Quire 智慧資料夾：一個視圖，縱覽所有專案

TL;DR：Quire 的智慧資料夾能將不同組織的專案匯聚到同一個篩選視圖，功能與一般專案完全相同。它是你縱覽所有工作的指揮中心，無論工作還是個人事務皆可，而且所有方案均可使用，包括 Free 方案。

你同時管理四個專案，分散在三個不同的組織——一個客戶一個，加上你自己團隊的那個，事情就是這樣攤開來的。然後有人問了一個簡單的問題：這些專案現在各自進展如何？要回答這個問題，你得逐一打開每一個，同時在腦中記住其他的狀況。

你的各個獨立專案，與你真正想要的那個統一視圖之間的落差——智慧資料夾正是為填補這個缺口而生。

以下是智慧資料夾的介紹：它是什麼、哪些人最快愛上它，以及它如何悄悄地讓工作變得更輕鬆。我們將從底層開始往上說，因為它底下的三個層級——任務、專案與組織——才是讓它真正發揮作用的關鍵。

Quire 的任務是什麼？

Quire 工作區中間主面板裡的任務。

任務是一件具體需要完成的事情。它可以拆分為子任務，子任務還能再往下拆，深度取決於工作實際需要。

但任務不一定非得是待辦清單上的瑣事。它可以是一個想法、一則草稿，或者一個先記下來、之後再拆解成小塊的段落。Quire 中的所有內容都建立在任務之上，可以把它想成是最基本的原子單位。

Quire 的專案是什麼？

Quire 工作區中間主面板裡的專案。

Quire 工作區左側邊欄裡的專案。

專案是圍繞同一個目標的一堆任務。可以是你正在執行的行銷活動、與設計師合力開發的應用程式，或者與朋友一起籌劃的歐洲旅行。只要有任務，它就是一個專案。

你可以在左側邊欄切換不同專案，每個專案都有自己的任務清單及其下方的完整層級結構。

Quire 的組織是什麼？

Quire 工作區左側邊欄裡的組織。

組織是一組專案的集合。通常代表一家公司、一個部門或一個團隊，但不一定非得與工作相關。它可以是任何對你有意義的分類容器，不論命名為工作、家庭還是義工服務。

假設你有一個名為「家庭」的組織，裡面放的是你和家人正在推進的各個專案——從廚房翻新到夏日公路旅行，一應俱全。

問題在這裡，也正是下一節存在的原因：組織就像一道牆。你的 Acme Corp 組織裡的專案，與你的副業組織裡的專案，無法共享同一個畫面。一旦你的工作橫跨多個組織，統一視圖就消失了。（這正是智慧資料夾登場的時刻。）

Quire 的智慧資料夾是什麼？

Quire 工作區中間主面板裡的智慧資料夾。

Quire 工作區左側邊欄裡的智慧資料夾。

智慧資料夾是一個虛擬資料夾，能跨越不同組織匯集你的專案。第一次看到它的人往往都會感到驚喜。

它擁有與專案視圖相同的完整功能。你可以鳥瞰所有關注專案的動態，再篩選出今天真正需要你處理的三項任務。這些專案可以分屬完全不同的組織，卻能在同一個地方並排呈現。

你可以建立任意數量的智慧資料夾：一個叫「活躍客戶」、一個叫「行銷」、一個叫「我自己的事」。每一個都是你工作的一個視角，由平時互不相干的專案拼湊而成。

所有 Quire 方案均可使用智慧資料夾，包括 Free 方案。

智慧資料夾會複製你的專案嗎？

不會，而且這一點值得在一開始就說清楚。智慧資料夾不會移動或複製任何內容，它只是一個即時視圖，指向仍然存放在各自組織中的專案。

在智慧資料夾裡編輯一項任務，修改的就是那項真實任務本身。從原本的專案編輯同一項任務，智慧資料夾裡的內容也會同步更新。任何時候都只有一份資料，只是在兩個地方顯示而已。

從智慧資料夾中新增或移除某個專案，專案本身不會有任何變動。你只是在改變這個視角所涵蓋的範圍。因此，你可以隨意建立、重命名或刪除智慧資料夾，完全不用擔心影響到其中的實際工作內容。

智慧資料夾能做什麼？

智慧資料夾不是一個需要另外維護的獨立工作區，它是一個即時視角。你在單一專案中能做的事，幾乎都能在智慧資料夾裡跨所有匯聚的專案同步完成。其中有三點特別值得了解，因為很多人一開始都會錯過。

一次篩選所有專案。 不用逐一打開五個專案查看本週到期的任務，只需對整個智慧資料夾篩選一次，按負責人、到期日期、標籤或優先級過濾。「所有客戶中指派給我的任務」從五次分開查看，變成一份統一清單。

及早發現滯後進度。 篩選逾期任務，你就能看到每個專案中所有延誤的任務——包括那個你已經一週沒打開的專案裡埋著的那一項。意外通常藏在那裡。

不用離開就能處理。 因為這是即時視圖，你可以直接在智慧資料夾裡完成任務、調整到期日期或重新指派負責人，修改會同步反映到原來的專案。你不需要跳回原始專案才能做變更。

