Cartelle intelligenti in Quire: un'unica vista su ogni progetto

TL;DR: Una cartella intelligente in Quire raccoglie progetti da diverse organizzazioni in un'unica vista filtrata, con tutta la potenza di un progetto normale. È il tuo centro di comando a volo d'uccello su tutto ciò che gestisci, lavoro e vita personale, ed è disponibile su ogni piano, anche quello gratuito.

Gestisci quattro progetti. Si trovano in tre organizzazioni diverse, perché è così che il lavoro si è distribuito: uno per cliente e uno per il tuo team. Poi qualcuno fa la domanda semplice — cosa sta succedendo su tutti in questo momento — e per rispondere devi aprirli uno alla volta tenendo gli altri a mente.

Quel vuoto, tra i tuoi progetti separati e la vista unica che vorresti davvero, è esattamente ciò che una cartella intelligente colma.

Ecco cos'è una cartella intelligente, chi ne è conquistato più in fretta, e il lavoro che semplifica in silenzio. Partiremo dal basso, perché i tre livelli che la sorreggono — attività, progetti e organizzazioni — sono quelli che la rendono tutto comprensibile.

Cos'è un'attività in Quire?

Le attività nel pannello centrale principale del tuo spazio di lavoro Quire.

Un'attività è una cosa concreta da fare. Si divide in subattività, e quelle si dividono in sub-subattività, in profondità quanto richiede davvero il lavoro.

Ma un'attività non deve essere necessariamente un compito su una lista. Può contenere un'idea, una nota approssimativa o una sezione che annoti per prima e suddividi in pezzi più piccoli in seguito. Tutto il resto in Quire è costruito a partire dalle attività, quindi pensala come l'atomo.

Cos'è un progetto in Quire?

Progetto nel pannello centrale principale del tuo spazio di lavoro Quire.

Progetti nella barra laterale sinistra del tuo spazio di lavoro Quire.

Un progetto è un insieme di attività orientate verso un unico obiettivo. Una campagna che stai gestendo, un'app che stai costruendo con un designer, un viaggio in Europa che stai pianificando con gli amici. Se ha delle attività, è un progetto.

Passi da un progetto all'altro nella barra laterale sinistra, e ognuno ha la propria lista di attività con tutta la gerarchia sottostante.

Cos'è un'organizzazione in Quire?

Organizzazioni nella barra laterale sinistra del tuo spazio di lavoro Quire.

Un'organizzazione è un gruppo di progetti. Di solito è un'azienda, un reparto o un team, ma non deve per forza riguardare il lavoro. Può essere qualsiasi contenitore che abbia senso per te, chiamato Lavoro, Casa o Volontariato.

Supponi di avere un'organizzazione chiamata Famiglia. Al suo interno vanno i progetti che tu e la tua famiglia state davvero cercando di realizzare, dalla ristrutturazione della cucina al viaggio estivo in auto.

Ecco il problema — ed è per questo che esiste la sezione successiva. Le organizzazioni sono muri. Un progetto nella tua organizzazione Acme Corp e un progetto nella tua organizzazione Progetti Personali non condividono uno schermo. Nel momento in cui il tuo lavoro si distribuisce su più di un'organizzazione, perdi la vista unica. (Ed è qui che entra in scena la cartella intelligente.)

Cos'è una cartella intelligente in Quire?

Cartella intelligente nel pannello centrale principale del tuo spazio di lavoro Quire.

Cartelle intelligenti nella barra laterale sinistra del tuo spazio di lavoro Quire.

Una cartella intelligente è una cartella virtuale di progetti provenienti da diverse organizzazioni. È quella che sorprende le persone la prima volta che la vedono.

Offre tutta la potenza di una vista progetto. Puoi avere una panoramica a volo d'uccello di tutto ciò che accade nei progetti che ti interessano, per poi filtrare fino alle tre attività che richiedono davvero la tua attenzione oggi. I progetti possono trovarsi in organizzazioni completamente separate e stare comunque insieme qui.

Puoi crearne quante ne vuoi. Una chiamata Clienti attivi, una chiamata Marketing, una chiamata Solo Roba Mia. Ognuna diventa una lente su una fetta diversa del tuo lavoro, assemblata da progetti che altrimenti non si incontrerebbero mai.

