Neu: Aufgabenerinnerungen – Ihre Aufgaben melden sich jetzt von selbst

Zuletzt aktualisiert: 21. September 2026

Jedes Projekt hat eine Handvoll Aufgaben, die weder überfällig noch wirklich in Ordnung sind.

Die Kundenfreigabe, die am 30. fällig ist und schon am 23. nachgehakt werden muss. Die Domain, die im März verlängert wird und eine Karte braucht, die im Februar abläuft. Der Freelancer, dem Sie gesagt haben „Ich schicke das Briefing nächste Woche" – was Sie auch tun werden, wenn Sie noch wissen, welche Woche das war.

Quire war schon immer gut beim Fälligkeitsdatum. Ab heute ist es auch gut bei den Tagen davor.

Aufgabenerinnerungen sind da. Hängen Sie eine an eine beliebige Aufgabe, und sie erreicht Sie – und die beiden Kollegen, die es wirklich wissen müssen – genau zu dem Zeitpunkt, den Sie wählen, statt zu dem, an dem die Aufgabe fällig ist. Oder erstellen Sie eine eigenständige Erinnerung ganz ohne Aufgabe, für die Dinge, die nie Aufgaben waren.

(Ja, Ihr Handy hat seit 2009 Wecker. Die wissen nur nichts von einem Fälligkeitsdatum. Diese hier schon.)

Erinnerungen sind ausschließlich für die Abonnementstufen Professional und höher verfügbar. Mehr Informationen finden Sie auf unserer Preisseite.

Was sind Aufgabenerinnerungen in Quire?

Eine Aufgabenerinnerung ist der Anstoß, den Ihre Aufgabenliste bisher nicht hatte. Öffnen Sie das Menü einer beliebigen Aufgabe, wählen Sie Erinnerung, und Sie erhalten einen Dialog mit vier Elementen.

Zeit ist der Zeitpunkt, zu dem die Erinnerung selbst eintrifft; bei einer Aufgabe mit Datum legen Sie das nicht selbst fest, das übernimmt die Aufgabe. Benachrichtigen ist, wie weit im Voraus Sie informiert werden möchten. Teilen mit legt fest, wer benachrichtigt wird. Name der Erinnerung ist optional und die zehn Sekunden wert, denn es ist die Zeile, die Sie später auf Ihrem Handy lesen, während der Wasserkocher läuft.

Der Sinn dahinter, die Erinnerung an die Aufgabe zu hängen statt an Ihre Kontoeinstellungen, ist, dass es eine Entscheidung über genau dieses eine Stück Arbeit ist. Nicht jede Aufgabe braucht einen Anstoß. Die Veranstaltungsanzahlung schon.

Die benutzerbezogenen Benachrichtigungseinstellungen für fällige und überfällige Aufgaben gibt es in Quire schon seit Jahren, und die bleiben unverändert. Was bisher nicht ging, war zu sagen: Erinnere mich an genau dieses eine Ding, zu genau diesem Zeitpunkt, und informiere auch diese Leute. Jetzt geht das.

Erinnerungen erscheinen zusammen mit allem anderen, was Quire Ihnen mitteilt, im Posteingang, der dieses Jahr eine eigene Überarbeitung erhalten hat. Falls Sie sich das noch nicht angesehen haben, starten Sie mit Quires überarbeiteten Benachrichtigungen.

Warum verzögern sich Aufgaben, wenn nichts überfällig ist?

Weil ein Fälligkeitsdatum ein Versprechen über den spätestmöglichen Zeitpunkt ist, und die meiste Arbeit Sie deutlich früher braucht. Die Aufgabe liegt still in Ihrem Projekt und tut genau das, was Sie ihr aufgetragen haben – nämlich nichts –, bis zu dem Tag, an dem sie rot wird.

Aufgabenerinnerungen beheben das, indem sie vom Fälligkeitsdatum der Aufgabe rückwärts rechnen, oder von deren Startdatum, wenn es kein Fälligkeitsdatum gibt. Sie sehen, wofür sich das System entschieden hat, ohne selbst nachzurechnen: Das Zeitfeld ist bei einer datierten Aufgabe schreibgeschützt und zeigt an, Folgt dem Datum der Aufgabe.

Darunter ist Benachrichtigen eine einzige Zeile Rechenarbeit. Eine Zahl, eine Einheit (Minuten, Stunden oder Wochen vorher) und die Tageszeit, die Sie möchten. Lassen Sie die Zahl bei 0, zeigt es Pünktlich an.

Dann kommt der Teil, der das Ganze wartungsarm macht. Weil die Erinnerung an der Aufgabe verankert ist und nicht an einem festen Zeitstempel, verschiebt sich die Erinnerung mit, wenn Sie die Frist verschieben. Verschieben Sie den Launch um eine Woche, wandert der Anstoß „3 Tage vorher" still mit. Niemand muss sich merken, dass eine Erinnerung existiert. Genau das hält sie über den ersten Monat hinaus am Laufen.

