20+ 個團隊真正用得上的專案管理範本

最後更新：2026 年 8 月 27 日

有一種特別的攰，來自第四次從頭砌同一個專案結構。

那個形狀你早就記熟了。啟動、需求、設計、開發、檢視、上線。你大致知道邊個負責邊樣，也大致知道哪幾段一定會拖。然而星期一朝早，你依然對著一個空白專案，在第一行打上「啟動」，好似這是甚麼新鮮主意。

專案管理範本填補的就是這個落差。不是策略，不是思考，而是真正的工作開始之前，那四十分鐘重打一次你早就知道的結構。

所以以下就是整個範本庫，一個一個講：截至 2026 年 8 月，Quire 範本庫裡的每一個範本、各自實際包含甚麼，以及適合哪一類工作。直接跳到與你這星期最相襯的那一組。

甚麼是專案管理範本？怎樣才算值得用？

它們有效的原因，並不在於組織紀律，而在於寫低了的結構，能接住一個忙人必定會忘記的步驟。

最常被引用的證據，其實遠在專案管理範疇之外。Haynes 及其團隊在八間醫院推行一份 19 項的手術安全檢查表，並在 2009 年《新英格蘭醫學雜誌》發表結果，發現住院併發症由 11.0% 跌至 7.0%，死亡率則由 1.5% 跌至 0.8%。

同一批外科醫生，同一樣的技術水平。分別只在於，那些悶到出汁的步驟被記牢了。

專案範本就是同一招，只是賭注低得多。它不會令任何人變聰明，但它可以避免團隊到第三個星期才驚覺，原來沒人設定過檢視這一步。

值得複製的範本與雜物之間的分別，在於它是不是比你預期更細。好的範本給你骨架，把血肉留給你自己填。差的範本一開就有 60 個寫定的任務，一半都用不著，你花在刪嘢的時間，隨時比自己砌還要長。

如果你想看的是功能導覽而不是目錄，請參考 Quire 範本如何令專案啟動變得輕鬆。

如果比起閱讀，你更想睇住其中三個範本被打開、逐步操作一次，下面這節課正正做這件事，並附有章節連結，方便你直接跳去想看的那一段。

本節內容16:16 Marketing Campaign 範本操作導覽25:15 Event Planning 範本操作導覽32:28 Agile 與 Scrum 範本操作導覽43:51 隱藏好料：智慧資料夾、文件、圖表、循環任務、暫緩功能、時間追蹤

如何挑選專案管理範本？

在看清單之前，先講捷徑。按工作的形狀挑選，而不是按團隊規模，而三種形狀幾乎涵蓋了所有情況。

工作有明確起訖，你要的是專案範本。工作按周期重複，你要的是計劃表。如果每一項都要等一個決定才能推進，你要的則是流程管道。

兩個看起來同樣合適時，揀較細的那個：之後加結構只花幾分鐘，而從一個大家已經在用的地方刪走結構，代價是一場對話。

開始複製之前，有一件事值得直說。範本不是方法論。拿了 Agile Project 範本，不會令團隊變得敏捷；拿了 OKRs，也修不好一組沒人相信的目標。範本給你鷹架，習慣仍然要你自己建立。

頭兩個星期應該由哪些範本入手？

初次接觸 Quire？其他先放埋一邊。以下四個已經覆蓋團隊早期大部分需要。

1. Project Starter。一份不帶任何設定包袱的樸素專案計劃：幾個階段、少量任務，其餘留白給你。它是範本庫裡最薄的一個，而這正是重點，因為它最容易被扭成你實際在做的東西。真的揀唔到就揀它；如果你上一個工具要你填十四個欄位才准寫一個任務，就更應該揀它。

2. Weekly Planner。你的一星期收在同一個畫面，以日子為結構，承諾事項排在下面。適合有節奏而非以專案形式出現的工作：客服輪值、內容週期、研究節奏。它同時默默修好一個問題：有些人的待辦清單，跟今日係星期幾完全沒有關係。

3. Meeting Agenda & Action Items。一份會產出有人負責的跟進事項的議程，而不是通話一結束就人間蒸發。每個議程項目都可以承載當時的決定，以及由它衍生的任務，變成有真正負責人的巢狀子任務。如果你團隊經常出現「我哋開會嗰陣好似講過呢樣喎？」，就由這裡開始，而不是由專案範本開始。