Le cartelle intelligenti sono disponibili su ogni piano Quire, incluso il piano gratuito.

Una cartella intelligente copia i tuoi progetti?

No, e questo è il punto che vale la pena chiarire subito. Una cartella intelligente non sposta né duplica nulla. È una vista in tempo reale su progetti che continuano a risiedere nelle proprie organizzazioni.

Modifica un'attività all'interno della cartella intelligente e stai modificando l'attività reale. Modifica la stessa attività dal suo progetto originale e si aggiorna anche nella cartella intelligente. Esiste sempre e solo una copia, mostrata in due posti.

Aggiungi o rimuovi un progetto dalla cartella intelligente e il progetto stesso non si sposta. Stai semplicemente cambiando cosa osserva questa particolare lente. Puoi quindi creare, rinominare e smantellare cartelle intelligenti liberamente senza mai mettere a rischio il lavoro reale al loro interno.

Cosa puoi fare concretamente con una cartella intelligente?

Una cartella intelligente non è uno spazio di lavoro separato da tenere aggiornato. È una lente in tempo reale, e quasi tutto ciò che puoi fare all'interno di un singolo progetto, puoi farlo su tutti i progetti che hai raccolto. Tre di queste funzionalità meritano di essere conosciute, perché sono quelle che le persone tendono a scoprire in ritardo.

Filtra tutti i progetti in una volta sola. Invece di aprire cinque progetti per trovare cosa scade questa settimana, filtri l'intera cartella intelligente una volta sola — per assegnatario, data di scadenza, etichetta o priorità. "Tutto assegnato a me su tutti i miei clienti" passa da cinque controlli separati a un unico elenco.

Intercetta ciò che sta scivolando. Filtra per scaduto e ottieni ogni attività in ritardo da ogni progetto insieme, inclusa quella sepolta in un progetto che non apri da una settimana. Di solito è lì che si nascondono le sorprese spiacevoli.

Agisci senza spostarti. Poiché è una vista in tempo reale, puoi completare un'attività, spostare una data di scadenza o riassegnare qualcuno direttamente dalla cartella intelligente, e si aggiorna nel progetto reale. Non devi tornare alla fonte per fare la modifica.

Messi insieme, questi elementi costituiscono una vera routine del lunedì mattina. Supponi di avere tre progetti clienti, ciascuno nella propria organizzazione, raccolti in una cartella intelligente chiamata Clienti attivi. Filtri per "in scadenza questa settimana", raggruppi per assegnatario, e in un'unica schermata vedi chi è sovraccarico e quale scadenza sta per slittare, senza aprire un singolo progetto.

Una nota pratica: di solito tre o quattro cartelle intelligenti bastano e avanzano. Sono veloci da creare, quindi è facile ritrovarsi con quindici che non apri mai.

Puoi visualizzare una cartella intelligente come Lista, Bacheca o Sequenza Temporale?

Sì, ed è qui che smette di essere una cartella e inizia a sembrare un vero spazio di lavoro. Una cartella intelligente passa tra le stesse viste di un progetto, quindi scegli il layout più adatto alla domanda che stai ponendo. Sei opzioni disponibili: Lista, Tabella, Bacheca, Sequenza Temporale, Calendario e Registro Ore.

Lista (Quire la chiama anche vista ad albero) è quella predefinita. Un profilo pulito e nidificato di ogni attività tra i progetti che hai raccolto, con le subattività sotto. Ideale per scorrere e riorganizzare.

Bacheca trasforma le stesse attività in colonne Kanban. Trascina una scheda da In corso a Fatto e si aggiorna anche nel progetto di origine. Utile quando gestisci lo stato tra i clienti e vuoi un unico pannello invece di cinque.

Sequenza Temporale è quella che sorprende. È un diagramma di Gantt che abbraccia progetti da organizzazioni completamente diverse su un unico set di barre. Vedere il lancio di una campagna marketing e un freeze ingegneristico allineati, quando si trovano in organizzazioni separate, è qualcosa che non riesci a ottenere praticamente in nessun altro modo.

