Quire 智能文件夹：一个视图纵览所有项目

最后更新：2026 年 10 月 6 日

你手上有四个项目，分属三个不同的组织。工作就是这么自然分下来的：每个客户一个，自己团队一个。然后有人问了个简单的问题：所有项目现在进展如何？要回答它，你只能挨个打开，同时把其他项目的情况记在脑子里。

各自独立的项目和你真正想要的统一视图之间，存在一道缺口，而智能文件夹正好填补了它。

下面来看看智能文件夹是什么、谁最快爱上它，以及它在不声不响中帮你省掉了哪些麻烦。我们会从底层一步步往上讲，因为它下面的三个层级——任务、项目和组织——才是理解它的关键。

Quire 中的任务是什么？

任务位于 Quire 工作区中间的主面板。

任务就是一件需要完成的具体事项。它可以拆分成子任务，子任务还能再拆成更下一层的子任务，工作有多深就能拆多深。

不过，任务不一定非得是清单上的一项杂事。它可以记下一个想法、一段草稿，或是你先写下、之后再拆分的一个区段。Quire 中的一切都由任务构成，所以不妨把它看作最基本的单元。

Quire 中的项目是什么？

项目位于 Quire 工作区中间的主面板。

项目位于 Quire 工作区的左侧边栏。

项目是一组朝着同一目标的任务。比如你正在推进的一场营销活动、和设计师一起开发的一款应用，或是和朋友计划的一趟欧洲之旅。只要有任务，就是项目。

你可以在左侧边栏切换项目，每个项目都有自己的任务清单和其下的完整层级。

Quire 中的组织是什么？

组织位于 Quire 工作区的左侧边栏。

组织是一组项目。它通常是一家公司、一个部门或一个团队，但也完全可以和工作无关。只要对你有意义，它可以是任何分类，比如「工作」「家庭」或「志愿者」。

假设你有一个名为「家庭」的组织，里面放着你和家人真正想完成的项目，从厨房翻新到暑期自驾游。

但问题来了，这也正是下一节存在的原因：组织之间是有墙的。「Acme Corp」组织里的项目和「个人项目」组织里的项目无法出现在同一个屏幕上。一旦你的工作分散到多个组织，就失去了统一的视图。（智能文件夹就在这时登场。）

每个组织还拥有各自的权限与角色以及独立的订阅。如果你为不同客户或团队管理着多个组织，主要组织可以把它们的付款合并到一个订阅中，完全不影响智能文件夹对它们的汇集。

Quire 中的智能文件夹是什么？

智能文件夹位于 Quire 工作区中间的主面板。

智能文件夹位于 Quire 工作区的左侧边栏。

智能文件夹是一个虚拟文件夹，装着来自不同组织的项目。很多人第一次见到它都会眼前一亮。

它拥有项目视图的全部功能。你可以俯瞰所关注项目中正在发生的一切，再筛选到今天真正需要你处理的那三个任务。这些项目即便分属完全不同的组织，也能在这里汇聚一堂。

智能文件夹想建多少就建多少。一个叫「活跃客户」，一个叫「市场营销」，一个叫「我自己的事」。每一个都是观察工作某一部分的镜头，由原本永远不会碰面的项目组合而成。

智能文件夹适用于 Quire 所有方案，包括免费方案。

智能文件夹会复制你的项目吗？

不会，这一点值得尽早弄清楚。智能文件夹不会移动或拷贝任何内容，它只是一个实时视图，项目仍然留在各自的组织里。

在智能文件夹中编辑任务，改的就是真正的那个任务。从原项目中编辑同一个任务，智能文件夹里也会同步更新。始终只有一份，只是在两个地方显示。

在智能文件夹中添加或移除项目，项目本身纹丝不动，你只是改变了这个镜头的观察范围。所以你可以随意创建、重命名和删除智能文件夹，完全不用担心影响其中的实际工作。

智能文件夹到底能做什么？

智能文件夹不是一个需要你另外维护的独立工作区，而是一个实时镜头。在单个项目里能做的几乎所有事，你都能跨所有汇集的项目来做。其中有三点值得特别了解，因为大家一开始往往会忽略。

一次筛选所有项目。 想找出本周到期的工作，不必打开五个项目，只需对整个智能文件夹按负责人、到期日期、标签或优先级筛选一次。「所有客户中分配给我的任务」从五次分别查看，变成一份清单。

揪出延误的事项。 筛选出逾期任务，所有项目中的延误任务都会集中呈现，包括藏在一周没打开的项目里的那一个。不愉快的意外通常就躲在那里。

原地处理。 因为是实时视图，你可以直接在智能文件夹中完成任务、调整到期日期或重新指派负责人，真实项目会同步更新，不用再跳回原项目修改。

把这些串起来，就是一套实用的周一早晨例行流程。假设你有三个客户项目，各自位于不同组织，都汇集在名为「活跃客户」的智能文件夹中。筛选「本周到期」，再按负责人分组，一个屏幕就能看出谁的工作量过载、哪个截止日期快要失守，一个项目都不用打开。

