Les dossiers intelligents dans Quire : une vue unique sur tous vos projets

En bref : Un dossier intelligent dans Quire regroupe des projets issus de différentes organisations en une vue filtrée, avec toute la puissance d'un projet classique. C'est votre poste de commandement à vol d'oiseau sur tout ce que vous gérez — travail et vie personnelle — disponible sur tous les abonnements, y compris gratuit.

Vous gérez quatre projets. Ils sont répartis dans trois organisations différentes, parce que c'est ainsi que le travail s'est organisé — un par client et un pour votre propre équipe. Puis quelqu'un pose la question simple : que se passe-t-il en ce moment sur l'ensemble de ces projets ? Et y répondre signifie ouvrir chacun d'eux tour à tour, en gardant les autres en tête.

Ce manque — entre vos projets séparés et la vue unique que vous voudriez — c'est exactement ce que comble un dossier intelligent.

Voici ce qu'est un dossier intelligent, à qui il parle le plus vite, et le travail qu'il simplifie discrètement. Nous allons y monter par le bas, car les trois niveaux qui le composent — tâches, projets et organisations — sont ce qui lui donne tout son sens.

Qu'est-ce qu'une tâche dans Quire ?

Les tâches dans le panneau central de votre espace de travail Quire.

Une tâche est une action concrète à accomplir. Elle se décompose en sous-tâches, qui se décomposent elles-mêmes en sous-sous-tâches, aussi loin que le travail le demande réellement.

Mais une tâche n'a pas à être une corvée sur une liste. Elle peut contenir une idée, une note brouillon, ou une section que vous rédigez d'abord pour la découper en morceaux plus petits ensuite. Tout le reste dans Quire est construit à partir des tâches — considérez-les comme l'atome de l'application.

Qu'est-ce qu'un projet dans Quire ?

Un projet dans le panneau central de votre espace de travail Quire.

Les projets dans la barre latérale gauche de votre espace de travail Quire.

Un projet est un ensemble de tâches orientées vers un même objectif. Une campagne que vous pilotez, une application que vous construisez avec un designer, un voyage en Europe que vous planifiez avec des amis. Si ça a des tâches, c'est un projet.

Vous naviguez entre les projets dans la barre latérale gauche, et chacun contient sa propre liste de tâches ainsi que toute la hiérarchie en dessous.

Qu'est-ce qu'une organisation dans Quire ?

Les organisations dans la barre latérale gauche de votre espace de travail Quire.

Une organisation est un groupe de projets. En général, il s'agit d'une entreprise, d'un département ou d'une équipe — mais ça n'a pas à être professionnel. Ce peut être n'importe quel conteneur qui a du sens pour vous, appelé Travail, Maison ou Bénévolat.

Imaginons que vous avez une organisation appelée Famille. À l'intérieur se trouvent les projets que vous et votre famille cherchez réellement à mener à bien, de la rénovation de la cuisine au road trip de l'été.

Voilà le hic — et c'est la raison pour laquelle la section suivante existe. Les organisations sont des cloisons. Un projet dans votre organisation Acme Corp et un projet dans votre organisation Projets personnels ne partagent pas le même écran. Dès que votre travail s'étend sur plusieurs organisations, vous perdez la vue unifiée. (C'est là qu'entre en scène le dossier intelligent.)

Qu'est-ce qu'un dossier intelligent dans Quire ?

Un dossier intelligent dans le panneau central de votre espace de travail Quire.

Les dossiers intelligents dans la barre latérale gauche de votre espace de travail Quire.

Un dossier intelligent est un dossier virtuel de projets issus d'organisations différentes. C'est celui qui surprend les gens la première fois qu'ils le découvrent.

Il possède toute la puissance d'une vue de projet. Vous obtenez une vue d'ensemble de tout ce qui se passe dans les projets qui vous intéressent, puis vous filtrez jusqu'aux trois tâches qui réclament vraiment votre attention aujourd'hui. Les projets peuvent résider dans des organisations totalement distinctes et se retrouver quand même côte à côte ici.

Vous pouvez en créer autant que vous voulez. Un appelé Clients actifs, un autre Marketing, un autre Mes affaires. Chacun devient une fenêtre sur une tranche différente de votre travail, assemblée à partir de projets qui ne se seraient jamais croisés autrement.

