Quire のスマートフォルダー：すべてのプロジェクトを一つのビューで

TL;DR: Quire のスマートフォルダーは、異なる組織にまたがるプロジェクトをフィルター可能な一つのビューにまとめ、通常のプロジェクトと同じフル機能を備えています。仕事もプライベートも、あなたが関わるすべてを見渡せる鳥瞰の司令室であり、Free を含むすべてのプランで利用できます。

あなたは四つのプロジェクトを動かしています。それらは三つの異なる組織に分かれています。たまたまそうなっただけで、顧客ごとに一つ、自分のチーム用に一つというわけです。そこで誰かが単純な質問をします。「今、それら全体で何が起きているの？」と。それに答えるには、一つずつ開きながら残りを頭の中で抱えておくしかありません。

別々のプロジェクトと、本当に欲しい単一のビューとの間にあるこの隔たり。スマートフォルダーはまさにそこを埋めてくれます。

スマートフォルダーとは何なのか、誰が真っ先に夢中になるのか、そしてどんな作業をさりげなく楽にしてくれるのか。ここでは下から積み上げて見ていきます。なぜなら、その下にある三つの階層、タスク、プロジェクト、組織こそが、スマートフォルダーをしっくり腑に落ちさせてくれるからです。

Quire のタスクとは？

Quire ワークスペースの中央メインパネルにあるタスク。

タスクとは、実行すべき一つのアクションです。子タスクに分割でき、それらはさらに孫タスクへと、作業の深さが必要なところまで分けられます。

ただし、タスクはリスト上の雑務である必要はありません。アイデアでも、ざっとしたメモでも、最初に書き留めて後で小さな単位に分割するセクションでも構いません。Quire の他のすべてはタスクから組み立てられているので、これを原子だと考えてください。

Quire のプロジェクトとは？

Quire ワークスペースの中央メインパネルにあるプロジェクト。

Quire ワークスペースの左サイドバーにあるプロジェクト。

プロジェクトとは、一つのゴールに向けられたタスクのまとまりです。進行中のキャンペーン、デザイナーと一緒に作っているアプリ、友人と計画しているヨーロッパ旅行。タスクがあれば、それはプロジェクトです。

プロジェクトの切り替えは左サイドバーで行い、それぞれが独自のタスクリストと、その下の階層全体を抱えています。

Quire の組織とは？

Quire ワークスペースの左サイドバーにある組織。

組織とは、プロジェクトのグループです。たいていは会社、部署、チームですが、仕事に限る必要はまったくありません。「仕事」「家庭」「ボランティア」など、あなたにとって意味のあるどんな入れ物でも構いません。

たとえば「家族」という組織があるとします。その中には、キッチンの改装から夏のロードトリップまで、あなたと家族が実際に成し遂げようとしているプロジェクトが入ります。

ここで一つ落とし穴があり、それが次のセクションが存在する理由です。組織は壁です。「Acme Corp」組織のプロジェクトと「Side Projects」組織のプロジェクトは、同じ画面を共有しません。作業が複数の組織にまたがった瞬間に、単一のビューを失うのです。（ここでスマートフォルダーの出番です。）

Quire のスマートフォルダーとは？

Quire ワークスペースの中央メインパネルにあるスマートフォルダー。

Quire ワークスペースの左サイドバーにあるスマートフォルダー。

スマートフォルダーとは、異なる組織にまたがるプロジェクトの仮想的なフォルダーです。初めて目にした人を驚かせるのが、これです。

プロジェクトビューと同じフル機能を備えています。だから、気になるプロジェクトで起きていることすべてを鳥瞰し、今日まさに自分が必要とされている三つのタスクまで絞り込めます。プロジェクトはまったく別々の組織にあっても、ここに一緒に並べられます。

いくつでも好きなだけ作れます。「アクティブな顧客」、「マーケティング」、「自分のことだけ」。それぞれが、本来なら決して出会うことのないプロジェクトから組み立てられた、作業の別々の一面を映すレンズになります。

