RAID Günlüğü Şablonu Permalink

Bu şablonu Quire’da bir RAID günlüğü yürütmek için kullanın: riskleri, varsayımları, sorunları ve bağımlılıkları tek bir yerde tutun, Tablo görünümünde etkiye göre sıralayın ve gerçekten kalemleri kapatan haftalık bir inceleme yapın.

RAID Günlüğü projesini ziyaret edip çalışma alanınıza çoğaltabilirsiniz; böylece her şeyi sıfırdan oluşturmanıza gerek kalmaz.

Daha fazla kullanıma hazır şablon keşfederek iş akışınızı hızlandırabilirsiniz.

RAID Günlüklerini Anlama

RAID; Riskler, Varsayımlar, Sorunlar ve Bağımlılıklar anlamına gelir. RAID günlüğü, dördünün tamamının süregelen kaydıdır: neyin yanlış gidebileceği, doğrulamadan üzerine bahse girilenlerin, neyin çoktan yanlış gittiğinin ve ekip dışındaki kişilerden nelere ihtiyaç duyulduğunun kaydı.

Çoğu ekip bunların bir kısmını bir yerlerde takip eder. Dördünü birden tek bir yerde tutan ekip sayısı çok azdır; değer ise tam da orada yatmaktadır. Eksik bir bütçe kodu küçük bir idari sorun gibi görünür; ta ki bunun yüzünden tedarikçinin kimlik bilgilerini serbest bırakmadığını, bu yüzden de lansman haftası anlaşmasının hâlâ imzalanmadığını fark edene kadar. Tek bir kök neden, üç ayrı liste ve bunları hiç kimse birbirine bağlamıyor.

Günlük beş bölüm olarak düzenlenmiştir; en üste sabitlenmiş bir kilometre taşı ile birlikte, böylece altındaki her tarih o önemli son tarihe göre okunur.

Dört bölüm kategorileri barındırır. Beşinci bölüm olan RAID yönetimi, inceleme takvimini tutar; bu takvim günlüğün ikinci aydan sonra da ayakta kalıp kalmayacağını belirleyen kısımdır. Yirmi bir doldurulmuş örnek giriş önceden eklenmiştir; böylece kendi girişlerinizle değiştirmeden önce iyi bir yazımın şeklini okuyabilirsiniz.

RAID Günlüğü mü, Risk Kaydı mı

Quire her ikisini de sunar ve bunlar farklı sorulara yanıt verir. Risk kaydı tek bir kategori için derin bir araçtır: 5x5 matris, sayısal risk puanları, beş resmi yanıt stratejisi ve tamamı yalnızca riske odaklanmış bir yönetim takvimi. RAID günlüğü ise dört kategori için daha yüzeysel bir araçtır; riski yalnızca olasılık ve etkiyle puanlar, ancak bir kaydın yer bulamadığı varsayımları ve bağımlılıkları da kapsar.

Projeyi rayından çıkarabilecek her şey için tek bir yer istediğinizde günlüğü tercih edin. Risk yönetimi işin tamamıysa ve puanlamanın savunulabilir olması gerekiyorsa kaydı tercih edin. Her ikisini birden kullanmak yaygındır: günlük çalışma kaydı, kayıt ise resmi belge olarak.

Şablon, kurulum, kategori kuralları ve kaçınılmaya değer başarısızlık modlarını kapsayan bir belge ile birlikte gelir.

İkinci bir belge ise haftalık inceleme gündemini tutar; böylece toplantıyı yürüten kişi sabahtan sırayı kendisi uydurmak zorunda kalmaz.

Dört Kategoriyi Birbirinden Ayırt Etme

Kategoriler sürekli birbiriyle karıştırılır ve bir şeyin nereye ait olduğuna dair tartışma bir incelemenin ilk on dakikasını harcamanın iyi bir yoludur. Dört test neredeyse tamamını çözer.

Geri kalanı üç kural çözer.