Les dossiers intelligents sont disponibles sur tous les abonnements Quire, y compris le niveau gratuit.

Un dossier intelligent copie-t-il vos projets ?

Non — et c'est le point à bien comprendre dès le départ. Un dossier intelligent ne déplace ni ne duplique quoi que ce soit. C'est une vue en direct sur des projets qui continuent de vivre dans leurs propres organisations.

Modifiez une tâche depuis le dossier intelligent, et vous modifiez la vraie tâche. Modifiez cette même tâche depuis son projet d'origine, et elle se met à jour dans le dossier intelligent aussi. Il n'existe qu'un seul exemplaire, affiché à deux endroits.

Ajoutez ou retirez un projet du dossier intelligent, et le projet lui-même ne bouge pas. Vous changez simplement ce que cette fenêtre particulière observe. Vous pouvez donc créer, renommer et supprimer des dossiers intelligents librement, sans jamais risquer d'altérer le travail réel qu'ils contiennent.

Que peut-on vraiment faire avec un dossier intelligent ?

Un dossier intelligent n'est pas un espace de travail séparé à tenir à jour. C'est une vue en direct — et presque tout ce que vous pouvez faire dans un seul projet, vous pouvez le faire sur l'ensemble des projets que vous avez rassemblés. Trois de ces possibilités méritent d'être connues, car ce sont celles que l'on remarque le moins au premier abord.

Filtrer tous les projets d'un seul coup. Plutôt que d'ouvrir cinq projets pour trouver ce qui est dû cette semaine, vous filtrez le dossier intelligent une seule fois — par attribution, date d'échéance, étiquette ou priorité. « Tout ce qui m'est assigné chez tous mes clients » passe de cinq vérifications séparées à une liste unique.

Repérer ce qui dérape. Filtrez sur « en retard » et vous obtenez toutes les tâches en retard de tous vos projets réunis — y compris celle enfouie dans un projet que vous n'avez pas ouvert depuis une semaine. C'est généralement là que se cachent les mauvaises surprises.

Agir sans quitter la vue. Comme c'est une vue en direct, vous pouvez terminer une tâche, déplacer une date d'échéance ou réattribuer quelqu'un directement depuis le dossier intelligent — et la mise à jour s'applique dans le projet réel. Pas besoin de retourner à la source pour effectuer le changement.

Ensemble, cela constitue une vraie routine du lundi matin. Imaginons que vous avez trois projets clients, chacun dans sa propre organisation, rassemblés dans un dossier intelligent appelé Clients actifs. Vous filtrez sur « dû cette semaine », vous groupez par attribution, et en un seul écran vous voyez qui est surchargé et quelle échéance est sur le point de glisser — sans ouvrir un seul projet.

Une remarque pratique : trois ou quatre dossiers intelligents couvrent généralement les besoins. Ils sont rapides à créer, ce qui rend facile de se retrouver avec quinze qu'on n'ouvre jamais.

Peut-on afficher un dossier intelligent en mode Liste, Tableau Kanban ou Chronologie ?

Oui, et c'est là que ça cesse d'être un dossier pour devenir un vrai espace de travail. Un dossier intelligent bascule entre les mêmes vues qu'un projet, pour que vous choisissiez la mise en page adaptée à la question que vous vous posez. Six options sont disponibles : Liste, Tableau, Tableau Kanban, Chronologie, Agenda et Suivi du temps.

Liste (que Quire appelle aussi vue Arborescente) est la vue par défaut. Un plan hiérarchique clair de toutes les tâches des projets rassemblés, avec les sous-tâches imbriquées en dessous. Idéale pour parcourir et réorganiser.

Tableau Kanban transforme ces mêmes tâches en colonnes Kanban. Faites glisser une carte de « En cours » à « Terminé » et la mise à jour s'applique dans le projet d'origine. Utile quand vous suivez l'avancement chez plusieurs clients et voulez un seul tableau plutôt que cinq.

Chronologie est celle qui surprend. C'est un diagramme de Gantt qui s'étend sur des projets issus d'organisations totalement différentes, sur un même ensemble de barres. Voir une sortie marketing et un gel d'ingénierie s'aligner alors qu'ils vivent dans des organisations séparées, c'est quelque chose qu'on ne peut tout simplement pas obtenir autrement.