Ein paar Dinge, die Ihnen auffallen werden, sobald Sie loslegen:

• Benachrichtigung hinzufügen lässt eine Erinnerung mehr als einmal auslösen, eine Woche vorher und dann noch einmal am Morgen selbst. Die Obergrenze liegt bei 30, für alle, die 30-mal an dieselbe Sache erinnert werden müssen (wir urteilen nicht).
• Hat die Aufgabe ein Datum, aber keine Uhrzeit, setzt Quire standardmäßig 8:00 Uhr an, gleich für jeden, den die Erinnerung erreicht, sodass eine ganztägige Frist trotzdem zu einer zivilisierten Uhrzeit eintrifft.
• Benachrichtigen zählt nur rückwärts. Quire verweigert eine Benachrichtigung, die nach der Erinnerung selbst eintreffen würde, aus dem einfachen Grund, dass ein Anstoß nach der Frist ein anderes Produkt ist.
• Duplizieren Sie die Aufgabe, kommen ihre Erinnerungen mit. Lassen Sie eine wiederkehrende Aufgabe zu ihrem nächsten Vorkommen weiterlaufen, erinnert Sie die neue genauso wie die letzte.

Nehmen wir eine Design-Leitung mit einer Kundenfreigabe, die am 30. fällig ist. Sie setzt eine Erinnerung darauf, 1 Woche vorher um 8:00 Uhr, geteilt mit der Account-Managerin und sich selbst. Am 23. erhalten beide eine Benachrichtigung, während noch Zeit bleibt, das Review anzusetzen.

Verschiebt der Kunde das Datum in den nächsten Monat, ändert sie nur das Fälligkeitsdatum und rührt sonst nichts an. Das war's. Kein Kalendereintrag zum Verschieben, kein Wecker zum Zurücksetzen, keine Notiz an sich selbst, die sie im November wiederfindet.

Die Psychologen E. J. Masicampo und Roy Baumeister haben gemessen, was einen unerledigten Vorsatz kostet. In fünf Studien fanden sie heraus, dass eine unerledigte Absicht sich immer wieder in das drängt, was man als Nächstes tut, und dass ein konkreter Plan dafür dieses Eindrängen stoppt, noch bevor irgendetwas von der Arbeit erledigt ist.

Eine Erinnerung ist dieser Plan – nur dass Quire ihn für Sie im Kopf behält.

Erinnerungen sind eines von mehreren Dingen, die Quire dieses Jahr eingeführt hat, um Arbeit im Blick zu behalten, ohne ihr hinterherzulaufen. Wenn Ihr Team nach der Wochenansicht lebt, sehen Sie, wie sie sich in den Projektkalender einfügen.

Was ist mit den Dingen, die nie zu Aufgaben werden?

Die bekommen eine eigenständige Erinnerung, eine Erinnerung ohne Aufgabe im Hintergrund. Öffnen Sie das Plus-Menü in der oberen Leiste, wählen Sie Erinnerung hinzufügen, und da keine Aufgabe ein Datum liefert, bringt sie ihr eigenes mit.

Zeit öffnet standardmäßig mit In 1 Stunde, daneben stehen Morgen und Nächste Woche sowie ein Datumswähler für alles andere. Wiederholen ist vorhanden, falls sie wiederkehren soll, jeden Donnerstag um 9 Uhr oder am ersten Montag des Monats.

Außerdem wird gefragt, wo sie liegen soll. Hinzufügen zu legt sie in ein Projekt, einen Ordner, einen Smarten Ordner, eine Organisation oder Ihre eigenen Meine Aufgaben, und diese Wahl steht fest, sobald die Erinnerung existiert.

Legen Sie sie in ein Projekt, kann das ganze Team sie sehen. Legen Sie sie in Meine Aufgaben, gehört sie nur Ihnen: persönliche Erinnerungen erscheinen nirgends außer in Ihren eigenen Meine Aufgaben, und Quire bietet nicht an, sie zu teilen. Niemand wollte je eine Notiz an sich selbst teilen.

Eine Aufgabe ohne Datum liegt dazwischen: Die Erinnerung hängt an der Aufgabe, behält aber ihre eigene Zeit und Wiederholung, bis die Aufgabe ein Datum erhält – danach folgt sie dem Datum.

Das ist die Hälfte des Features, die viele wohl unterschätzen werden. Fragen Sie beim Führungssync am Donnerstag nach dem Q4-Budget. Verlängern Sie die Domain vor März. Schicken Sie dem Freelancer das Briefing.

