20+ 個團隊真正會用的專案管理範本

最後更新：2026 年 10 月 21 日

有一種特別的疲累，來自第四次建立同一套專案結構。

那個形狀你早已熟悉：啟動、需求、設計、建置、審查、上線。你大概知道誰負責甚麼，也大概知道哪些部分總會延誤。然而星期一早上，你還是對着一個空白專案，在第一行打上「啟動」，彷彿這是甚麼新點子。

這正是專案管理範本要填補的空隙。不是策略，也不是思考本身，而是真正工作開始前，那四十分鐘重新輸入你早已知道的結構。

所以這裏把整個範本庫逐一列出：截至 2026 年 8 月 Quire 範本庫的每一個範本、各自實際包含甚麼，以及適合哪類工作。直接跳到與你這星期工作相符的那一組就可以。

甚麼是專案管理範本？怎樣的範本才值得使用？

Quire 範本庫提供 20 多個免費專案管理範本，分為五大類：新手入門、專案管理、生產力方法、商業與營運，以及市場推廣與創意。每個範本都已備妥任務和欄位，讓你直接複製，不用從零開始。範本之所以值得用，是因為寫下來的結構，能接住忙碌的人總會遺漏的步驟。

最常被引用的證據，其實遠在專案管理領域之外。Haynes 及其團隊在八間醫院推行一份 19 項的手術安全檢查清單，並於2009 年在《新英格蘭醫學期刊》發表結果：住院併發症由 11.0% 降至 7.0%，死亡率由 1.5% 降至 0.8%。

同一班外科醫生，同樣的技術，只是把沉悶的步驟記得更牢。

專案範本就是把這招用在風險低得多的情況。它不會令任何人變得更聰明，但能避免團隊到第三週才發現，原來沒有人設好審查步驟。

一個範本值得複製還是只是雜物，關鍵在於它是否比你預期的更精簡。好的範本給你骨架，血肉留給你填。差的範本附帶 60 個預先寫好的任務，一半根本不適用，你花在刪除的時間比自己建立還要長。

如果你想看功能導覽而非範本目錄，可參考Quire 範本如何讓專案輕鬆起步。

如果你寧願看這些範本被實際打開、逐步操作，而不是閱讀文字，下面這場網上研討會正好示範了其中三個，還附有章節連結，讓你直接跳到想看的部分。

本場內容16:16 市場推廣活動範本示範25:15 活動籌劃範本示範32:28 Agile 與 Scrum 範本示範43:51 隱藏亮點：智慧資料夾、文件、圖表、循環任務、暫緩功能、時間追蹤

怎樣挑選專案管理範本？

列出清單之前，先講捷徑。按工作型態挑選，而不是按團隊規模，三種型態幾乎涵蓋一切。

如果工作有清楚的開始和結束，你需要專案範本；如果它按週期重複，你需要規劃表；如果每個項目都要等決定才能推進，你需要流程管道。

兩個範本感覺同樣合適時，選較小的那個：之後加結構只需幾分鐘，但要從大家已在使用的東西裏刪結構，就得來一場溝通。

開始複製之前，有一點值得直說：範本不是方法論。用了敏捷專案範本不會令團隊變得敏捷，用了 OKR 範本也修補不了沒人相信的目標。範本給你棚架，習慣仍要靠自己建立。

頭兩星期應該從哪些範本開始？

剛接觸 Quire？暫時不用理會範本庫其餘部分。以下四個已涵蓋團隊初期大部分所需。

1. 專案啟動。 一份毫無設置負擔的樸素專案計劃：幾個階段、少量任務，其餘留給你。這是範本庫中最精簡的範本，而這正是重點，因為它最容易屈曲成你實際工作的樣子。真的拿不定主意就選它；如果你上一個工具要你填完十四個欄位才可寫下一個任務，更應該選它。

2. 每週規劃。 一個畫面看完整週，以日子為結構，承諾事項放在下面。適合按節奏出現、而非以專案形式出現的工作：客服輪值、內容週、研究週期。也悄悄解決了待辦清單與實際日子完全脫節的人的煩惱。