4. Team Task Management。共同的日常工作，有人負責、看得見，而不用假裝它是一個有死線的專案。這個適合真正需求是「今個星期邊個做緊咩」的團隊，而這條問題跟「幾時可以交」是完全不同的兩回事。想同時看到一星期與工作量，可以配搭 Weekly Planner。

想把你自己一個已完成的專案變成可重用的起點，請參考 如何在 Quire 製作專案與任務範本。

哪些專案管理範本適合有死線的工作？

適用於有起點、有終點，而且通常有人在意那個日期的工作。

5. Agile Project。衝刺、待辦清單、使用者故事與檢討步驟都已鋪排好，團隊可以直接跑第一個衝刺，不用先為看板爭論一輪。有一個限制值得老實講在前面：Quire 沒有衝刺模組，也沒有燃盡圖，所以這個範本給你的是工作流程與層級，而不是速度計算。需要正式匯報故事點數的團隊，那部分要在別處做。想細看衝刺設定，可參考逐步建立 Agile 看板的做法。

6. Work Breakdown Structure。把大型專案拆成階段，再拆成交付成果，然後才是下面的任務。這個範本最直接展示巢狀任務的價值，因為 WBS 本質上就是一棵樹，而 Quire 讓它保持樹狀，不會壓平成清單。當一個專案大到「階段」是真實存在而非投影片標題時，就該用它。

7. Issue Log。以每日節奏記錄、分流並清理問題，每一條都帶嚴重程度與負責人。適合客服佇列、QA 檢測，以及任何進入混亂期、新問題比計劃工作來得更快的專案。配上一個記錄狀態的自訂欄位，看板就會變成分流佇列，而不是墳場。

8. Construction Schedule。由申請許可、驗收到交接的施工階段，並附上那些令建築業毫不留情的相依關係。就算你這輩子都不會落石屎，也值得打開看看：它是範本庫裡最詳細的一個，很好地示範了巢狀可以深到甚麼程度，而專案仍然讀得明。

9. Resource Management。誰在做甚麼、幾時做，鋪陳得讓你在重疊變成問題之前就看得見。當你發現三個專案都悄悄假設了同一位設計師三月有空，就是用它的時候。最好用時間軸檢視模式看，衝突會直接顯現，而不用你去推敲。

10. Product Roadmap。功能由構思一路追蹤到推出，按版本分組，而不是全部倒進同一條待辦清單。適合需要回答「接下來有咩、大概幾時」的團隊，而又不想維護一份到第二個星期就跟任務脫節的獨立路線圖簡報。

11. Daily Standup Meeting。一個 15 分鐘的站立會議，即時或非同步都行得通，每人一格，並有位置記低阻礙，而不是講完就忘。對跨時區團隊來說，非同步這部分比聽起來重要得多，因為那正是會議悄悄失效的地方。站立會議指南講解了如何妥善地非同步進行。

12. Sprint Retrospective。一場有投票議程、六種狀態的回顧會議，行動項目帶負責人與日期，不會死在筆記裡。子清單才是關鍵，因為它們會追蹤上個衝刺的行動有沒有在這個衝刺回顧開始前真正做到。投票與延續子清單的運作方式，有完整的說明。

13. Risk Register。風險以 5x5 矩陣評分，每項一個負責人，緩解措施以子任務追蹤，而不是一欄美好意願。固定的檢視節奏，正是令風險登記冊不致淪為「規劃時寫一次、之後永不再開」的文件的關鍵。風險登記冊指南示範了 5x5 評分如何接駁起來。

14. RAID Log。風險、假設、問題與相依關係集中在同一份記錄，按影響排序，而四者刻意分開。多數團隊會把風險與問題混為一談，而這正是這份記錄要強制區分的東西：風險係可能發生，問題係已經發生。RAID 記錄指南講解如何誠實地維持這四個分類。

