20+ 個團隊會真正用起來的專案管理範本

最後更新：2026 年 10 月 21 日

有一種特定的疲憊感，來自於第四次建立同樣的專案結構。

你早就知道那個形狀。啟動、需求、設計、建置、審查、上線。你大概知道誰負責什麼，也大概知道哪些部分總是會延遲。然而週一早上你還是坐在空白的專案畫面前，在第一行打上「啟動」，彷彿這是什麼新奇的點子。

這正是專案管理範本要填補的空隙。不是策略，也不是思考本身，而是在真正的工作開始之前，那四十分鐘重新輸入你早就知道的結構。

所以這裡是整個範本庫，逐一列出：截至 2026 年 8 月，Quire 範本庫中的每一個範本、各自實際包含的內容，以及適合的工作類型。直接跳到符合你這週工作型態的那一組即可。

什麼是專案管理範本？什麼樣的範本才值得使用？

Quire 的範本庫收錄 20 多個免費專案管理範本，分為五大類：新手入門、專案管理、生產力方法、商業與營運，以及行銷與創意。每個範本都已備妥任務與欄位，讓你直接複製，不必從零開始。範本之所以值得用，是因為寫下來的結構能抓住忙碌的人容易遺漏的步驟。

最常被引用的證據其實來自專案管理領域之外。Haynes 及其團隊在八家醫院導入一份 19 項的手術安全檢查表，並於 2009 年在《新英格蘭醫學期刊》發表研究，結果顯示住院併發症從 11.0% 降到 7.0%，死亡率從 1.5% 降到 0.8%。

同樣的外科醫生，同樣的技術水準，只是更好地記住了那些看似無聊的步驟。

專案範本就是把這個技巧套用在風險低得多的情境裡。它不會讓任何人變得更聰明，但能阻止團隊在第三週才發現，原來沒有人設好審查這個步驟。

決定一個範本值不值得複製的關鍵，在於它是否比你預期的更精簡。好的範本給你骨架，把血肉留給你填；不好的範本則會附帶 60 個預先寫好的任務，其中一半根本不適用，你花在刪除上的時間比自己建立還要久。

如果你想看的是功能導覽而不是範本清單，可以參考Quire 範本如何讓專案啟動變輕鬆。

如果你想看的是這些範本被實際打開、操作的過程，而不是純閱讀文字，下面這場座談會正好示範了三個範本的使用方式，還附上章節連結，方便你直接跳到你想看的部分。

本場座談內容16:16 行銷活動範本操作示範25:15 活動規劃範本操作示範32:28 Agile 與 Scrum 範本操作示範43:51 隱藏亮點：智慧資料夾、文件、圖表、循環任務、Peekaboo、時間追蹤

該怎麼挑選專案管理範本？

在列出清單之前，先講捷徑。依工作型態挑選，而不是依團隊規模，幾乎所有情況都可以歸納成三種型態。

如果工作有明確的開始與結束，你要的是專案範本；如果它以週期反覆出現，你要的是規劃器；如果每個項目都要等決策才能推進，你要的是流程管道。

當兩個範本看起來一樣合適時，選比較小的那個：之後再加結構只需要花幾分鐘，但要從團隊已經在使用的東西裡刪除結構，卻需要一場溝通。

在你開始複製之前，有件事值得先講清楚：範本不是方法論。採用敏捷專案範本不會讓一個團隊變敏捷，採用 OKR 範本也不會修好沒人相信的目標。範本給你的是鷹架，習慣仍然要靠自己養成。

頭兩週該從哪些範本開始？

剛接觸 Quire？先別管其他範本庫的內容。以下這四個涵蓋了團隊初期大部分的需求。

1. 專案啟動。 一份沒有任何設置負擔的樸素專案計畫：幾個階段、少數幾個任務，其餘留給你自己填。這是範本庫裡最精簡的一個範本，而這正是重點所在，因為它最容易依你的實際工作彎折成任何形狀。如果你真的拿不定主意，就選這個；如果你上一個工具逼你填完十四個欄位才能寫下一個任務，更該選這個。

2. 每週規劃。 一個畫面看完你這一週，以天數為結構，底下放著你的各項承諾。適合以節奏方式出現的工作，而不是以專案方式出現：值班輪替、內容週、研究週期。也悄悄解決了那些待辦清單和實際日期完全脫節的人的困擾。

