Pastas Inteligentes no Quire: Uma Visão Unificada de Todos os Projetos

TL;DR: Uma Pasta Inteligente no Quire reúne projetos de diferentes organizações em uma visão filtrada, com todo o poder de um projeto normal. É o seu centro de comando com visão geral de tudo o que você toca — trabalho e vida pessoal —, disponível em todos os planos, incluindo Free.

Você gerencia quatro projetos. Eles estão em três organizações diferentes, porque foi assim que o trabalho se organizou: um por cliente e um para a sua própria equipe. Aí alguém faz a pergunta simples: o que está acontecendo em todos eles agora? E responder significa abrir cada um separadamente enquanto tenta manter o restante na cabeça.

Essa lacuna — entre seus projetos separados e a visão unificada que você realmente quer — é exatamente o que uma Pasta Inteligente preenche.

Veja o que é uma Pasta Inteligente, quem se apaixona por ela mais rápido e o trabalho que ela simplifica. Vamos construir isso de baixo para cima, porque os três níveis abaixo dela — tarefas, projetos e organizações — são o que faz tudo fazer sentido.

O que é uma tarefa no Quire?

Tarefas no painel central do seu espaço de trabalho no Quire.

Uma tarefa é uma coisa concreta a ser feita. Ela se divide em subtarefas, que se dividem em sub-subtarefas, tão fundo quanto o trabalho realmente exige.

Mas uma tarefa não precisa ser uma obrigação em uma lista. Pode guardar uma ideia, uma anotação rápida ou uma seção que você registra primeiro e depois divide em partes menores. Tudo no Quire é construído a partir de tarefas, então pense nelas como o átomo.

O que é um projeto no Quire?

Projeto no painel central do seu espaço de trabalho no Quire.

Projetos na barra lateral esquerda do seu espaço de trabalho no Quire.

Um projeto é um conjunto de tarefas voltadas para um objetivo. Uma campanha que você está tocando, um aplicativo que está desenvolvendo com um designer, uma viagem à Europa que está planejando com amigos. Se tem tarefas, é um projeto.

Você alterna entre projetos na barra lateral esquerda, e cada um tem sua própria lista de tarefas com toda a hierarquia abaixo dela.

O que é uma organização no Quire?

Organizações na barra lateral esquerda do seu espaço de trabalho no Quire.

Uma organização é um grupo de projetos. Geralmente é uma empresa, um departamento ou uma equipe, mas não precisa ser nada relacionado ao trabalho. Pode ser qualquer agrupamento que faça sentido para você, chamado de Trabalho, Casa ou Voluntariado.

Digamos que você tenha uma organização chamada Família. Dentro dela ficam os projetos que você e sua família estão realmente tentando realizar — da reforma da cozinha à viagem de carro no verão.

O problema — e é por isso que a próxima seção existe — é que organizações são muros. Um projeto na sua organização Acme Corp e um projeto na sua organização Projetos Pessoais não compartilham a mesma tela. No momento em que seu trabalho se espalha por mais de uma organização, você perde a visão unificada. (É aqui que entra a Pasta Inteligente.)

O que é uma Pasta Inteligente no Quire?

Pasta Inteligente no painel central do seu espaço de trabalho no Quire.

Pastas Inteligentes na barra lateral esquerda do seu espaço de trabalho no Quire.

Uma Pasta Inteligente é uma pasta virtual de projetos de diferentes organizações. É ela que surpreende as pessoas na primeira vez que a veem.

Ela tem todo o poder de uma visualização de projeto. Você tem uma visão geral de tudo o que acontece nos projetos que acompanha e pode filtrar até as três tarefas que realmente precisam da sua atenção hoje. Os projetos podem estar em organizações completamente separadas e ainda assim aparecer juntos aqui.

Você pode ter quantas quiser. Uma chamada Clientes Ativos, outra chamada Marketing, outra chamada Só as Minhas Coisas. Cada uma se torna uma lente sobre uma fatia diferente do seu trabalho, montada a partir de projetos que de outra forma nunca se encontrariam.