1. Gerçekleşen bir risk artık risk değildir. Onu Sorunlar bölümüne taşıyın ve riski, nereye gittiğini belirten bir notla kapatın; her iki yerde de açık bırakmak yerine.
2. Yanlış çıkan bir varsayım yalnızca hatalı değildir; bir sonucu da vardır. Varsayımı kapatın ve bu sonucu risk veya sorun olarak kaydedin.
3. Takibini bıraktığınız bir bağımlılık bir risktir. Aylık temizlikte yeniden puanlayın.

Şablondaki A-01 örnek girişi, ikinci kuralın ürettiği sorunla bağlantılı olarak işlenmiş örneğidir.

Günlüğü Tablo Görünümünde Okuma

Tablo görünümü yalnızca Professional, Premium, Enterprise planlarında kullanılabilir. Daha fazla bilgiye fiyatlandırma sayfamızdan ulaşabilirsiniz.

Tablo görünümü RAID günlüğünün ta kendisidir. Her özel alanı girişin yanına koyar ve Etkiye göre sıralamak listenin üstünü toplantı gündemine dönüştürür.

Yedi alan günlüğü taşır.

Oluşturulma Tarihi ve Son İnceleme yalnızca evrak işleri gibi görünür. Mart’ta oluşturulan, Nisan’da incelenen ve Eylül’de hâlâ açık olan bir giriş yönetilmiyordur; bunu ancak bu iki tarih gün yüzüne çıkarır, biri tesadüfen fark etmediği sürece başka hiçbir şey göstermez.

Not: Bir sorun üzerinde Olasılık alanını doldurduğunuzu fark ederseniz bu büyük olasılıkla yeniden sınıflandırılmamış bir risktir. Sorunlar zaten yaşandığından olasılıkları yüzde yüzdür.

Sekiz etiket dört kategorinin tamamında kesişir: Bütçe, Ajanda, Teknik, Kapsam, Müşteri, Tedarikçi, İnsan ve Uyumluluk. Bu etiketler, Tür’den farklı bir soruya yanıt verir: girişin nereden geldiği değil, ne tür bir şey olduğu.

Tutmaya Değer Bir Giriş Yazma

Yararlı bir RAID günlüğü ile uyumluluk belgesi arasındaki fark neredeyse tamamen girişlerin nasıl yazıldığına bağlıdır. Şablondaki her örnek giriş aynı dört parçalı biçimi izler.

Açıklama bir eğer X, ise Y ifadesiyle başlar, ardından gerçekleştiğinde etkiyi birisinin önemsediği birimlerle belirtir, sonra yanıtı adlandırır, ardından izlenecek tetikleyiciyi verir. Azaltma çalışmaları alt görevler olarak girişe bağlanır; böylece plan ve kayıt aynı yerde kalır.

Farkı yaratan beş kural.

• Riskleri neden ve sonuç olarak yazın. “Tedarikçi gecikmesi” bir kaygıdır. “Tedarikçi 6 Ağustos’u kaçırırsa kimlik doğrulama testi üretim kimlik bilgileri olmadan başlar ve test iki hafta kayar” ise bir ekibin harekete geçebileceği bir ifadedir.
• Her riske bir tetikleyici verin. Riskin varsayımsal olmaktan çıktığı gözlemlenebilir nokta. Tetikleyici olmadan yürütme geç ve sezgisel olarak gerçekleşir.
• Yanıtı adlandırın. Kaçın, azalt, aktar veya kabul et. “İzle” bir yanıt değildir; “henüz karar vermedik” demektir.
• Etkiyi birisinin önemsediği birimlerle yazın. Haftalar, para, müşteriler, itibar. “Yüksek etki” bir sponsora hiçbir şey söylemez.
• Her şeye bir tarih koyun. Bitiş tarihi olmayan bir giriş hiçbir zaman üzerinde çalışılmayacaktır.

Her girişe tek bir sorumlu kişi atayın. Bir ekip hiçbir şeyin peşinden gitmez; çünkü içindeki hiç kimse bu işin özellikle kendisine ait olduğuna inanmaz.

Tahta Görünümünde Akışı Takip Etme

Duruma göre gruplandırılmış tahta görünümü, envanterden çok hareketi gösterir; bu daha farklı ve daha dürüst bir tablodur.

