İletişim Planı Şablonu Permalink

Bu şablonu, projeniz hakkında kimin ne duyacağına, hangi kanal üzerinden ve ne sıklıkla duyacağına karar vermek için kullanın. Proje Tablo görünümünde açılır; her satır, hedef kitlesi, kanalı, sıklığı ve sorumlusuyla yan yana sıralanmış tek bir iletişimdir.

İletişim Planı projesini ziyaret edebilir ve çalışma alanınıza çoğaltabilirsiniz; böylece her şeyi sıfırdan oluşturmanıza gerek kalmaz.

Ayrıca iş akışınızı hızlandırmak için daha fazla kullanıma hazır şablonu keşfedebilirsiniz.

İletişim Planlarını Anlayın

Çoğu proje işin kendisinde sekteye uğramaz. Birinin çok geç haberdar olması yüzünden sekteye uğrar. İletişim planı; kimin ne duyacağına, hangi kanal üzerinden ve ne sıklıkla duyacağına önceden karar veren Belgedir.

Bir Plan Neyi Yanıtlar

Altı şey; ve son şey planların genellikle zayıfladığı yerdir.

1. Hedefler: ölçebileceğiniz bir şey olarak ifade edilmeli. “Herkesi bilgilendirmek” bir hedef değil, bir duygudur.
2. Hedef kitleler: işten etkilenen kişiler ile etkileyen veya Onaylayan kişiler olarak ikiye ayrılmalı.
3. Anahtar Mesajlar: aynı gerçeği farklı vurguyla aktaran hedef kitleye özel sürümlerle birlikte tek bir temel Mesaj.
4. Kanallar: kendi alışkanlıklarınıza değil, hedef kitleye uygun seçilmeli.
5. Sıklık: gerçek bir Tekrar Sayısı olarak yazılmalı. “Her iki haftada bir Perşembe” bir Tekrar Sayısıdır. “Düzenli olarak” değildir.
6. Bir sorumlu: her tek iletişim için.

Bir yükseltme yolu da buraya aittir: önem düzeyleri, kimin bilgilendirileceği ve ne kadar sürede.

Plan, Strateji mi, Şart mı

Üç Belge birbirine yakın durur; ancak yalnızca biri bir Ajanda belirler.

Küçük bir projenin yalnızca plana ihtiyacı vardır; çünkü stratejisi tek cümleye sığar. Üçünden yalnızca birini yazabilecekseniz planı yazın; çünkü içinde tarihler ve adlar olan tek odur.

Planların Nerede Çöktüğü

Beş başarısızlık; ve bunlar birbirini pekiştirir.

• Herkes her güncellemeye eklenir. Gelen içeriğin yarısı kendilerini ilgilendirmediğinde insanlar okumayı bırakır. Mesajı değil, hedef kitle listesini kısaltın
• Planın sorumlusu yoktur. Ekibe ait bir Plan kimsenin Planı değildir
• Toplantılar yazmayı Değiştirir. Aynı durum üç görüşmede yüksek sesle tekrarlanıyorsa bir kez yazın ve ikisini iptal edin
• Kötü haberler bir sonraki planlı güncellemeyi bekler. O noktada biri zaten daha kötü bir versiyonunu duymuştur
• Kimse çalışıp çalışmadığını kontrol etmez. Yüzde on beşlik açılma oranı nadiren ilgisizliktir. Genellikle kanalın yanlış olduğu anlamına gelir

Planı Altı Aşamada Oluşturun

Şablon altı bölüm kullanır; her bölüm bir aşamaya karşılık gelir ve toplam 41 Görev barındırır. Sıra önemlidir; çünkü her aşama bir öncekine bağlıdır.

1. Aşama en dikkat edilmesi gereken aşamadır. Bir planı kurmak tatmin edici ve sınırlıdır; onu yürütmek ise ne tatmin edicidir ne de sınırlı. Çoğu plan yazmada değil, burada ölür.

Aşamalar boyunca altı etiket kesişir. Dahili ve Harici inceleme titizliğini böler, Yinelenen her Ajandadaki öğeyi işaretler, Yönetici Görünürlüğü liderliğin gördüklerini bayraklar, İmza Gerekli onay gerektirecekleri işaretler ve Kriz Hazır ihtiyaç duyulmadan önce yazılan Mesajları işaretler.

İletişim Matrisi

Tablo görünümü yalnızca Professional, Premium, Enterprise planlarında kullanılabilir. Daha fazla bilgiye fiyatlandırma sayfamızdan ulaşabilirsiniz.

