Neu: Aufgaben-Erinnerungen – Ihre Aufgaben geben jetzt rechtzeitig Bescheid

Zuletzt aktualisiert: 30. September 2026

Jedes Projekt hat eine Handvoll Aufgaben, die nicht überfällig sind, aber auch nicht im grünen Bereich.

Die Kundenfreigabe, fällig am 30., bei der Sie am 23. nachhaken müssen. Die Domain, die sich im März verlängert und eine Karte braucht, die im Februar abläuft. Der Freelancer, dem Sie gesagt haben: „Ich schicke das Briefing nächste Woche“. Das tun Sie auch, sofern Sie jemand daran erinnert, welche Woche das war.

Mit dem Fälligkeitsdatum konnte Quire schon immer gut umgehen. Ab heute auch mit den Tagen davor.

Aufgaben-Erinnerungen sind da. Hängen Sie eine an eine beliebige Aufgabe, und sie erreicht Sie und die zwei Kollegen, die es wirklich wissen müssen, zu dem Zeitpunkt, den Sie wählen, statt erst am Stichtag. Oder erstellen Sie eigenständige Erinnerungen für Dinge, die nie Aufgaben waren.

(Ja, Ihr Handy hat seit 2009 einen Wecker. Der weiß nicht, was ein Fälligkeitsdatum ist. Diese Erinnerungen schon.)

Erinnerungen sind exklusiv für den Professional-Plan und höhere Abo-Stufen verfügbar. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Preisseite.

Was sind Aufgaben-Erinnerungen in Quire?

Aufgaben-Erinnerungen sind der Stups, der Ihrer Aufgabenliste immer gefehlt hat. Öffnen Sie das Menü einer Aufgabe, wählen Sie Erinnerung, und es erscheint ein Dialog mit vier Feldern.

Zeit ist der Moment, in dem die Erinnerung selbst fällig ist; bei einer Aufgabe mit Datum legt das die Aufgabe fest, nicht Sie. Benachrichtigen bestimmt, wie lange vorher Sie Bescheid bekommen. Teilen mit legt fest, wer Bescheid bekommt. Name der Erinnerung ist optional, aber zehn Sekunden wert: Das ist die Zeile, die Sie auf dem Handy lesen, während das Teewasser kocht.

Die Erinnerung hängt an der Aufgabe und nicht an Ihren Kontoeinstellungen, weil sie eine Entscheidung über genau diese eine Arbeit ist. Nicht jede Aufgabe braucht einen Stups. Die Anzahlung für die Location schon.

Persönliche Benachrichtigungseinstellungen für fällige und überfällige Aufgaben gibt es in Quire seit Jahren, und sie bleiben. Was bisher fehlte: Erinnere mich an genau diese Sache, zu genau diesem Zeitpunkt, und sag diesen Leuten auch Bescheid. Jetzt geht das.

Erinnerungen kommen zusammen mit allem anderen, was Quire Ihnen mitteilt, in der Inbox, die dieses Jahr selbst eine Generalüberholung bekommen hat. Falls Sie sie seitdem nicht angesehen haben, beginnen Sie mit den überarbeiteten Benachrichtigungen von Quire.

Warum rutschen Aufgaben durch, obwohl nichts überfällig ist?

Weil ein Fälligkeitsdatum ein Versprechen über den letztmöglichen Moment ist, die meiste Arbeit Sie aber schon deutlich früher braucht. Die Aufgabe liegt still in Ihrem Projekt und tut genau das, was Sie ihr aufgetragen haben, nämlich nichts, bis zu dem Tag, an dem sie rot wird.

Aufgaben-Erinnerungen lösen das, indem sie vom Fälligkeitsdatum der Aufgabe rückwärts zählen, oder vom Startdatum, wenn es kein Fälligkeitsdatum gibt. Welches gilt, sehen Sie ohne Rechnen: Bei einer Aufgabe mit Datum ist das Feld „Zeit“ schreibgeschützt und sagt es Ihnen, Folgt dem Datum der Aufgabe.

Darunter ist Benachrichtigen eine Zeile Arithmetik. Eine Zahl, eine Einheit (Minuten, Stunden, Tage oder Wochen vorher) und die gewünschte Uhrzeit. Bleibt die Zahl auf 0, steht dort Pünktlich.

Und dann der Teil, der Erinnerungen pflegeleicht macht. Weil die Erinnerung an der Aufgabe verankert ist und nicht an einem Zeitstempel, verschiebt sich mit der Deadline auch die Erinnerung. Verschieben Sie den Launch um eine Woche, und der Stups „3 Tage vorher“ wandert still mit. Niemand muss sich merken, dass es eine Erinnerung gibt. Genau deshalb funktioniert sie auch nach dem ersten Monat noch.

