Quire 스마트 폴더: 모든 프로젝트를 한눈에

요약: Quire의 스마트 폴더는 여러 조직의 프로젝트를 하나의 필터링된 뷰로 통합하며, 일반 프로젝트와 동일한 모든 기능을 제공합니다. 업무와 개인 생활을 포함해 내가 관여하는 모든 것을 한눈에 볼 수 있는 지휘 센터이며, Free 플랜을 포함한 모든 플랜에서 사용 가능합니다.

프로젝트 네 개를 운영 중입니다. 업무가 자연스럽게 정해지다 보니 세 개의 조직에 나뉘어 있습니다. 클라이언트마다 하나씩, 그리고 내 팀용으로 하나. 그런데 누군가 "지금 전체적으로 무슨 일이 벌어지고 있나요?"라고 물어보면, 각 프로젝트를 차례로 열어보며 나머지 내용을 머릿속에 기억해야 합니다.

그 간격, 분산된 프로젝트와 원하는 단일 뷰 사이의 간격을 채워주는 것이 바로 스마트 폴더입니다.

스마트 폴더가 무엇인지, 누가 가장 빨리 매력을 느끼는지, 그리고 어떤 업무를 조용히 더 쉽게 만들어 주는지 알아보겠습니다. 아래 세 가지 계층인 업무, 프로젝트, 조직을 먼저 이해해야 스마트 폴더가 왜 필요한지 명확해집니다.

Quire에서 업무란 무엇인가요?

Quire 워크스페이스 중앙 메인 패널의 업무.

업무는 실행해야 할 하나의 행동 항목입니다. 하위 업무로 나눌 수 있고, 그 하위 업무도 또 다시 하위 업무로 나뉩니다. 실제 작업의 깊이만큼 계속해서 분류할 수 있습니다.

그렇다고 업무가 반드시 할 일 목록의 잡무일 필요는 없습니다. 아이디어, 메모, 나중에 더 작은 단위로 나눌 섹션을 먼저 적어두는 곳이 될 수도 있습니다. Quire의 모든 것은 업무로 구성되어 있으니, 업무를 가장 기본 단위인 원자라고 생각하시면 됩니다.

Quire에서 프로젝트란 무엇인가요?

Quire 워크스페이스 중앙 메인 패널의 프로젝트.

Quire 워크스페이스 왼쪽 사이드바의 프로젝트.

프로젝트는 하나의 목표를 향해 모인 업무들의 집합입니다. 진행 중인 캠페인, 디자이너와 함께 만드는 앱, 친구들과 계획 중인 유럽 여행. 업무가 있다면 그것이 프로젝트입니다.

왼쪽 사이드바에서 프로젝트를 전환할 수 있으며, 각 프로젝트는 자체 업무 목록과 그 아래 계층 구조를 모두 담고 있습니다.

Quire에서 조직이란 무엇인가요?

Quire 워크스페이스 왼쪽 사이드바의 조직.

조직은 프로젝트의 묶음입니다. 보통은 회사, 부서, 팀이지만 꼭 업무일 필요는 없습니다. Work, Home, Volunteer처럼 본인에게 의미 있는 이름을 붙인 어떤 버킷이든 될 수 있습니다.

예를 들어 'Family'라는 조직을 만들면, 그 안에 주방 리모델링이나 여름 로드트립처럼 가족과 함께 추진하는 프로젝트들을 넣을 수 있습니다.

한 가지 제약이 있는데, 바로 다음 섹션이 필요한 이유이기도 합니다. 조직은 일종의 벽입니다. Acme Corp 조직의 프로젝트와 Side Projects 조직의 프로젝트는 같은 화면을 공유하지 않습니다. 업무가 두 개 이상의 조직에 걸치는 순간, 단일 뷰는 사라집니다. (여기서 스마트 폴더가 등장합니다.)

Quire에서 스마트 폴더란 무엇인가요?

Quire 워크스페이스 중앙 메인 패널의 스마트 폴더.

Quire 워크스페이스 왼쪽 사이드바의 스마트 폴더.

스마트 폴더는 여러 조직의 프로젝트를 담는 가상 폴더입니다. 처음 접하는 분들이 가장 놀라는 기능입니다.

프로젝트 뷰의 모든 기능을 그대로 사용할 수 있습니다. 관심 있는 프로젝트 전체를 조망하면서, 오늘 실제로 내가 처리해야 할 업무 세 가지만 필터링해 볼 수도 있습니다. 프로젝트들이 완전히 별개의 조직에 있어도 여기서 함께 모을 수 있습니다.

원하는 만큼 만들 수 있습니다. 'Active Clients', 'Marketing', 'Just My Stuff'처럼 각각 다른 업무 영역을 보는 렌즈가 되어, 원래라면 절대 만나지 않았을 프로젝트들을 한 화면에 모아줍니다.