3. 會議議程與行動項目。 一份能產生有人負責的跟進事項、而不會在通話結束那刻就蒸發的議程。每個議程項目都可記下所作的決定及由此產生的任務，以巢狀子任務形式附上真正的負責人。如果團隊經常抱怨「我們開會時好像講定了甚麼？」，與其從專案範本開始，不如從這裏開始。

4. 團隊任務管理。 團隊日常共享的工作，分工清楚、一目了然，而不必假裝它是個有限期的專案。適合真正需要回答「這星期誰在做甚麼」的團隊，這和「甚麼時候交付」其實是完全不同的問題。想同時掌握本週和整體工作量，可配合每週規劃一起使用。

想把自己完成的專案變成可重用的起點，可參考如何在 Quire 製作專案與任務範本。

哪些專案管理範本適合有限期的工作？

適用於有開始、有結束，而且通常有人在意某個日期的工作。

5. 敏捷專案。 待辦清單、用戶故事和審查步驟都已排好的衝刺結構，團隊不必先為看板怎樣設計爭論一番，就能開始第一個衝刺。

你得到的是衝刺工作流程及其階層結構，由第一次規劃會議起即可運作。想深入了解衝刺設置，可參考敏捷看板逐步建置教學。

6. 工作分解結構。 把大型專案拆成編號層級：先是範疇，再是每個範疇內的組件，最底層是工作包，大小剛好由一個人負責。這是最直接展示巢狀任務優勢的範本，因為 WBS 本質上就是一棵樹，而 Quire 讓它保持樹狀，不會壓平成清單。範例是一項樓宇裝修工程，編號由 1.1.1 至 3.2.5。

7. 議題日誌。 一份扁平清單，列出團隊目前所有待辦事項，按優先級排序，而不是分放在各階段。沒有分區，沒有巢狀，只有三種狀態：需要展開才看到的清單，就是沒人會看的清單。每個項目都有優先級、一位負責的人（而非一個團隊），以及一個標示工作類型的標籤，所以按負責人分組的看板，就能看出誰在承擔甚麼。

8. 施工排程。 由許可證、檢驗到交接的建造階段，附上令施工容不得差錯的依賴關係。即使你永遠不會落石屎，也值得打開看看：這是範本庫中最詳盡的範本，很能示範巢狀結構可以多深，專案才開始變得難以閱讀。

9. 資源管理。 一個處理共用人力的請求隊列：工作從業務各處湧來，由專人負責，你可以看到誰在承擔甚麼，以及是哪個部門提出的。「申請人」是提出要求的人，而不是做事的人；把請求由「已申請」移到「已核准」，就是有人承諾投入人手的一刻。附顏色分級的「%進度」欄位，加上獨立的「目前狀態」，令審查有所依據。

10. 產品路線圖。 由構思到推出追蹤各項功能，按版本分組，而不是全部塞進同一份待辦清單。適合需要回答「接下來做甚麼、大約何時」的團隊，不必另外維護一份兩星期內就與任務脫節的路線圖簡報。

11. 每日站立會議。 一場 15 分鐘的站立會議，可即場或非同步進行，每人一格，阻礙會被記錄下來，而不是提過就忘。對跨時區團隊來說，非同步這部分比聽起來重要得多，因為會議往往正是悄悄失效的一環。站立會議指南詳細說明如何妥善地非同步進行。

12. 衝刺回顧。 一場附投票議程、六種狀態的回顧會議，行動項目有負責人和日期，不會死在筆記裏。子清單才是關鍵，因為它們追蹤上一個衝刺的行動在今次回顧開始前是否真的完成。投票和延續子清單如何運作，這裏有完整說明。

13. 風險登記冊。 風險以 5x5 矩陣評分，每項一位負責人，緩解措施以子任務追蹤，而不是一欄良好意願。固定的檢討週期，令登記冊不會淪為規劃時寫一次、之後再沒人打開的文件。風險登記冊指南展示 5x5 評分如何設置。

14. RAID 日誌。 風險、假設、議題和依賴關係集中在一份日誌，按影響排序，並刻意把四者分開。大部分團隊會混淆風險和議題，而這正是日誌要嚴格區分的：風險是可能發生，議題是已經發生。RAID 日誌指南講解如何守住四個類別的界線。

15. 專案章程。 六個章節，讓專案在任何人動工前先獲核准，依賴關係以時間軸檢視模式呈現，成本和工作量則以欄位表示。內置核准功能負責簽批，令章程成為一道關卡，而不是傳閱一輪就悄悄過期的文件。簽批關卡的設置方法，章程指南有詳細說明。

