Quire'da Akıllı Klasörler: Her Projede Tek Bir Görünüm

Özet: Quire'daki bir Akıllı Klasör, farklı organizasyonlardaki projeleri tek bir filtrelenmiş görünümde bir araya getirir ve normal bir proje kadar güçlüdür. İş ve kişisel hayatınız dahil dokunduğunuz her şey üzerinde kuş bakışı bir komuta merkezi sunar; üstelik Free plan dahil her planda kullanılabilir.

Dört projeniz var. Bunlar üç farklı organizasyonda yer alıyor; her müşteri için bir tane ve kendi ekibiniz için bir tane, işler böyle şekillendi. Sonra biri sıradan bir soru soruyor: şu an her şeyde neler olup bitiyor? Buna cevap vermek, diğerlerini aklınızda tutarken her projeyi sırayla açmak anlamına geliyor.

İşte bu boşluk —ayrı projeleriniz ile gerçekten istediğiniz tek görünüm arasındaki boşluk— tam olarak Akıllı Klasörün doldurduğu yerdir.

Akıllı Klasörün ne olduğunu, en çabuk kimin benimsediğini ve sessiz sedasız hangi işleri kolaylaştırdığını burada ele alıyoruz. Alttan başlayarak yukarı çıkacağız; çünkü altındaki üç katman olan görevler, projeler ve organizasyonlar, tüm bunun anlaşılmasını sağlayan şeydir.

Quire'da görev nedir?

Quire çalışma alanının ortadaki ana panelindeki görevler.

Görev, yapılması gereken tek bir eyleme dönük iştir. Alt görevlere ayrılır; bunlar da kendi alt görevlerine bölünür; işin gerçekten derinleştiği yere kadar.

Ancak bir görevin bir listedeki sıradan bir iş olması şart değildir. Bir fikri, kabataslak bir notu veya önce not alıp daha sonra küçük parçalara böldüğünüz bir bölümü içerebilir. Quire'daki diğer her şey görevlerden oluşur; bunu atomun kendisi gibi düşünün.

Quire'da proje nedir?

Quire çalışma alanının ortadaki ana panelindeki proje.

Quire çalışma alanının sol kenar çubuğundaki projeler.

Proje, tek bir hedefe yönlendirilmiş görevler yığınıdır. Yürüttüğünüz bir kampanya, bir tasarımcıyla birlikte geliştirdiğiniz bir uygulama, arkadaşlarınızla planladığınız Avrupa gezisi. Görevleri varsa bu bir projedir.

Sol kenar çubuğunda projeler arasında geçiş yaparsınız; her biri kendi görev listesini ve altındaki tüm hiyerarşiyi barındırır.

Quire'da organizasyon nedir?

Quire çalışma alanının sol kenar çubuğundaki organizasyonlar.

Organizasyon, bir projeler grubudur. Genellikle bir şirket, departman veya ekiptir; ancak mutlaka iş odaklı olmak zorunda değildir. İş, Ev veya Gönüllülük gibi size anlam ifade eden herhangi bir kova olabilir.

Diyelim ki Aile adında bir organizasyonunuz var. İçine, siz ve ailenizin gerçekten hayata geçirmeye çalıştığı projeler giriyor: mutfak tadilat çalışmasından yaz yol gezisine kadar her şey.

İşte can alıcı nokta —ve sonraki bölümün var olma sebebi de bu. Organizasyonlar birer duvar gibidir. Acme Corp organizasyonunuzdaki bir proje ile Side Projects organizasyonunuzdaki bir proje aynı ekranı paylaşmaz. Çalışmalarınız birden fazla organizasyona yayıldığı anda tek görünümü yitirirsiniz. (İşte tam burada Akıllı Klasör devreye girer.)

Quire'da Akıllı Klasör nedir?

Quire çalışma alanının ortadaki ana panelindeki Akıllı Klasör.

Quire çalışma alanının sol kenar çubuğundaki Akıllı Klasörler.

Akıllı Klasör, farklı organizasyonlardaki projelerin sanal bir klasörüdür. İlk kez görenleri şaşırtan da bu özelliğidir.

Bir projenin tam gücüne sahiptir. Önem verdiğiniz projelerde neler olup bittiğine kuş bakışı göz atabilir, ardından bugün gerçekten sizi gerektiren üç göreve kadar filtreleyebilirsiniz. Projeler tamamen ayrı organizasyonlarda yer alsa da burada bir arada görünür.

İstediğiniz kadar oluşturabilirsiniz. Biri Active Clients, biri Marketing, biri Just My Stuff adıyla. Her biri, aksi hâlde hiç bir araya gelmeyecek projelerden derlenerek çalışmanızın farklı bir dilimine bakan bir mercek hâline gelir.

Akıllı Klasörler, Free plan dahil her Quire planında kullanılabilir.

Akıllı Klasör projelerinizi kopyalar mı?