3. 會議議程與行動項目。 一份能產出有負責人的後續事項、而不是在通話結束那一刻就蒸發的議程。每個議程項目都能記錄做出的決議與由此產生的任務，以巢狀子任務的形式附上真正的負責人。如果團隊常抱怨「我們在會議上好像有講定什麼吧？」，比起從專案範本開始，更該從這裡開始。

4. 團隊任務管理。 團隊每天共用的工作，指派清楚、彼此可見，而不必假裝這是個有截止日期的專案。這適合真正需要回答「這週誰在做什麼」的團隊，而這和「什麼時候交付」其實是完全不同的問題。如果你想同時掌握這週和整體工作量，可以搭配每週規劃一起使用。

如果想把你自己完成的專案變成可重複使用的起點，可以參考如何在 Quire 建立專案與任務範本。

哪些專案管理範本適合有截止日期的工作？

適用於有起點、有終點，且通常有人在意的日期的工作。

5. 敏捷專案。 已經排好待辦清單、故事和審查步驟的衝刺結構，讓團隊不必先為看板的架構爭論一番，就能開始第一個衝刺。

你得到的是衝刺工作流程與其階層結構，從第一次規劃會議就能直接運作。如果想看更詳細的衝刺設置過程，可以參考敏捷看板的逐步建置教學。

6. 工作分解結構。 把一個大型專案拆成編號的層級：先是各個領域，再是每個領域內的組成部分，最底下是工作包，大小剛好讓一個人負責。這個範本最直接展現了巢狀任務的優勢，因為 WBS 本質上就是一棵樹，而 Quire 讓它保持樹狀，不會被壓平成清單。範例是一項建築內裝工程，編號從 1.1.1 一路到 3.2.5。

7. 議題日誌。 一份平面清單，列出團隊目前所有待處理的事項，依優先級排序，而不是歸入各個階段。沒有區段、沒有巢狀，只有三種狀態：需要展開才看得到的清單，就是沒人會讀的清單。每個項目都有優先級、一位個人負責人（而非一個團隊），以及標示工作類型的標籤，因此依負責人分組的看板能顯示誰承擔了什麼。

8. 施工排程。 從許可證到檢驗再到交接的建造階段，附帶讓施工不容出錯的依賴關係。即使你永遠不會去灌漿，也值得打開來看看：這是範本庫裡最詳盡的一個範本，很能展現一個專案在失去可讀性之前，巢狀結構到底能有多深。

9. 資源管理。 一個共用產能的請求佇列：工作從公司的某個角落進來，由某人負責，你能看到誰承擔了什麼，以及是哪個部門提出的需求。Requestor 是提出需求的人，而不是執行的人，把請求從 Requested 移到 Approved，就是有人承諾投入產能的那一刻。%Progress 欄位搭配色帶，再加上獨立的 Current Status，讓審查保持誠實。

10. 產品路線圖。 從構想到上線追蹤功能，依發布版本分組，而不是全部丟進同一個待辦清單。適合需要回答「接下來要做什麼、大概什麼時候」的團隊，不必另外維護一份會在兩週內就和任務脫節的路線圖投影片。

11. 每日站立會議。 一場 15 分鐘的站立會議，可以現場進行也可以非同步進行，每個人都有自己的欄位，卡點會被記錄下來，而不是提一下就被遺忘。對跨時區團隊而言，非同步這部分的重要性遠超乎聽起來的樣子，因為會議正是那個悄悄失效的環節。站立會議指南完整說明了如何妥善地非同步進行。

12. 衝刺回顧。 一場帶有投票議程、六種狀態的回顧會議，行動項目都有負責人和日期，不會消失在筆記裡。子清單才是重點所在，因為它們能追蹤上一個衝刺的行動項目在這次回顧開始前是否真的完成了。投票機制與延續子清單的運作方式，完整記錄在這裡。

13. 風險登記表。 風險以 5x5 矩陣評分，各有一位負責人，緩解措施以子任務形式追蹤，而不是一欄好意而已。固定的審查週期，讓登記表不會變成一份只在規劃階段寫過一次、之後再也沒被打開的文件。風險登記表指南說明了 5x5 評分機制是如何搭建起來的。

14. RAID 日誌。 把風險、假設、議題和依賴關係整理在同一份日誌中，依影響力排序，而且刻意把四者分開。多數團隊會把風險和議題混為一談，而這正是日誌要嚴格區分的地方：風險是可能發生，議題則是已經發生。RAID 日誌指南說明了如何保持這四個類別的分際。