16. 溝通計劃。 六個階段，加上一個以表格檢視模式呈現受眾、渠道和頻率的矩陣，讓「誰該知道甚麼」一次決定，不用每次更新都重新爭論。核准請求排在發送之前。當專案的持份者多到負責人記不住時，就值得用它。溝通計劃指南逐欄建立受眾矩陣。

17. 產品待辦清單。 五個分類，由收件、細化到準備開發，錯誤和技術債分開處理，另設冰庫存放那些沒人想刪、卻也沒人在做的點子。冰庫是最坦白的設計，因為大部分待辦清單之所以變成一長串，只因為沒有一個體面的地方放「或者」。

其中三個有完整專文：甚麼是工作分解結構及如何建立、一份經得起真實團隊考驗的站立會議範本，以及如何用風險登記冊刻意為專案擔心。

產品路線圖範本也有完整講解，按時間範圍逐一說明，詳見分五個階段規劃產品路線圖，當中包括它附帶的七項推出檢查清單。

衝刺回顧範本亦然：真正能改變下一個衝刺的衝刺回顧說明了延續子清單的真正用途。

哪些範本能替你運行一套生產力方法？

預先建好的個人系統，讓你直接實踐方法，不必花一個週末自己砌出來。每週規劃也歸入這一類。

18. 搞定一切（GTD）。 完整的收集、釐清、整理、反思循環，收件匣設計成要被清空，下一步行動清單則要保持簡短。GTD 成敗繫於每週回顧，所以範本把它設成循環事項，而不是讀過一次的好主意。GTD 指南示範如何設置收件匣和回顧週期。

19. 艾森豪矩陣。 四個象限按緊急與重要分類工作，重點不在表格本身，而在承認第一象限有多少是自找的。待辦清單失控時可作一次性分流；如果你能誠實讓「重要但不緊急」那一欄真正分到時間，它也能成為好習慣。

20. 時間區塊法。 一天每個小時都分派了工作，讓行事曆反映你的意圖，而不是誰最先約了你。最好配合行事曆檢視模式，區塊與實際安排並排，一目了然。先提醒一句：這個範本最有可能揭露你在八小時的一天裏排了大約九小時的工作。

21. OKR。 目標之下附關鍵成果，結構設計令成果可量度，目標也不會悄悄膨脹。巢狀結構在這裏大派用場：關鍵成果作為子任務放在目標之下，服務它們的工作再嵌在下面，讓你看清是否真的有事情在推動數字。OKR 指南展示進度如何由底層工作向上匯總。

其中兩個的深入介紹：一份團隊不會在第二季悄悄放棄的 OKR 範本，以及寫給整天都覺得事事緊急的人的艾森豪矩陣。

哪些範本涵蓋商業與營運？

管道、金錢、核准與指標。推動業務運作、而非推動專案的工作。

22. 客戶關係管道。 一條兼作客戶資料庫的銷售管道。「清單」分頁把每位聯絡人記為一個任務，卡片上有公司、電郵、電話、來源和潛在客戶熱度。「管道」子清單則把同一批記錄以看板呈現，每個階段一欄，拖曳卡片過去就會更改該記錄的狀態，所以兩種檢視模式永遠不會不同步。管道指南講解如何為各階段命名。

23. 預算分配。 按類別規劃及追蹤開支，數字就放在它所支付的工作旁邊。主要靠自訂欄位出力，並列預算與實際數字，差額一目了然，不必匯出到一份最後反而變成真正數據來源的試算表。

24. 採購核准。 把採購申請標準化，按次序附上所需簽批，誰也不必再記住哪個金額以上由誰核准。這個範本的重點是少些溝通，而不是多些流程：規則在範本中寫一次，就不再是部門內只有老臣子才知道的默契。

25. KPI 績效追蹤。 這是一份交付成績表，而不是指標儀表板：每個任務按是否在到期日期前完成計分（提早完成加 1 分，逾期完成減 1 分，仍未完成且已逾期減 2 分），再按人匯總分數。沒有到期日期的任務不計分，所以要留意這類任務。「KPI 績效」文件中的圖表會即時讀取總分，可按人、標籤和狀態查看。