Nichts davon ist Arbeit, die Sie zuweisen, in Teilaufgaben zerlegen oder als erledigt markieren würden, weshalb daraus Aufgaben zu machen nur ein To-do erzeugt, das Sie jede Woche wieder schließen müssten. Aber real sind sie trotzdem, und im Moment leben sie in Ihrem Kopf, auf einem Klebezettel oder in einem Wecker um 6:45 Uhr, der nur „BRIEFING" sagt.

Eine eigenständige Erinnerung ist der Ort, an den sie stattdessen gehören.

Wiederholen bei einer Erinnerung ist nicht dasselbe wie eine wiederkehrende Aufgabe, die nach Zeitplan echte Arbeit neu erzeugt. Dafür siehe wiederkehrende Aufgaben in Quire.

Wie halten Aufgabenerinnerungen das ganze Team auf demselben Stand?

Indem eine Erinnerung jeden erreicht, der sie braucht, sodass das Team mit einem gemeinsamen Signal arbeitet statt mit fünf privaten Weckern, die zu fünf verschiedenen Zeiten losgehen.

Jede Erinnerung hat eine Teilen-mit-Einstellung: alle Mitglieder des Ortes, an dem sie liegt, ausgewählte Mitglieder oder Nur ich. Jeder auf dieser Liste sieht sie und erhält die Benachrichtigung, wenn sie ausgelöst wird.

Das ändert, wer sich etwas merken muss. In den meisten Programmen zur Aufgabenverwaltung ist Sich-Erinnern eine private Angelegenheit, und wer den Wecker gestellt hat, wird zu der Person, die allen anderen hinterherläuft. Hier gehört die Erinnerung zur Arbeit. Steht die Account-Managerin auf dem Anstoß eine Woche vorher, bekommt sie ihn, egal ob die Design-Leitung an diesem Tag im Urlaub ist.

Zwei Dinge folgen daraus. Jeder, der eine Erinnerung sehen und dort, wo sie liegt, bearbeiten kann, kann sie ändern oder löschen, denn eine geteilte Erinnerung ist das Signal des Teams, nicht das Eigentum einer einzelnen Person. Und es gibt kein persönliches Schlummern. Ist eine geteilte Erinnerung nichts für Sie, nehmen Sie sich selbst von ihrer Teilen-mit-Liste. Für alle anderen läuft sie weiter.

Sollen Ihre Erinnerungen Menschen über getrennte Organisationen hinweg erreichen, ist ein Smarter Ordner der Rahmen, der sie fassen kann. Siehe Smarte Ordner in Quire.

Wo werden Sie eine Erinnerung finden?

An drei Orten, jeder beantwortet eine andere Frage.

Auf der Aufgabe selbst. Eine Aufgabe mit Erinnerung trägt sie oben in ihrem Detailbereich: die Benachrichtigen-Einstellung bei einer datierten Aufgabe, die eigene Zeit der Erinnerung bei einer ohne. Sind es mehrere, zeigt es eine Zahl wie +3. Klicken Sie darauf für die vollständige Liste, einschließlich der bereits ausgelösten.

In der Kalenderansicht. Eigenständige Erinnerungen erscheinen als eigene Einträge an dem Tag, an dem sie ausgelöst werden, sodass die Budgetfrage vom Donnerstag Teil Ihrer Woche wird, statt sie zu überraschen.

Eine Aufgabenerinnerung, die am Datum ihrer Aufgabe verankert ist, bekommt keinen separaten Eintrag, denn die Aufgabe steht bereits auf diesem Datum, und zwei Zeilen für dieselbe Sache helfen niemandem. Es gibt einen Filter für die Erinnerungen, die an keine Aufgabe gebunden sind, für die Fälle, in denen Sie nur diese sehen möchten.

In Ihren Benachrichtigungen. Erinnerungen bekommen einen eigenen Tab, der die zeitbasierten zusammenfasst, Ihre Fälligkeits- und Startbenachrichtigungen eingeschlossen, sodass eine ausgelöste Erinnerung nie gegen Kommentare und Erwähnungen antreten muss (sie würde verlieren).

Jede zeigt an, woher sie kommt, in der Form Erinnerung in Kundenarbeit: Freigabepaket senden, und ein Klick öffnet die Aufgabe. Eine persönliche Erinnerung öffnet Meine Aufgaben, da es keine Aufgabe zum Öffnen gibt.

Wie fangen Sie mit Erinnerungen an?

Wählen Sie eine Aufgabe, kein ganzes System, und sehen Sie, was sich ändert.

Finden Sie die Aufgabe, bei der Sie sich immer wieder vornehmen nachzuschauen, die eine, die in drei Wochen fällig ist und Sie schon deutlich früher braucht, und setzen Sie eine einzelne Erinnerung eine Woche vorher darauf. Teilen Sie sie mit der einen Person, die Sie sonst danach fragen würde.

