Carpetas inteligentes en Quire: una vista unificada de todos tus proyectos

TL;DR: Una carpeta inteligente en Quire reúne proyectos de distintas organizaciones en una vista filtrada, con toda la potencia de un proyecto normal. Es tu centro de mando panorámico sobre todo lo que tocas —trabajo y vida personal—, y está disponible en todos los planes, incluido el gratuito.

Gestionas cuatro proyectos. Están en tres organizaciones distintas, porque así es como se repartió el trabajo: uno por cliente y uno para tu propio equipo. Entonces alguien hace la pregunta más sencilla del mundo: ¿qué está pasando en todos ellos ahora mismo? Y para responderla tienes que abrirlos uno a uno mientras intentas recordar el estado de los demás.

Esa brecha —entre tus proyectos separados y la vista unificada que realmente necesitas— es exactamente lo que rellena una carpeta inteligente.

A continuación te explicamos qué es una carpeta inteligente, quién la adopta más rápido y qué trabajo facilita sin hacer ruido. Lo construiremos de abajo hacia arriba, porque los tres niveles que la sustentan —tareas, proyectos y organizaciones— son los que le dan sentido.

¿Qué es una tarea en Quire?

Tareas en el panel central de tu espacio de trabajo en Quire.

Una tarea es una acción concreta pendiente de realizar. Se divide en subtareas, y estas en sub-subtareas, tan profundo como lo requiera el trabajo.

Pero una tarea no tiene por qué ser un elemento de una lista de pendientes. Puede contener una idea, una nota rápida o una sección que anotas primero y divides en piezas más pequeñas después. Todo lo demás en Quire se construye a partir de tareas, así que piensa en ellas como el átomo.

¿Qué es un proyecto en Quire?

Proyecto en el panel central de tu espacio de trabajo en Quire.

Proyectos en la barra lateral izquierda de tu espacio de trabajo en Quire.

Un proyecto es un conjunto de tareas orientadas a un mismo objetivo. Una campaña que estás gestionando, una aplicación que desarrollas con un diseñador, un viaje a Europa que planeas con amigos. Si tiene tareas, es un proyecto.

Cambias entre proyectos desde la barra lateral izquierda, y cada uno tiene su propia lista de tareas con toda la jerarquía que hay debajo.

¿Qué es una organización en Quire?

Organizaciones en la barra lateral izquierda de tu espacio de trabajo en Quire.

Una organización es un grupo de proyectos. Normalmente representa una empresa, un departamento o un equipo, pero no tiene que ser necesariamente laboral. Puede ser cualquier contenedor que tenga sentido para ti: Trabajo, Casa o Voluntariado.

Imagina que tienes una organización llamada Familia. Dentro van los proyectos que tú y tu familia realmente queréis sacar adelante, desde la reforma de la cocina hasta el viaje de verano en coche.

Aquí está el problema —y es la razón por la que existe la siguiente sección—. Las organizaciones son muros. Un proyecto en tu organización Acme Corp y un proyecto en tu organización Proyectos paralelos no comparten pantalla. En el momento en que tu trabajo se extiende por más de una organización, pierdes la vista unificada. (Aquí es donde entra en escena la carpeta inteligente.)

¿Qué es una carpeta inteligente en Quire?

Carpeta inteligente en el panel central de tu espacio de trabajo en Quire.

Carpetas inteligentes en la barra lateral izquierda de tu espacio de trabajo en Quire.

Una carpeta inteligente es una carpeta virtual de proyectos provenientes de distintas organizaciones. Es la que sorprende a la gente la primera vez que la ve.

Tiene toda la potencia de una vista de proyecto. Así que obtienes una visión panorámica de todo lo que ocurre en los proyectos que te importan, y luego puedes filtrar hasta las tres tareas que realmente te necesitan hoy. Los proyectos pueden vivir en organizaciones completamente separadas y aun así aparecer juntos aquí.

Puedes crear tantas como quieras. Una llamada Clientes activos, otra Marketing, otra Solo lo mío. Cada una se convierte en una lente sobre una porción distinta de tu trabajo, ensamblada a partir de proyectos que de otro modo nunca se encontrarían.