15. 專案章程。 六個章節，讓專案在任何人動工前先獲得核准，依賴關係以時間軸檢視模式呈現，成本與工作量則以欄位表示。內建的核准機制負責把關簽核，讓章程成為一道關卡，而不是一份流轉一圈就悄悄過期的文件。簽核關卡的設置方式，在章程指南中有完整說明。

16. 溝通計畫。 六個階段，加上一個以表格檢視模式呈現受眾、管道與頻率的矩陣，讓「誰該知道什麼」一次決定好，不必每次更新都重新爭論。核准會在發送之前完成。當一個專案的關係人多到負責人記不住時，就該用上它。溝通計畫指南一欄一欄地示範了如何建立受眾矩陣。

17. 產品待辦清單。 五個分類，從收件、細化到準備開發，錯誤和技術債各自分開，還有一個冰庫用來存放那些沒人想刪、卻也沒人在做的點子。冰庫這個設計很誠實，因為多數待辦清單之所以會變成一長串，只是因為沒有一個社交上說得過去的地方能放「也許」。

其中三個範本有完整專文：什麼是工作分解結構，以及如何建立一個、一份能撐過真實團隊考驗的站立會議範本，以及如何用風險登記表刻意為你的專案操心。

產品路線圖範本也有完整介紹，從一個時間範圍接著一個時間範圍逐步說明，詳見分五個階段進行產品路線圖規劃，其中還包含它附帶的七項上線檢查清單。

衝刺回顧範本也一樣：真正能改變下一個衝刺的衝刺回顧說明了它的延續子清單究竟有什麼用途。

哪些範本能替你執行一套生產力方法？

現成的個人系統，讓你直接執行方法，不必花一整個週末自己組裝。每週規劃也歸在這一類。

18. 搞定一切（GTD）。 完整的收集、釐清、整理、反思循環，收件匣的設計就是要被清空，下一步行動清單則要保持簡短。GTD 的成敗在於每週回顧，因此這個範本把它設定成一項循環任務，而不只是一個你讀過一次的好點子。GTD 指南示範了如何建立收件匣與回顧週期。

19. 艾森豪矩陣。 四個象限依緊急與重要程度分類工作，重點與其說是那張表格，不如說是承認第一象限有多少其實是自找的。當待辦清單失控時，可以拿來做一次性分流；如果你能誠實地讓「重要但不緊急」這一欄真正獲得時間，它也能變成一個好習慣。

20. 時間區塊法。 一天的每個小時都被分派了任務，讓行事曆反映的是意圖，而不是誰先訂走了你的時間。最適合搭配行事曆檢視模式，區塊能對照真實的行程一目瞭然。先提醒一句，這個範本最有可能揭露你其實在八小時的一天裡排了將近九小時的工作。

21. OKR。 目標底下附有關鍵結果，結構設計讓結果可衡量、目標也不會悄悄膨脹。巢狀結構在這裡幫了大忙：關鍵結果以子任務形式放在目標之下，服務於它們的工作再巢狀在下面，讓你能看清是否真的有什麼在推動數字。OKR 指南說明了進度是如何從底層工作往上匯總的。

深入探討其中兩個範本：一份團隊不會在第二季悄悄放棄的 OKR 範本，以及給每天都覺得事事緊急的人的艾森豪矩陣。

哪些範本涵蓋商業與營運？

管道、金錢、核准與指標。這些是驅動業務運作、而非驅動專案的工作。

22. 客戶關係管道。 一條兼具客戶資料庫功能的銷售管道。清單分頁把每位聯絡人記錄為一個任務，卡片上有公司、電子郵件、電話、來源和潛在客戶熱度。管道子清單則以看板呈現同一批紀錄，每個階段一欄，把卡片拖過去就會改變該筆紀錄的狀態，所以兩種檢視永遠不會脫節。管道指南說明了如何為各階段命名。

23. 預算分配。 依類別規劃並追蹤支出，數字就緊貼在它支付的工作旁邊。這裡的重點工作靠自訂欄位完成，同時保留計畫與實際數字，讓差異一目瞭然，不需要匯出到最後反而變成真正資料來源的試算表。

24. 採購核准。 把採購申請標準化，依序附上所需的簽核，讓沒人需要再去記各金額該由誰核准。這個範本的重點是減少溝通，而不是增加流程：規則只需要編進範本一次，就不再是部門內部才知道的默契。