Dört özel alan, Tablo görünümünü kim / ne / ne zaman / nerede ızgarasına; her satır bir iletişim olacak şekilde dönüştürür.

• Hedef Kitle aynı anda birden fazla değere izin verir; çünkü bir duyuru çoğunlukla birden fazla grubu kapsar: Yönetici Sponsorlar, Temel Proje Ekibi, İşlevler Arası Ortaklar, Tüm Çalışanlar, Müşteriler, Harici Ortaklar
• Kanal bir Mesajın gidebileceği sekiz yeri barındırır; e-posta ve Sohbetten genel toplantıya, bültene, proje Panosuna, paylaşılan belgeye veya bire bire kadar
• Sıklık tek seferden üç aylık dönemlere ve olay odaklı her şey için Gerektiğinde seçeneğine uzanır
• Mesaj Türü planlamayı Durum güncellemelerinden, duyurulardan, karar İsteklerinden, yükseltmelerden, Geri bildirim İsteklerinden ve Raporlardan ayırır

Tabloyu gruplamak, matrisi bir kayıttan bir kontrole dönüştüren şeydir. Hedef Kitleye göre gruplayarak bir grubun her şeyi alıp almadığını görün. Kanala göre gruplayarak tüm işi yapan kanalı bulun. Sorumluya göre gruplayarak her güncellemeyi gönderen tek kişiyi bulun.

Herhangi bir satırı açtığınızda aynı alanlar görev panelinde görünür; böylece gönderimden sorumlu kişi Tabloyu açmadan hedef kitleyi ve sıklığı görebilir.

İpucu: Kanaldan önce Hedef Kitleyi doldurun. Kanalı önce seçmek, planın her şeyi e-postayla göndermesine yol açar; e-posta gönderenin en kolay bulduğu kanaldır, hedef kitlenin gerçekten okuduğu değil.

İmzaları Onaylar Üzerinden Yürütün

Onay özelliği yalnızca Premium ve Enterprise planlarında kullanılabilir. Daha fazla bilgiye fiyatlandırma sayfamızdan ulaşabilirsiniz.

Müşteriyle ilgili hiçbir şey tek bir kişinin kararıyla yayınlanmamalıdır. İmza, bir onay kutusu yerine Quire’ın yerleşik Onay iş akışı üzerinden yürütülür; böylece her karar kimin sorduğunun, kimin karar verdiğinin ve neyin Değiştirildiğinin kaydını bırakır. Üç kategori önceden kurulmuş olarak gelir.

Bir görevi açın, Onay iste‘yi seçin ve kategoriyi belirleyin. Onaylayan kişi onaylayabilir, reddedebilir veya değişiklik isteyebilir; Durum görevin üst kısmında görünür.

1. Aşamadaki üç Görev, İstekler açık şekilde gelir: biri onaylanmış, biri bekliyor ve biri değişiklik istenmiş durumda; böylece canlıya geçmeden önce her Durumu görebilirsiniz.

Not: Onay listeleri varsayılan olarak açıktır; projedeki herkes İstek oluşturabilir veya Onaylayabilir. Küçük bir ekip için sorun teşkil etmez, ancak düzenlemeye tabi her şey için uygun değildir. Önce proje ayarlarında kategori başına gerçek onaylayanları belirleyin.

İmza Gerekli etiketi farklı bir işlev görür. Henüz herhangi bir İstek oluşturulmadan önce ileride onay gerektireceği bilinen çalışmaları işaretler; böylece bu etikete göre filtrelemek, hâlihazırda süreçte olan değil, size doğru gelen onay yükünü gösterir.

Taslak, İnceleme ve Gönderildi Durumlarını Takip Edin

İletişim Durumları

Free Abonelik planında her projede en fazla 5 Durum olabilir; bu şablon ise 7 kullanır. Çoğaltmanın ardından Taslak Hazırlama‘yı Devam ediyor ile ve Onaylandı‘yı İncelemede ile birleştirin ya da abonelik planınızı yükselterek tüm yediyi koruyun. Daha fazla bilgiye fiyatlandırma sayfamızdan ulaşabilirsiniz.

Yedi Durum; çünkü taslak ile gönderilen bir Mesaj aynı şey değildir: Yapılacak, Devam ediyor, Taslak Hazırlama, İncelemede, Onaylandı, Engellendi ve Tamamlandı.

Projeyi Pano görünümünde açın ve sütunları Duruma göre sıralayın; böylece neyin yazıldığını, neyin bir inceleyiciyi beklediğini ve neyin gönderime hazır olduğunu görün.