15. Project Charter。六個區段，在任何人開工之前先讓專案獲批，相依關係以時間軸檢視模式呈現，成本與工時則以欄位記錄。內建核准功能負責簽核，所以專案章程是一道關卡，而不是一份傳來傳去、然後悄悄過期的文件。簽核關卡的設定方式，專案章程指南有詳細說明。

16. Communication Plan。六個階段，加上一個以表格檢視模式呈現的受眾、渠道與頻率矩陣，讓「邊個要知咩」決定一次就算，不用每次更新都重新爭論。核准請求排在你發送之前。當一個專案的持份者，多到負責人腦裡記不住時，就該用它。溝通計劃指南會逐欄砌出這個受眾矩陣。

17. Product Backlog。五個容器，由收集、精煉一路到可開發，錯誤與技術債分開存放，另有一個冰箱，放那些沒人捨得刪、但也沒人在做的構思。冰箱才是最誠實的部分，因為多數待辦清單之所以長成一條，只是因為「可能會做」在社交上沒有一個合適的位置可放。

其中三個有完整專文：甚麼是工作分解結構、如何建立、一個經得起真實團隊考驗的站立會議範本，以及如何用風險登記冊有意識地為專案擔心。

哪些範本可以替你運行一套生產力方法？

預先建好的個人系統，讓你直接運行方法，而不用花一個週末去砌它。Weekly Planner 也歸在這一組。

18. Getting Things Done (GTD)。完整的收集、釐清、整理、回顧循環，收件匣是用來清空的，下一步行動清單是用來保持簡短的。GTD 的成敗全在每週回顧，所以這個範本把它做成一項循環承諾，而不是留給你當成一個曾經讀過的好主意。GTD 指南會設定好收件匣與回顧節奏。

19. The Eisenhower Matrix。四個象限，以緊急對重要來分類工作，而重點其實不在那個格網，而在承認第一象限有幾多是自己搞出來的。當待辦清單失控時，它可以當一次性分流；如果你能誠實面對「重要但不緊急」那一欄有沒有真正得到時間，它也可以變成習慣。

20. Time Blocking。為一日中每個鐘頭都指派工作，讓行事曆反映你的意圖，而不是反映邊個第一個 book 咗你。最好配搭行事曆檢視模式使用，時間區塊會與真實承諾並排顯示。友善提醒：這是最容易讓你發現自己在八小時工作日裡答應了九小時工作的範本。

21. OKRs。目標之下掛住關鍵成果，結構上確保成果可量度，而目標不會悄悄增生。巢狀在這裡幫了大忙：關鍵成果以子任務形式放在目標之下，服務它們的工作再往下一層，於是你可以看清究竟有沒有任何東西真正推動了一個數字。OKR 指南示範進度如何由底層工作往上匯總。

其中兩個有深入專文：一個團隊不會在第二季悄悄放棄的 OKR 範本，以及給整日都覺得樣樣緊急的人的艾森豪矩陣。

哪些範本涵蓋商務與營運？

流程管道、金錢、核准與指標。這些是撐起生意的工作，而不是專案本身。

22. Customer Relationship Pipeline。潛在客戶經由已命名的階段推進至成交，每一個都有人負責下一步行動。對於銷售管道以數十計而非數千計的團隊來說，這是真正輕量的 CRM 替代品。如果你的管道要用千計，就用真正的 CRM，這個不是。管道指南會帶你走一次階段命名。