Calendario colloca ogni data di scadenza di tutti quei progetti in un unico mese, così nulla ti coglie di sorpresa da un progetto che hai dimenticato di aprire.

Tabella dispone le stesse attività in stile foglio di calcolo, una riga ciascuna con colonne ordinabili, per chi preferisce scorrere i campi piuttosto che le schede. E Registro Ore somma le ore registrate su ogni progetto nella cartella, il modo più rapido per vedere dove è andata davvero una settimana.

Stessi dati di fondo, sei modi per leggerli. Raggruppa per assegnatario o colora per priorità in qualsiasi vista, e una cartella intelligente affollata diventa leggibile in poco tempo.

Ogni vista ha la propria guida dettagliata: Sequenza Temporale per la versione Gantt, Bacheca per Kanban, e Calendario per la vista mensile. Tutte funzionano su una cartella intelligente, non solo all'interno di un singolo progetto.

Hai trovato una vista che ricostruisci continuamente? L'aggiornamento Sottolista 2.0 ti permette di salvare una vista filtrata come sottolista a livello di cartella intelligente (nei piani Professional e superiori), così "tutto in scadenza questa settimana su tutti i clienti" diventa un unico link salvato invece di un filtro che rifai ogni venerdì.

Come si incastrano tra loro attività, progetti, organizzazioni e cartelle intelligenti?

Ecco l'intera scala in un'unica schermata, dalla più piccola alla più grande.

La cosa da tenere a mente è che questi livelli sono molto più flessibili di quanto suggeriscano i nomi. Un'organizzazione può essere la tua famiglia, un progetto può essere una vacanza, e una cartella intelligente può essere l'unico posto in cui lavoro e vita personale condividono finalmente uno schermo.

Non confondere le cartelle intelligenti con le semplici Cartelle, che raggruppano progetti all'interno di una singola organizzazione. Se vuoi la differenza in una riga: le Cartelle riordinano un'organizzazione, le cartelle intelligenti vedono attraverso molte.

Punti chiave

• Una cartella intelligente raccoglie progetti da diverse organizzazioni in un'unica vista filtrata e completa.
• È la soluzione per il momento esatto in cui il tuo lavoro supera i confini di una singola organizzazione.
• È pensata per i responsabili di agenzia, i consulenti, i responsabili trasversali e chiunque divida lavoro e vita personale tra più organizzazioni.
• Si apre in vista Lista, Tabella, Bacheca, Sequenza Temporale, Calendario o Registro Ore, e consente di salvare Sottoliste filtrate nei piani Professional.
• È disponibile su ogni piano, anche quello gratuito, quindi puoi crearne una nei prossimi cinque minuti.

Se hai già più di un'organizzazione in Quire, hai già un motivo per creare una cartella intelligente. Scegli i due o tre progetti che controlli più spesso, inseriscili in una e dagli un nome onesto come Roba che mi interessa davvero. La prossima volta che qualcuno chiede cosa sta succedendo su tutto, avrai una risposta a una scheda sola.

La guida alle cartelle intelligenti ha tutti i passaggi dettagliati, se ne hai bisogno.

Domande frequenti

Cos'è una cartella intelligente in Quire?

Una cartella virtuale che raccoglie progetti da diverse organizzazioni in un'unica vista filtrata e completa.

In cosa si differenzia da una Cartella?

Le Cartelle raggruppano progetti all'interno di una singola organizzazione. Le cartelle intelligenti riuniscono progetti da più organizzazioni. Le Cartelle riordinano, le cartelle intelligenti vedono oltre.

Chi dovrebbe usarla?

Chiunque abbia il lavoro distribuito su più di un'organizzazione: responsabili di agenzia, consulenti, responsabili trasversali e persone che dividono lavoro e vita personale.

Funziona con le altre viste?

Sì. Passa una cartella intelligente a Lista, Tabella, Bacheca, Sequenza Temporale, Calendario o Registro Ore, e salva Sottoliste a quel livello nei piani Professional.

Come si incastrano i quattro livelli?

Le attività si trovano nei progetti, i progetti si trovano nelle organizzazioni, e le cartelle intelligenti si estendono tra le organizzazioni per raccogliere progetti correlati in un'unica vista.