沟通计划模板 Permalink

使用此模板，预先决定你的项目中谁需要听到什么、通过哪个频道，以及多久一次。项目以表格查看模式开启，每一行即是一项沟通，其受众、频道、发送频率与负责人并排呈现。

你可以前往沟通计划项目并将其拷贝到你的工作区，省去从零开始构建的工夫。

你也可以探索更多现成可用的模板，加速你的工作流程。

了解沟通计划

大多数项目出问题，并非出在工作本身，而是因为某人得知消息太晚。沟通计划是一份文档，预先决定谁需要听到什么、通过哪个频道，以及多久一次。

计划要回答的问题

六件事，而计划通常在最后一件事上开始薄弱。

1. 目标，要具体可衡量。”让所有人都知情”是一种愿景，不是目标。
2. 受众，区分受工作影响的人，以及具有影响力或需要核准的人。
3. 关键消息，包含一则核心消息，以及针对每个受众调整后的版本，传达相同内容但侧重点不同。
4. 频道，依据受众的习惯选择，而非依照自己的偏好。
5. 发送频率，要写成真实的周期。”每隔一个星期四”是一个周期，”定期”不是。
6. 每一项沟通都要有明确的负责人。

升级处理路径也属于这里：严重程度分级、通知对象，以及需在多长时间内完成。

计划、策略与 Communication Charter

三份文档性质相近，但只有一份有排程。

小型项目只需要计划，因为其策略一句话就能说清楚。如果只能写三份中的一份，写计划，因为它是唯一有日期与名称的那份。

计划常见的失败点

五种失败模式，且会互相加剧。

• 每个人都在每一则更新上。 当收到的内容有一半与自己无关，人们就会停止阅读。精简受众清单，而非消息本身。
• 计划没有负责人。 由整个团队共同负责，等于没有人负责。
• 用会议取代文字。 如果相同的状态在三个通话中重复说明，写下来一次，取消两场会议。
• 坏消息等到下一次排程更新才发出。 到那时，某人已听到更糟的版本。
• 没有人确认计划是否发挥效果。 15% 的开信率很少代表冷漠，通常意味着频道选错了。

以六个阶段建立计划

此模板使用六个区段，每个区段对应一个阶段，共包含 41 个任务。顺序至关重要，因为每个阶段都依赖前一个阶段的成果。

第 5 阶段是最需要注意的。建立计划令人满足且有明确终点，但执行计划两者皆非，这正是大多数计划在执行而非撰写阶段消亡的原因。

六个标签横跨各个阶段。Internal 与 External 区分审查的严格程度，Recurring 标记所有定期发送的项目，Exec Visibility 标记高层主管会看到的内容，Needs Sign-off 标记需要核准的项目，Crisis Ready 标记在需要之前就预先写好的消息。

沟通矩阵

表格查看模式仅适用于 Professional、Premium、Enterprise 方案。更多信息请参阅我们的定价页面。

四个自定义字段将表格查看模式转化为”谁 / 什么 / 何时 / 在哪里”的网格，每一行对应一项沟通。

• 受众允许多选，因为一则公告往往适用于多个群组：Executive Sponsors、Core Project Team、Cross-functional Partners、All Employees、Customers、External Partners
• 频道包含消息可送达的八个地点，从电子邮件、聊天群组，到全员大会、电子报、项目看板、共享文档或一对一
• 发送频率涵盖从单次到每季，以及按需发送
• 消息类型用来区分规划中的事项与状态更新、公告、决策请求、升级处理、意见与回馈及报告

对表格进行分组，才能让矩阵从记录变成检核工具。依受众分组，可查看是否有群组收到过多消息。依频道分组，可找出承担所有工作的频道。依负责人分组，可找出一个人负责发送每一则更新的状况。