Las carpetas inteligentes están disponibles en todos los planes de Quire, incluido el nivel gratuito.

¿Una carpeta inteligente copia tus proyectos?

No, y este es el punto que conviene aclarar desde el principio. Una carpeta inteligente no mueve ni duplica nada. Es una vista en tiempo real de proyectos que siguen viviendo en sus propias organizaciones.

Edita una tarea dentro de la carpeta inteligente y estarás editando la tarea real. Edita esa misma tarea desde su proyecto original y se actualizará también en la carpeta inteligente. Solo existe una copia, mostrada en dos lugares.

Añade o elimina un proyecto de la carpeta inteligente y el proyecto en sí no se mueve. Solo estás cambiando lo que mira esta lente en particular. Así que puedes crear, renombrar y eliminar carpetas inteligentes con total libertad sin arriesgar en ningún momento el trabajo real que contienen.

¿Qué puedes hacer realmente con una carpeta inteligente?

Una carpeta inteligente no es un espacio de trabajo separado que hay que mantener actualizado. Es una lente en tiempo real, y casi todo lo que puedes hacer dentro de un proyecto puedes hacerlo en todos los proyectos que hayas reunido. Tres de esas posibilidades merecen especial atención, porque son las que la gente suele descubrir más tarde.

Filtra todos los proyectos a la vez. En lugar de abrir cinco proyectos para encontrar lo que vence esta semana, filtras toda la carpeta inteligente de una sola vez: por asignar, fecha de vencimiento, etiqueta o prioridad. «Todo lo que tengo asignado yo en todos mis clientes» pasa de cinco comprobaciones separadas a una sola lista.

Detecta lo que se está retrasando. Filtra por vencidas y obtienes todas las tareas atrasadas de todos los proyectos juntas, incluida la que está enterrada en un proyecto que no has abierto en una semana. Ahí es donde suelen esconderse las sorpresas desagradables.

Actúa sin salir de aquí. Como es una vista en tiempo real, puedes completar una tarea, cambiar una fecha de vencimiento o reasignar a alguien directamente desde la carpeta inteligente, y se actualiza en el proyecto real. No necesitas volver al origen para hacer el cambio.

Todo esto se traduce en una rutina real para los lunes por la mañana. Imagina que tienes tres proyectos de clientes, cada uno en su propia organización, reunidos en una carpeta inteligente llamada Clientes activos. Filtras por «vence esta semana», agrupas por asignar, y en una sola pantalla puedes ver quién está sobrecargado y qué plazo está a punto de incumplirse, sin abrir un solo proyecto.

Una nota práctica: con tres o cuatro carpetas inteligentes suele ser suficiente. Como son rápidas de crear, es fácil acabar con quince que nunca abres.

¿Puedes ver una carpeta inteligente como Lista, Tablero o Cronología?

Sí, y aquí es donde deja de ser una carpeta para parecerse a un espacio de trabajo. Una carpeta inteligente alterna entre las mismas vistas que tiene un proyecto, así que eliges el formato que mejor se adapta a la pregunta que estás haciendo. Hay seis disponibles: Lista, Tabla, Tablero, Cronología, Calendario y Seguimiento de tiempo.

Lista (Quire también la llama vista árbol) es la predeterminada. Un esquema limpio y anidado de todas las tareas de los proyectos que has reunido, con las subtareas debajo. Ideal para revisar y reorganizar.

Tablero convierte esas mismas tareas en columnas Kanban. Arrastra una tarjeta de En curso a Hecho y se actualiza también en su proyecto de origen. Muy útil cuando gestionas el estado de varios clientes y prefieres un único panel en lugar de cinco.

Cronología es la que sorprende. Es un diagrama de Gantt que abarca proyectos de organizaciones completamente distintas en un único conjunto de barras. Ver cómo se solapan el lanzamiento de una campaña de marketing y un periodo de congelación de ingeniería —cuando viven en organizaciones separadas— es algo que prácticamente no puedes conseguir de ninguna otra manera.

