會在相同的任務資料之上,新增一層即時、視覺化的圖層。

從你的看板或清單檢視畫面出發,圖表建立工具能讓你直接根據任務資料建立環圈圖與長條圖,依你定義的任何欄位進行分類統計。不需要匯出,不需要手動輸入資料,圖表會即時讀取你的任務內容。

真正實用之處在於,當你把這些圖表嵌入文件中時。如果今天有一筆交易成交,你更新了該任務的狀態,那麼任何人下次打開這份文件時,都會看到這項變更已經反映在其中。不會再有版本混淆的問題,也不用在開會前疑惑「等等,這是最新的簡報嗎？」。

以銷售管道檢討會議為例,一份名為類似「第一季銷售儀表板」的文件可能包含:

• 一張依交易狀態分類、呈現目前銷售管道分佈的環圈圖
• 一張顯示過去六個月銷售管道動態的長條圖
• 幾個文字說明的要點,解釋這些數字代表什麼、團隊該把焦點放在哪裡

你在 Quire 中建立的圖表,可以嵌入任何 Quire 文件或任務描述中。

洞察檢視模式在圖表之外還提供了什麼？

洞察檢視模式同樣是 Professional 及更高方案的功能,Free 方案無法使用。

圖表呈現的是快照,卻無法即時回答後續延伸的問題。洞察檢視模式正是能做到這一點的分析層。

洞察檢視模式是能對你的任務進行運算的一層。不需要設定,不需要匯出,也不需要複製貼上。它是一張直接與你的工作連結的即時表格,能把日常的專案活動轉化成結構化資料,讓你依需求自由排序、篩選、分組與深入鑽研。

以 CRM 情境為例,這代表你可以依客戶經理分組,立即看到所擁有的年度合約金額總計、負責管理的客戶數量,以及 VIP 客戶數量,這一切都會自動計算完成。追蹤 KPI 的團隊還能更進一步,運用自訂公式與顏色標示的基準線,打造出評分系統,讓績效落差一目了然。

我們已針對洞察檢視模式撰寫了一篇專門的深度文章,涵蓋銷售、客戶成功與 KPI 追蹤等實際案例。若想確切了解它能做到什麼,歡迎點此閱讀。

免費與付費的做法該如何搭配運用？

你不需要永遠只選擇一條路。許多團隊一開始會從概覽面板加上文件開始,等到手動版本花費的時間開始超過它節省的時間,才會轉向圖表與洞察檢視模式,通常這個時間點,是專案的變動因素多到單靠文字摘要已經不夠用了。

如果你已經使用 Professional 或更高方案,洞察檢視模式就是你深入資料、了解績效、找出模式,或在檢討會議前釐清特定問題的地方。文件則是你帶去開會用的東西:是同一份資料的精選、敘事版本,搭配評註來引導討論。

無論哪種方式,習慣都是一樣的:讓這份說明持續存在於文件中,緊鄰它所描述的任務,而不是每次有人問「我們現在進度到哪了？」時,都要從頭重新拼湊一次。

有哪些技巧能讓你更善用 Quire 儀表板，無論免費或付費方案？

首先,不論使用哪種方案,都要投資在自訂欄位上。自訂欄位是你用來標準化每個專案該記錄哪些自身資訊的方式,而正是這種標準化,讓報表、篩選,以及跨專案比較能夠站得住腳。在三個專案中都用相同方式命名一個欄位,你就能依它把三者一起分組;如果三種不同的命名方式,就會有人每個月都得手動去對照整合。報表功能正是這份紀律能發揮價值的地方,因為小工具只能依同一個名稱、在各處都存在的欄位進行分組。銷售管道需要年度合約金額與負責人,內容行事曆需要管道與發布狀態。挑出檢討會議實際會問到的三、四個欄位,並抗拒再加上第五個的誘惑。

第二,把你的儀表板文件當作一份持續演進的紀錄,而不是一次性的報告。加入一個文字備註區塊,並為你的觀察標註日期。久而久之,你就能累積出這個專案如何演變、做過哪些決策的歷史紀錄,這對新成員的入職培訓或回顧會議來說,都非常有價值。