Hayır; bunu en baştan netleştirmek önemlidir. Akıllı Klasör hiçbir şeyi taşımaz ya da kopyalamaz. Projeler hâlâ kendi organizasyonlarında yaşamaya devam ederken onlara canlı bir penceredir.

Akıllı Klasör içinde bir görevi düzenlediğinizde gerçek görevi düzenliyorsunuz demektir. Aynı görevi orijinal projesinden düzenlerseniz Akıllı Klasörde de güncellenir. Her zaman tek bir kopya vardır; yalnızca iki farklı yerden görünür.

Akıllı Klasöre bir proje eklediğinizde veya çıkardığınızda projenin kendisi yerinden kımıldamaz. Yalnızca bu mercein neye baktığını değiştirmiş olursunuz. Dolayısıyla Akıllı Klasörleri özgürce oluşturabilir, yeniden adlandırabilir ve silebilirsiniz; içlerindeki gerçek çalışmayı hiçbir zaman riske atmaksızın.

Akıllı Klasörle gerçekten ne yapabilirsiniz?

Akıllı Klasör, sürekli güncellemeniz gereken ayrı bir çalışma alanı değildir. Canlı bir mercektir; tek bir projede yapabildiğiniz neredeyse her şeyi, bir araya getirdiğiniz tüm projelerde yapabilirsiniz. Bunlardan üçü özellikle dikkat çekicidir; çünkü insanların başlangıçta fark etmediği özellikler bunlardır.

Tüm projeleri tek seferde filtreleyin. Bu haftanın vadesi gelenler için beş proje açmak yerine tüm Akıllı Klasörü bir kez filtreleyin: sorumlu, bitiş tarihi, etiket veya önceliğe göre. "Tüm müşterilerimde bana atanan her şey" ifadesi, beş ayrı kontrol yerine tek bir listeye dönüşür.

Gecikenleri yakalayın. Termini geçmiş olarak filtreleyin ve bir haftadır açmadığınız bir projede gömülü olanlar dahil tüm projelerden her gecikmiş görevi bir arada görün. Hoş olmayan sürprizler genellikle tam orada gizlenir.

Ayrılmadan harekete geçin. Canlı bir görünüm olduğundan, bir görevi Akıllı Klasörden tamamlayabilir, bitiş tarihini öteleyebilir veya birini yeniden atayabilirsiniz; değişiklik asıl projede de anında yansır. Değişikliği yapmak için kaynağa geri dönmeniz gerekmez.

Bir arada düşünüldüğünde bu, gerçek bir Pazartesi sabahı rutinine dönüşür. Diyelim ki her biri kendi organizasyonunda yer alan üç müşteri projesini Active Clients adlı bir Akıllı Klasörde topladınız. "Bu hafta vadesi gelenler" filtresini uygulayıp sorumluya göre gruplayın; tek bir ekranda kimin aşırı yüklendiğini ve hangi son tarihin kaçmak üzere olduğunu görebilirsiniz — tek bir proje açmaksızın.

Pratik bir not: üç ya da dört Akıllı Klasör genellikle yeterlidir. Oluşturmaları çok hızlı olduğundan hiç açmadığınız on beş tanesinin birikmesi kolaylaşabilir.

Akıllı Klasörü Liste, Pano veya Zaman Çizelgesi olarak görüntüleyebilir misiniz?

Evet; işte bu noktada Akıllı Klasör sıradan bir klasör olmaktan çıkıp bir çalışma alanı gibi hissettirmeye başlar. Akıllı Klasör, bir projenin sahip olduğu görünümler arasında geçiş yapabilir; sormakta olduğunuz soruya uyan düzeni seçersiniz. Altı seçenek sunulur: Liste, Tablo, Pano, Zaman Çizelgesi, Takvim ve Zaman İzleyici.

Liste (Quire bunu Ağaç görünümü olarak da adlandırır) varsayılan olandır. Alt görevler altlarına yerleştirilmiş şekilde, bir araya getirdiğiniz projelerdeki tüm görevlerin temiz ve iç içe geçmiş bir ana hattıdır. Taramak ve yeniden düzenlemek için en iyisidir.

Pano, aynı görevleri Kanban sütunlarına dönüştürür. Bir kartı Devam Ediyor'dan Tamamlandı'ya sürüklediğinizde bu değişiklik bağlı olduğu projede de güncellenir. Müşteriler genelinde durumu takip ederken beş ayrı tablo yerine tek bir duvar istediğinizde kullanışlıdır.

Zaman Çizelgesi, insanların beklemediği görünümdür. Tamamen farklı organizasyonlardaki projeleri tek bir çubuk kümesinde gösteren Gantt şemasıdır. Ayrı organizasyonlarda yer alan bir pazarlama lansmanının ve bir mühendislik dondurmasının yan yana geldiğini görmek, başka yolla elde edilmesi neredeyse imkânsız olan bir şeydir.