26. 開支追蹤。 把一個月的開支按類別分組，每個類別都有預算，並有匯總顯示已用了多少。每筆開支都是一個任務，附有開支金額、日期和付款方式。每個類別列設有每月預算、總開支和概覽，概覽以前者除後者：0.94 代表已用了 94%。範例是租客的一個月，由租金到 Netflix 都有。概覽應該每週看，而不是每月才看。

27. 30-60-90 天計劃。 新員工頭三個月分成三個階段，以表格檢視模式追蹤，並在第 7、30、60 和 90 天設檢討關卡。第 7 天的關卡是大部分入職計劃最常略過的一環，卻最能在代價仍低時發現開局不順。30-60-90 天指南列出每個階段應包含甚麼。

28. 策略路線圖。 目標在最上層，各項計劃在下，排在時間軸上，附專案里程碑和負責人。這是產品路線圖在公司層面的近親：形狀相同，高度不同，適合回答業務今年整體在做甚麼，而不是下個版本推出甚麼。在時間軸上設定季度關卡的方法，路線圖指南有說明。

核准流程在採購範本指南中有專門講解。

哪些範本適合市場推廣與創意工作的限期？

宣傳活動和內容工作，日期通常由外部決定，沒有商量餘地。

29. 社交媒體規劃。 跨渠道規劃、排程和發佈內容，每則帖文都以子任務附上自己的文案、素材和核准。它處理的正是真正拖垮社交媒體排程的問題：一則帖文其實是五件互相依賴的小工作，而大部分工具只看得見發佈日期。

這個範本背後的製作流程有專文介紹：社交媒體工作流程：每則帖文背後的五項工作，把文案、素材和核准的限期，排在行事曆上每個發佈日期旁邊。

30. 新功能推出檢查清單。 把一項新功能推向市場的檢查清單：與產品團隊制定簡報、跨所有渠道推廣，以及事後檢視成效。「推廣」下每個渠道各有一個父任務（電郵、網誌、新聞稿、付費廣告、社交媒體），狀態依次為待辦、進行中、已驗證、已排程、已完成，暫時擱置的項目則標為「延期」。先定下真正的推出日期，再倒推安排：推廣在日期之前進行，活動分析在日期之後進行。

31. 設計流程。 設計需求依次經過收件、製作、審查和核准，令「可不可以快快幫我改一改」不再以私訊出現然後消失無蹤。階段結構就是價值所在：它令隊列清晰可見，排優先次序因而成為有人作出的決定，而不是誰最近開口誰先做。

這個範本所運行的工作流程，由一項需求必須回答的六個問題，到修改輪次計數和唯一核准人，都在設計核准流程指南中詳細講解。

32. 市場推廣活動。 一個活動覆蓋所涉及的每個渠道，分六個階段：策略與簡報、內容製作、審查與核准、推出週、進行中優化，以及最後的成效檢討。

活動延誤時，最後這個階段總是最先被砍，所以它在這裏是獨立階段，而不是某人應該記得做的任務。完整講解見如何推出市場推廣活動，內附七項推出當日檢查清單。

33. 團隊腦力激盪。 圍繞一個焦點問題在看板上收集點子，再按主題分組、排優先次序並指派負責人。範本的真正作用是把兩個半場分開：先產生意念而不評判，再評判而不產生新意念。兩者混在一起，正是大部分腦力激盪只得出一長串清單、卻沒有任何決定的原因。點子收齊後如何分組和投票，腦力激盪指南有詳細說明。