打开任意一行，相同的字段也会显示在任务面板中，让负责发送的人无需打开表格，也能看到受众与发送周期。

提示： 先填写受众，再选频道。先选频道容易让计划最终把所有东西都用电子邮件发送，因为那是发送者最熟悉的频道，而非受众最常阅读的频道。

通过核准流程完成签核

核准功能仅适用于 Premium 与 Enterprise 方案。更多信息请参阅我们的定价页面。

任何面向客户的内容都不应由单一人员自行决定是否发出。签核流程通过 Quire 内建的核准工作流程进行，而非勾选复选框，因此每一项决策都留有记录，清楚记载谁提出请求、谁做出决定，以及什么内容被变更。系统预设了三个分类。

打开任务，选择请求核准，然后选取分类。核准者可以核准、拒绝或请求变更，状态会显示在任务顶端。

第 1 阶段的三个任务已预设附上请求，分别是一个已核准、一个等待中，以及一个被请求变更，让你在实际使用前就能看到每一种状态。

注意： 核准名单预设为开放，因此项目中的任何人都可以提出请求或进行核准。对于小型团队而言这没问题，但对于受监管的流程则不适合。请先在项目设置中为每个分类设定实际的核准者。

Needs Sign-off 标签的作用不同。它标记尚未提出请求、但之后将需要核准的工作，因此通过筛选此标签，可以预先看到即将到来的核准负担，而非已在进行中的那些。

追踪草稿、审查与已发送状态

沟通状态

在 Free 订阅方案中，每个项目最多可建立 5 个状态，而此模板使用了 7 个。拷贝后可将 Drafting 合并至 In progress，将 Approved 合并至 In Review，或升级订阅方案以保留全部七个状态。更多信息请参阅我们的定价页面。

七个状态，因为草稿和已发送的消息本质上不同：To-do、In progress、Drafting、In Review、Approved、Blocked 与 Completed。

在看板中打开项目，并依状态排列列，即可一眼看出哪些内容已完成撰写、哪些正在等待审查，以及哪些已通过核准可以发送。

Drafting → In Review → Approved 这三个状态值得保留。将这三列合并成单一的进行中列，会隐藏发送前最关键的一个问题：是否有其他人看过这份内容。

沟通子清单

在 Free 订阅方案中，每个项目最多可建立两个子清单，而此模板已使用了两个。如需建立更多子清单，请升级订阅方案。更多信息请参阅我们的定价页面。

两个子清单横跨六个阶段。

• Recurring Rhythm 汇集所有定期重复的沟通项目。每周打开一次。如果同一个项目持续延迟，问题通常出在周期设定得太密集，而非负责人不可靠。
• Customer and External Facing 汇集所有对外发送的内容，也就是需要经过 Editorial Review 的那些。

两个子清单都是基于筛选条件自动建立，因此为新任务加上 Recurring 或 External 标签后，它会自动归入对应的子清单。

沟通健康仪表板

仪表板查看模式仅适用于 Professional、Premium、Enterprise 方案。更多信息请参阅我们的定价页面。

Comms Health 仪表板回答的是计划是否正在执行，而非计划是否已被撰写。三个小组件撑起这个仪表板。

• 任务状态分布：还有多少内容仍在草稿阶段，相较于已核准与已发送的比例
• 即将到来的任务：下一批即将发出的内容，这是每周一早上应该打开的视图
• 团队成员工作量：发送工作是否分散在整个团队，还是全部落在同一个人身上

团队成员工作量是最需要注意的那个。一份沟通计划若只有一个人的名称出现在每一项发送任务上，就是一份有单点失败风险的计划，而工作量表格能比矩阵更快揭露这个问题。

撰写单页 Communication Charter

Communication Charter 文档是沟通计划的浓缩版，精简至赞助者真的会阅读的篇幅，并以括号标示需填写的空白。七个简短的区段涵盖计划的存在原因、可衡量的目标、受众表格、核心消息、升级处理、会议周期，以及如何得知计划是否发挥效果。

上方的升级处理表格，是团队事后最感谢的那个区段。它在任何人面临压力之前，就确立了严重程度分级、通知对象与时间窗口。它还包含一份说明声明的范本，用于当你必须回应却尚未知道答案的情况，这远胜于沉默，因为沉默会被谣言填满。

