Pastas Inteligentes no Quire: Uma Vista Unificada de Todos os Projetos

TL;DR: Uma Pasta Inteligente no Quire reúne projetos de diferentes organizações numa vista filtrada, com todo o poder de um projeto normal. É o seu centro de comando com vista de pássaro sobre tudo o que toca — trabalho e vida pessoal —, disponível em todos os planos, incluindo o Free.

Tem quatro projetos. Estão distribuídos por três organizações diferentes, porque foi assim que o trabalho se organizou: uma por cliente e uma para a sua própria equipa. Depois alguém faz a pergunta simples — o que está a acontecer em todos eles agora? — e responder significa abrir cada um deles enquanto tenta manter os restantes na cabeça.

Esse vazio, entre os seus projetos separados e a vista unificada que realmente quer, é exatamente o que uma Pasta Inteligente preenche.

Aqui fica o que é uma Pasta Inteligente, quem a adota mais depressa e o trabalho que simplifica silenciosamente. Vamos subir até ela a partir da base, porque os três níveis que lhe estão por baixo — tarefas, projetos e organizações — são o que a faz fazer sentido.

O que é uma tarefa no Quire?

Tarefas no painel central principal da sua área de trabalho do Quire.

Uma tarefa é uma coisa concreta a fazer. Divide-se em sub-tarefas, e estas em sub-sub-tarefas, tão fundo quanto o trabalho realmente exige.

Mas uma tarefa não tem de ser uma obrigação numa lista. Pode conter uma ideia, uma nota em rascunho, ou uma secção que anota primeiro e divide em partes menores depois. Tudo o resto no Quire é construído a partir de tarefas — pense nelas como o átomo.

O que é um projeto no Quire?

Projeto no painel central principal da sua área de trabalho do Quire.

Projetos na barra lateral esquerda da sua área de trabalho do Quire.

Um projeto é um conjunto de tarefas orientadas para um objetivo. Uma campanha que está a conduzir, uma aplicação que está a desenvolver com um designer, uma viagem à Europa que está a planear com amigos. Se tem tarefas, é um projeto.

Navega entre projetos na barra lateral esquerda, e cada um tem a sua própria lista de tarefas e toda a hierarquia que lhe está por baixo.

O que é uma organização no Quire?

Organizações na barra lateral esquerda da sua área de trabalho do Quire.

Uma organização é um grupo de projetos. Normalmente é uma empresa, um departamento ou uma equipa, mas não tem de estar relacionado com trabalho. Pode ser qualquer agrupamento que faça sentido para si — chamado Trabalho, Casa ou Voluntariado.

Imagine que tem uma organização chamada Família. Dentro dela ficam os projetos em que você e a sua família estão realmente a trabalhar, desde a renovação da cozinha até à viagem de verão de carro.

Aqui está a limitação — e é por isso que a próxima secção existe. As organizações são paredes. Um projeto na sua organização Acme Corp e um projeto na sua organização Projetos Paralelos não partilham o mesmo ecrã. No momento em que o seu trabalho se estende por mais de uma organização, perde a vista unificada. (É aqui que a Pasta Inteligente entra em cena.)

O que é uma Pasta Inteligente no Quire?

Pasta Inteligente no painel central principal da sua área de trabalho do Quire.

Pastas Inteligentes na barra lateral esquerda da sua área de trabalho do Quire.

Uma Pasta Inteligente é uma pasta virtual de projetos de diferentes organizações. Esta é a que surpreende as pessoas na primeira vez que a veem.

Tem todo o poder de uma vista de projeto. Obtém uma perspetiva geral de tudo o que está a acontecer nos projetos que lhe interessam e, depois, filtra até às três tarefas que realmente precisam de si hoje. Os projetos podem estar em organizações completamente separadas e ainda assim aparecerem juntos aqui.

Pode ter tantas quantas quiser. Uma chamada Clientes Ativos, outra Marketing, outra Só as Minhas Coisas. Cada uma torna-se uma lente sobre uma fatia diferente do seu trabalho, construída a partir de projetos que de outra forma nunca se cruzariam.