第三,如果你使用 Professional 或更高方案,請在建立文件之前先使用洞察檢視模式。讓它幫你釐清故事的真正樣貌,再用文件把這個故事講給需要聽到的人聽。

你為什麼可能會超出 Free 方案的使用範圍？

手動版本對單一專案而言運作得很好,主要是因為「看一眼概覽面板」和「理解發生了什麼事」之間並沒有太大的距離。可是一旦你同時協調多個專案、需要依自訂欄位篩選或分組,或想要用公式建立評分系統而非文字摘要,這段距離就會拉大。儀表板檢視模式正是能填補這段距離的功能,因為一個範疇設定在資料夾或整個組織的儀表板,能讓管理層從團隊本來就在更新的同一批任務中,一次掌握所有計畫的狀況。

這通常就是圖表與洞察檢視模式開始真正發揮價值的轉折點。如果你還沒到這個階段,免費版本仍是一個合理的選擇。

需要在 Quire 之外分享精美的互動式儀表板？原生的 Power BI 整合能將你的專案與任務資料,轉換成給習慣閱讀 BI 報告的利害關係人使用的即時視覺化圖表。

現在也有專屬選項可用。在 Professional 及更高方案中,儀表板檢視模式讓你能從小工具面板與圖表打造一個可拖放的儀表板,並選擇私人使用或與團隊共享。

挑出一項你的團隊目前還在手動拼湊的狀態更新。這週就用一份 Quire 文件取代它:幾個結構化的自訂欄位,瞄一眼概覽面板,再加上兩句標註日期的文字評註。到下次檢討會議時,拼湊資料的時間就消失了,而數據依然是最新的。

常見問題

Quire 的四層報表功能分別是什麼？

概覽分頁（自動、依範疇顯示,每個方案包含 Free 都提供）、儀表板檢視模式（自訂小工具畫面）、洞察檢視模式（根據你自訂欄位、由公式驅動的指標）,以及圖表（嵌入文件中的視覺化圖像）。後三者都需要 Professional 或更高方案。

Quire 有跨專案或專案集層級的報表功能嗎？

有的。在資料夾、智慧資料夾或組織上開啟概覽,系統就會切換顯示專案集健康度、專案集動態、團隊成員工作量,以及涵蓋所有專案的截止行事曆。你也能在這些範疇下建立儀表板。

Quire 的每個報表小工具分別對應哪個範疇？

專案:專案健康度、任務狀態分佈、截止行事曆、成員動態。資料夾或智慧資料夾:專案集健康度、專案集動態、共用截止行事曆。組織:專案集健康度、團隊成員工作量、組織層級截止行事曆。我的任務則以關注事項為首。

Free 方案能使用多少 Quire 報表功能？

整個概覽層,依專案、資料夾與組織層級自動調整範疇,再加上可撰寫評註的文件功能。儀表板檢視模式、洞察檢視模式與圖表則需要 Professional 或更高方案。

在 Quire 中，免費與付費建立儀表板的方式有何差異？

Free 方案手動結合概覽面板與文件,沒有自訂圖表。Professional 及更高方案新增了儀表板檢視模式（由小工具面板與圖表打造的拖放式儀表板）、可嵌入的圖表建立工具,以及由公式驅動的分析表格「洞察檢視模式」。

如何將圖表嵌入 Quire 文件中？

需要 Professional 或更高方案。建立一張依狀態、負責人或任何自訂欄位分組的圖表,再將它嵌入文件中,它會持續與你的任務保持即時連結。

什麼是 Quire 洞察檢視模式，適合哪些人使用？

它能將你的任務資料轉換成可排序、可篩選、支援自訂公式的表格,適合用來追蹤 KPI 或工作量。此功能提供於 Professional 及更高方案,Free 方案無法使用。

Quire 有專屬的儀表板功能嗎？

有的。儀表板檢視模式是 Professional 及更高方案提供的拖放式儀表板,由小工具面板與圖表打造而成。Free 方案則可將以小工具為基礎的概覽分頁與文件結合使用。