スマートフォルダーは、Free を含むすべての Quire プランで利用できます。

スマートフォルダーはプロジェクトをコピーしますか？

いいえ。そして、これは早いうちにはっきりさせておく価値のある点です。スマートフォルダーは何も移動も複製もしません。それぞれの組織にそのまま存在するプロジェクトを映す、ライブのビューです。

スマートフォルダー内でタスクを編集すれば、それは本物のタスクを編集していることになります。同じタスクを元のプロジェクトから編集すれば、スマートフォルダー上でも更新されます。コピーは常に一つだけで、それが二か所に表示されているだけです。

スマートフォルダーからプロジェクトを追加したり削除したりしても、プロジェクト自体は動きません。この特定のレンズが何を映すかを変えているだけです。だから、中の実際の作業を危険にさらすことなく、スマートフォルダーを自由に作り、名前を変え、取り壊せます。

スマートフォルダーで実際に何ができますか？

スマートフォルダーは、自分で最新に保ち続ける別個のワークスペースではありません。ライブのレンズであり、一つのプロジェクト内でできることのほぼすべてを、集めたすべてのプロジェクトにまたがって行えます。そのうち三つは知っておく価値があります。最初に見落とされがちなものだからです。

すべてのプロジェクトを一度にフィルター。 今週が期限のものを探すために五つのプロジェクトを開く代わりに、スマートフォルダー全体を一度だけ、担当者、期限の日、タグ、優先度でフィルターします。「すべての顧客にまたがって自分に割り当てられたすべて」が、五つの別々のチェックから一つのリストになります。

こぼれ落ちているものを捕まえる。 期限日超過でフィルターすれば、ここ一週間開いていないプロジェクトに埋もれているものまで含め、すべてのプロジェクトのすべての遅延タスクが一緒に得られます。不愉快な驚きはたいていそこに潜んでいます。

離れずに行動する。 ライブのビューなので、タスクを完了させたり、期限の日を動かしたり、誰かを再割り当てしたりを、スマートフォルダーからそのまま行え、それが実際のプロジェクトに反映されます。変更のために元の場所に戻る必要はありません。

これらを合わせると、まさに月曜の朝のルーティンになります。たとえば、それぞれ独自の組織にある三つの顧客プロジェクトを、「アクティブな顧客」というスマートフォルダーに集めているとします。「今週が期限」でフィルターし、担当者でグループ化すれば、一つの画面で、誰が手一杯か、どの締め切りが滑りそうかを、一つもプロジェクトを開かずに見渡せます。

実践的な注意点が一つ。スマートフォルダーは三つか四つあれば、たいてい事足ります。すぐに作れるので、開きもしない十五個を抱えてしまいがちです。

スマートフォルダーをリスト、ボード、タイムラインで表示できますか？

はい。そして、ここでスマートフォルダーはフォルダーであることをやめ、ワークスペースのように感じられ始めます。スマートフォルダーはプロジェクトと同じビューを切り替えられるので、問いかけている疑問に合ったレイアウトを選べます。六つが用意されています。リスト、テーブル、ボード、タイムライン、カレンダー、タイムトラッカーです。

リスト（Quire ではツリービューとも呼びます）がデフォルトです。集めたプロジェクトすべてのタスクを、子タスクをその下に折りたたんだ、すっきりした入れ子のアウトラインです。ざっと眺めて整理し直すのに最適です。

ボードは、同じタスクをカンバンの列に変えます。カードを「進行中」から「完了」へドラッグすれば、ホームのプロジェクトでも更新されます。顧客を横断して状態を管理し、五つではなく一つの壁が欲しいときに便利です。

タイムラインは、人が予想しないものです。まったく異なる組織のプロジェクトを、一組のバー上にまたがらせるガントチャートです。別々の組織にあるマーケティングのローンチとエンジニアリングの凍結期間が並ぶのを見られるのは、他の方法ではまず得られないものです。