Ein paar Dinge fallen Ihnen auf, sobald Sie loslegen:

• Mit Benachrichtigung hinzufügen meldet sich eine Erinnerung mehrmals, eine Woche vorher und noch einmal am Morgen des Tages. Die Obergrenze liegt bei 30, für alle, die 30-mal an dieselbe Sache erinnert werden müssen (wir urteilen nicht).
• Hat die Aufgabe ein Datum, aber keine Uhrzeit, setzt Quire 8:00 Uhr an, für alle Empfänger gleich. So landet auch eine ganztägige Deadline zu einer zivilisierten Stunde.
• „Benachrichtigen“ zählt nur rückwärts. Quire lehnt eine Benachrichtigung ab, die nach der Erinnerung selbst käme, denn ein Hinweis nach der Deadline wäre ein ganz anderes Produkt.
• Duplizieren Sie die Aufgabe, kommen ihre Erinnerungen mit. Springt eine wiederkehrende Aufgabe zum nächsten Termin, erinnert die neue Aufgabe Sie genauso wie die vorherige.

Nehmen wir eine Design-Leiterin mit einer Kundenfreigabe, fällig am 30. Sie setzt eine Erinnerung darauf, 1 Woche vorher um 8:00 Uhr, geteilt mit dem Account Manager und sich selbst. Am 23. bekommen beide eine Benachrichtigung, solange noch Zeit ist, das Review zu buchen.

Als der Kunde den Termin in den nächsten Monat schiebt, ändert sie das Fälligkeitsdatum und sonst nichts. Das war's. Kein Kalendereintrag zum Verschieben, kein Wecker zum Neustellen, keine Notiz an sich selbst, die sie im November wiederfindet.

Die Psychologen E. J. Masicampo und Roy Baumeister haben gemessen, was es kostet, so etwas mit sich herumzutragen. In fünf Studien fanden sie heraus, dass sich eine unerledigte Absicht immer wieder in das drängt, was man als Nächstes tut, und dass ein konkreter Plan dafür das Grübeln beendet, noch bevor irgendetwas erledigt ist.

Eine Erinnerung ist genau dieser Plan, nur hält Quire ihn fest statt Sie.

Erinnerungen sind eine von mehreren Neuerungen dieses Jahres, mit denen Quire Arbeit im Blick behält, ohne dass Sie ihr hinterherlaufen müssen. Wenn Ihr Team in der Wochenansicht lebt, sehen Sie sich an, wie sie sich in den Projektkalender einfügen.

Und was ist mit Dingen, die nie zu Aufgaben werden?

Dafür gibt es die eigenständige Erinnerung, also Erinnerungen ohne Aufgabe dahinter. Öffnen Sie das Plus-Menü in der oberen Leiste, wählen Sie Erinnerung hinzufügen, und weil keine Aufgabe ihr ein Datum leiht, bringt sie ihr eigenes mit.

Zeit steht zunächst auf In 1 Stunde, daneben Morgen und Nächste Woche sowie eine Datumsauswahl für alles andere. Wiederholen ist da, falls sie wiederkommen soll, jeden Donnerstag um 9 oder am ersten Montag im Monat.

Sie fragt außerdem, wo sie leben soll. Hinzufügen zu legt sie in ein Projekt, einen Ordner, einen Smarter Ordner, eine Organisation oder in Ihre eigenen Meine Aufgaben, und diese Wahl steht fest, sobald die Erinnerung existiert.

Legen Sie sie in ein Projekt, kann das Team mit dabei sein. Legen Sie sie in Meine Aufgaben, gehört sie nur Ihnen: Persönliche Erinnerungen bleiben privat in Ihren eigenen Meine Aufgaben, wie eine Notiz an sich selbst.

Eine Aufgabe ohne Datum liegt dazwischen: Die Erinnerung ist an die Aufgabe gebunden, behält aber ihre eigene Zeit und Wiederholung, bis die Aufgabe ein Datum bekommt, und folgt ab dann diesem Datum.

Das ist die Hälfte der Funktion, die vermutlich unterschätzt wird. Im Leadership-Meeting am Donnerstag nach dem Q4-Budget fragen. Die Domain vor März verlängern. Dem Freelancer das Briefing schicken.

Nichts davon ist Arbeit, die Sie zuweisen, in Teilaufgaben zerlegen oder abhaken würden. Als Aufgaben angelegt, bescheren sie Ihnen nur ein To-do, das Sie jede Woche schließen müssen. Trotzdem sind sie real, und im Moment leben sie in Ihrem Kopf, auf einem Klebezettel oder in einem Wecker um 6:45 Uhr, auf dem nur „BRIEFING“ steht.