把這些結合起來，就形成了一套切實可行的週一早晨例行流程。假設你在智慧資料夾「活躍客戶」中匯集了三個各屬不同組織的客戶專案，篩選「本週到期」，再按負責人分組，一個畫面就能看出誰的工作量過載、哪個截止日期快要出問題——一個專案都不用打開。

一個實用提示：三到四個智慧資料夾通常已經夠用。因為建立起來很快，很容易就會建了一堆從來不開的資料夾。

智慧資料夾能切換成清單、看板或時間軸嗎？

可以，而且這正是它從一個資料夾搖身一變成為工作區的關鍵所在。智慧資料夾能在與專案相同的視圖之間自由切換，讓你選擇最適合當下問題的版面配置。共有六種：清單、表格、看板、時間軸、行事曆和時間追蹤器。

清單（Quire 也稱之為樹狀視圖）是預設選項。它以整潔的巢狀大綱呈現你所匯聚的所有專案任務，子任務收折在下方。最適合瀏覽全局和重新整理排序。

看板將這些任務轉化為看板欄位。把一張卡片從「進行中」拖到「已完成」，原來專案裡的任務也會同步更新。當你需要跨客戶追蹤進度，又想要一個統一看板而不是五個分開的板子時，這個視圖最為實用。

時間軸是讓人出乎意料的那一個。它是一個甘特圖，能把來自完全不同組織的專案集中在同一組時間條上呈現。看著行銷上線時間與工程封版期在同一個視圖中對齊排列，而這兩個專案原本分屬不同組織——這種體驗幾乎是其他方式無法做到的。

行事曆把所有專案的到期日期彙整到同一個月曆視圖，再也不會因為忘記打開某個專案而錯過截止日期。

表格以試算表方式橫向排列相同的任務，每行一項、欄位可排序，適合偏好掃視欄位而非卡片的場景。時間追蹤器則匯總資料夾中所有專案的已記錄時數，是了解一週時間實際去向的最快方式。

底層資料相同，六種閱讀方式各有所長。在任意視圖中按負責人分組或按優先級上色，即使是內容繁多的智慧資料夾也能迅速變得清晰易讀。

每種視圖都有專屬說明：時間軸對應甘特圖版本，看板對應看板視圖，行事曆對應月曆視圖。每一種視圖都能在智慧資料夾中使用，不限於單一專案。

找到了一個每次都要重新設定的視圖？子清單 2.0 更新讓你能在智慧資料夾層級儲存篩選視圖為子清單（適用於 Professional 及更高方案），這樣「本週所有客戶的到期任務」就能變成一個儲存連結，而不是每個週五都要重新設定一次的篩選條件。

任務、專案、組織與智慧資料夾之間有什麼關係？

以下是從小到大的完整層級，一覽無遺。

需要記住的是，這些層級比名稱所暗示的靈活得多。組織可以是你的家庭，專案可以是一次假期，而智慧資料夾可以是你的工作與個人生活終於共享同一個畫面的地方。

不要將智慧資料夾與普通資料夾混淆——普通資料夾是在單一組織內對專案進行歸類。一句話說清楚兩者的分別：資料夾整理一個組織，智慧資料夾縱覽多個組織。

重點總結

• 智慧資料夾將不同組織的專案匯聚到同一個篩選、全功能視圖。
• 它是當你的工作超出單一組織範圍時的最佳解決方案。
• 專為代理商負責人、顧問、跨職能主管，以及將工作與個人生活分置不同組織的用戶而設計。
• 支援清單、表格、看板、時間軸、行事曆或時間追蹤器視圖，並可在 Professional 方案儲存篩選後的子清單。
• 所有方案均可使用，包括 Free 方案，現在就能在五分鐘內建立一個。

如果你在 Quire 中已有多個組織，你就已經有充分理由建立一個智慧資料夾了。挑出你最常查看的兩三個專案，把它們放進同一個資料夾，取個直接的名字，例如「我真正在乎的事」。下次有人問起所有事情的最新進展，你只需要一個分頁就能回答。

智慧資料夾使用指南提供了詳細的操作步驟，有需要可以參考。

常見問題

Quire 的智慧資料夾是什麼？

一個虛擬資料夾，能將來自不同組織的專案匯聚到同一個篩選、全功能視圖。

它與資料夾有何分別？

資料夾將專案歸組於單一組織之內；智慧資料夾則跨越多個組織匯集專案。資料夾負責整理，智慧資料夾負責縱覽。

哪些人應該使用？

任何工作橫跨多個組織的人：代理商負責人、顧問、跨職能主管，以及將工作與生活分開管理的用戶。

它能配合其他視圖使用嗎？

可以。智慧資料夾支援切換到清單、表格、看板、時間軸、行事曆或時間追蹤器，並可在 Professional 方案於該層級儲存子清單。

四個層級之間是什麼關係？

任務存在於專案之中，專案存在於組織之中，智慧資料夾則橫跨多個組織，將相關專案匯聚到同一個視圖。