As Pastas Inteligentes estão disponíveis em todos os planos do Quire, incluindo o Free.

Uma Pasta Inteligente copia os seus projetos?

Não, e esta é a parte que vale a pena esclarecer desde cedo. Uma Pasta Inteligente não move nem duplica nada. É uma vista em tempo real sobre projetos que continuam a existir nas suas próprias organizações.

Edite uma tarefa dentro da Pasta Inteligente e está a editar a tarefa real. Edite essa mesma tarefa a partir do projeto original e ela atualiza-se na Pasta Inteligente também. Existe sempre uma única cópia, mostrada em dois lugares.

Adicione ou remova um projeto da Pasta Inteligente e o próprio projeto não se move. Está apenas a mudar o que esta lente em particular observa. Por isso pode criar, renomear e eliminar Pastas Inteligentes livremente sem nunca arriscar o trabalho real que está dentro delas.

O que pode realmente fazer com uma Pasta Inteligente?

Uma Pasta Inteligente não é um espaço de trabalho separado que precisa de manter atualizado. É uma lente em tempo real, e quase tudo o que pode fazer dentro de um projeto pode fazê-lo em todos os projetos que reuniu. Três dessas funcionalidades merecem atenção especial, pois são as que as pessoas costumam descobrir mais tarde.

Filtrar todos os projetos de uma vez. Em vez de abrir cinco projetos para encontrar o que vence esta semana, filtra toda a Pasta Inteligente numa única vez — por colaborador, data limite, tag ou prioridade. "Tudo atribuído a mim em todos os meus clientes" passa de cinco verificações separadas para uma única lista.

Detetar o que está a escorregar. Filtre por "em atraso" e obtém todas as tarefas atrasadas de todos os projetos juntas, incluindo aquela enterrada num projeto que não abre há uma semana. É aí que normalmente vivem as surpresas desagradáveis.

Agir sem sair. Como é uma vista em tempo real, pode concluir uma tarefa, mover uma data limite ou reatribuir alguém diretamente da Pasta Inteligente, e isso atualiza-se no projeto real. Não precisa de voltar à origem para fazer a alteração.

Em conjunto, isto forma uma verdadeira rotina de segunda de manhã. Imagine que tem três projetos de clientes, cada um na sua própria organização, reunidos numa Pasta Inteligente chamada Clientes Ativos. Filtra para "vence esta semana", agrupa por colaborador, e num único ecrã consegue ver quem está sobrecarregado e qual o prazo prestes a falhar — sem abrir um único projeto.

Uma nota prática: três ou quatro Pastas Inteligentes costumam ser suficientes. São rápidas de criar, por isso é fácil acabar com quinze que nunca abre.

Pode ver uma Pasta Inteligente como Lista, Quadro ou Cronograma?

Sim, e é aqui que deixa de ser uma pasta e começa a parecer uma área de trabalho. Uma Pasta Inteligente alterna entre as mesmas vistas que um projeto tem, pelo que escolhe o layout que melhor responde à pergunta que está a fazer. Há seis disponíveis: Lista, Tabela, Quadro, Cronograma, Calendário e Registo de Hora.

Lista (o Quire também a chama de vista em Árvore) é a predefinição. Um esboço limpo e aninhado de todas as tarefas nos projetos que reuniu, com sub-tarefas por baixo. Ideal para analisar e reorganizar.

Quadro transforma essas mesmas tarefas em colunas Kanban. Arraste um cartão de Em Progresso para Concluído e atualiza-se também no projeto de origem. Útil quando está a acompanhar o estado em vários clientes e quer uma única parede em vez de cinco.

Cronograma é o que surpreende as pessoas. É um gráfico de Gantt que abrange projetos de organizações completamente diferentes numa única barra de tempo. Ver um lançamento de marketing e um congelamento de engenharia alinhados, quando existem em organizações separadas, é algo que praticamente não consegue obter de outra forma.