스마트 폴더는 Free 플랜을 포함한 모든 Quire 플랜에서 사용 가능합니다.

스마트 폴더가 프로젝트를 복사하나요?

아니요. 이 점은 처음부터 명확히 해두는 것이 좋습니다. 스마트 폴더는 아무것도 이동하거나 복제하지 않습니다. 각자의 조직에 그대로 존재하는 프로젝트를 실시간으로 보여주는 뷰입니다.

스마트 폴더 안에서 업무를 수정하면 실제 업무가 수정됩니다. 원래 프로젝트에서 같은 업무를 수정해도 스마트 폴더에 즉시 반영됩니다. 복사본은 없고, 하나의 원본이 두 곳에서 보일 뿐입니다.

스마트 폴더에서 프로젝트를 추가하거나 제거해도 프로젝트 자체는 전혀 영향받지 않습니다. 이 렌즈가 무엇을 볼지만 바뀌는 것입니다. 그래서 스마트 폴더를 자유롭게 만들고, 이름을 바꾸고, 삭제해도 그 안의 실제 작업은 전혀 위험하지 않습니다.

스마트 폴더로 실제로 무엇을 할 수 있나요?

스마트 폴더는 따로 관리해야 하는 별도 워크스페이스가 아닙니다. 살아있는 렌즈입니다. 단일 프로젝트에서 할 수 있는 거의 모든 것을 모아놓은 모든 프로젝트에 걸쳐 할 수 있습니다. 그 중 처음에 지나치기 쉬운 세 가지를 소개합니다.

모든 프로젝트를 한 번에 필터링합니다. 이번 주 마감 업무를 찾기 위해 다섯 개의 프로젝트를 열어볼 필요 없이, 담당자, 마감일, 태그, 우선순위로 스마트 폴더 전체를 한 번만 필터링하면 됩니다. "모든 클라이언트에서 나에게 배정된 업무"가 다섯 번의 개별 확인에서 하나의 목록으로 줄어듭니다.

놓치고 있는 것을 잡아냅니다. 마감일 경과 필터를 적용하면 일주일째 열어보지 않은 프로젝트에 묻혀있는 것까지 포함해, 모든 프로젝트의 지연된 업무가 한꺼번에 나타납니다. 예상치 못한 문제는 보통 거기에 숨어 있습니다.

화면을 벗어나지 않고 처리합니다. 실시간 뷰이기 때문에 스마트 폴더에서 업무를 완료하거나, 마감일을 조정하거나, 담당자를 변경하면 원래 프로젝트에 바로 반영됩니다. 변경하러 원본 프로젝트로 돌아갈 필요가 없습니다.

이 세 가지를 합치면 실질적인 월요일 아침 루틴이 됩니다. 세 개의 클라이언트 프로젝트가 각자의 조직에 있고, 'Active Clients'라는 스마트 폴더에 모아뒀다고 가정해 보세요. "이번 주 마감"으로 필터링하고 담당자 기준으로 그룹화하면, 프로젝트 하나도 열지 않고 한 화면에서 누가 과부하 상태인지, 어떤 마감이 임박했는지 바로 확인할 수 있습니다.

실용적인 팁 하나: 스마트 폴더는 세 개에서 네 개면 보통 충분합니다. 만들기가 너무 쉬워서 열어보지도 않는 열다섯 개가 생길 수 있습니다.

스마트 폴더를 List, 보드 뷰, 타임라인으로 볼 수 있나요?

네, 그리고 이 지점에서 단순한 폴더가 아닌 진짜 워크스페이스처럼 느껴지기 시작합니다. 스마트 폴더는 프로젝트와 동일한 뷰로 전환할 수 있어, 지금 답하려는 질문에 맞는 레이아웃을 선택할 수 있습니다. List, Table, 보드 뷰, 타임라인, 캘린더, 시간 추적기, 총 여섯 가지를 제공합니다.

List (Quire에서는 Tree 뷰라고도 합니다)가 기본값입니다. 모아놓은 프로젝트의 모든 업무를 하위 업무까지 깔끔하게 중첩해서 보여주는 개요입니다. 전체를 훑어보거나 재정렬하기에 적합합니다.

보드 뷰는 같은 업무를 칸반 컬럼으로 보여줍니다. 카드를 '진행 중'에서 '완료'로 드래그하면 원래 프로젝트에도 즉시 반영됩니다. 여러 클라이언트의 상태를 한 번에 관리할 때, 다섯 개의 보드 대신 하나의 보드로 볼 수 있어 유용합니다.

타임라인은 예상치 못하게 유용한 뷰입니다. 완전히 다른 조직의 프로젝트들을 하나의 막대 차트로 보여주는 간트 차트입니다. 별도 조직에 있는 마케팅 론칭과 엔지니어링 동결 일정이 겹치는 것을 확인하는 일은, 이 방법 외에는 사실상 불가능합니다.

