Quire 智慧資料夾：跨所有專案的單一視圖

TL;DR：Quire 的智慧資料夾能將不同組織的專案匯聚到一個篩選視圖中，擁有與一般專案相同的完整功能。它是你跨越所有工作（無論是職場還是個人）的鳥瞰指揮中心，且每個方案皆可使用，包括 Free 方案。

你同時負責四個專案，分散在三個不同的組織——一個客戶一個，加上你自己的團隊一個，就這樣各自分開。然後有人問了一個簡單的問題：這些專案現在整體狀況如何？要回答這個問題，你得一個個開啟專案，同時在腦中記住其他的內容。

這個缺口——你那些分散的專案，與你真正想要的單一視圖之間的落差——正是智慧資料夾要填補的。

以下將介紹智慧資料夾是什麼、誰最快愛上它，以及它悄悄幫你解決了哪些問題。我們從最底層往上說，因為它底下的三個層級——任務、專案與組織——才是讓它真正發揮作用的關鍵。

Quire 的任務是什麼？

Quire 工作區中間主面板裡的任務。

任務是一件需要完成的可執行事項。它可以拆解為子任務，子任務還能再往下拆，直到符合工作的實際深度為止。

但任務不一定是待辦清單上的雜務。它可以是一個想法、一則草稿，或者你先記下來、之後再拆分成小部分的區段。Quire 裡的一切都由任務構成，把它想成是最基本的原子單位。

Quire 的專案是什麼？

Quire 工作區中間主面板裡的專案。

Quire 工作區左側邊欄裡的專案。

專案是一群朝向同一目標的任務集合。你正在執行的行銷活動、你和設計師一起開發的應用程式、你和朋友計劃中的歐洲旅行——只要有任務，就是一個專案。

你在左側邊欄切換專案，每個專案都有自己的任務清單以及其下的完整層級結構。

Quire 的組織是什麼？

Quire 工作區左側邊欄裡的組織。

組織是一群專案的集合。通常它代表一家公司、一個部門或一個團隊，但也可以完全與工作無關，命名為「家庭」、「個人」或「志工服務」都沒問題。

舉個例子，你有一個叫「家庭」的組織，裡面放著你和家人正在努力完成的各個專案，從廚房翻修到暑期公路旅行。

這裡有個限制，也正是下一個部分存在的原因。組織就像一道牆。你在 Acme Corp 組織裡的專案，與你在「個人專案」組織裡的專案，無法共用同一個畫面。一旦你的工作跨越了多個組織，你就失去了統一的視圖。（這就是智慧資料夾登場的時刻。）

Quire 的智慧資料夾是什麼？

Quire 工作區中間主面板裡的智慧資料夾。

Quire 工作區左側邊欄裡的智慧資料夾。

智慧資料夾是一個虛擬資料夾，能匯集來自不同組織的專案。第一次見到它的人通常都會感到驚喜。

它擁有與專案視圖相同的完整功能。你能鳥瞰所有你關注的專案中正在發生的事，再篩選出今天真正需要你處理的三件任務。這些專案可以分屬完全不同的組織，卻能在這裡並排呈現。

你可以建立任意數量的智慧資料夾。一個叫「活躍客戶」、一個叫「行銷」、一個叫「只看我自己的事」。每一個都是觀察工作某個面向的鏡頭，匯集了原本永遠不會出現在同一個畫面的專案。

智慧資料夾在所有 Quire 方案中皆可使用，包括 Free 方案。

智慧資料夾會複製你的專案嗎？

不會，這一點值得在一開始就說清楚。智慧資料夾不會移動或複製任何內容，它是一個即時視圖，指向那些仍然存放在各自組織中的專案。

在智慧資料夾裡編輯任務，你編輯的就是真正的那筆任務。從原始專案編輯同一個任務，智慧資料夾裡也會同步更新。始終只有一份資料，只是顯示在兩個地方。

在智慧資料夾中新增或移除專案，該專案本身並不會有任何變動，你只是在調整這個鏡頭所呈現的範圍。所以你可以自由地建立、重新命名或刪除智慧資料夾，完全不必擔心影響到裡面的實際工作內容。

智慧資料夾實際上能做什麼？

智慧資料夾不是一個需要你費心維護的獨立工作區，而是一個即時鏡頭。在單一專案中能做的事，幾乎都能在你匯集的所有專案上執行。其中有三點特別值得了解，因為這些是人們一開始最容易忽略的。

一次篩選所有專案。 不必逐一開啟五個專案查看本週到期事項，只需對整個智慧資料夾篩選一次——依負責人、到期日期、標籤或優先級。「所有客戶中指派給我的任務」從五次分別查看，變成一份清單。

掌握即將延誤的事項。 篩選逾期任務，你就能看到所有專案中所有逾期的任務，包括那個你一週沒開啟的專案裡埋著的那筆。那通常是令人不快的驚喜最容易藏身的地方。

直接在這裡處理，不必跳轉。 因為這是即時視圖，你可以直接在智慧資料夾裡完成任務、調整到期日期或重新指派負責人，結果會同步到原始專案中，不需要回到來源再做修改。

綜合起來，這就是一個真實的週一早晨工作流程。假設你有三個客戶專案，各自在不同的組織中，都匯聚在一個叫「活躍客戶」的智慧資料夾裡。你篩選「本週到期」，再依負責人分組，一個畫面就能看出誰的工作量過多、哪個截止日快要來不及——不需要開啟任何一個專案。