As Pastas Inteligentes estão disponíveis em todos os planos do Quire, incluindo Free.

Uma Pasta Inteligente copia seus projetos?

Não, e esse é o ponto que vale entender logo de início. Uma Pasta Inteligente não move nem duplica nada. É uma visão ao vivo de projetos que continuam vivendo em suas próprias organizações.

Edite uma tarefa dentro da Pasta Inteligente e você está editando a tarefa real. Edite essa mesma tarefa a partir do projeto original e ela se atualiza na Pasta Inteligente também. Sempre existe apenas uma cópia, exibida em dois lugares.

Adicione ou remova um projeto da Pasta Inteligente e o projeto em si não se move. Você está apenas mudando o que essa lente específica enxerga. Portanto, crie, renomeie e exclua Pastas Inteligentes à vontade, sem nunca colocar em risco o trabalho real dentro delas.

O que você pode fazer com uma Pasta Inteligente?

Uma Pasta Inteligente não é um espaço de trabalho separado que você precisa manter atualizado. É uma lente ao vivo, e quase tudo o que você pode fazer dentro de um projeto, você pode fazer em todos os projetos que reuniu. Três dessas ações merecem destaque, porque são as que as pessoas costumam descobrir depois.

Filtre todos os projetos de uma vez. Em vez de abrir cinco projetos para encontrar o que vence esta semana, você filtra a Pasta Inteligente inteira de uma só vez — por responsável, data limite, tag ou prioridade. "Tudo atribuído a mim em todos os meus clientes" passa de cinco verificações separadas para uma única lista.

Identifique o que está atrasando. Filtre por em atraso e você vê todas as tarefas em atraso de todos os projetos juntas, incluindo aquela enterrada em um projeto que você não abre há uma semana. É aí que costumam ficar as surpresas desagradáveis.

Aja sem sair do lugar. Por ser uma visão ao vivo, você pode concluir uma tarefa, alterar uma data limite ou reatribuir alguém diretamente da Pasta Inteligente — e isso se atualiza no projeto de origem. Não é preciso voltar à fonte para fazer a mudança.

Juntos, esses recursos formam uma rotina real de segunda-feira. Digamos que você tenha três projetos de clientes, cada um em sua própria organização, reunidos em uma Pasta Inteligente chamada Clientes Ativos. Você filtra por "vence esta semana", agrupa por responsável e, em uma única tela, já enxerga quem está sobrecarregado e qual prazo está prestes a escorregar — sem abrir um único projeto.

Uma observação prática: três ou quatro Pastas Inteligentes geralmente são suficientes. Elas são rápidas de criar, então é fácil acabar com quinze que você nunca abre.

Você pode visualizar uma Pasta Inteligente como Lista, Quadro ou Cronograma?

Sim, e é aqui que ela deixa de ser uma pasta e começa a parecer um espaço de trabalho. Uma Pasta Inteligente alterna entre as mesmas visualizações de um projeto, então você escolhe o layout que melhor responde à pergunta do momento. São seis opções: Lista, Tabela, Quadro, Cronograma, Calendário e Rastreador de Hora.

Lista (que o Quire também chama de visualização em árvore) é o padrão. Um esboço limpo e aninhado de todas as tarefas dos projetos reunidos, com subtarefas abaixo de cada uma. Ideal para escanear e reorganizar.

Quadro transforma essas mesmas tarefas em colunas Kanban. Arraste um cartão de Em Andamento para Concluído e ele se atualiza no projeto de origem também. Útil quando você está acompanhando o andamento entre clientes e quer um único painel em vez de cinco.

Cronograma é o que as pessoas não esperam. É um gráfico de Gantt abrangendo projetos de organizações completamente diferentes em um único conjunto de barras. Ver o lançamento de uma campanha de marketing e um congelamento de engenharia alinhados, mesmo estando em organizações separadas, é algo que dificilmente se consegue de outra forma.

