推出任務提醒功能:您的任務現在會主動提醒您

最後更新：2026 年 9 月 21 日

每個專案都會有幾項任務,它們既沒有逾期,也稱不上一切正常。

30 號到期的客戶核准,必須在 23 號就開始催促。3 月要續期的網域,需要一張 2 月才會過期的信用卡。您跟自由工作者說「下星期會把簡報寄給你」,前提是有東西提醒您到底是哪一個星期。

Quire 一向擅長處理到期日期。從今天起,它同樣擅長處理到期日之前的那幾天。

任務提醒功能正式推出。將提醒附加到任何任務上,它就會在您選定的時刻,而非到期的那一刻,提醒您以及另外兩位真正需要知悉的同事。或者從零開始建立一個獨立提醒,用來處理那些從來都不是任務的事情。

(沒錯,您的手機自 2009 年起就有鬧鐘功能了,但它們不知道甚麼是到期日期。這個功能知道。)

提醒功能僅適用於 Professional 及更高的訂閱方案。詳情請參閱我們的定價頁面。

Quire 的任務提醒是甚麼?

任務提醒是您的任務清單一直缺少的提示功能。開啟任何任務的選單,選擇提醒,就會看到一個包含四項設定的對話框。

時間是提醒本身觸發的時刻;在有日期的任務上,這項不需要您手動設定,任務會自動決定。通知是您想提前多久收到通知。分享是誰會收到通知。提醒名稱是可選填的,但值得花十秒鐘填寫,因為這正是您在等水煮開時,在手機上會看到的那一行文字。

之所以把提醒附加在任務上,而不是放在帳戶設定裡,是因為這是針對這項特定工作的決定。不是每項任務都需要提示,但場地訂金這種就需要。

多年來,Quire 一直提供每位使用者針對到期及逾期任務的通知設定,這些設定不會有任何改變。過去做不到的,是說出「在這個特定時間,就這件特定的事提醒我,同時也告訴這些人」。現在您可以了。

提醒會與 Quire 告訴您的其他一切一起出現在收件匣中,而收件匣本身今年也經過全面改版。如果您還沒看過,可以先從 Quire 全新改版的通知功能開始了解。

為甚麼沒有逾期的任務還是會被延誤?

因為到期日期承諾的是最後一刻,而大多數工作都需要您提早很多開始處理。任務靜靜地待在您的專案裡,按您所吩咐的去做──也就是甚麼都不做──直到它變成紅色的那一天。

任務提醒的做法,是以任務的到期日期倒數計算,若沒有到期日期,則以開始日期倒數。您不必自己計算就能看出它選用了哪一個:在有日期的任務上,「時間」欄位是唯讀的,並會標明「跟隨任務日期」。

在其下方,通知只是一行簡單的算式:一個數字、一個單位(提前的分鐘、小時、天或週),以及您想要的時間點。將數字保持為 0,就會顯示為準時。

接下來是讓它省心的部分。因為提醒是綁定在任務上,而不是綁定在某個固定時間戳記,移動期限就會連帶移動提醒。把上線時間延後一星期,「提前 3 天」的提示就會悄悄跟著調整。沒有人需要記住有這麼一個提醒存在。這正是它能在第一個月之後仍持續發揮作用的原因。

開始使用後,您會發現幾件事:

• 新增通知讓一個提醒可以觸發多於一次,例如提前一星期一次,當天早上再一次。上限是 30 次,適合那些需要就同一件事被提醒 30 次的人(我們不予置評)。
• 如果任務有日期但沒有指定時間,Quire 會預設為上午 8:00,對每一位收到提醒的人都一樣,確保全天期限的提示也能在合理的時間送達。
• 「通知」只能往前推算。Quire 拒絕接受晚於提醒本身觸發時間的通知設定,因為在期限之後才送達的提示,已經是另一回事了。
• 複製任務時,連同其提醒一併複製。將循環任務推進到下一次時,新的任務也會依照上一次的方式提醒您。

以一位設計主管為例,她有一項客戶簽核工作在 30 號到期。她設定了一個提醒,提前 1 星期、上午 8:00 觸發,並分享給客戶經理和她自己。到了 23 號,兩人都會收到通知,而且時間上仍足夠安排一次審核會議。