Agenda place toutes les dates d'échéance de ces projets dans un seul mois, pour que rien ne vous prenne par surprise depuis un projet que vous avez oublié d'ouvrir.

Tableau affiche les mêmes tâches en mode feuille de calcul — une ligne par tâche avec des colonnes triables — pour ceux qui préfèrent parcourir des champs plutôt que des cartes. Et Suivi du temps consolide les heures enregistrées sur tous les projets du dossier, le moyen le plus rapide de voir où la semaine est réellement passée.

Les mêmes données en dessous, six façons de les lire. Groupez par attribution ou colorisez par priorité dans n'importe laquelle de ces vues, et même un dossier intelligent très chargé devient lisible en un instant.

Chaque vue a sa propre présentation détaillée : Chronologie pour la version Gantt, Tableau Kanban pour le Kanban, et Agenda pour la vue mensuelle. Toutes fonctionnent sur un dossier intelligent, pas seulement dans un seul projet.

Vous avez trouvé une vue que vous reconstruisez sans cesse ? La mise à jour Sous-liste 2.0 vous permet d'enregistrer une vue filtrée en tant que sous-liste au niveau du dossier intelligent (sur les abonnements Professional et supérieurs), pour que « tout ce qui est dû cette semaine chez tous les clients » devienne un lien enregistré plutôt qu'un filtre à refaire chaque vendredi.

Comment les tâches, les projets, les organisations et les dossiers intelligents s'articulent-ils ?

Voici toute la hiérarchie en un seul tableau, du plus petit au plus grand.

Ce qu'il faut retenir, c'est que ces niveaux sont bien plus flexibles que leurs noms ne le laissent entendre. Une organisation peut être votre foyer, un projet peut être des vacances, et un dossier intelligent peut être l'endroit où votre vie professionnelle et personnelle partagent enfin le même écran.

Ne confondez pas les dossiers intelligents avec les dossiers classiques, qui regroupent des projets au sein d'une seule organisation. Si vous voulez la différence en une ligne : les dossiers rangent une organisation, les dossiers intelligents voient au-delà de plusieurs.

Points clés à retenir

• Un dossier intelligent regroupe des projets issus de différentes organisations en une vue filtrée et complète.
• C'est la solution au moment précis où votre travail déborde d'une seule organisation.
• Il est conçu pour les responsables d'agences, les consultants, les chefs de projet transversaux, et toute personne qui sépare vie professionnelle et personnelle dans des organisations distinctes.
• Il s'ouvre en vue Liste, Tableau, Tableau Kanban, Chronologie, Agenda ou Suivi du temps, et permet d'enregistrer des sous-listes filtrées sur les abonnements Professional.
• Il est disponible sur tous les abonnements, y compris gratuit — vous pouvez en créer un dans les cinq prochaines minutes.

Si vous avez déjà plus d'une organisation dans Quire, vous avez déjà une raison de créer un dossier intelligent. Prenez les deux ou trois projets que vous consultez le plus souvent, regroupez-les dans un dossier, et donnez-lui un nom honnête comme Les trucs qui me tiennent vraiment à cœur. La prochaine fois que quelqu'un vous demandera ce qui se passe sur l'ensemble de vos projets, vous aurez une réponse en un seul onglet.

Le guide des dossiers intelligents détaille chaque étape si vous en avez besoin.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un dossier intelligent dans Quire ?

Un dossier virtuel qui rassemble des projets issus d'organisations différentes en une vue filtrée et complète.

En quoi est-il différent d'un dossier classique ?

Les dossiers regroupent des projets au sein d'une même organisation. Les dossiers intelligents rassemblent des projets sur plusieurs organisations. Les dossiers rangent, les dossiers intelligents voient au-delà.

Qui devrait en utiliser un ?

Toute personne dont le travail s'étend sur plusieurs organisations : responsables d'agences, consultants, chefs de projet transversaux, et toute personne qui sépare travail et vie personnelle.

Fonctionne-t-il avec les autres vues ?

Oui. Basculez un dossier intelligent en Liste, Tableau, Tableau Kanban, Chronologie, Agenda ou Suivi du temps, et enregistrez des sous-listes à ce niveau sur les abonnements Professional.

Comment les quatre niveaux s'articulent-ils ?

Les tâches sont dans les projets, les projets sont dans les organisations, et les dossiers intelligents s'étendent sur les organisations pour rassembler des projets liés en une seule vue.