Calendário coloca todas as datas limite de todos esses projetos num único mês, para que nada o apanhe de surpresa num projeto que se esqueceu de abrir.

Tabela apresenta as mesmas tarefas em formato de folha de cálculo — uma linha por tarefa com colunas ordenáveis —, para quando prefere analisar campos em vez de cartões. E o Registo de Hora agrega as horas registadas em todos os projetos da pasta, a forma mais rápida de ver onde a semana realmente foi parar.

Os mesmos dados por baixo, seis formas de os ler. Agrupe por colaborador ou colora por prioridade em qualquer uma delas, e uma Pasta Inteligente cheia torna-se legível rapidamente.

Cada vista tem o seu próprio guia: Cronograma para a versão Gantt, Quadro para Kanban, e Calendário para a vista mensal. Todas elas funcionam numa Pasta Inteligente, não apenas dentro de um único projeto.

Encontrou uma vista que está sempre a recriar? A atualização Sub-lista 2.0 permite-lhe guardar uma vista filtrada como Sub-lista ao nível da Pasta Inteligente (nos planos Professional e superiores), para que "tudo que vence esta semana em todos os clientes" se torne uma ligação guardada em vez de um filtro que refaz todas as sextas-feiras.

Como se articulam tarefas, projetos, organizações e Pastas Inteligentes?

Aqui está toda a hierarquia num único ecrã, do mais pequeno ao maior.

O que importa reter é que estes níveis são muito mais flexíveis do que os seus nomes sugerem. Uma organização pode ser a sua casa, um projeto pode serumas férias, e uma Pasta Inteligente pode ser o único lugar onde o seu trabalho e a sua vida pessoal finalmente partilham o mesmo ecrã.

Não confunda Pastas Inteligentes com Pastas simples, que agrupam projetos dentro de uma única organização. Se quer a diferença numa linha: as Pastas organizam uma organização, as Pastas Inteligentes veem por várias.

Principais conclusões

• Uma Pasta Inteligente reúne projetos de diferentes organizações numa vista filtrada e completa.
• É a solução para o momento exato em que o seu trabalho ultrapassa uma única organização.
• Foi concebida para líderes de agências, consultores, responsáveis transversais e quem divide trabalho e vida pessoal por organizações diferentes.
• Abre em vista de Lista, Tabela, Quadro, Cronograma, Calendário ou Registo de Hora, e guarda Sub-listas filtradas nos planos Professional.
• Está disponível em todos os planos, incluindo o Free, pelo que pode criar uma nos próximos cinco minutos.

Se já tem mais do que uma organização no Quire, já tem um motivo para criar uma Pasta Inteligente. Escolha os dois ou três projetos que consulta com mais frequência, junte-os numa, e dê-lhe um nome honesto como Coisas que Realmente Me Importam. Da próxima vez que alguém perguntar o que está a acontecer em tudo, terá uma resposta com uma única aba.

O guia de Pastas Inteligentes tem o passo a passo completo se quiser.

Perguntas Frequentes

O que é uma Pasta Inteligente no Quire?

Uma pasta virtual que reúne projetos de diferentes organizações numa vista filtrada e completa.

Em que difere de uma Pasta?

As Pastas agrupam projetos dentro de uma organização. As Pastas Inteligentes reúnem projetos por várias organizações. As Pastas organizam, as Pastas Inteligentes veem por todas.

Quem deve usar uma?

Quem tem trabalho distribuído por mais de uma organização: líderes de agências, consultores, responsáveis transversais e pessoas que dividem trabalho e vida pessoal.

Funciona com outras vistas?

Sim. Alterne uma Pasta Inteligente para Lista, Tabela, Quadro, Cronograma, Calendário ou Registo de Hora, e guarde Sub-listas a esse nível nos planos Professional.

Como se encaixam os quatro níveis?

As tarefas existem em projetos, os projetos existem em organizações, e as Pastas Inteligentes abrangem organizações para reunir projetos relacionados numa única vista.