Takvim, tüm bu projelerdeki her bitiş tarihini tek bir aya düşürür; böylece açmayı unuttuğunuz bir projeden hiçbir şey sizi baskın yakalayamaz.

Tablo, aynı görevleri sıralanabilir sütunlara sahip satırlar hâlinde elektronik tablo düzeninde sergiler; kart yerine alan taramayı tercih ettiğinizde idealdir. Zaman İzleyici ise klasördeki tüm projelere girilen saatleri toplar: bir haftanın gerçekte nereye gittiğini görmenin en hızlı yoludur.

Altta aynı veriler, okunmasının altı farklı yolu. Bunların herhangi birinde sorumluya göre gruplayın ya da önceliğe göre renk kodlaması yapın; kalabalık bir Akıllı Klasör hızla okunabilir hâle gelir.

Her görünümün kendi incelemesi var: Gantt sürümü için Zaman Çizelgesi, Kanban için Pano ve aylık görünüm için Takvim. Bunların hepsi yalnızca tek bir proje içinde değil, Akıllı Klasörde de çalışır.

Sürekli yeniden oluşturduğunuz bir görünüm var mı? Alt liste 2.0 güncellemesi, filtrelenmiş bir görünümü Akıllı Klasör düzeyinde Alt liste olarak kaydetmenizi sağlar (Professional ve üzeri planlarda); böylece "bu hafta tüm müşterilerde vadesi gelenler" her Cuma yeniden kurmanız gereken bir filtre yerine kaydedilmiş tek bir bağlantıya dönüşür.

Görevler, projeler, organizasyonlar ve Akıllı Klasörler birbirine nasıl bağlanır?

İşte tüm merdiven tek bir ekranda, küçükten büyüğe.

Akılda tutulması gereken şey, bu katmanların adlarının önerisinden çok daha esnek olduğudur. Bir organizasyon haneniz, bir proje tatil planınız, bir Akıllı Klasör ise iş ve kişisel hayatınızın sonunda aynı ekranı paylaştığı tek yer olabilir.

Akıllı Klasörleri, projeleri tek bir organizasyon içinde gruplandıran sıradan Klasörlerle karıştırmayın. Farkı tek satırda özetlemek gerekirse: Klasörler tek bir organizasyonu düzenler, Akıllı Klasörler ise birçok organizasyona bakar.

Temel çıkarımlar

• Akıllı Klasör, farklı organizasyonlardaki projeleri tek bir filtrelenmiş, tam yetkili görünümde bir araya getirir.
• Çalışmalarınızın tek bir organizasyonu aştığı tam o anda ihtiyaç duyacağınız çözümdür.
• Ajans liderleri, danışmanlar, çapraz işlevli liderler ve iş ile kişisel yaşamlarını farklı organizasyonlara ayıran herkes için tasarlanmıştır.
• Liste, Tablo, Pano, Zaman Çizelgesi, Takvim veya Zaman İzleyici görünümünde açılır ve Professional planlarda filtrelenmiş Alt listeler kaydeder.
• Free plan dahil her planda mevcuttur; önümüzdeki beş dakika içinde bir tane oluşturabilirsiniz.

Quire'da birden fazla organizasyonunuz varsa zaten bir Akıllı Klasör oluşturma nedeniniz var demektir. En sık kontrol ettiğiniz iki ya da üç projeyi seçin, bunları bir Akıllı Klasöre ekleyin ve Gerçekten Önem Verdiğim Şeyler gibi dürüst bir ad verin. Bir dahaki sefere biri her şeyde neler olduğunu sorduğunda, tek sekmeli bir yanıtınız olacak.

Akıllı Klasörler rehberi, adım adım tıklama yönergelerini içeriyor.

Sıkça Sorulan Sorular

Quire'da Akıllı Klasör nedir?

Farklı organizasyonlardaki projeleri tek bir filtrelenmiş, tam yetkili görünümde toplayan sanal bir klasördür.

Normal bir Klasörden farkı nedir?

Klasörler, projeleri tek bir organizasyon içinde gruplandırır. Akıllı Klasörler ise projeleri birkaç organizasyondan bir araya getirir. Klasörler düzenler, Akıllı Klasörler ötesine bakar.

Kim kullanmalı?

Çalışmaları birden fazla organizasyona yayılan herkes: ajans liderleri, danışmanlar, çapraz işlevli liderler ve iş ile kişisel yaşamlarını ayıran bireyler.

Diğer görünümlerle çalışır mı?

Evet. Akıllı Klasörü Liste, Tablo, Pano, Zaman Çizelgesi, Takvim veya Zaman İzleyici olarak açın; Professional planlarda bu düzeyde Alt listeler kaydedin.

Dört katman birbirine nasıl bağlanır?

Görevler projelerin içinde, projeler organizasyonların içinde yer alır; Akıllı Klasörler ise ilgili projeleri tek bir görünümde toplamak için organizasyonların üzerinde konumlanır.