Eine eigenständige Erinnerung ist der Ort, an den sie stattdessen gehören.

Wiederholen bei Erinnerungen ist nicht dasselbe wie eine wiederkehrende Aufgabe, die nach Zeitplan echte Arbeit neu erzeugt. Dazu mehr unter Wiederkehrende Aufgaben in Quire.

Wie bringen Aufgaben-Erinnerungen das ganze Team auf denselben Stand?

Indem eine Erinnerung alle erreicht, die sie brauchen. Das Team arbeitet mit einem gemeinsamen Signal statt mit fünf privaten Weckern, die zu fünf verschiedenen Zeiten klingeln.

Jede Erinnerung hat die Einstellung Teilen mit: beliebige Mitglieder des Ortes, an dem sie liegt, nur ausgewählte Mitglieder oder Nur ich. Alle auf dieser Liste sehen sie und erhalten die Benachrichtigung, sobald sie auslöst.

Das ändert, wer sich erinnern muss. In den meisten Aufgabenverwaltungs-Tools ist Erinnern Privatsache, und wer den Wecker gestellt hat, läuft am Ende allen anderen hinterher. Hier gehört die Erinnerung zur Arbeit. Steht der Account Manager auf dem Stups „1 Woche vorher“, bekommt er ihn, ob die Design-Leiterin an dem Tag im Urlaub ist oder nicht.

Daraus folgen zwei Dinge. Wer eine Erinnerung sehen kann und dort Bearbeitungsrechte hat, wo sie liegt, kann sie ändern oder löschen, denn geteilte Erinnerungen sind das Signal des Teams, nicht das Eigentum einer Person. Und Abmelden ist persönlich: Ist eine geteilte Erinnerung nichts für Sie, nehmen Sie sich aus ihrer Liste „Teilen mit“, und sie meldet sich weiter bei allen anderen.

Sollen Ihre Erinnerungen Personen in getrennten Organisationen erreichen, ist ein Smarter Ordner der Bereich, der sie aufnehmen kann. Mehr dazu unter Smarte Ordner in Quire.

Wo erreicht Sie eine Erinnerung?

An drei Stellen, und jede beantwortet eine andere Frage.

Direkt an der Aufgabe. Eine Aufgabe mit Erinnerung zeigt sie oben im Detailbereich: bei einer Aufgabe mit Datum die Benachrichtigungseinstellung, bei einer ohne Datum die eigene Zeit der Erinnerung. Gibt es mehrere, erscheint ein Zähler wie +3. Ein Klick darauf zeigt die vollständige Liste, auch die bereits ausgelösten Erinnerungen.

In der Kalenderansicht. Eigenständige Erinnerungen erscheinen als eigene Einträge an dem Tag, an dem sie auslösen. So wird die Budgetfrage am Donnerstag Teil Ihrer Woche statt einer Überraschung mittendrin.

Eine Aufgaben-Erinnerung, die am Datum ihrer Aufgabe verankert ist, bekommt keinen eigenen Eintrag, denn die Aufgabe steht ja schon an diesem Tag, und zwei Zeilen für eine Sache helfen niemandem. Ein Filter zeigt nur die Erinnerungen, die an keine Aufgabe gebunden sind, falls Sie genau die sehen möchten.

In Ihren Benachrichtigungen. Erinnerungen bekommen einen eigenen Tab, der die zeitbasierten Hinweise bündelt, einschließlich Ihrer Benachrichtigungen zu Fälligkeits- und Startdaten. So konkurriert eine ausgelöste Erinnerung nie mit Kommentaren und Erwähnungen (sie würde verlieren).

Jede zeigt, woher sie stammt, etwa Erinnerung in Kundenprojekte: Freigabepaket senden, und ein Klick öffnet die Aufgabe. Eine persönliche Erinnerung öffnet Meine Aufgaben, da es keine Aufgabe zu öffnen gibt.

Wie legen Sie mit Erinnerungen los?

Nehmen Sie sich eine Aufgabe vor, kein System, und schauen Sie, was sich ändert.

Suchen Sie die Aufgabe, nach der Sie schon lange schauen wollten, die in drei Wochen fällig ist, Sie aber viel früher braucht, und setzen Sie eine einzige Erinnerung eine Woche vorher. Teilen Sie sie mit der einen Person, die Sie sonst danach fragen würde.

Nehmen Sie dann die eine wiederkehrende Verpflichtung, die keine Aufgabe sein sollte, etwa die Donnerstagsfrage oder den Freitagsschluss, und machen Sie daraus eine eigenständige Erinnerung in Meine Aufgaben.