當客戶把日期延後到下個月,她只需要更改到期日期,其他甚麼都不用動。就這麼簡單。不需要移動日曆項目,不需要重設鬧鐘,也不需要在 11 月才發現自己留給自己的一張便條。

心理學家 E. J. Masicampo 和 Roy Baumeister 曾量化過這種懸而未決的事所付出的代價。在五項研究中,他們發現,未完成的意圖會不斷侵擾您接下來要做的每一件事,而制定一個具體的計劃,即使工作尚未真正完成,也能讓這種侵擾停止。

提醒正是那個計劃,只是這次由 Quire 幫您記著。

提醒是 Quire 今年推出的多項功能之一,目的都是為了讓您追蹤工作而不必四處追趕。如果您的團隊習慣以週檢視工作,可以看看提醒在專案行事曆中的呈現方式。

那些從來不會變成任務的事情該怎麼辦?

它們可以使用獨立提醒,也就是背後沒有任務的提醒。開啟頂部列的加號選單,選擇新增提醒,由於沒有任務可以借用日期,它會擁有自己的時間設定。

時間預設開啟為「1 小時後」,旁邊有「明天」和「下週」選項,其他情況則有日期選擇器可用。循環選項則供需要重複出現的提醒使用,例如每星期四上午 9 點,或每月第一個星期一。

系統還會詢問它應該放在哪裡。新增至可以將提醒放進專案、資料夾、智慧資料夾、組織,或您自己的我的任務中,而這個選擇一旦建立提醒後就固定不變。

放進專案裡,整個團隊就能一起追蹤。放進「我的任務」裡,就只屬於您自己:個人提醒只會出現在您自己的「我的任務」中,Quire 也不會提供分享選項。畢竟沒有人會想把寫給自己的備忘錄分享出去。

沒有日期的任務則介於兩者之間:提醒依附於任務,但保留自己的時間和循環設定,直到任務有了日期為止,之後才會跟隨該日期。

這是我們預期大家會低估的另一半功能。星期四的領導層會議上要問清楚第四季預算。3 月之前要續約網域。要把簡報寄給自由工作者。

這些都不是您會指派、拆解成子任務或標記完成的工作,所以把它們變成任務,只會多出一項每星期都要關閉的待辦事項。但它們確實存在,而現在它們可能就存在於您的腦海裡、一張便利貼,或是一個上午 6:45 只寫著「簡報」兩個字的鬧鐘裡。

獨立提醒正是它們該去的地方。

提醒的「循環」設定和循環任務不一樣,後者是按排程重新產生實際工作。想了解循環任務,可參閱 Quire 中的循環任務。

任務提醒如何讓整個團隊保持同步?

方法是讓一個提醒觸及所有需要它的人,讓團隊依靠同一個共用提示運作,而不是五個私人鬧鐘在五個不同時間各自響起。

每個提醒都有分享設定:可分享給該提醒所在位置的任何成員、僅選定的成員,或只有我。名單上的每個人都能看到提醒,並在觸發時收到通知。

這改變了誰需要負責記住這件事。在大部分任務管理軟體中,記住是一件私人的事,設定鬧鐘的人也往往變成要去催促所有其他人的那個人。而在這裡,提醒屬於這項工作本身。如果客戶經理有加入「提前 1 星期」的提示名單,無論設計主管當天是否在休假,她都會收到通知。

由此衍生出兩件事。任何能看到某個提醒、並在該提醒所在位置擁有編輯權限的人,都可以修改或刪除它,因為共用提醒是團隊的提示,而不是某個人的私有物。另外,系統也沒有個人專屬的延後功能。如果某個共用提醒不適用於您,只需把自己從其「分享」名單中移除即可,它仍會繼續為其他人觸發。

如果您的提醒需要觸及跨越不同組織的人員,智慧資料夾正是能容納它們的範疇。可參閱 Quire 的智慧資料夾。

提醒會在哪裡找到您?