如果 Communication Charter 写超过一页，代表你已经开始写策略文档了，请删减回来。

在我们的博客阅读更多关于不开状态会议也能更新利益相关者的内容。

开始建立你的计划

本页的所有内容都可以手动建立。模板就是已组装好的版本：六个阶段、41 个任务、七种状态、四个字段、三个核准分类、六个标签、两个子清单与两份文档，并附有 2027 年 7 月至 12 月的示例日期。

拷贝沟通计划项目到你的工作区，然后变更五件事：

1. 清除示例负责人，并重新指派给你自己的团队成员。
2. 选取所有任务，在时间轴视图中将整个区块拖曳至你的实际行程安排。
3. 在项目设置中为每个分类设定实际的核准者，确保签核流程不会被略过。
4. 清除第 1 阶段的三个示例核准请求，待你自己的计划推进后再重新提出请求。
5. 在发送任何内容前，先完整执行第 1 阶段。第 2 至第 6 阶段只有在目标与负责人确立后才能有效运作。

依情境调整

• 团队人数少于五人？ 删除第 2 和第 4 阶段，保留一个每周更新，继续前进。
• 受监管的行业？ 将所有对外内容路由至 Legal and Compliance，并设定明确的核准者名单。
• 跨时区团队？ 将大量信息改为发布于看板上的文字更新，减少线上会议。异步优先。
• 处理突发事件？ 依 Crisis Ready 筛选。那些任务就是你的起始工具包。

如果你的沟通计划位于更大型的敏捷开发周期中，敏捷 Scrum 模板涵盖了状态更新所对应的待办清单与冲刺节奏。

常见问题

什么是沟通计划？

沟通计划是一份文档，预先决定项目中谁需要听到什么、通过哪个频道，以及多久一次。它的存在是因为大多数项目出问题，是因为某人得知消息太晚，而非工作本身出了问题。

沟通计划应包含哪些内容？

可衡量的目标、受众、关键消息、每个受众对应的频道与发送周期，以及每一项沟通的指定负责人。升级处理路径也属于计划的一部分：严重程度分级、通知对象，以及需在多长时间内完成。

沟通计划和沟通策略有什么区别？

策略设定高阶目标、受众与你希望传达的消息。计划则是战术层面的执行：哪个频道、哪一天、由谁发送。如果只能写其中一份，写计划，因为它是有日期与名称的那份。

如何建立沟通计划？

设定可衡量的目标并指定负责人，盘点受众，写一则核心消息并为每个受众调整版本，选定频道并锁定发送周期，执行计划，最后确认是否有人在阅读。顺序至关重要，因为每个步骤都依赖前一个步骤的结果。

沟通计划应多久更新一次？

在每个阶段关口及范畴出现重大变更时审查，执行超过一季的项目则每月检视一次矩阵。每季进行一次完整审查：追踪参与率、进行问卷调查，并删除没人阅读的内容。

如何在 Quire 中建立沟通矩阵？

将每一项沟通设定为一个任务，然后为受众、频道、发送频率与消息类型新增选择字段。表格查看模式会以每行显示一项沟通，依受众或频道分组则可看出谁收到过多消息，以及哪个频道承担了所有工作。

如何决定沟通频率？

让受众决定。高层主管通常希望消息量少但信号强，核心团队需要每周或每日的详情，其他人则介于每月与项目里程碑节点之间。为坏消息设定独立规则：无论行程安排为何，必须在 24 小时内发出。

沟通计划最常见的错误有哪些？

将所有人加入每则更新、计划没有指定负责人、用会议取代文字、把坏消息拖到下一次已调度的更新才发出，以及永不检视计划是否发挥效果。

Quire 有现成的沟通计划模板吗？

有。前往沟通计划项目并将其拷贝到你的工作区，即可获得六个阶段、41 个任务、七种状态、四个字段、三个核准分类与两个子清单，无需自己从头建构。