캘린더는 모든 프로젝트의 마감일을 하나의 월간 달력에 표시해, 열어보지 않은 프로젝트의 일정도 놓치지 않게 해줍니다.

Table은 같은 업무를 스프레드시트 형식으로, 각 행에 정렬 가능한 컬럼으로 나열합니다. 카드보다 필드 단위로 훑어보고 싶을 때 적합합니다. 시간 추적기는 폴더 내 모든 프로젝트에 기록된 시간을 합산해, 한 주가 어디에 실제로 쓰였는지 가장 빠르게 파악할 수 있는 방법입니다.

데이터는 동일하고, 여섯 가지 방식으로 읽을 수 있습니다. 어느 뷰에서든 담당자 기준으로 그룹화하거나 우선순위별로 색상을 지정하면 복잡한 스마트 폴더도 금방 읽기 쉬워집니다.

각 뷰에 대한 자세한 안내가 있습니다: 간트 차트는 타임라인, 칸반은 보드 뷰, 월간 달력은 캘린더를 참고하세요. 모두 단일 프로젝트뿐만 아니라 스마트 폴더에서도 동일하게 작동합니다.

자주 재설정하는 뷰가 있나요? 하위 목록 2.0 업데이트를 통해 스마트 폴더 수준에서 필터링된 뷰를 하위 목록으로 저장할 수 있습니다(Professional 이상 플랜). "이번 주 모든 클라이언트의 마감 업무"가 매주 금요일마다 다시 설정할 필요 없이 저장된 링크 하나로 해결됩니다.

업무, 프로젝트, 조직, 스마트 폴더는 어떻게 연결되나요?

한 화면에서 전체 계층 구조를 작은 것부터 큰 것 순으로 살펴봅니다.

중요한 것은, 이 명칭들이 실제 사용보다 훨씬 딱딱하게 느껴진다는 점입니다. 조직이 가정이 될 수도 있고, 프로젝트가 휴가가 될 수도 있고, 스마트 폴더가 업무와 개인 생활이 마침내 한 화면을 공유하는 유일한 공간이 될 수도 있습니다.

스마트 폴더와 단일 조직 내 프로젝트를 그룹화하는 일반 폴더를 혼동하지 마세요. 한 줄로 차이를 설명하면: 폴더는 하나의 조직을 정리하고, 스마트 폴더는 여러 조직을 가로질러 봅니다.

핵심 정리

• 스마트 폴더는 여러 조직의 프로젝트를 하나의 필터링된 전체 기능 뷰로 통합합니다.
• 업무가 하나의 조직을 넘어서는 순간에 필요한 해결책입니다.
• 에이전시 리드, 컨설턴트, 크로스 펑셔널 리드, 업무와 개인 생활을 여러 조직에 분리한 모든 분을 위한 기능입니다.
• List, Table, 보드 뷰, 타임라인, 캘린더, 시간 추적기 뷰를 지원하며, Professional 플랜에서는 필터링된 하위 목록을 저장할 수 있습니다.
• Free 플랜을 포함한 모든 플랜에서 사용 가능하므로, 지금 바로 5분 안에 만들 수 있습니다.

Quire에 이미 두 개 이상의 조직이 있다면, 스마트 폴더를 만들 이유가 이미 있습니다. 가장 자주 확인하는 프로젝트 두세 개를 골라 하나에 담고, 'Stuff I Actually Care About' 같은 솔직한 이름을 붙여보세요. 다음에 누가 전체 현황을 물어볼 때, 탭 하나로 답할 수 있습니다.

클릭 단계별 안내는 스마트 폴더 가이드를 참고하세요.

자주 묻는 질문

Quire의 스마트 폴더란 무엇인가요?

여러 조직의 프로젝트를 하나의 필터링된 전체 기능 뷰로 모아주는 가상 폴더입니다.

일반 폴더와 어떻게 다른가요?

폴더는 하나의 조직 안에서 프로젝트를 그룹화합니다. 스마트 폴더는 여러 조직에 걸쳐 프로젝트를 모읍니다. 폴더는 정리하고, 스마트 폴더는 가로질러 봅니다.

누가 사용해야 하나요?

업무가 두 개 이상의 조직에 걸쳐 있는 모든 분: 에이전시 리드, 컨설턴트, 크로스 펑셔널 리드, 업무와 생활을 분리한 개인 사용자.

다른 뷰와 함께 사용할 수 있나요?

네. 스마트 폴더를 List, Table, 보드 뷰, 타임라인, 캘린더, 시간 추적기로 전환할 수 있으며, Professional 플랜에서는 하위 목록을 저장할 수 있습니다.

네 가지 계층은 어떻게 연결되나요?

업무는 프로젝트 안에, 프로젝트는 조직 안에 있으며, 스마트 폴더는 조직을 가로질러 관련 프로젝트를 하나의 뷰로 모읍니다.