25. KPI 績效追蹤。 這是一份交付成績單，而不是指標儀表板：每個任務依是否在到期日期之前完成來計分（提前完成加 1 分、逾期減 1 分、仍未完成且已逾期減 2 分），再依人員加總分數。沒有到期日期的任務不計分，所以要特別留意。KPI Performance 文件中的圖表會即時讀取總分，可依人員、標籤和狀態查看。

26. 費用追蹤。 一個月的支出依類別分組，每個類別都有預算，並以匯總顯示已使用多少。每筆費用是一個任務，附有支出金額、日期和付款方式。每個類別列都帶有每月預算、總支出，以及用前者除後者的概覽：0.94 代表已使用 94%。範例是一位租屋者的一個月，從房租到 Netflix。概覽請每週看，而不是每月看。

27. 30-60-90 天計畫。 把新進員工的前三個月拆成三個階段，以表格檢視模式追蹤，並在第 7、30、60、90 天設有審查關卡。第 7 天的關卡是多數新人培訓計畫最容易省略的一環，卻也是最能在成本還很低時就抓出不良開端的一環。30-60-90 天指南說明了每個階段該包含哪些內容。

28. 策略路線圖。 目標放在最上層，底下是各項倡議，以時間軸呈現，附有專案里程碑與負責人。這是產品路線圖在公司層級的對應版本：形狀相同，高度不同，適合用來回答企業今年整體要做什麼，而不是下一個版本要交付什麼。在時間軸上設置季度關卡的方式，路線圖指南中有說明。

核准流程有專門的詳細介紹，收錄在採購範本指南中。

哪些範本適合行銷與創意類的截止日期？

活動與內容相關的工作，日期通常來自外部，沒有商量餘地。

29. 社群媒體規劃。 跨管道規劃、排程並發布內容，每則貼文都以子任務形式附有自己的文案、素材和核准流程。它解決了真正拖垮社群排程表的問題：一則貼文其實是五個相互依賴的小工作，而多數工具只看得見發布日期。

這個範本背後的製作工作流程有專文介紹：社群媒體工作流程，每則貼文背後的五項工作把文案、素材和核准的截止日期，排在每個發布日期旁邊的行事曆上。

30. 產品上線檢查清單。 一份把單一新功能推向市場的檢查清單：與產品團隊的簡報、跨所有管道的宣傳，以及事後的成果。宣傳為每個管道（電子郵件、部落格、新聞稿、付費廣告、社群）各設一個父任務，狀態依序為 To-do、In progress、Validated、Scheduled、Completed，擱置的項目則標為 Postponed。設定實際的上線日期再往回推算：宣傳排在它之前，活動成效分析則在它之後。

31. 設計流程。 設計需求依序經過收件、製作、審查與核准，讓「可以幫我快速調一下這個嗎」不再以私訊形式出現、然後就消失無蹤。階段結構就是價值所在：它讓待辦佇列變得可見，優先順序因此成為有人做出的決定，而不是誰最近開口誰優先。

這個範本所執行的工作流程，從一項需求需要的六個答案，到輪次計數器和唯一的核准者，都在設計核准流程指南中有完整說明。

32. 行銷活動。 一個活動涵蓋所有涉及的管道，分成六個階段：策略與簡報、內容製作、審查與核准、上線週、進行中優化，以及最後的成效回顧。

最後這個階段是活動延遲時第一個被砍掉的項目，這也是為什麼它在這裡被設計成一個獨立階段，而不是某人該記得去做的任務。完整說明請見如何發起行銷活動，其中附上七項上線當天的檢查清單。

33. 團隊腦力激盪。 圍繞一個焦點問題在看板上收集點子，再依主題分組、排優先順序並指派負責人。這個範本真正的作用，是把兩個階段區分開來：先產生想法而不評判，再評判而不產生新想法。把兩者混在一起，正是多數腦力激盪只產生一長串清單、卻沒有任何決定的原因。想法收集完之後如何分組與投票，腦力激盪指南有完整說明。

