Умные папки в Quire: единый обзор всех проектов

TL;DR: Умная папка в Quire собирает проекты из разных организаций в один отфильтрованный вид с полными возможностями обычного проекта. Это ваш центр управления с высоты птичьего полёта — для работы и личного, и доступно на каждом тарифе, включая бесплатный.

У вас четыре проекта. Они находятся в трёх разных организациях — так уж сложилось: по одной на каждого клиента и одна для собственной команды. А потом кто-то задаёт простой вопрос: что сейчас происходит во всех сразу? — и чтобы ответить, приходится открывать каждый по очереди, удерживая остальные в голове.

Именно этот разрыв — между разрозненными проектами и единым видом, который вам нужен, — и закрывает Умная папка.

Что такое Умная папка, кто оценивает её быстрее всего и какую работу она незаметно упрощает — разберём снизу вверх, потому что три уровня под ней — задачи, проекты и организации — и делают её по-настоящему понятной.

Что такое задача в Quire?

Задачи в центральной главной панели вашего рабочего пространства Quire.

Задача — это одно конкретное дело, которое нужно выполнить. Она делится на подзадачи, те — на подподзадачи, настолько глубоко, насколько требует сама работа.

Но задача — это не обязательно пункт списка дел. Она может хранить идею, черновую заметку или раздел, который вы набросали сначала целиком, а потом разбили на части. Всё остальное в Quire строится из задач — считайте это атомом системы.

Что такое проект в Quire?

Проект в центральной главной панели вашего рабочего пространства Quire.

Проекты в левой боковой панели вашего рабочего пространства Quire.

Проект — это набор задач, нацеленных на одну цель. Кампания, которую вы запускаете, приложение, которое разрабатываете вместе с дизайнером, поездка в Европу, которую планируете с друзьями. Есть задачи — есть проект.

Переключаться между проектами можно в левой боковой панели; каждый содержит свой список задач и всю иерархию под ним.

Что такое организация в Quire?

Организации в левой боковой панели вашего рабочего пространства Quire.

Организация — это группа проектов. Обычно это компания, отдел или команда, но вовсе не обязательно что-то рабочее. Это любая удобная вам группировка — «Работа», «Дом», «Волонтёрство».

Допустим, у вас есть организация «Семья». Внутри неё — проекты, которые вы с семьёй реально воплощаете: от ремонта кухни до летнего путешествия на машине.

Но вот в чём загвоздка — и именно поэтому существует следующий раздел. Организации — это стены. Проект в организации «Acme Corp» и проект в организации «Мои проекты» не делят один экран. Как только работа выходит за рамки одной организации, единый вид пропадает. (Вот тут и появляется Умная папка.)

Что такое Умная папка в Quire?

Умная папка в центральной главной панели вашего рабочего пространства Quire.

Умные папки в левой боковой панели вашего рабочего пространства Quire.

Умная папка — это виртуальная папка с проектами из разных организаций. Именно она удивляет людей, когда они видят её впервые.

Она обладает всеми возможностями вида проекта. Вы получаете общий обзор всего, что происходит в нужных вам проектах, а затем фильтруете список до тех трёх задач, которые требуют вашего внимания прямо сейчас. Проекты могут находиться в совершенно разных организациях и при этом отображаться вместе здесь.

Можно создавать столько Умных папок, сколько нужно. Одна — «Активные клиенты», другая — «Маркетинг», третья — «Только моё». Каждая становится линзой на отдельный срез работы, собранным из проектов, которые иначе никогда бы не оказались рядом.

Умные папки доступны на каждом тарифе Quire, включая бесплатный.

Копирует ли Умная папка ваши проекты?

Нет — и это стоит прояснить сразу. Умная папка ничего не перемещает и не дублирует. Это живой вид на проекты, которые по-прежнему находятся в своих организациях.

Отредактируете задачу внутри Умной папки — вы редактируете настоящую задачу. Отредактируете ту же задачу в исходном проекте — она обновится и в Умной папке. Существует всегда только одна копия, отображаемая в двух местах.

Добавьте или удалите проект из Умной папки — сам проект никуда не денется. Вы просто меняете то, на что смотрит эта конкретная линза. Поэтому Умные папки можно создавать, переименовывать и удалять без какого-либо риска для реальной работы внутри них.

Что конкретно можно делать с Умной папкой?

Умная папка — не отдельное рабочее пространство, которое нужно поддерживать в актуальном состоянии. Это живая линза, и почти всё, что можно делать внутри одного проекта, можно делать сразу по всем собранным проектам. Из этого стоит особо отметить три возможности — именно их люди замечают не сразу.

Фильтруйте все проекты за один раз. Вместо того чтобы открывать пять проектов в поисках того, что нужно сдать на этой неделе, вы фильтруете всю Умную папку единожды — по исполнителю, дате выполнения, метке или приоритету. «Всё, что назначено мне по всем клиентам» превращается из пяти отдельных проверок в один список.

Замечайте то, что скользит мимо. Отфильтруйте просроченные задачи — и получите все опоздавшие задачи из всех проектов разом, включая те, что зарылись в проект, который вы не открывали неделю. Именно там обычно прячутся неприятные сюрпризы.

Действуйте, не покидая вид. Поскольку это живой вид, вы можете завершить задачу, перенести дату выполнения или переназначить исполнителя прямо из Умной папки — и изменение обновится в реальном проекте. Не нужно возвращаться к источнику, чтобы внести правку.