23. Budget Allocation。按類別規劃與追蹤開支，數字就放在它所支付的工作旁邊。這裡出力的是自訂欄位，把預算與實際並排放好，差異一眼看到，不用匯出到試算表，然後那份試算表反而變成真正的資料來源。

24. Procurement Approval。採購申請標準化，並按次序附上所需簽核，於是沒有人再需要記住甚麼金額以上要由誰核准。這個範本的重點是減少對話，而不是增加流程：規則寫低一次，就不再是靠口耳相傳的部落知識。

25. KPI Performance Tracker。每個周期把指標與目標對照量度，歷史數據會保留下來，而不是每個月被覆蓋。適合那種真正有價值的資訊是趨勢、而不是本月數字的匯報節奏。

26. Expense Tracker。團隊開支的記錄與核准，收據直接附在條目上，而不是消失在某人的電郵裡。毫不花俏，卻是最有可能一年後仍然在用的範本之一，而這正是判斷一個範本好不好用的合理指標。

27. 30-60-90 Day Plan。新同事頭三個月分成三個階段，以表格檢視模式追蹤，並在第 7、30、60、90 日設有檢視關卡。第 7 日那道關卡是多數入職計劃會略過的一道，卻正是在代價仍然低廉時，接住一個壞開始的關鍵。30-60-90 指南列出每個階段應該放甚麼。

28. Strategic Roadmap。目標放在最上，倡議放在下面，鋪陳在一條時間軸上，附有專案里程碑與負責人。它是 Product Roadmap 的公司層級表親：同樣的形狀，不同的高度；當問題是「公司今年做緊咩」而不是「下個版本出咩」，就用它。如何在時間軸上加入季度關卡，路線圖指南有說明。

核准流程在採購範本指南裡有專屬導覽。

哪些範本適合市場推廣與創意的死線？

宣傳與內容工作，而那個日期通常來自外部，而且不會跟你講數。

29. Social Media Planner。跨渠道規劃、排程與發佈內容，每篇貼文都以子任務形式帶著自己的文案、素材與核准。它處理的正是真正令社交行事曆崩潰的問題：一篇貼文其實是五件互有相依的小工作，而多數工具只看得見發佈日期。

30. Feature Launch Campaign。由簡報到上線的完整協調：定位、素材、內部賦能，以及上線當日的檢查。本質上跨職能，所以在這個範本裡，指派負責人比結構本身更重要。在上線關卡設定專案里程碑，時間軸就不再只是裝飾。

31. Design Pipeline。設計需求經由收件、製作、檢視與核准推進，令「可唔可以快手改一改呢個」不會以私訊形式出現然後人間蒸發。價值在於階段結構：它令佇列可見，於是排優先次序變成有人做的決定，而不是誰最後開口誰先做。

32. Marketing Campaign。一場宣傳涵蓋它觸及的每個渠道，分成六個階段：策略與簡報、內容製作、檢視與核准、上線週、投放中優化，以及最後的成效檢討。最後那個階段正是推出延遲時第一個被砍的東西，所以它在這裡是一個階段，而不是一個指望有人記得的任務。

33. Team Brainstorm。圍繞一條聚焦問題在看板上收集構思，再按主題分組、排優先次序、指派負責人。這個範本真正的工作，是把兩半分開：先產生、不評價，然後評價、不再產生。把兩者混在一起，正是多數腦震盪只得出一條長清單、卻沒有任何決定的原因。腦震盪指南講解構思收齊之後如何分組與投票。

把範本複製到 Quire 之後會發生甚麼？

複製不用一分鐘，而且是在專案層級進行，不用逐個任務搬。打開範本，按標題旁邊的下拉選單，打開 More，然後選 Duplicate。

為複製本改個名，揀好它應該放在哪個組織，然後按 Create。

整個結構會一併帶過來，而這比聽起來重要：範本的價值大部分在於它的層級，若複製時把所有東西壓平成一條清單，你想要的那部分就已經被丟掉了。

複製本任你劏開重整，而原本的範本保持乾淨，留給下一個專案。

接著就是決定範本會不會留得住的那一步。先刪。逐項看清楚帶過來的東西，把不適用的剪走，然後才加入你自己的第一個任務。

範本是為通用情況而寫，所以第一次誠實的編輯，永遠是減法。如果你發現自己幾乎全部都刪走了，這不是失敗，而是有用的資訊：揀錯範本，試個更薄的。

之後是調整，而不是重建。把你自己的子任務巢狀放在範本帶來的階段之下，讓你的具體內容住在一個已經站得穩的結構裡。

如果工作需要一個範本沒有猜到的維度，例如客戶名稱或核准狀態，加一兩個自訂欄位就好，忍住不要加六個。在你真正要匯報的階段界線上設定專案里程碑。

然後按你要問的問題挑檢視模式：Board 看今個星期甚麼在動，List 看整棵樹，時間軸看日期還守不守得住，行事曆則用在人手可用時間才是真正限制的時候。四種模式底下都是同一批任務。