这套周一流程只是一个更大体系中的一步：如何管理多个项目完整介绍了全部六个步骤，从共享工作区到批量切换。

一点实用建议：三四个智能文件夹通常就够了。它们建起来很快，一不小心就会攒出十五个却从来不打开。

智能文件夹能以列表、看板或时间线视图查看吗？

可以，而这正是它从「文件夹」变成「工作区」的地方。智能文件夹可以在项目拥有的所有视图之间切换，你可以根据要回答的问题选择合适的布局。共有六种：列表、表格、看板、时间线、行事历和时间追踪器。

列表（Quire 也称之为树状视图）是默认视图。它以清晰的嵌套大纲呈现所有汇集项目中的任务，子任务收在下方，最适合浏览和重新整理。

看板把同样的任务变成看板列。把卡片从「进行中」拖到「已完成」，它所属的项目也会同步更新。当你要跨客户跟进状态、想用一面墙代替五面墙时特别好用。

时间线是最出人意料的一个。它是一张甘特图，能把来自完全不同组织的项目排在同一组横条上。营销发布和工程冻结分属不同组织，却能在这里对齐查看，这几乎是别处得不到的视角。

行事历把所有项目的到期日期放进同一个月视图，任何一个被你遗忘的项目都不会再让你措手不及。

表格以电子表格形式排列同样的任务，每个任务一行，各列都可排序，适合想看字段而非卡片的时候。时间追踪器则汇总文件夹内所有项目记录的工时，是了解一周时间究竟花在哪里的最快方式。

底层数据相同，却有六种解读方式。在任何视图中按负责人分组或按优先级标记颜色，再满的智能文件夹也能迅速一目了然。

每个视图都有专门的介绍：时间线介绍甘特图，看板介绍看板视图，行事历介绍月视图。它们全都能在智能文件夹中使用，而不仅限于单个项目。

有个视图总在重复设置？子清单 2.0 更新让你可以在智能文件夹层级把筛选后的视图保存为子清单（Professional 及更高方案），这样「所有客户本周到期的任务」就变成一个保存好的链接，不用每周五重新筛选。

任务、项目、组织和智能文件夹之间是什么关系？

下面是从小到大的完整层级，一屏看清。

要记住的是，它们远比名字听起来灵活。组织可以是你的家庭，项目可以是一次度假，而智能文件夹可以成为让工作和生活终于同框的那个地方。

别把智能文件夹和普通文件夹混淆，后者是在单个组织内归类项目。一句话概括两者的区别：文件夹整理一个组织，智能文件夹纵览多个组织。

要点总结

• 智能文件夹把不同组织的项目汇集到一个可筛选、功能完整的视图中。
• 当你的工作超出单个组织时，它正是解决之道。
• 它专为代理公司负责人、顾问、跨职能负责人，以及把工作和生活分放在不同组织的人打造。
• 它支持列表、表格、看板、时间线、行事历和时间追踪器视图，并可在 Professional 方案中保存筛选后的子清单。
• 所有方案均可使用，包括免费方案，五分钟内就能建好一个。

如果你在 Quire 中已经有不止一个组织，那你已经有理由建一个智能文件夹了。挑出最常查看的两三个项目放进去，起个实在的名字，比如「我真正在意的事」。下次再有人问各处进展如何，你只需打开一个标签页就能回答。

想看逐步操作，请参阅智能文件夹指南。

常见问题

Quire 的智能文件夹是什么？

一个虚拟文件夹，能把不同组织的项目汇集到一个可筛选、功能完整的视图中。

它和文件夹有什么区别？

文件夹在单个组织内归类项目，智能文件夹则跨多个组织汇集项目。文件夹负责整理，智能文件夹负责纵览。

谁适合使用？

任何工作横跨多个组织的人：代理公司负责人、顾问、跨职能负责人，以及把工作和生活分开管理的人。凡是工作分布在多个项目、而非集中在一个项目的人都适用。当每个团队各管各的项目，而又有人需要一个横跨所有项目的视图时，Quire 智能文件夹最能发挥价值。

它能使用其他视图吗？

可以。智能文件夹可以切换为列表、表格、看板、时间线、行事历或时间追踪器视图，并可在 Professional 方案中于该层级保存子清单。

这四个层级之间是什么关系？

任务位于项目中，项目位于组织中，而智能文件夹横跨多个组织，把相关项目汇集到一个视图里。