Taslak Hazırlama → İncelemede → Onaylandı saklamaya değer kısımdır. Bu üçünü tek bir devam ediyor sütununda birleştirmek, göndermeden önce önemli olan tek soruyu gizler: bunu başka biri okudu mu?

İletişim Alt Listeleri

Free Abonelik planında her proje için iki alt liste oluşturabilirsiniz; bu şablon her ikisini de kullanmaktadır. Daha fazla alt liste oluşturmak için abonelik planınızı yükseltin. Daha fazla bilgiye fiyatlandırma sayfamızdan ulaşabilirsiniz.

İki alt liste altı aşama boyunca kesişir.

• Yinelenen Ritim tekrarlanan her iletişimi toplar. Haftalık açın. Aynı öğe sürekli kayıyorsa, sorun kişi değil; Tekrar Sayısı fazla iddialıdır
• Müşteri ve Harici Odaklı binadan çıkan her şeyi toplar; bunlar Editoryal İnceleme gerektiren küme

Her ikisi de filtre tabanlıdır; yeni bir görevi Yinelenen veya Harici olarak etiketlemek onu otomatik olarak yerleştirir.

İletişim Sağlığı Dashboard’u

Dashboard görünümü yalnızca Professional, Premium, Enterprise planlarında kullanılabilir. Daha fazla bilgiye fiyatlandırma sayfamızdan ulaşabilirsiniz.

İletişim Sağlığı dashboard’u, planın yazılıp yazılmadığını değil; yürütülüp yürütülmediğini yanıtlar. Üç widget taşır.

• Görev Durumu Dağılımı: ne kadarı hâlâ taslak aşamasında, ne kadarı onaylanmış ve gönderilmiş
• Yaklaşan Görevler: sıradaki gönderilecekler; Pazartesi günleri açılacak görünüm
• Üye İş Yükü: gönderimin ekibe yayılıp yayılmadığı yoksa tek kişide mi toplandığı

En dikkat edilmesi gereken Üye İş Yükü’dür. Her gönderimin tek bir adın üzerinde olduğu bir iletişim planı, tek bir başarısızlık noktası olan bir Plandır; iş yükü tablosu bunu matristen daha hızlı gösterir.

Tek Sayfalık Şartı Yazın

İletişim Şartı Belgesi, planı bir sponsorun gerçekten okuyacağı bir şeye sıkıştırır; doldurulacak parantez içi boşluklarla. Yedi kısa bölüm şunları kapsar: planın neden var olduğu, ölçülebilir hedefler, hedef kitle tablosu, temel Mesaj, yükseltme, toplantı sıklığı ve işe yarayıp yaramadığını nasıl anlayacağınız.

Yukarıdaki yükseltme tablosu ekiplerin sonradan en çok minnettar olduğu bölümdür. Önem düzeylerini, kimin bilgilendirileceğini ve zaman penceresini, herhangi biri baskı altındayken değil önceden belirler. Ayrıca henüz yanıtı bilinmeden bir şey söylemek zorunda kalınan durum için bir bekletme Mesajı da taşır; bu, sessizlikten iyidir; çünkü sessizlik söylentilerle dolar.

Şart bir sayfayı aşıyorsa strateji Belgesi yazmaya başlamışsınız demektir. Geri kısaltın.

Durum toplantısı olmadan paydaş güncellemelerini yürütme konusundaki blog yazımızı okuyun.

Planınıza Başlayın

Bu sayfadaki her şey elle oluşturulabilir. Şablon aynı şeyin zaten hazırlanmış halidir: altı aşama, 41 Görev, yedi Durum, dört alan, üç onay kategorisi, altı etiket, her iki alt liste ve her iki Belge; örnek tarihler Temmuz’dan Aralık 2027’ye uzanır.

İletişim Planı projesini çalışma alanınıza çoğaltın, sonra beş şeyi Değiştirin:

1. Örnek sorumluları temizleyin ve kendi ekibinize yeniden atayın.
2. Tüm görevleri seçin ve bloğu Zaman Çizelgesi görünümünde gerçek Ajandanıza sürükleyin.
3. Proje ayarlarında kategori başına gerçek onaylayanları belirleyin; böylece imza aşaması atlanamaz.
4. 1. Aşamadaki üç örnek onay İsteğini temizleyin, sonra kendi planınız ilerledikçe yeniden İstek oluşturun.
5. Herhangi bir şey göndermeden önce 1. Aşamayı eksiksiz yapın. 2’den 6’ya kadar olan aşamalar yalnızca hedefler ve sorumlu netleştikten sonra işe yarar.