一共有三個地方,分別回答不同的問題。

在任務本身上。有提醒的任務會在其詳情面板頂部顯示提醒:有日期的任務顯示通知設定,沒有日期的任務則顯示提醒本身的時間。當提醒不只一個時,會顯示如 +3 的數量標示。點擊即可查看完整清單,包括已經觸發過的提醒。

在行事曆檢視模式中。獨立提醒會以獨立項目的形式,顯示在它們觸發的當天,讓星期四的預算提問成為您這星期的一部分,而不是突然冒出來的驚喜。

依附在任務日期上的任務提醒不會有獨立的項目顯示,因為任務本身已經在那個日期上,同一件事顯示兩行對誰都沒有幫助。系統也有篩選功能,可只顯示未綁定任何任務的提醒,方便您在需要時單獨查看。

在您的通知中。提醒有自己專屬的分頁,將所有以時間為基礎的提醒集中在一起,包括您的到期及開始通知,讓已觸發的提醒不必和留言、提及互相競爭(反正也贏不了)。

每則通知都會標明來源,格式如客戶工作中的提醒:寄出簽核文件包,點擊後即可開啟該任務。個人提醒則會開啟「我的任務」,因為並沒有任務可供開啟。

如何開始使用提醒功能?

先選一項任務,而不是整套系統,看看會有甚麼改變。

找出那個您總是想著要查看的任務──三星期後到期、但早就需要您關注的那一個──提前一星期為它設定一個提醒,並分享給那位原本會來問您進度的人。

接著,找出一項不該變成任務的循環性事項,例如星期四要問的問題或星期五的截止時間,把它變成「我的任務」裡的一個獨立提醒。

大概只需要兩分鐘,卻能涵蓋最讓團隊付出代價的兩種失誤:沒有逾期卻仍被延誤的工作,以及因為沒有地方可以安放而一直放在腦海裡的事情。

想了解如何充分運用 Quire 提醒功能的逐步指南,請參閱我們的提醒指南。

提醒功能與 Quire 今年推出的其他檢視方式並列,同樣是為了讓您掌握工作進度而不必四處追趕。可參閱儀表板檢視模式,以及當提醒功能是您考量清單上的一項時,Quire 作為任務管理軟體的表現如何。

重點摘要

任務到期的時間,和它真正需要您關注的時間之間的落差,正是任務被延誤的地方。任務提醒從任務自身的日期出發,消除這個落差,讓提示在期限之前送達、隨日期變動而調整,並觸及那些原本得開口詢問您的人。

獨立提醒則涵蓋所有從來不是任務的事情,擁有自己的時間、自己的循環設定,而當只是給自己用時,也能安置在「我的任務」的私人空間裡。

這一切都不要求您採用任何新的方法論。只要在您總是忘記的那項任務上設定一個提醒,看看 23 號和 30 號感覺有沒有不一樣。

常見問題

Quire 的任務提醒是甚麼?

您附加到任務上的通知,讓它在到期之前、您選定的時間提醒您。可從任務選單設定:想提前多久收到通知,以及還有誰會收到通知。提醒會以任務的日期為基準,所以當期限有變,提醒也會跟著移動。

任務提醒與獨立提醒有甚麼分別?

任務提醒的時間依據是任務的到期日期,若沒有到期日期則依開始日期,所以「時間」欄位為唯讀。如果任務完全沒有日期,您可自行設定時間,而且可以像獨立提醒一樣循環,直到任務有了日期為止。

獨立提醒背後沒有任務,因此其時間和循環設定都由您自行設定。

可以設定不附加在任務上的提醒嗎?

可以。頂部列加號選單中的「新增提醒」,可讓您建立獨立提醒。「時間」預設開啟為「1 小時後」,旁邊有「明天」和「下週」選項,其他情況則有日期選擇器可用。

可以讓多於一人收到同一個提醒嗎?

可以。「分享」可將提醒發送給任何成員、僅選定的成員,或「只有我」,名單上的每個人都會在提醒觸發時收到通知。團隊可以依靠同一個共用提示運作,而不是五個人各自設定鬧鐘。您在「我的任務」中建立的提醒則只屬於您自己。

提醒能幫助團隊在工作上更有效率嗎?

它消除了一種特定的損失:明明沒有逾期、卻仍然被遺忘的工作,原因是沒有任何東西在對的時刻提醒任何人。在 Quire 中,提示就設在團隊已經在追蹤的任務上,所以提醒和工作都在同一個地方,而不是分散在另一個獨立的提醒應用程式裡。

哪些 Quire 方案包含提醒功能?

Professional 及更高方案。每位使用者針對到期及逾期任務的通知設定是獨立的,並維持原樣不變。完整的方案詳情請參閱 Quire 定價頁面。