有個實用建議：三到四個智慧資料夾通常就足夠了。因為建立很快，很容易不知不覺建了十五個卻從不開啟。

智慧資料夾可以切換成清單、看板或時間軸嗎？

可以，而且切換到這裡之後，它就不再只是一個資料夾，更像是一個完整的工作區。智慧資料夾能切換至與專案相同的視圖，讓你根據當下要解答的問題選擇最合適的呈現方式。共有六種：清單、表格、看板、時間軸、行事曆和時間追蹤器。

清單（Quire 也稱之為樹狀視圖）是預設視圖。以清晰的巢狀結構呈現所有匯集專案的任務，子任務摺疊在下方。最適合用來瀏覽和重新整理。

看板將相同的任務轉換為 Kanban 欄位。把一張卡片從「進行中」拖到「已完成」，原始專案也會同步更新。當你需要追蹤多個客戶的進度、想要一面牆取代五個視窗時，非常實用。

時間軸是最讓人驚喜的視圖。它是一份甘特圖，能將來自完全不同組織的專案排列在同一條時間線上。行銷活動的上線時間和工程團隊的凍結期同時出現在同一個視圖——當它們原本分屬不同組織時，幾乎沒有其他方法能做到這一點。

行事曆將所有這些專案的到期日期匯聚到同一個月曆中，讓沒有細看的專案不再出現令人措手不及的截止日。

表格以試算表的方式呈現相同的任務，每筆任務一列，欄位可排序，適合想要快速瀏覽欄位而非卡片的使用場景。時間追蹤器則匯總資料夾中所有專案已記錄的工時，是快速了解一週時間去向的最佳方式。

底層資料完全相同，只是六種閱讀方式。在任意視圖中依負責人分組或以優先級上色，即使是內容豐富的智慧資料夾也能快速變得一目了然。

每種視圖都有專屬的說明頁面：時間軸是甘特圖版本，看板是 Kanban 版本，行事曆是月曆版本。這些視圖全都可以在智慧資料夾中使用，不限於單一專案。

發現有個視圖每次都要重建？子清單 2.0 更新讓你能在智慧資料夾層級儲存篩選視圖為子清單（適用於 Professional 以上方案），這樣「本週所有客戶的到期任務」就成了一個儲存的連結，不需要每週五重新設定篩選條件。

任務、專案、組織和智慧資料夾之間有什麼關係？

以下是完整的層級結構，從小到大一覽無遺。

層級	是什麼	包含	範例
任務	一件可執行的事項	子任務、備註	「撰寫上線郵件」
專案	由任務組成的目標	任務	「春季活動」
組織	一群專案的集合	專案	「Acme Corp」
智慧資料夾	跨組織的視圖	來自多個組織的專案	「所有活躍客戶」

有一點值得記住：這些層級比名稱所暗示的彈性更大。組織可以是你的家庭，專案可以是一趟度假，智慧資料夾可以是你的工作與個人生活終於能共處一個畫面的地方。

不要把智慧資料夾和普通資料夾搞混——普通資料夾是在單一組織內將專案分組。用一句話說明差異：資料夾整理單一組織，智慧資料夾跨越多個組織。

重點整理

• 智慧資料夾將不同組織的專案匯聚到一個篩選過的完整功能視圖中。
• 它正是為了解決工作超出單一組織範圍時的那個痛點而生。
• 它專為代理商負責人、顧問、跨部門主管，以及任何將工作與個人生活分屬不同組織的人而設計。
• 支援清單、表格、看板、時間軸、行事曆和時間追蹤器視圖，Professional 方案可儲存篩選過的子清單。
• 所有方案皆可使用，包括 Free 方案，現在就能在五分鐘內建立一個。

如果你在 Quire 中已經有超過一個組織，你就已經有理由建立一個智慧資料夾了。挑出你最常查看的兩三個專案，放進同一個智慧資料夾，取一個誠實的名字，比如「我真正在乎的事」。下次有人問你所有工作的整體狀況時，你只需要一個分頁就能回答。

如果你想要一步一步的操作說明，智慧資料夾指南有完整介紹。

常見問題

Quire 的智慧資料夾是什麼？

一個虛擬資料夾，能將不同組織的專案匯集到一個篩選過的完整功能視圖中。

它和普通資料夾有什麼不同？

資料夾在單一組織內將專案分組；智慧資料夾則跨越多個組織匯集專案。資料夾負責整理，智慧資料夾負責跨越。

誰應該使用它？

任何工作跨越多個組織的人：代理商負責人、顧問、跨部門主管，以及將工作與生活分開的人。

它能搭配其他視圖使用嗎？

可以。將智慧資料夾切換至清單、表格、看板、時間軸、行事曆或時間追蹤器，並在 Professional 方案中於該層級儲存子清單。

這四個層級之間如何搭配？

任務存在於專案中，專案存在於組織中，智慧資料夾則跨越組織，將相關專案匯集到同一個視圖。