Das dauert etwa zwei Minuten und deckt die zwei Pannen ab, die Teams am meisten kosten: Arbeit, die nie überfällig war und trotzdem durchrutschte, und Dinge, die Sie im Kopf behalten haben, weil es keinen anderen Platz dafür gab.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Erinnerungen in Quire optimal nutzen, finden Sie in unserem Leitfaden zu Erinnerungen.

Erinnerungen ergänzen die anderen Ansichten, die Quire dieses Jahr hinzugefügt hat, um Arbeit zu sehen, ohne ihr hinterherzulaufen. Werfen Sie einen Blick auf die Dashboard-Ansicht und darauf, wie Quire als Aufgabenverwaltungs-Software abschneidet, wenn Erinnerungen auf Ihrer Checkliste stehen.

Das Wichtigste in Kürze

Aufgaben rutschen in der Lücke zwischen dem Zeitpunkt, an dem sie fällig sind, und dem, an dem sie Sie brauchen. Aufgaben-Erinnerungen schließen diese Lücke vom Datum der Aufgabe aus: Der Stups kommt vor der Deadline, folgt dem Datum, wenn es sich verschiebt, und erreicht die Leute, die sonst nachfragen müssten.

Eigenständige Erinnerungen fangen alles auf, was nie eine Aufgabe war, mit eigener Zeit, eigener Wiederholung und einem privaten Zuhause in Meine Aufgaben, wenn sie nur für Sie bestimmt sind.

Nichts davon verlangt, dass Sie eine Methode übernehmen. Setzen Sie eine Erinnerung auf die Aufgabe, die Sie immer wieder vergessen, und schauen Sie, ob sich der 23. anders anfühlt als der 30.

Häufig gestellte Fragen

Was sind Aufgaben-Erinnerungen in Quire?

Benachrichtigungen, die Sie an eine Aufgabe hängen, damit sie Sie vor der Fälligkeit erreicht, zu einem Zeitpunkt Ihrer Wahl. Sie legen eine Erinnerung im Menü der Aufgabe an: wie früh Sie Bescheid bekommen möchten und wer außerdem Bescheid bekommt. Die Erinnerung ist am Datum der Aufgabe verankert: Verschiebt sich die Deadline, verschiebt sich die Erinnerung mit.

Was ist der Unterschied zwischen einer Aufgaben-Erinnerung und einer eigenständigen Erinnerung?

Eine Aufgaben-Erinnerung richtet sich nach dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe oder, wenn es keines gibt, nach dem Startdatum. Ihr Feld „Zeit“ ist deshalb schreibgeschützt. Hat die Aufgabe gar kein Datum, legen Sie die Zeit selbst fest, und die Erinnerung kann sich wie eine eigenständige wiederholen, bis die Aufgabe ein Datum bekommt.

Eigenständige Erinnerungen haben keine Aufgabe dahinter, Zeit und Wiederholen legen Sie also selbst fest.

Kann man eine Erinnerung ohne Aufgabe anlegen?

Ja. „Erinnerung hinzufügen“ im Plus-Menü der oberen Leiste liefert Ihnen eine eigenständige Erinnerung. Die Zeit steht zunächst auf „In 1 Stunde“, daneben „Morgen“ und „Nächste Woche“ sowie eine Datumsauswahl für alles andere.

Können mehrere Personen dieselbe Erinnerung erhalten?

Ja. „Teilen mit“ sendet sie an beliebige Mitglieder, nur an ausgewählte Mitglieder oder an „Nur ich“, und alle auf dieser Liste erhalten die Benachrichtigung, sobald sie auslöst. So arbeitet ein Team mit einem gemeinsamen Signal, statt dass fünf Leute ihren eigenen Wecker stellen. Erinnerungen, die Sie in Meine Aufgaben anlegen, bleiben ganz Ihnen vorbehalten.

Machen Erinnerungen ein Team produktiver bei der Arbeit?

Sie beseitigen einen ganz bestimmten Verlust: Arbeit, die nie überfällig war und trotzdem vergessen wurde, weil niemand im richtigen Moment daran erinnert wurde. In Quire sitzt der Hinweis direkt auf der Aufgabe, die das Team ohnehin verfolgt. Erinnerungen und Arbeit liegen so an einem Ort statt in einer separaten Erinnerungs-App.

Welche Quire-Pläne enthalten Erinnerungen?

Professional und höher. Die persönlichen Benachrichtigungseinstellungen für fällige und überfällige Aufgaben sind davon getrennt und bleiben, wie sie sind. Alle Details zu den Plänen finden Sie auf der Preisseite von Quire.