Nehmen Sie dann die eine wiederkehrende Verpflichtung, die nie eine Aufgabe sein sollte, die Donnerstagsfrage oder den Freitags-Cutoff, und machen Sie daraus eine eigenständige Erinnerung in Meine Aufgaben.

Das dauert etwa zwei Minuten und deckt die beiden Fehler ab, die Teams am meisten kosten: Arbeit, die nie zu spät dran war und trotzdem durchrutschte, und Dinge, die Sie im Kopf trugen, weil es nirgendwo sonst einen Platz dafür gab.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Quire-Erinnerungen optimal nutzen, finden Sie in unserem Erinnerungen-Leitfaden.

Erinnerungen stehen neben den anderen Ansichten, die Quire dieses Jahr hinzugefügt hat, um Arbeit zu sehen, ohne ihr hinterherzulaufen. Siehe Dashboard-Ansicht und wie Quire als Software zur Aufgabenverwaltung abschneidet, wenn Erinnerungen auf der Checkliste stehen.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Die Lücke zwischen dem Fälligkeitszeitpunkt einer Aufgabe und dem Moment, in dem sie Sie tatsächlich braucht, ist der Punkt, an dem Aufgaben durchrutschen. Aufgabenerinnerungen schließen sie vom eigenen Datum der Aufgabe aus, sodass der Anstoß vor der Frist eintrifft, dem Datum folgt, wenn es sich verschiebt, und die Personen erreicht, die sonst nachfragen müssten.

Eigenständige Erinnerungen fangen alles ab, was nie eine Aufgabe war, mit eigener Zeit, eigener Wiederholung und einem privaten Zuhause in Meine Aufgaben, wenn es nur für Sie bestimmt ist.

Nichts davon verlangt, dass Sie eine Methode einführen. Setzen Sie eine Erinnerung auf die Aufgabe, die Sie ständig vergessen, und sehen Sie, ob sich der 23. anders anfühlt als der 30.

Häufig gestellte Fragen

Was sind Aufgabenerinnerungen in Quire?

Benachrichtigungen, die Sie an eine Aufgabe hängen, damit sie Sie vor der Fälligkeit erreicht, zu einem Zeitpunkt Ihrer Wahl. Legen Sie eine über das Menü der Aufgabe an: wie weit im Voraus Sie informiert werden möchten und wer sonst noch benachrichtigt wird. Die Erinnerung ist am Datum der Aufgabe verankert, sodass sie sich mitverschiebt, wenn sich die Frist ändert.

Was ist der Unterschied zwischen einer Aufgabenerinnerung und einer eigenständigen Erinnerung?

Eine Aufgabenerinnerung bezieht ihren Zeitpunkt aus dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe, oder aus dem Startdatum, wenn kein Fälligkeitsdatum vorhanden ist, weshalb ihr Zeitfeld schreibgeschützt ist. Hat die Aufgabe gar kein Datum, legen Sie die Zeit selbst fest, und sie kann sich wiederholen, wie eine eigenständige, bis die Aufgabe ein Datum erhält.

Eine eigenständige Erinnerung hat keine Aufgabe im Hintergrund, sodass Sie Zeit und Wiederholen selbst festlegen.

Kann man eine Erinnerung anlegen, die an keine Aufgabe gebunden ist?

Ja. Erinnerung hinzufügen, im Plus-Menü der oberen Leiste, liefert Ihnen eine eigenständige Erinnerung. Die Zeit öffnet standardmäßig mit In 1 Stunde, daneben stehen Morgen und Nächste Woche sowie ein Datumswähler für alles andere.

Können mehrere Personen dieselbe Erinnerung erhalten?

Ja. Teilen mit sendet sie an alle Mitglieder, an ausgewählte Mitglieder oder an Nur ich, und jeder auf dieser Liste erhält die Benachrichtigung, wenn sie ausgelöst wird. Ein Team kann so mit einem gemeinsamen Signal arbeiten, statt dass fünf Personen ihre eigenen Wecker stellen. Erinnerungen, die Sie in Meine Aufgaben anlegen, bleiben ausschließlich Ihre eigenen.

Helfen Erinnerungen einem Team, produktiver zu arbeiten?

Sie beseitigen einen ganz bestimmten Verlust: Arbeit, die nie zu spät dran war und trotzdem vergessen wurde, weil niemand zum richtigen Zeitpunkt daran erinnert wurde. In Quire liegt der Anstoß direkt auf der Aufgabe, die das Team ohnehin schon verfolgt, sodass der Anstoß und die Arbeit an einem Ort liegen statt in einer separaten Erinnerungs-App.

Welche Quire-Pläne enthalten Erinnerungen?

Professional und höher. Die benutzerbezogenen Benachrichtigungseinstellungen für fällige und überfällige Aufgaben sind davon getrennt und bleiben, wie sie sind. Alle Plan-Details finden Sie auf der Quire-Preisseite.