Altı durum günlüğü yönetir.

Yanıt bekleniyor durumu hakkını kazandıran kısımdır. Olmadan Devam ediyor hem “üzerinde çalışıyorum” hem de “dokuz gün önce e-posta attım” anlamlarını taşımak zorunda kalır; oysa bu ikisi tamamen farklı bir takip gerektirir.

İpucu: Yükseltildi sütununu bir kez okumak yerine birkaç hafta boyunca izleyin. Dolduğu hız boşaldığından hızlıysa, bu herhangi bir durum raporundan daha güvenilir bir sağlık sinyalidir.

Alt Listelerle Kesişen Görünümler Oluşturma

Free Subscription planında her proje için iki alt liste oluşturabilirsiniz; bu şablon ise 4 tanesiyle gelir. Çoğalttıktan sonra ekibinizin en çok açtığı ikisini koruyun ya da dördünü birden kullanmak için abonelik planınızı yükseltin. Daha fazla bilgiye fiyatlandırma sayfamızdan ulaşabilirsiniz.

Bölümler “bu ne tür bir şey” sorusunu yanıtlar. Dört alt liste ise dört kategorinin tamamında aynı anda kesişen soruları yanıtlar; tek bir günlük tutmanın dört ayrı günlük yerine kazandırmaya başladığı yer burasıdır.

• Şimdi yükselt, kategorisinden bağımsız olarak hâlâ açık olan her Kritik etkili girişi kapsar. Bu, yönetim kurulu paketidir. Altı öğeyi geçerse proje yönetilmek yerine izleniyor demektir.
• Başkasını bekleyenler, bir sonraki adımı sizin olmayan her şeydir. Her durum görüşmesinden önce açın ve üst üçünün peşinden gidin.
• Doğrulanmamış varsayımlar, kimsenin iş işten geçene kadar okumadığı listedir. Üç ayda bir yüksek sesle okuyun.
• Tedarikçi zinciri, bir filtreden çok işlenmiş bir örnektir.

Bu sonuncusunu ilk açmaya değer; çünkü tek bir günlüğün tüm argümanını dört girişte gösteriyor.

Açılmamış bir satın alma siparişi bir sorundur. Finansın siparişi onaylamasını engeller; bu bir bağımlılıktır. Tedarikçinin üretim kimlik bilgilerini teslim etmesini engeller; bu da başka bir bağımlılıktır. Ve hâlâ imzalanmamış lansman haftası anlaşmasının nedeni budur; bu da risk olarak kaydedilir. Üç kategori, tek bir kök neden; yalnızca aynı günlükte yaşadıkları için görünür. Girişler gerçek görev bağımlılıkları ile birbirine bağlıdır; dolayısıyla zincir tanımlanmak yerine uygulanır.

Günlüğü Dürüst Tutma

İncelemesiz bir günlük bir süreç değil, bir belgedir. Yönetim bölümü, birinin hatırlamasına bağlı kalmak yerine ritmin ajandaya düşmesi için dört yinelenen görev tutar.

Çoğu ölü RAID günlüğünü üç başarısızlık modu açıklar; bunları adlandırmaya değer çünkü sessiz sedasız gelirler.

1. Mezarlığa dönüşür. Elli açık kalem, büyük çoğunluğu eski; insanlar açmayı bırakır. İki aydır kimsenin dokunmadığı bir kalem ya gerçek değildir ya da sahipsizdir.
2. Her şey yüksek etkili. Günlüğün tamamı kırmızıysa artık hiçbir şeyi sıralamıyor demektir. Yirmiden dördü Kritik makul bir projedir. On dördü ise kimsenin düşünmediği bir projedir.
3. Yalnızca yönetim kurulu toplantısından önce güncellenir. Bu noktada bir yönetim aracından raporlama aracına dönüşmüştür.

Üçünün de aynı gösterişsiz çözümü vardır: kısa bir haftalık inceleme ve kalemleri kararlı biçimde kapatmak.