把範本複製到 Quire 之後會怎樣？

複製不用一分鐘，而且是在專案層面一次完成，不必逐個任務複製。打開範本，點擊標題旁的下拉選單，開啟更多，然後選擇複製。

為副本命名，選擇它應存放的組織，然後點擊「建立」。

整個結構會一併帶過來，這點比聽起來重要：範本的價值大多在於階層結構，如果複製時把一切壓平成一份清單，就等於丟掉了你最想要的部分。

副本任你大刀闊斧，原始範本則保持乾淨，留給下一個專案。

接下來這一步，決定範本能否用得長久。先刪除。在加入任何自己的任務之前，先檢視帶過來的內容，刪走不適用的部分。

範本是為一般情況而寫的，所以第一次誠實的修改永遠是減法。如果你發現自己差不多全部刪光，那是有用的資訊而非失敗：範本選錯了，換一個更精簡的試試。

之後是調整，而不是重建。把自己的子任務嵌入範本原有的階段之下，讓你的具體內容住在一個已經站得穩的結構裏。

如果工作需要範本沒預料到的維度，例如客戶名稱或核准狀態，就加一兩個自訂欄位，忍住別加到六個。在你實際要匯報的階段界線上設定專案里程碑。

然後按你想回答的問題挑選檢視模式：看板看本週在推進的事，清單看完整樹狀結構，時間軸看日期是否仍站得住，行事曆則用於人手可用時間才是真正限制的時候。四種檢視模式底下都是同一批任務。

想在十分鐘內感受分別？開一個免費專案，把「專案啟動」複製進去，刪掉與你工作不符的三分之一，再把自己的子任務嵌入剩下的部分。你平常連欄位都未命名好，現在已經有一份可用的計劃。

關於整個範本庫，有一點值得坦白說。這些是精選範本，而不是有數千個選擇的市集，這是刻意的取捨：可瀏覽的少了，但也不用花時間評估。如果你的團隊需要非常特定的小眾看板，你多半會從「專案啟動」開始自行建立，而不是找到現成的。

如果你需要的只是一份穩陣的計劃，而不是整個範本庫，可從一份不會在第二週散架的專案計劃範本開始。還在揀選工具本身？先比較最佳任務管理軟件與任務追蹤工具。

重點總結

以上每個專案管理範本，都是為了刪走專案開始時那一小時的空白畫面，而不是規定你該怎樣工作。

按工作型態挑選：有限期的有限工作用專案範本，重複週期用規劃表，每個項目都要等決定才能推進的分階段工作用管道。

兩個範本看來同樣好時，選較精簡的那個，因為結構加起來便宜，一旦大家已在裏面工作，拆起來就昂貴。

真正的考驗在第一週，而且是一道減法題。一個修剪到貼身的範本才算盡責。一個出於客氣原封不動保留的範本，最後會變成沒人做得完的清單，還會悄悄令團隊覺得專案計劃只是裝飾。複製它、刪減它，再把自己的工作嵌入留下來的部分。

想在下一個專案省去設置功夫？ 在 quire.io/signup 免費開始，複製「專案啟動」，一路刪出一份真正合身的計劃。

常見問題

甚麼是專案管理範本？

預先建好的專案結構，包含某類工作所需的任務、階段和欄位，讓你直接複製，不必從空白畫面開始。Quire 提供超過 20 個，按用途分組。重點是省去設置，而不是規定你該怎樣工作。

Quire 有多少個範本？

超過 20 個現成範本，分為五大類：新手入門、專案管理、生產力方法、商業與營運，以及市場推廣與創意。由精簡的「專案啟動」到完整的「施工排程」都有，而且範本庫持續擴充。

Quire 範本怎樣使用？

打開範本，點擊標題旁的下拉選單，再按「更多」、「複製」。為副本命名，選擇它應存放的組織，然後點擊「建立」。不用一分鐘，巢狀結構一併帶過來，原始範本保持原樣。

應該從哪個專案管理範本開始？

按工作型態挑選，而不是團隊規模。有明確開始和結束：專案啟動或工作分解結構。每週重複：每週規劃或團隊任務管理。經過多個階段：設計流程或客戶關係管道。猶豫不決時，選較小的那個。

專案管理範本值得用嗎，還是應該自己建立？

每次都一樣的部分用範本，真正屬於你的部分則自行建立。任何範本都承載着別人的假設，所以真正的檢驗是看你在第一週刪掉了甚麼。刪掉大部分的話，就代表範本並不適合你。

範本真的能幫助團隊在工作上更有效率嗎？

範本能消除每個專案開始時的空白畫面稅。當第一個小時用在工作本身，而不是重建別人早已設計好的結構，團隊的工作效率便會提升。在 Quire 中，複製的範本會保留巢狀子任務和欄位，讓你調整一份真實的計劃，而不是在壓力下臨時拼湊一份。