Calendário distribui todas as datas limite de todos esses projetos em um único mês, para que nada passe despercebido de um projeto que você esqueceu de abrir.

Tabela apresenta as mesmas tarefas em formato de planilha — uma linha por tarefa, com colunas ordenáveis —, ideal para quem prefere escanear campos a cartões. E o Rastreador de Hora totaliza as horas registradas em todos os projetos da pasta, a forma mais rápida de ver onde a semana realmente foi.

Os mesmos dados por baixo, seis maneiras de lê-los. Agrupe por responsável ou codifique por prioridade em qualquer uma delas e uma Pasta Inteligente cheia se torna legível rapidamente.

Cada visualização tem seu próprio guia: Cronograma para a versão Gantt, Quadro para Kanban e Calendário para a visão mensal. Todas funcionam em uma Pasta Inteligente, não apenas dentro de um projeto.

Encontrou uma visualização que fica recriando? A atualização Sublista 2.0 permite salvar uma visão filtrada como Sublista no nível da Pasta Inteligente (nos planos Professional e superiores), então "tudo com vencimento esta semana em todos os clientes" vira um link salvo em vez de um filtro que você refaz toda sexta.

Como tarefas, projetos, organizações e Pastas Inteligentes se encaixam?

Veja a hierarquia completa em uma tela, do menor para o maior.

O que vale guardar é que esses níveis são muito mais flexíveis do que os nomes sugerem. Uma organização pode ser a sua casa, um projeto pode ser uma viagem de férias, e uma Pasta Inteligente pode ser o único lugar onde seu trabalho e sua vida pessoal finalmente compartilham a mesma tela.

Não confunda Pastas Inteligentes com Pastas simples, que agrupam projetos dentro de uma única organização. Em uma linha: Pastas organizam uma organização, Pastas Inteligentes enxergam através de várias.

Pontos principais

• Uma Pasta Inteligente reúne projetos de diferentes organizações em uma visão filtrada e completa.
• É a solução para o momento exato em que seu trabalho cresce além de uma única organização.
• Foi feita para líderes de agência, consultores, líderes multifuncionais e qualquer pessoa que divide trabalho e vida pessoal entre organizações.
• Abre em visualização de Lista, Tabela, Quadro, Cronograma, Calendário ou Rastreador de Hora, e salva Sublistas filtradas nos planos Professional.
• Está disponível em todos os planos, incluindo Free — então você pode criar uma nos próximos cinco minutos.

Se você já tem mais de uma organização no Quire, já tem motivo para criar uma Pasta Inteligente. Escolha os dois ou três projetos que você verifica com mais frequência, coloque-os em uma pasta e dê a ela um nome honesto, como Coisas que Realmente Me Importam. Na próxima vez que alguém perguntar o que está acontecendo em tudo, você terá uma resposta em uma só aba.

O guia de Pastas Inteligentes tem o passo a passo completo, se precisar.

Perguntas Frequentes

O que é uma Pasta Inteligente no Quire?

Uma pasta virtual que reúne projetos de diferentes organizações em uma visão filtrada e completa.

Qual é a diferença em relação a uma Pasta?

Pastas agrupam projetos dentro de uma organização. Pastas Inteligentes reúnem projetos de várias. Pastas organizam, Pastas Inteligentes enxergam além.

Quem deveria usar uma?

Qualquer pessoa cujo trabalho abrange mais de uma organização: líderes de agência, consultores, líderes multifuncionais e pessoas que separam trabalho e vida pessoal.

Funciona com outras visualizações?

Sim. Alterne uma Pasta Inteligente para Lista, Tabela, Quadro, Cronograma, Calendário ou Rastreador de Hora, e salve Sublistas nesse nível nos planos Professional.

Como os quatro níveis se encaixam?

Tarefas ficam em projetos, projetos ficam em organizações, e Pastas Inteligentes abrangem organizações para reunir projetos relacionados em uma única visão.