Uyarlamak

• Beşten az kişi mi? 2. ve 4. Aşamaları silin, haftalık tek bir güncelleme tutun ve devam edin
• Düzenlemeye tabi sektör mü? Açık bir onaylayan listesiyle harici her şeyi Hukuk ve Uyumluluk üzerinden yönlendirin
• Saat dilimlerine yayılmış mı? Hacmi Pano üzerindeki yazılı güncellemelere aktarın ve canlı toplantıları azaltın. Önce asenkron
• Bir olay mı yönetiyorsunuz? Kriz Hazır etiketine göre filtreleyin. Bu Görevler başlangıç paketinizdir

Planınız daha geniş bir Çevik döngünün içindeyse, Çevik Scrum şablonu durum güncellemelerinin raporlandığı iş listesi ve sprint ritmini kapsar.

Sık Sorulan Sorular

İletişim planı nedir?

İletişim planı; bir proje hakkında kimin ne duyacağına, hangi kanal üzerinden ve ne sıklıkla duyacağına önceden karar veren Belgedir. İletişim planı vardır çünkü çoğu proje işin kendisinde değil, birinin çok geç haberdar olması yüzünden sekteye uğrar.

Bir iletişim planı neleri kapsamalıdır?

Ölçülebilir hedefler, hedef kitleler, anahtar Mesajlar, hedef kitle başına kanal ve sıklık ve her iletişim için adı belirtilmiş bir sorumlu. Bir yükseltme yolu da buraya aittir: önem düzeyleri, kimin bilgilendirileceği ve ne kadar sürede.

İletişim planı ile iletişim stratejisi arasındaki fark nedir?

Strateji, üst düzey hedefleri, hedef kitleleri ve iletmek istediğiniz Mesajları belirler. Plan ise taktik uygulama katmanıdır: hangi kanal, hangi gün, kim tarafından gönderildi. Yalnızca birini yazabilecekseniz planı yazın; çünkü içinde tarihler ve adlar olan tek odur.

İletişim planını nasıl oluşturabilirim?

Ölçülebilir hedefler belirleyin ve bir sorumlu adlandırın, hedef kitleleri haritalandırın, bir temel Mesaj yazın ve özelleştirilmiş sürümler hazırlayın, kanalları eşleştirin ve sıklığı kilitleyin, planı yürütün, sonra birinin okuyup okumadığını kontrol edin. Sıra önemlidir; her adım bir öncekine bağlıdır.

İletişim planı ne sıklıkla güncellenmelidir?

Her aşama geçişinde ve kapsam önemli ölçüde Değiştiğinde gözden geçirin; bir çeyreği aşan her şey için matrise aylık bir bakış atın. Üç ayda bir gerçek bir gözden geçirme yapın: etkileşimi izleyin, nabız anketi uygulayın ve kimsenin okumadığını kesinleştirdiniz kaldırın.

Quire’da iletişim matrisi nasıl oluşturulur?

Her iletişimi bir Görev yapın, sonra Hedef Kitle, Kanal, Sıklık ve Mesaj Türü için seçim alanları ekleyin. Tablo görünümü her satırı bir iletişim olarak gösterir; Hedef Kitle veya Kanala göre gruplamak kimin aşırı mesaj aldığını ve hangi kanalın her şeyi taşıdığını ortaya koyar.

Ne sıklıkla iletişim kurulacağına nasıl karar verilir?

Takvim değil, hedef kitle karar versin. Yöneticiler genellikle daha az hacim ve daha fazla sinyal ister; temel ekip haftalık veya günlük ayrıntıya ihtiyaç duyar; diğerleri aylık ile Kilometre taşları arasındadır. Kötü haberler için ayrı bir kural belirleyin: Ajandan ne olursa olsun 24 saat içinde iletin.

İletişim planlarında yapılan en yaygın hatalar nelerdir?

Herkesi her güncellemeye eklemek, planı adı belirtilmiş bir sorumlu olmadan bırakmak, toplantıların yazmayı Değiştirmesine izin vermek, kötü haberleri bir sonraki planlı güncellemeye kadar bekletmek ve hiç kontrol etmemek.

Quire’da kullanıma hazır bir iletişim planı Şablonu var mı?

Evet. İletişim Planı projesini ziyaret edin ve altı aşama, 41 Görev, yedi Durum, dört alan, üç onay kategorisi ve her iki alt listeyi kendiniz oluşturmak zorunda kalmadan çalışma alanınıza çoğaltın.