В совокупности это настоящий утренний ритуал на понедельник. Допустим, у вас три клиентских проекта, каждый в своей организации, собранные в Умной папке «Активные клиенты». Вы фильтруете по «сроку на этой неделе», группируете по исполнителю — и на одном экране видите, кто перегружен и какой дедлайн вот-вот сорвётся, не открыв ни одного проекта.

Практическое замечание: трёх-четырёх Умных папок обычно достаточно. Они создаются быстро, поэтому легко накопить пятнадцать штук, которые никогда не открываешь.

Можно ли просматривать Умную папку как Список, Доску или Временную шкалу?

Да — и именно здесь она перестаёт быть просто папкой и начинает ощущаться как полноценное рабочее пространство. Умная папка переключается между теми же видами, что и проект, так что вы выбираете компоновку под конкретный вопрос. Доступно шесть вариантов: Список, Таблица, Доска, Временная шкала, Календарь и Трекер времени.

Список (в Quire его также называют древовидным видом) — вид по умолчанию. Чистый вложенный контур всех задач из собранных проектов с подзадачами под ними. Лучше всего подходит для просмотра и реорганизации.

Доска превращает те же задачи в Kanban-столбцы. Перетащите карточку из «В работе» в «Выполнено» — и она обновится в своём исходном проекте. Удобно, когда вы отслеживаете статусы по клиентам и хотите одну стену вместо пяти.

Временная шкала — вид, которого не ожидаешь. Это диаграмма Ганта, охватывающая проекты из совершенно разных организаций на едином наборе полос. Увидеть, как запуск маркетинговой кампании и заморозка разработки совпадают по срокам, хотя находятся в разных организациях — это практически невозможно получить никаким другим способом.

Календарь помещает все даты выполнения из всех проектов в один месяц, чтобы ни одна задача не подкралась незаметно из проекта, который вы забыли открыть.

Таблица раскладывает те же задачи в виде таблицы — по одной строке с сортируемыми столбцами — для тех, кто предпочитает просматривать поля, а не карточки. А Трекер времени суммирует часы, залогированные по всем проектам в папке, — самый быстрый способ понять, куда на самом деле ушла неделя.

Одни и те же данные, шесть способов их читать. Группируйте по исполнителю или выделяйте цветом по приоритету в любом из них — и даже перегруженная Умная папка становится читаемой.

У каждого вида есть подробное руководство: Временная шкала для Gantt-версии, Доска для Kanban и Календарь для вида по месяцам. Все они работают в Умной папке, а не только внутри отдельного проекта.

Нашли вид, который постоянно пересобираете заново? Обновление Подсписков 2.0 позволяет сохранить отфильтрованный вид как Подсписок на уровне Умной папки (на тарифах Professional и выше), так что «всё со сроком на этой неделе по всем клиентам» становится одной сохранённой ссылкой, а не фильтром, который вы пересобираете каждую пятницу.

Как задачи, проекты, организации и Умные папки соотносятся друг с другом?

Вот вся лестница на одном экране — от меньшего к большему.

Главное — помнить, что всё это гибче, чем звучат названия. Организация может быть вашим домом, проект — отпуском, а Умная папка — единственным местом, где работа и личная жизнь наконец оказываются на одном экране.

Не путайте Умные папки с обычными Папками, которые группируют проекты внутри одной организации. Разница в одной строке: Папки наводят порядок в одной организации, Умные папки видят сразу несколько.

Ключевые выводы

• Умная папка собирает проекты из разных организаций в один отфильтрованный полнофункциональный вид.
• Это решение на тот момент, когда работа вырастает из одной организации.
• Создана для руководителей агентств, консультантов, функциональных руководителей и всех, кто разделяет работу и личную жизнь по разным организациям.
• Открывается в видах Список, Таблица, Доска, Временная шкала, Календарь или Трекер времени; на тарифах Professional поддерживает сохранённые Подсписки.
• Доступна на каждом тарифе, включая бесплатный, — можно создать за следующие пять минут.

Если у вас уже есть больше одной организации в Quire, у вас уже есть повод создать Умную папку. Выберите два-три проекта, которые проверяете чаще всего, добавьте их в одну папку и назовите её честно — например, «То, что мне реально важно». В следующий раз, когда кто-то спросит, что происходит везде, у вас будет ответ в одной вкладке.

Руководство по Умным папкам содержит пошаговые инструкции, если они вам нужны.

Часто задаваемые вопросы

Что такое Умная папка в Quire?

Виртуальная папка, которая собирает проекты из разных организаций в один отфильтрованный полнофункциональный вид.

Чем она отличается от обычной Папки?

Папки группируют проекты внутри одной организации. Умные папки собирают проекты из нескольких. Папки наводят порядок, Умные папки видят дальше.

Кому стоит её использовать?

Всем, чья работа охватывает несколько организаций: руководителям агентств, консультантам, функциональным руководителям и тем, кто разделяет работу и личную жизнь.

Работает ли она с другими видами?

Да. Переключите Умную папку на Список, Таблицу, Доску, Временную шкалу, Календарь или Трекер времени и сохраняйте Подсписки на этом уровне на тарифах Professional.

Как четыре уровня соотносятся друг с другом?

Задачи находятся в проектах, проекты — в организациях, а Умные папки охватывают организации, собирая связанные проекты в единый вид.