想用十分鐘感受一下分別？開一個免費專案，把 Project Starter 複製進去，刪走三分之一不符合你工作的部分，再在餘下的東西下面加入你自己的子任務。你會在平時剛剛替欄位改完名的時間點，已經有一份可用的計劃。

關於整個範本庫，還有一個老實的說法。這是一批經過挑選的範本，而不是有幾千個選項的市集，這是刻意的取捨：可以逛的少了，但也沒有東西需要你去評估。如果你團隊要的是一塊非常小眾的專用看板，你多數會由 Project Starter 開始自己砌，而不是找到現成的。

如果你要的是一份紮實的計劃而不是一個範本庫，可以由那個不會在第二個星期散架的專案計劃範本開始。仍在挑工具？先比較最好的任務管理軟件與任務追蹤工具。

重點整理

上面每一個專案管理範本的存在意義，都是為了刪走專案開頭那個對著空白畫面的鐘頭，而不是告訴你應該怎樣做嘢。

按工作的形狀挑選：有死線的有限工作用專案範本，重複循環用計劃表，每一項都要等一個決定才推進的階段式工作用流程管道。

兩個看起來一樣好時，揀較薄的那個，因為結構加起來便宜，而一旦有人在裡面工作，刪起來就很貴。

真正的考驗在第一個星期，而且是一場減法。被你修剪到合身的範本，就是在做它應做的事。出於客氣而原封不動保留的範本，最後會變成一份沒人做得完的清單，並悄悄教會團隊：專案計劃只是裝飾。複製它、剪走它，然後把你自己的工作巢狀放進倖存下來的部分。

想在下個專案跳過設定？免費由 quire.io/signup 開始，複製 Project Starter，一路刪到一份合身的計劃為止。

常見問題

甚麼是專案管理範本？

預先建好的專案結構，包含某類工作所需的任務、階段與欄位，讓你直接複製，而不用由空白畫面開始。Quire 提供 20+ 個，按用途分組。重點是省掉設定，而不是被規定怎樣做嘢。

Quire 有幾多個範本？

超過 20 個即用範本，分成五組：新手入門、專案管理、生產力方法、商務與營運，以及市場推廣與創意。由極薄的 Project Starter 到完整的 Construction Schedule 都有，而且範本庫持續增加。

點樣使用 Quire 範本？

打開範本，按標題旁邊的下拉選單，再選 More、Duplicate。為複製本改名，揀好它應該放在哪個組織，然後按 Create。不用一分鐘，層級結構會一併帶過來，原本的範本則維持原樣。

應該由哪個專案管理範本開始？

按工作的形狀挑選，而不是團隊規模。有明確起訖：Project Starter 或 Work Breakdown Structure。每星期重複：Weekly Planner 或 Team Task Management。逐階段推進：Design Pipeline 或 Customer Relationship Pipeline。揀唔到就揀細的那個。

專案管理範本值得用嗎？還是自己砌一個好？

每次都一樣的部分用範本，真正屬於你自己的部分自己砌。任何範本都承載了別人的假設，所以真正的考驗是你在第一個星期刪走了甚麼。刪走大部分，即代表這個範本不適合你。

範本真的能令團隊在工作上更有生產力嗎？

它們消除了每個專案開頭那筆「空白畫面稅」。當第一個小時花在工作本身，而不是重砌一個別人早已設計好的結構，團隊在工作上就更有生產力。在 Quire，複製出來的範本會保留巢狀子任務與欄位，你是在調整一份真實計劃，而不是在壓力下臨時發明一個。