Calendario vuelca todas las fechas de vencimiento de todos esos proyectos en un mes, para que nada te pille por sorpresa desde un proyecto que olvidaste abrir.

Tabla muestra las mismas tareas en formato hoja de cálculo, una fila por tarea con columnas ordenables, para cuando prefieres revisar campos en lugar de tarjetas. Y Seguimiento de tiempo acumula las horas registradas en todos los proyectos de la carpeta, la forma más rápida de ver en qué se fue realmente una semana.

Los mismos datos por debajo, seis formas de leerlos. Agrupa por asignar o colorea por prioridad en cualquiera de ellas, y una carpeta inteligente cargada se vuelve legible al instante.

Cada vista tiene su propio recorrido detallado: Cronología para la versión Gantt, Tablero para Kanban, y Calendario para la vista mensual. Todas funcionan en una carpeta inteligente, no solo dentro de un proyecto individual.

¿Encuentras una vista que reconstruyes constantemente? La actualización Sublista 2.0 te permite guardar una vista filtrada como sublista a nivel de carpeta inteligente (en los planes Professional y superiores), de modo que «todo lo que vence esta semana en todos mis clientes» se convierte en un enlace guardado en lugar de un filtro que rehaces cada viernes.

¿Cómo encajan las tareas, los proyectos, las organizaciones y las carpetas inteligentes?

Aquí tienes toda la escalera en una pantalla, de menor a mayor.

Lo importante es que estos niveles son mucho más flexibles de lo que sugieren sus nombres. Una organización puede ser tu hogar, un proyecto puede ser unas vacaciones, y una carpeta inteligente puede ser el único lugar donde tu trabajo y tu vida personal por fin comparten pantalla.

No confundas las carpetas inteligentes con las carpetas simples, que agrupan proyectos dentro de una sola organización. Si quieres la diferencia en una frase: las carpetas ordenan una organización; las carpetas inteligentes abarcan varias.

Puntos clave

• Una carpeta inteligente reúne proyectos de distintas organizaciones en una vista filtrada y con todas las funciones.
• Es la solución para el momento exacto en que tu trabajo supera los límites de una sola organización.
• Está pensada para responsables de agencias, consultores, líderes transversales y cualquiera que divida trabajo y vida personal en organizaciones distintas.
• Se abre en vista Lista, Tabla, Tablero, Cronología, Calendario o Seguimiento de tiempo, y permite guardar sublistas filtradas en los planes Professional.
• Está disponible en todos los planes, incluido el gratuito, así que puedes crear una en los próximos cinco minutos.

Si ya tienes más de una organización en Quire, ya tienes un motivo para crear una carpeta inteligente. Elige los dos o tres proyectos que consultas con más frecuencia, agrúpalos en una y dale un nombre honesto, como Cosas que me importan de verdad. La próxima vez que alguien te pregunte qué está pasando en todo, tendrás una respuesta en una sola pestaña.

La guía de carpetas inteligentes tiene el paso a paso detallado si lo necesitas.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una carpeta inteligente en Quire?

Una carpeta virtual que reúne proyectos de distintas organizaciones en una vista filtrada y con todas las funciones.

¿En qué se diferencia de una carpeta?

Las carpetas agrupan proyectos dentro de una organización. Las carpetas inteligentes reúnen proyectos de varias. Las carpetas ordenan; las carpetas inteligentes abarcan.

¿Quién debería usarla?

Cualquier persona cuyo trabajo abarque más de una organización: responsables de agencias, consultores, líderes transversales y personas que separan trabajo y vida personal.

¿Funciona con otras vistas?

Sí. Cambia una carpeta inteligente a Lista, Tabla, Tablero, Cronología, Calendario o Seguimiento de tiempo, y guarda sublistas a ese nivel en los planes Professional.

¿Cómo encajan los cuatro niveles entre sí?

Las tareas viven en los proyectos, los proyectos viven en las organizaciones, y las carpetas inteligentes abarcan organizaciones para reunir proyectos relacionados en una sola vista.