Riskleri nasıl puanlayacağınızı ve bir kaydı nasıl canlı tutacağınızı blogumuzdan okuyun.

Sıkça Sorulan Sorular

RAID günlüğü nedir?

RAID günlüğü; neyin yanlış gidebileceğinin, doğrulamadan üzerine bahse girilenlerin, neyin çoktan yanlış gittiğinin ve ekip dışındaki kişilerden nelere ihtiyaç duyulduğunun tek bir süregelen kaydıdır. Dördünü birden tek bir yerde tutmak, ayrı görünen sorunların ortak bir kök nedeni paylaştığını görmenizi sağlar.

RAID ne anlama gelir?

Riskler, Varsayımlar, Sorunlar ve Bağımlılıklar. Bazen Riskler, Eylemler, Sorunlar ve Kararlar olarak da genişletildiği görülür; bu, program çalışmalarında daha yaygındır. Quire şablonu birinci versiyonu kullanır; çünkü varsayımlar ve bağımlılıklar, ekiplerin başka hiçbir yerde takip etme olasılığının en düşük olduğu iki kategoridir.

Risk ile sorun arasındaki fark nedir?

Zaman ve kesinlik. Risk gelecekte ve belirsizdir; “eğer X olursa, Y olur” şeklinde yazılır. Sorun ise şimdide ve kesindir; çünkü zaten yaşanmıştır. Bir risk gerçekleştiğinde artık risk olmaktan çıkar; onu Sorunlar bölümüne taşıyın ve riski nereye gittiğini belirten bir notla kapatın.

RAID günlüğü ile risk kaydı arasındaki fark nedir?

Risk kaydı, 5x5 matris ve resmi yanıt stratejileriyle tek bir kategori için derin bir araçtır. RAID günlüğü ise dört kategori için daha yüzeysel bir araçtır ve bir kaydın yer bulamadığı varsayımları ve bağımlılıkları da kapsar. Pek çok ekip her ikisini birden kullanır.

RAID günlüğünün sahibi kim olmalıdır?

Proje yöneticisi günlüğün kendisine sahiptir; yani inceleme takvimine, eski kalemlerin kapatılmasına ve yükseltilen durumların yönetimine. Her bireysel giriş, hiçbir zaman bir ekip değil, adı belirli tek bir kişiyi gerektirir; çünkü bir ekip hiçbir şeyin peşinden gitmez.

RAID günlüğü ne sıklıkla gözden geçirilmelidir?

Tüm günlük için haftalık, etkiye göre sıralanmış yaklaşık 30 dakika. Eski kalemleri kapatmak ve açık riskleri yeniden puanlamak için aylık. Varsayımları yeniden doğrulamak için üç ayda bir. Şablon üçünü de yinelenen görevler olarak tutar; böylece ajandaya kendiliğinden düşerler.

Bir RAID günlüğü girişi ne içermelidir?

R-01 gibi kararlı bir kimlik numarası, kategori, bir etki derecesi, adı belirli tek bir sorumlu, bir bitiş tarihi ve yazılı bir yanıt. Riskler ayrıca bir olasılık ve bir tetikleyici gerektirir; tetikleyici, riskin varsayımsal olmaktan çıktığı ve birisinin harekete geçmesi gereken gözlemlenebilir noktadır.

RAID günlükleri neden işe yaramaz hale gelir?

Üç başarısızlık modu: günlük eski kalemlerin mezarlığına dönüşür, her şey yüksek etkili olarak işaretlenir ve hiçbir şey sıralanmaz ya da yalnızca yönetim kurulu toplantısından önce güncellenir. Üçünün de çözümü kısa bir haftalık inceleme ve kalemleri kararlı biçimde kapatmaktır.

Quire’da hazır bir RAID günlüğü şablonu var mı?

Evet. RAID Günlüğü projesini ziyaret edip çalışma alanınıza çoğaltarak dört kategori bölümü ve yönetim, yedi özel alan, altı durum, sekiz etiket, dört kesişen alt liste ve yirmi bir doldurulmuş örnek girişi hemen kullanıma hazır biçimde elde edin.