把範本複製到 Quire 之後會發生什麼事？

複製不到一分鐘就能完成，而且是在專案層級一次完成，不必逐一複製任務。打開範本，點擊標題旁的下拉選單，開啟更多，然後選擇複製。

為你的副本命名，選擇它應該存放的組織，然後點擊「建立」。

整個結構都會一併帶過來，這比聽起來的還重要：一個範本的價值多半就在於它的階層結構，如果複製時把所有東西壓平成一份清單，你想要的部分就白白丟掉了。

副本任你自由改造，原始範本則保持乾淨，供下一個專案使用。

接下來這部分，決定了這個範本用不用得起來。先刪除。在新增任何自己的任務之前，先檢視進來的內容並刪掉不適用的部分。

範本是為一般情況而寫的，所以第一次誠實的編輯永遠是做減法。如果你發現自己幾乎全部刪光了，那也是有用的資訊，而不是失敗：範本選錯了，換一個更精簡的試試看。

之後要調整，而不是重建。把你自己的子任務巢狀放進範本原有的階段底下，讓你的具體內容存在於一個已經站得住的結構裡。

如果工作需要範本沒猜到的維度，例如客戶名稱或核准狀態，就加入一兩個自訂欄位，但別加到六個。在你真正會依此回報的階段邊界上設定專案里程碑。

接著依你要回答的問題挑選檢視模式：看板用來看這週在動的事、清單用來看完整的樹狀結構、時間軸用來確認日期是否還站得住腳、行事曆則用在人員可用時間才是真正限制的時候。四種檢視模式底下都是同一批任務。

想在十分鐘內感受一下差異？開一個免費專案，把「專案啟動」複製進去，刪掉其中不符合你工作的三分之一，再把你自己的子任務巢狀加進剩下的部分。你會在平常還沒把欄位命名完之前，就已經有一份可用的計畫。

關於整個範本庫，有一點值得誠實說明。這些是精選過的範本，而不是一個有數千個選項的市集，這是刻意的取捨：可瀏覽的少了，但也不必花時間評估。如果你的團隊需要的是非常特定、小眾的看板，你很可能還是得從「專案啟動」開始自己建立，而不是找到現成的。

如果你需要的只是一份扎實的計畫，而不是一整個範本庫，可以從一份不會在第二週就散架的專案計畫範本開始。還在挑選工具本身？先比較看看最好的任務管理軟體與任務追蹤工具。

重點整理

以上每一個專案管理範本存在的目的，都是要消除專案開始時那段空白畫面的一小時，而不是規定你該怎麼工作。

依工作型態挑選：有截止日期的有限期工作用專案範本，重複週期用規劃器，每個項目都要等決策才能推進的分階段工作用管道。

當兩個範本看起來一樣好時，選比較精簡的那個，因為結構在人們已經在裡面工作之後，加起來便宜、拆起來昂貴。

真正的考驗在第一週，而且是一道減法題。一個你修剪過、讓它貼合實際需求的範本，才算真正發揮作用。一個你出於客套整個保留下來的範本，最後會變成一份沒人做得完的清單，還會悄悄讓團隊覺得專案計畫只是裝飾品。複製它、刪減它，再把你自己的工作巢狀放進留下來的部分。

想在下一個專案省下設置的功夫嗎？ 免費在 quire.io/signup 開始使用，複製「專案啟動」，刪出一份真正合用的計畫。

常見問題

什麼是專案管理範本？

預先建好的專案結構，包含特定工作類型所需的任務、階段和欄位，讓你複製使用而不必從空白畫面開始。Quire 提供超過 20 個範本，依用途分組。重點是省下設置的功夫，而不是被規定該怎麼工作。

Quire 有多少個範本？

超過 20 個現成範本，分成五大類：新手入門、專案管理、生產力方法、商業與營運，以及行銷與創意。從精簡的「專案啟動」到完整的「施工排程」都有，而且範本庫持續在增加。

Quire 範本要怎麼使用？

打開範本，點擊標題旁的下拉選單，接著「更多」、再「複製」。為你的副本命名，選擇它應該存放的組織，然後點擊「建立」。整個過程不到一分鐘，巢狀結構會一併帶過來，原始範本則保持不變。

應該從哪個專案管理範本開始？

依工作型態挑選，而不是依團隊規模。有明確開始和結束：專案啟動或工作分解結構。每週重複：每週規劃或團隊任務管理。經過多個階段：設計流程或客戶關係管道。拿不定主意時，選比較小的那個。

專案管理範本值得用嗎，還是該自己建立？

每次都相同的工作部分用範本，真正屬於你獨有的部分則自己建立。任何範本都承載著別人的假設，所以真正的檢驗方式，是看你在第一週刪掉了什麼。如果刪掉了大部分內容，代表這個範本並不適合你。

範本真的能幫助團隊在工作上更有生產力嗎？

它們能消除每個專案開始時的空白畫面稅。當第一個小時能花在真正的工作上，而不是重建別人已經設計好的結構時，團隊的生產力就會提升。在 Quire 中，複製的範本會保留巢狀子任務和欄位，讓你調整一個真實的計畫，而不是在壓力下臨時發明一個。