カレンダーは、それらすべてのプロジェクトにまたがるあらゆる期限の日を一つの月に落とし込むので、開き忘れたプロジェクトから何かが忍び寄ってくることがありません。

テーブルは、同じタスクをスプレッドシート風に並べ、各行に並べ替え可能な列を持たせます。カードよりもフィールドをざっと見たいときのためのものです。そしてタイムトラッカーは、フォルダー内のすべてのプロジェクトで記録された時間を集計します。一週間が実際にどこへ消えたのかを見る最速の方法です。

下にあるデータは同じで、読み方が六通り。どのビューでも担当者でグループ化したり優先度で色分けしたりすれば、ぎっしり詰まったスマートフォルダーもすぐに読みやすくなります。

各ビューにはそれぞれの解説があります。ガント版のタイムライン、カンバンのボード、月表示のカレンダー。これらのどれもが、単一のプロジェクト内だけでなく、スマートフォルダーでも機能します。

何度も作り直しているビューを見つけましたか？サブリスト 2.0 アップデートでは、フィルター済みのビューをスマートフォルダーのレベルでサブリストとして保存できます（Professional 以上のプラン）。これにより、「すべての顧客にまたがって今週が期限のすべて」が、毎週金曜にやり直すフィルターではなく、一つの保存されたリンクになります。

タスク、プロジェクト、組織、スマートフォルダーはどのように組み合わさっているのですか？

ここに、はしご全体を小さいものから大きいものへと一画面で示します。

押さえておきたいのは、これらが名前から想像するよりもはるかに柔軟だということです。組織はあなたの家庭になり得ますし、プロジェクトは休暇になり得ますし、スマートフォルダーは仕事とプライベートがついに一つの画面を共有する場所になり得ます。

スマートフォルダーを、単一の組織内でプロジェクトをまとめるただのフォルダーと混同しないでください。違いを一行で言うなら、フォルダーは一つの組織を整理し、スマートフォルダーは多くの組織を横断して見渡すです。

要点

• スマートフォルダーは、異なる組織にまたがるプロジェクトを、フィルター可能でフル機能のビュー一つにまとめます。
• 作業が単一の組織に収まりきらなくなる、まさにその瞬間の解決策です。
• エージェンシーのリーダー、コンサルタント、部門横断のリーダー、そして仕事とプライベートを組織にまたがって分けているすべての人のために作られています。
• リスト、テーブル、ボード、タイムライン、カレンダー、タイムトラッカーの各ビューで開け、Professional プランではフィルター済みのサブリストを保存できます。
• Free を含むすべてのプランで利用できるので、これから五分で一つ作れます。

Quire にすでに二つ以上の組織を持っているなら、スマートフォルダーを作る理由はもうあります。最もよくチェックする二つか三つのプロジェクトを選び、一つに放り込んで、「本当に気にかけていること」のような正直な名前を付けましょう。次に誰かが「全体で何が起きているの？」と尋ねてきたとき、あなたは一つのタブで答えられます。

クリックごとの手順が欲しいなら、スマートフォルダーガイドにあります。

よくある質問

Quire のスマートフォルダーとは何ですか？

異なる組織にまたがるプロジェクトを、フィルター可能でフル機能のビュー一つに集める仮想的なフォルダーです。

フォルダーと何が違うのですか？

フォルダーは一つの組織内でプロジェクトをまとめます。スマートフォルダーは複数の組織にまたがってプロジェクトを集めます。フォルダーは整理し、スマートフォルダーは横断して見渡します。

誰が使うべきですか？

作業が複数の組織にまたがる人なら誰でも。エージェンシーのリーダー、コンサルタント、部門横断のリーダー、そして仕事とプライベートを分けている人です。

他のビューでも機能しますか？

はい。スマートフォルダーをリスト、テーブル、ボード、タイムライン、カレンダー、タイムトラッカーに切り替えられ、Professional プランではそのレベルでサブリストを保存できます。

四つの階層はどのように組み合わさっているのですか？

タスクはプロジェクトの中にあり、プロジェクトは組織の中にあり、スマートフォルダーは組織を横断して関連するプロジェクトを一つのビューに集めます。